Kaip Siųsti Profesionalias Sąskaitas iš Savo Gmail Paskyros (Ne noreply@)

Kai siunčiate sąskaitą klientui, el. pašto adresas, kurį jie mato, yra svarbesnis nei galite pagalvoti. El. laiškas nuo “noreply@invoicingapp.com” arba “invoices@random-service.com” nekelia pasitikėjimo. Tai atrodo automatizuota, neasmeniška ir, atvirai kalbant, šiek tiek įtartina. Klientai labiau linkę tai ignoruoti, siųsti į šlamštą ar dvejoti prieš atidarydami priedą.

O kas, jei jūsų sąskaitos galėtų pasiekti klientus iš jūsų tikrojo verslo el. pašto adreso? Gera žinia ta, kad jos gali, ir tai paprasčiau nei galite pagalvoti. Šis vadovas parodys, kaip siųsti profesionalias sąskaitas tiesiogiai iš savo Gmail paskyros, palyginti prieinamus techninius metodus ir paaiškinti, kodėl tai svarbu jūsų verslui.

Problema su Bendriniais Sąskaitų El. Laiškais

Dauguma sąskaitų siuntimo paslaugų siunčia el. laiškus jūsų vardu naudodamos savo pačių el. pašto adresus arba bendrinius “noreply” adresus. Nors tai gali atrodyti patogu, tai sukelia kelias problemas:

Pasitikėjimo problemos: Kai klientai gauna sąskaitą iš nepažįstamo siuntėjo adreso, jie natūraliai tampa atsargūs. Ar tai teisėta? Ar mano laisvadarbis tikrai tai atsiuntė? Šie klausimai net neturėtų kilti, tačiau bendriniai siuntėjo adresai sėja abejonių.

Pristatymo problemos: El. pašto paslaugos, tokios kaip Gmail ir Outlook, tapo vis griežtesnės filtruojant šlamštą. El. laiškai iš nepažįstamų paslaugų labiau linkę patekti į šlamšto aplankus, ypač jei siuntėjo domenas neatitinka jūsų verslo. Jūsų tobulai profesionali sąskaita gali būti niekada nepamatyta.

Personalizacijos stoka: Bendriniai siuntėjo adresai sukuria atstumą tarp jūsų ir jūsų kliento. Jie daro jūsų verslo komunikaciją automatizuotą ir transakcijinę, o ne asmenišką ir profesionalią.

Atsakymo kliūtys: Kai klientas nori užduoti klausimą apie sąskaitą, jie turėtų galėti tiesiog paspausti “atsakyti”. Su noreply adresais arba trečiųjų šalių siuntėjais tai tampa nepatogu ar net neįmanoma. Klientai turi ieškoti jūsų tikrosios kontaktinės informacijos, pridėdami trinties prie to, kas turėtų būti paprastas pokalbis.

Šių problemų poveikis verslui yra realus. Vėluojantys sąskaitų peržiūrėjimai reiškia vėluojančius mokėjimus. Painiava dėl sąskaitos teisėtumo reiškia laiko švaistymas dėl paaiškinimų. Jūsų profesinė reputacija nusipelno geriau.

Gmail API prieš SMTP: Du Sąskaitų Siuntimo Metodai

Jei norite siųsti el. laiškus iš savo Gmail paskyros per programą, yra du pagrindiniai techniniai metodai: SMTP ir Gmail API. Skirtumo supratimas padeda paaiškinti, kodėl šiuolaikinis metodas yra tiek paprastesnis, tiek saugesnis.

Tradicinis SMTP Metodas

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) yra dešimtmečius senas standartinis el. pašto siuntimo būdas. Daugelis paslaugų vis dar jį naudoja, nes jis universalus ir veikia su bet kuriuo el. pašto teikėju.

Kaip tai veikia: Jūs pateikiate savo el. pašto adresą ir slaptažodį (arba programai skirtą slaptažodį) sąskaitų siuntimo programai. Programa išsaugo šiuos prisijungimo duomenis ir naudoja juos el. laiškams siųsti per Gmail SMTP serverį jūsų vardu.

Privalumai: Veikia su bet kuriuo el. pašto teikėju, ne tik Gmail. Plačiai palaikoma senesnių programų.

