Korepetitoriams: daug mažų sesijų, daug tėvų, vienas kalendorius

Korepetitoriaus apskaita neįprasta: mažos sumos, daug klientų ir trečioji šalis — tėvas — mokanti už antrąją šalį — vaiką. Dvidešimt penki eurai už pamoką, keturios pamokos per savaitę, penkiolika mokinių. Tai yra šešiasdešimties sąskaitų vertas veiklos kiekis per mėnesį, prie kurio nė viena suma neverta trisdešimties minučių darbo su lentelėmis.

Trintis kaupiasi. Ir tėvų įspūdis taip pat — kiekvieną kartą, kai įkrenta sąskaita.

Susipažinkite su Vaida

Vaida ruošia anglų kalbos egzaminui Klaipėdoje — dirba su 14-18 metų moksleiviais, plius keli suaugę, atkuriantys anglų kalbą darbui. Įprasta savaitė: 20 pamokų su 15 mokinių, didžioji dalis nuotoliu per Google Meet, kelios gyvai bibliotekoje arba mokinio namuose. Pamoka — 25 €.

Dauguma mokinių užsisako mėnesio ciklais — tėvas perka aštuonių pamokų paketą, jis išnaudojamas du kartus per savaitę. Keli moka už kiekvieną pamoką atskirai. Vienas suaugęs mokinys turi darbdavio biudžetą ir kas dvi savaites nori tinkamos sąskaitos su įmonės PVM kodu.

Tas pats šablonas tinka muzikos mokytojams, vedantiems fortepijono ar gitaros pamokas, ir mokslo dalykų — matematikos, fizikos, chemijos — korepetitoriams. Ritmas identiškas: daug mažų atsiskaitymų, tėvai moka, tvarkaraštis kiekvieną savaitę keičiasi.

Kaip iš tikrųjų atrodo apskaita

Dvi pagrindinės kančios:

• Sumos mažos, bet jų daug. Keturiasdešimt sąskaitų po 25 € — tas pats popierizmas kaip keturios po 250 €, tik keturios būtų tyliai pakenčiamos, o keturiasdešimt virsta sekmadienio vakaru prie Excel. Kiekvienoje sąskaitoje turi būti mokinio vardas eilutėje, pamokų datos, kartais žinutė apie atšauktas pamokas.
• Sąskaitą skaito tėvas. Mokinys ateina į pamoką, bet PDF gauna tėvas, jis ją perskaito ir susidaro įspūdį, kiek korepetitorius susitvarko. Tvarkinga, vienodo stiliaus sąskaita pirmą mėnesio dieną — tyli rinkodaros forma. Aplaida — ta pati, tik priešingai.

Ritmas turi dar vieną niuansą: perkeltos pamokos pakliūva į kito mėnesio sąskaitą, ne į pradinę — sąskaita turi atspindėti, kada pamoka tikrai įvyko, ne kada buvo užsakyta.

Kaip Haiku.lt tinka korepetitoriaus praktikai

Trys Haiku.lt dalys padaro darbą:

• Iš kalendoriaus masiškai sukurkite mėnesines sąskaitas — kiekviena pamoka Google kalendoriuje; mėnesio gale nukreipkite Haiku.lt į praėjusį mėnesį, sugrupuokite pagal mokinio vardą (arba tėvo įmonę korporaciniam klientui), ir gausite po vieną sąskaitą šeimai su datuotomis pamokomis. Perkelta pamoka automatiškai pakliūva į tinkamą mėnesį. Sukurkite sąskaitas iš Google kalendoriaus.
• Vienkartinė sąskaita per mažiau nei minutę iš anksto apmokėtam paketui, naujam mokiniui, prisidedančiam viduryje mėnesio, ar suaugusiojo dvi savaites trunkančiam ciklui. Kaip sukurti sąskaitą.
• Siųskite iš savo pašto per SMTP, jei naudojate Outlook, iCloud, mokyklos adresą arba bet kurį tiekėją, kuris nėra Gmail. Efektas tas pats: tėvo pašte rodoma „Korepetitorė Vaida”, ne no-reply, o išsiųstų laiškų aplankas tampa įrodymu, kai kažkas gegužę paprašo „kovo sąskaitos”. Pašto siuntimo nustatymas per SMTP.

Ar mokote kalbų, muzikos ar mokslo dalykų — eiga ta pati: kiekviena pamoka kalendoriuje, po vieną sąskaitą šeimai mėnesio gale, su prekės ženklu, kad tėvo paštas elgtųsi su ja kaip su tikra sąskaita.

Kada tai netinka

Jei mokote per mokyklą ar platformą, kuri tvarko apskaitą už jus, jums to nereikia — bet dauguma korepetitorių, turinčių net kelis privačius mokinius, apskaitą tvarko patys. Jei pamokos ne Google kalendoriuje, masinis srautas neprisijungs; vienkartinė sąskaita vis tiek veikia.

Pradžia per 3 žingsnius

1. Užsiregistruokite nemokamai haiku.lt ir prijunkite Google paskyrą — 500 sąskaitų nemokamame plane vidutinio krūvio korepetitoriui dengia metus.
2. Išrašykite po vieną sąskaitą rankiniu būdu kiekvienam atsiskaitymo tipui — paketinė šeima, mėnesinė šeima, suaugęs korporacinis klientas. Trys šablonai, kuriuos Haiku.lt naudos toliau.
3. Mėnesio gale paleiskite kalendoriaus vedlį, grupuodami pagal mokinio ar šeimos vardą. Pirmas mėnuo — penkiolika minučių (sutvarkysite kalendoriaus pavadinimus); nuo antro — penkios.

Nuo sekmadienio Excel iki „padaryta iki pirmojo pietų”

Užsiregistruokite nemokamai haiku.lt ir išbandykite šio mėnesio pamokose.

Klausimai? Rašykite dalius.dobravolskas@gmail.com.