Masažuotojams: kalendorius, sąskaitos ir draudimas

Dauguma masažuotojų rinkosi šią profesiją dėl rankų ir žmonių — ne dėl popierių. Vis dėlto kiekvieno mėnesio gale laukia ta pati užduotis: suskaičiuoti praėjusio mėnesio seansus pagal klientą, surašyti sąskaitas ir (daugumai klientų) pasirūpinti, kad sąskaita būtų pakankamai detali, kad jie galėtų dalį susigrąžinti iš sveikatos draudimo.

Jei kalendorius jau yra, kodėl sąskaitų išrašymas vis dar daromas nuo nulio?

Susipažinkite su Ieva

Ieva turi nedidelę terapinio masažo praktiką Vilniuje. Apie 40 klientų per mėnesį, dauguma — savaitiniai ar kas dvi savaites grįžtantys nuolatiniai. Maždaug trečdaliui reikia sąskaitų, kurias galėtų pateikti darbdaviui arba sveikatos draudimui — likę pasitenkina paprastu kvitu.

Draudimo klientams sąskaita turi rodyti procedūros aprašymą, kiekvieno seanso datą ir kainą už seansą. Kitiems pakanka tvarkingos mėnesio suvestinės. Anksčiau Ieva kiekvieno mėnesio gale atsidarydavo Google kalendorių vienoje kortelėje, sąskaitų programą — kitoje, ir kartodavo tą patį ritualą: skaičiuoti, kopijuoti, įklijuoti, generuoti, siųsti. Dvi valandos kiekvieną mėnesį tam, kas iš esmės yra perrašymas.

Kaip iš tikrųjų atrodo apskaita

Pagal seansus dirbančios terapijos praktikos turi nedaug, bet aiškių apribojimų:

• Nuolatiniai klientai su nuspėjamais ritmais. Savaitiniai klientai užsako tą patį laiką, tą pačią procedūrą, tą pačią kainą mėnesių mėnesius. Kiekviena sąskaita 95% sutampa su praėjusio mėnesio, bet vis tiek rašoma iš naujo.
• Sveikatos draudimas ir darbdavio kompensacijos. Daug klientų dalį susigrąžina — bet tik tada, kai sąskaita detalizuota pagal seansų datas ir procedūras. Bendra mėnesio suma atmetama.
• El. paštas yra kanalas. Klientai nori PDF’o savo pašte, ne popierinio kvito. Jei sąskaitų programa siunčia nepatogiai — ar visai nesiunčia — tenka arba ranka kopijuoti PDF į Gmail, arba prarasti istoriją.
• Privatumas svarbu. Terapinės pastabos lieka jūsų klientų bylose, ne sąskaitoje — bet eilutės aprašymas vis tiek turi būti pakankamai konkretus, kad draudimas atpažintų.

Rankiniu būdu rašyti 25–40 sąskaitų kas mėnesį — tai dvi valandos, kurios priklauso jums, jūsų rankoms ir kitam klientui.

Kaip Haiku.lt tinka masažo praktikai

Trys Haiku.lt dalys padaro beveik visą darbą:

• Paverskite Google kalendorių sąskaitomis per 10 minučių. Kiekvienas kliento vardas kalendoriuje tampa viena sąskaita; kiekvienas susitikimas — eilute. Vedlys užpildo kainą, kalbą ir mokesčių duomenis iš ankstesnės to kliento sąskaitos, todėl belieka peržiūrėti ir patvirtinti. Sukurkite sąskaitas iš Google kalendoriaus.
• Sukurkite vienkartines sąskaitas per mažiau nei minutę naujiems klientams ar atsitiktiniams apsilankymams. Kai klientas išsaugotas, kitą mėnesį jis automatiškai pasirodo kalendoriaus sraute. Kaip sukurti sąskaitą.
• Siųskite viską iš savo Gmail. Sąskaitos išsiunčiamos iš jūsų el. pašto adreso, todėl klientai mato „Ievos terapija”, ne no-reply, o išsiųstų laiškų aplankas suteikia švarų pėdsaką. Gmail nustatymas sąskaitų siuntimui.

Ar praktika — terapinis, sportinis, nėštumo ar atpalaiduojantis masažas — eiga ta pati: kalendorius mėnesio pabaigoje, sukuriamos ir išsiunčiamos sąskaitos iš jūsų pašto.

Kada tai netinka

Jei jūsų kalendorius ne Google (Apple, Outlook darbalaukio versija, popierinis kalendorius), srautas neprisijungs — nors vienkartines sąskaitas vis tiek galima kurti greitai. Jei per mėnesį turite mažiau nei 5 seansus, rankiniu būdu paprasčiau nei bet kokia priemonė.

Pradžia per 3 žingsnius

1. Užsiregistruokite nemokamai haiku.lt ir prijunkite Google paskyrą — 500 sąskaitų nemokamame plane dengia ištisus solo praktikos metus.
2. Sukurkite vieną sąskaitą rankiniu būdu nuolatiniam klientui su viena eilute per seansą ir standartiniu procedūros aprašymu. Tai tampa šablonu, kurį Haiku.lt naudoja kas mėnesį.
3. Mėnesio gale paleiskite kalendoriaus vedlį. Pirmą kartą užtruks 10 minučių — sutvarkysite vardų nesutapimus kalendoriuje, patvirtinsite kainas. Nuo antro mėnesio užteks penkių minučių, ir draudimui tinkančios sąskaitos įkrenta į 40 pašto dėžučių dar prieš pietus.

Nuo dviejų valandų iki dešimties minučių

Užsiregistruokite nemokamai haiku.lt ir išbandykite šio mėnesio seansuose.

Klausimai? Rašykite dalius.dobravolskas@gmail.com.