Trūkumai: Mažiau saugus, nes daljinatės prisijungimo duomenimis. Reikalauja generuoti ir valdyti programai skirtus slaptažodžius. Sudėtingesnis nustatymas su serverio adresais ir prievadų numeriais. Jei paslauga būtų pažeista, jūsų el. pašto prisijungimo duomenys galėtų būti atskleisti.

Šiuolaikinis Gmail API Metodas

Gmail API yra Google šiuolaikinis sprendimas programoms saugiai sąveikauti su Gmail. Vietoj slaptažodžio dalijimosi, jūs autorizuojate konkrečius leidimus.

Kaip tai veikia: Kai autorizuojate programą siųsti el. laiškus, Google sukuria saugų žetoną, kuris suteikia tik el. laiškų siuntimo leidimą. Jūs niekada nesidalinate savo slaptažodžiu. Galite bet kada atšaukti šią prieigą iš savo Google paskyros nustatymų.

Privalumai: Daug saugesnis (OAuth2 autentifikacija, be bendrinamų slaptažodžių). Paprastesnis nustatymas (tiesiog spustelėkite “autorizuoti”). Geresnis leidimų valdymas (suteikia tik tai, kas reikalinga). El. laiškai tikrai siunčiami iš jūsų Gmail paskyros. Galite akimirksniu atšaukti prieigą, jei reikia.

Trūkumai: Veikia tik su Gmail (reikalinga Google paskyra).

Greitas Palyginimas

• Saugumas: Gmail API čia laimi. OAuth2 autentifikacija yra daug saugesnė nei el. pašto prisijungimo duomenų saugojimas.
• Nustatymo sudėtingumas: Gmail API paprastesnis. Vienas paspaudimas autorizuoti prieš serverio nustatymų konfigūravimą ir specialių slaptažodžių generavimą.
• Siuntėjo adresas: Gmail API siunčia iš jūsų tikrojo Gmail adreso. SMTP taip pat gali, bet konfigūracija sudėtingesnė.
• Pristatymas: Gmail API gauna naudą iš visos Gmail autentifikacijos infrastruktūros (SPF, DKIM, DMARC).

Laisvadarbiams ir mažoms įmonėms naudojantiems Gmail, API metodas yra geresnis. Jis paprastesnis, saugesnis ir suteikia geresnius rezultatus.

Kaip Haiku.lt Naudoja Gmail API Profesionaliam Sąskaitų Siuntimui

Haiku.lt išnaudoja Gmail API, kad užtikrintų, jog jūsų sąskaitos pasiektų klientus iš jūsų tikrojo el. pašto adreso, o ne iš kokio nors bendrinio paslaugos adreso.

Štai kas vyksta užkulisiuose:

Kai prisijungiate prie Haiku.lt su savo Google paskyra, jūsų prašoma suteikti leidimą programai siųsti el. laiškus jūsų vardu. Tai naudoja Google OAuth2 autorizaciją, kuri yra ta pati saugi sistema, kurią naudoja patikimos programos visame internete.

Kai autorizuota, Haiku.lt gali siųsti sąskaitas tiesiogiai per jūsų Gmail paskyrą. Pagrindinis skirtumas nuo kitų paslaugų: el. laiškas tikrai siunčiamas iš jūsų Gmail adreso. Jūsų klientai mato jūsų tikrąjį el. pašto adresą savo gautųjų dėžutėje. Jūsų domeno reputacija išlaikoma. Gmail autentifikacijos infrastruktūra (SPF, DKIM, DMARC) veikia puikiai, nes el. laiškas tikrai yra iš jūsų Gmail paskyros.

Jokie slaptažodžiai niekada nėra saugomi. Jokia sudėtinga konfigūracija nereikalinga. Ir galite atšaukti Haiku.lt prieigą bet kuriuo metu per savo Google paskyros nustatymus, jei reikia.

Kai jūsų klientas gauna jūsų sąskaitą, jie mato jūsų el. pašto adresą ir jūsų vardą. Tai atrodo, tarsi jūs jiems atsiuntėte el. laišką tiesiogiai - nes iš esmės taip ir padarėte. Ši maža detalė daro stebėtinai didelį skirtumą, kaip jūsų sąskaitos yra suvokiamos ir tvarkomos.

Žingsnis po Žingsnio Nustatymo Vadovas

Profesionalaus sąskaitų siuntimo su jūsų Gmail paskyra nustatymas Haiku.lt užtrunka tik kelias minutes.

