Jogos, šokio ir pilateso instruktoriams: studijos, privatūs klientai ir seminarai

Dauguma jogos, pilateso ir šokio instruktorių to nesuvokdami vykdo tris verslus. Vienas — grupinės treniruotės kitų studijose, sąskaita studijos savininkui kartą per mėnesį. Antras — privatūs klientai, kurie kreipiasi tiesiogiai, moka už seansą arba paketą. Trečias — seminarai ar stovyklos, viena didelė sąskaita su avansais, daliniais mokėjimais, kartais grąžinimo eilute.

Kiekvienas apmokamas skirtingai, laukia skirtingos sąskaitos, o kalendoriuje atrodo lygiai taip pat.

Susipažinkite su Egle

Eglė dirba dviejose studijose Kaune ir veda kelias privačias treniruotes savo namų studijoje. Įprasta savaitė — apie 12 grupinių užsiėmimų studijose (25 € už užsiėmimą, atsiskaitoma mėnesio gale), 8 privatūs seansai po 60 €, ir kas antrą mėnesį seminaras po 90 € už dalyvį, 12 dalyvių.

Trys pajamų srautai, trys ritmai. Studijų savininkai nori vienos tvarkingos sąskaitos pirmą mėnesio dieną su kiekvieno užsiėmimo data ir laiku. Privatūs klientai nori kvito tą pačią dieną. Seminaro dalyviai nori sąskaitos tą akimirką, kai užsiregistruoja, dar prieš atvykstant.

Ilgą laiką ji vedė Excel bylą su skirtinga kortele kiekvienam pajamų srautui ir mėnesio gale sąskaitas surašydavo nuo nulio.

Kaip iš tikrųjų atrodo apskaita

Trys srautai turi labai skirtingą popierių formą:

• Studijų sąskaitos yra B2B. Po vieną sąskaitą studijai per mėnesį, su kiekvienu užsiėmimu pagal datą ir įkainį. Studijos savininkas persiunčia ją buhalterei; jei užsiėmimo trūksta arba jis dubliuojasi, sužinote po savaitės, kai mokėjimas neteisingas.
• Privatūs seansai yra B2C. Apmokama vietoje arba per mėnesinę sąskaitą per klientą. Vieniems pakanka vienos mėnesinės suvestinės; kitiems reikia sąskaitos už kiekvieną seansą, kad pateiktų darbdaviui arba draudimui.
• Seminarai yra renginiai. Po vieną sąskaitą dalyviui tą akimirką, kai jis užsiregistruoja — daugeliui tai avansas, patvirtinantis vietą. Jei seminaras atšaukiamas arba kažkas atsisako, seka kreditinė sąskaita.

Bendras visų trijų bruožas — kalendorius: kiekvienas užsiėmimas, kiekvienas seansas, kiekviena seminaro vieta jau yra ten. Lieka tik paversti tai tinkama sąskaita tinkamam adresatui.

Kaip Haiku.lt tinka instruktoriaus praktikai

Trys Haiku.lt dalys padaro pagrindinį darbą:

• Iš kalendoriaus masiškai sukurkite studijų sąskaitas — mėnesio gale nukreipkite Haiku.lt į praėjusį mėnesį, sugrupuokite pagal studijos pavadinimą įvykio pavadinime, ir gausite po vieną sąskaitą kiekvienai studijai su išvardytais užsiėmimais. Tas pats srautas tvarko ir mėnesiu apmokamus privačius nuolatinius. Sukurkite sąskaitas iš Google kalendoriaus.
• Vienkartinė sąskaita per mažiau nei minutę naujam privačiam klientui, seminaro registracijai ar bet kokiam netipiniam atvejui. Kliento duomenys išsaugomi kitam kartui. Kaip sukurti sąskaitą.
• Siųskite viską iš savo Gmail — studijų savininkai mato „Eglės joga”, ne no-reply, o išsiųstų laiškų aplankas tampa istorija, kai studija paklaus „ar tikrai sumokėjome už gegužės 12 d. užsiėmimą?”. Gmail nustatymas sąskaitų siuntimui.

Ar mokote hatha jogą, baletą, šiuolaikinį šokį ar miksą — eiga ta pati: studijos kaip mėnesinės B2B suvestinės, privatūs ir seminarai kaip atskiros sąskaitos, viskas iš vieno kalendoriaus.

Kada tai netinka

Jei mokote tik vienoje studijoje, kuri tvarko jūsų sąskaitas, atskira sistema nereikalinga — nors dauguma studijų šią pareigą grąžina instruktoriui. Jei kalendorius ne Google, masinis srautas neprisijungs; vienkartinė sąskaita vis tiek veikia.

Pradžia per 3 žingsnius

1. Užsiregistruokite nemokamai haiku.lt ir prijunkite Google paskyrą — 500 sąskaitų nemokamame plane dengia ištisus mokymo metus.
2. Sukurkite po vieną sąskaitą kiekvienam srautui — studijos mėnesinę suvestinę, privatų seansą, seminaro registraciją. Trys šablonai, kuriuos Haiku.lt naudos toliau.
3. Mėnesio gale paleiskite kalendoriaus vedlį, grupuodami pagal studijos pavadinimą. Pirmas paleidimas — penkiolika minučių (sutvarkysite kalendoriaus pavadinimus); nuo antro mėnesio — penkios.

Nuo „ar išrašiau sąskaitą tai studijai?” iki „padaryta iki 9 ryto”

Užsiregistruokite nemokamai haiku.lt ir išbandykite šio mėnesio užsiėmimuose.

Klausimai? Rašykite dalius.dobravolskas@gmail.com.