Kaip sukurti sąskaitas iš Google Calendar įvykių

Jei esate konsultantas, koučas, terapeutas ar bet koks paslaugų specialistas, dirbantis pagal susitikimus, žinote mėnesinę rutiną: atidaryti kalendorių, suskaičiuoti seansus kiekvienam klientui ir vieną po kitos kurti sąskaitas faktūras. Nuobodu, atima laiką ir lengva suklysti.

O jei jūsų kalendorius pats būtų jūsų sąskaitos?

Susipažinkite su Sofija

Sofija — psichoterapeutė Amsterdame su užimta praktika. Per savaitę priima apie 30 klientų, veda individualias ir porų terapijos sesijas skirtingais įkainiais.

Kiekvieną mėnesį Sofija sprendžia tą pačią užduotį: peržiūri kalendorių, suskaičiuoja sesijas pagal klientą ir rankomis sukuria 25–30 sąskaitų. Kol patikrina istoriją, suskaičiuoja kiekius ir įveda duomenis, praeina beveik dvi valandos.

Ji ne viena. Nesvarbu, ar esate jogos instruktorė Romoje, verslo koučas Paryžiuje ar fortepijono mokytojas Vienoje — jei išrašote pagal susitikimus, tai jaučiate.

Kam tai naudinga

Funkcija sukurta visiems, kurie dirba pagal sesijas ar susitikimus:

• Konsultantams — strategijos sesijos, patariamieji skambučiai, projektų susitikimai
• Koučams — gyvenimo, verslo, karjeros
• Terapeutams ir psichologams — individualios ir grupinės sesijos
• Mokytojams — kalbų, muzikos, akademinis lavinimas
• Asmeniniams treneriams — individualios ir grupinės treniruotės
• Sveikatos specialistams — kineziterapija, masažas, alternatyvi medicina
• Teisės konsultantams — konsultacijų valandos
• Mitybos specialistams — klientų konsultacijos

Jei susitikimus planuojate Google Calendar ir reikia už juos sąskaitų, ši funkcija sutaupo valandas kiekvieną mėnesį.

Kaip tai veikia

Haiku.lt kalendoriaus integracija automatiškai paverčia Google Calendar įvykius sąskaitomis. Logika paprasta:

• Kiekvienas unikalus įvykio pavadinimas tampa atskira kliento sąskaita.
• Susitikimų skaičius tampa kiekiu.
• Pirkėjo duomenys (el. paštas, šalis, mokesčių kodas, kalba, kaina) automatiškai užpildomi iš ankstesnių to vardo sąskaitų.
• Prieš sukurdami viską peržiūrite ir pakoreguojate.

Tai, kas Sofijai užtrukdavo dvi valandas, dabar trunka dešimt minučių.

Ko reikia

• Haiku.lt paskyros (nemokamai iki 500 sąskaitų)
• Google Calendar su jūsų susitikimais — naudokite klientų vardus kaip įvykių pavadinimus
• Google Calendar leidimo (suteikiamas prisijungiant per Google)

Haiku.lt nesaugo kalendoriaus duomenų. Įvykių pavadinimai ir datos nuskaitomi laikinai tik tada, kai paleidžiate vedlį — jūsų kalendorius lieka privatus.

Kada netinka

• Labai kintančios sesijų kainos be istorinio šablono — peržiūros lange koreguosite daugiau, nei užtruktų sąskaitas suvesti ranka.
• Nenuoseklūs įvykių pavadinimai (pvz., maišosi „Marie Dubois” ir „Marie D.”) — gausite suskaidytas sąskaitas, jei nesutvarkysite kalendoriaus.
• Labai mažas srautas (mažiau nei 3–4 sesijos per mėnesį) — rankinis būdas tikrai greitesnis.

Daugumai pagal susitikimus dirbančių verslų (10–100+ sesijų per mėnesį) tai skirtumas tarp pirmadienio ryto ir pusės darbo dienos prie administracijos.

Kaip nustatyti

Atidarykite Haiku.lt ir paspauskite Kurti iš kalendoriaus valdymo skydelyje — keturių žingsnių vedlys padės pasirinkti kalendorių, datos intervalą, sąskaitos konfigūraciją ir peržiūrą. Pilnas vadovas su nuotraukomis: Masinis sąskaitų kūrimas iš Google Calendar.

Po sukūrimo Multi-Edit vedlys padės masiškai siųsti, užrakinti ir sekti mokėjimus — žr. Sąskaitų siuntimas ir PDF saugojimas Google Drive.

Pasiruošę išbandyti?

Esami naudotojai: prisijunkite ir paspauskite „Kurti iš kalendoriaus” valdymo skydelyje.

Nauji naudotojai: registruokitės nemokamai haiku.lt — 500 sąskaitų nemokamame plane pakanka funkcijai patikrinti su tikrais klientų duomenimis.

Klausimai? Rašykite dalius.dobravolskas@gmail.com.

Kitą kartą artėjant mėnesinei sąskaitų dienai prisiminkite: kalendorius jau paruoštas. Tiesiog paverskite jį sąskaitomis.