1 Žingsnis: Autorizuoti Gmail Prieigą

Kai pirmą kartą prisijungiate prie Haiku.lt, jūsų bus paprašyta prisijungti su savo Google paskyra. Šio proceso metu Google parodys jums leidimus, kurių Haiku.lt prašo, įskaitant galimybę siųsti el. laiškus jūsų vardu.

Peržiūrėkite leidimus ir spustelėkite “Leisti”, kad suteiktumėte prieigą. Tai vienkartinė autorizacija. Jei iš pradžių prisijungėte nesuteikę el. pašto leidimo, galite atsijungti ir prisijungti dar kartą, kad pridėtumėte šį leidimą.

2 Žingsnis: Sukonfigūruoti El. Pašto Nustatymus

Kai autorizavote el. pašto prieigą, eikite į Nustatymų puslapį Haiku.lt. Čia galite pritaikyti, kaip jūsų sąskaitų el. laiškai atrodo ir kokią informaciją jie turi.

Pritaikykite el. laiško temą: Galite sukurti dinamines el. laiškų temas naudodami kintamuosius, tokius kaip {{invoiceNo}} sąskaitos numeriui, {{buyer}} pirkėjo vardui, {{price}} sąskaitos sumai ir {{invoiceDate}} datai. Pavyzdžiui: “Sąskaita {{invoiceNo}} nuo {{seller}} - {{price}}”

Pasirinkite el. laiško šabloną: Haiku.lt siūlo penkis integruotus šablonus:

• Paprastas tekstas - Paprastas, universaliai suderinamas teksto formatas
• Paprastas HTML - Gražiai suformatuotas HTML el. laiškas
• Su logotipu - HTML šablonas su jūsų įmonės logotipu
• Su logotipu ir kaina - Rodo jūsų logotipą ir sąskaitos sumą
• Su logotipu, kaina ir papildoma informacija - Rodo visą sąskaitos informaciją

Pažengusiems vartotojams galite sukurti pasirinktinius MJML šablonus, kad turėtumėte visišką kontrolę virš el. laiško dizaino.

Įkelkite savo logotipą: Pridėkite savo įmonės logotipą, kad prekės ženklo el. laiškai būtų dar profesionalesni.

Nustatykite prekės ženklo spalvas: Pritaikykite spalvas, naudojamas HTML el. laiškų šablonuose, kad jos atitiktų jūsų prekės ženklo identitetą.

3 Žingsnis: Išsiųsti Pirmąją Sąskaitą

Sąskaitos sukūrimas ir siuntimas yra paprastas:

1. Sukurkite sąskaitą su visa reikalinga informacija (pirkėjas, pardavėjas, prekės, ir kt.)
2. Įveskite pirkėjo el. pašto adresą sąskaitos formoje
3. Spustelėkite mygtuką “Siųsti sąskaitą”
4. Sąskaita automatiškai užrakinama (užkertant kelią tolesniems redagavimams) ir iškart išsiunčiama iš jūsų Gmail paskyros

Jūsų klientas gauna el. laišką iš jūsų tikrojo Gmail adreso su pridėtu sąskaitos PDF. Galite rasti išsamią informaciją apie siuntimo procesą mūsų Sąskaitų Siuntimo vadove.

Pristatymo Privalumai Siunčiant iš Jūsų Gmail Paskyros

Naudojant tikrąjį Gmail adresą sąskaitoms siųsti suteikiama reikšmingų pristatymo pranašumų palyginti su bendriniais paslaugų adresais.

Geresnis patekimas į gautųjų dėžutę: El. pašto paslaugos pasitiki įsitvirtinusiomis Gmail paskyromis daug labiau nei nežinomomis trečiųjų šalių paslaugomis. Jūsų sąskaitos daug labiau linkusios patekti į pagrindinę gautųjų dėžutę, o ne į šlamšto ar reklamų aplankus.

Gmail autentifikacijos infrastruktūra: Kai siunčiate iš savo Gmail paskyros, visi Gmail autentifikacijos mechanizmai (SPF, DKIM, DMARC) veikia tobulai. Šie techniniai standartai praneša gaunančioms el. pašto serveriams, kad jūsų el. laiškas yra teisėtas ir nebuvo suklastotas.

Gavėjo atpažinimas: Jūsų klientai jau žino jūsų el. pašto adresą. Kai jie mato jį savo gautųjų dėžutėje, jie iškart atpažįsta jį kaip teisėtą. Nėra dvejojimo, antrojo spėjimo ir nereikia tikrinti siuntėjo.

Lengvi atsakymai: Jei jūsų klientas turi klausimų apie sąskaitą, jis gali tiesiog paspausti atsakyti. Pokalbis lieka jų įprastoje el. laiškų gijoje su jumis, darant komunikaciją sklandžią ir natūralią.

Siuntėjo reputacija: Jūsų Gmail paskyra kuria reputaciją laikui bėgant. Sąskaitų siuntimas iš jūsų paskyros palaiko ir stiprina šią reputaciją, gerinant pristatymą visiems jūsų verslo el. laiškams.

Didesnis atidarymo dažnis: Kai klientai atpažįsta ir pasitiki siuntėju, jie greičiau atidaro el. laiškus. Tai tiesiogiai persikelia į greitesnę sąskaitos peržiūrą ir galiausiai greitesnį mokėjimą.

El. Laiškų Pritaikymo Galimybės

Be paprasčiausio siuntimo iš jūsų Gmail paskyros, Haiku.lt siūlo plačias pritaikymo galimybes, kad jūsų sąskaitų el. laiškai atitiktų jūsų prekės ženklą ir komunikacijos stilių.

Galite pasirinkti iš kelių šablonų, pradedant nuo paprasto teksto iki gražiai suformatuotų HTML el. laiškų su jūsų logotipu, prekės ženklo spalvomis ir sąskaitos detalėmis. Šablonai naudoja MJML technologiją, kuri užtikrina, kad jie atrodytų puikiai visose el. pašto programose - nuo Gmail iki Outlook iki mobiliųjų el. pašto programų.

Dinaminiai kintamieji leidžia automatiškai personalizuoti kiekvieną el. laišką. Įtraukite sąskaitos numerį, pirkėjo vardą, bendrą sumą, sąskaitos datą ir kitas detales nereikalaujant rankiniu būdu jų įvesti kiekvienai sąskaitai. Sistema užpildo kintamuosius automatiškai pagal jūsų sąskaitos duomenis.

Pažengusiems vartotojams, norintiems visiškos kontrolės, palaikomi pasirinktiniai MJML šablonai. Galite sukurti šablonus, kurie puikiai atitinka jūsų prekės ženklo gaires. Jei nesate susipažinę su MJML, galite net paprašyti AI įrankių padėti generuoti šablonus pagal jūsų aprašymą, kaip norite, kad el. laiškas atrodytų.

Visa ši pritaikymo galimybė derinasi su profesionaliu pristatymu iš jūsų Gmail paskyros, kad sukurtų sąskaitų el. laiškus, kurie atstovauja jūsų verslui tiksliai taip, kaip norite.

Pradėkite Siųsti Profesionalias Sąskaitas Šiandien

Sąskaitų siuntimas iš jūsų tikrojo Gmail adreso, o ne iš bendrinio paslaugos adreso, yra mažas pokytis, kuris daro didelį skirtumą. Jūsų klientai mato pažįstamą, patikimą el. pašto adresą. Jūsų sąskaitos išvengia šlamšto aplankų. Jūsų verslo komunikacija jaučiasi asmeniškesnė ir profesionalesnė.

Su Haiku.lt šis profesionalus sąskaitų pristatymas yra prieinamas tiek nemokamame, tiek Pro planuose. Nemokamas planas apima 500 sąskaitų su visomis el. pašto siuntimo funkcijomis - daugiau nei pakankamai daugumai laisvadarbių naudotis metų metus. Jei reikia neribotų sąskaitų ir papildomų pritaikymo galimybių, Pro planas kainuoja tik 5 € per mėnesį arba 48 € per metus.

Nustatymas užtrunka tik kelias minutes: autorizuokite Gmail prieigą, pritaikykite savo el. laiško šabloną ir pradėkite siųsti profesionalias sąskaitas iš savo el. pašto adreso. Be sudėtingos SMTP konfigūracijos. Be saugomų slaptažodžių. Be bendrinių siuntėjų adresų.

Jūsų sąskaitos nusipelno atrodyti profesionaliai nuo siuntėjo iki parašo. Pradėkite jas siųsti iš savo Gmail paskyros šiandien haiku.lt.

Daugiau informacijos rasite mūsų išsamiame Sąskaitų Siuntimo vadove arba aplankykite mūsų Pagalbos puslapį.