Automechanikams: parkas, draudimas ir užklydę klientai vienoje sąskaitų krūvoje

Servisas iš tikrųjų nėra vienas verslas — jis trys. Užklydęs klientas, kuris grynaisiais sumoka už stabdžių keitimą. Taksi ar pristatymo įmonė, kuri pirmadienį palieka keturis mikroautobusiukus ir laukia detalizuotos sąskaitos su 30 dienų atidėjimu. Draudimo žala, kurioje kiekvieną detalės numerį, darbo valandą ir PVM eilutę tikrins trečioji šalis, kuri jūsų niekada nematė.

Trys verslai, trys mokėjimo ritmai, viena sąskaitų krūva, kuri turi atlaikyti auditą.

Susipažinkite su Luku

Lukas valdo nedidelį servisą Kauno pakraštyje. Du keltuvai, trys mechanikai ir pastovus rinkinys: maždaug 60% privatūs automobiliai, 25% smulkios pristatymo įmonės parkas, kuris jau seniai pas jį važiuoja, ir 15% draudimo darbų per du vietinius brokerius. Parkas sumoka mėnesio gale. Draudimas sumoka, kai brokeris patvirtina dokumentus — paprastai po šešių–aštuonių savaičių. Užklydę klientai sumoka prieš išvažiuodami.

Anksčiau dirbo su užrašine ant stalo ir Excel byla, kurią buhalterė kas ketvirtį perdarinėjo. Veikė, kol per dieną buvo du automobiliai. Aštuoni jau pradėjo strigti — pamesta sankabos komplekto sąskaita, atmesta draudimo paraiška, nes darbo valandos nebuvo išskaidytos pagal užduotis, parko klientas sumokėjo ne tą sumą, nes praėjusio mėnesio sąskaita buvo perrašyta.

Kaip iš tikrųjų atrodo apskaita

Kiekvieno darbo struktūra ta pati — detalės plius darbas — bet popieriai aplink ją keičiasi pagal kliento tipą:

• Užklydę klientai nori paprastos sąskaitos, dažnai atsiųstos el. paštu garantijai. Svarbiau greitis nei detalumas.
• Parko klientai nori sujungtos, detalizuotos, 30 dienų atidėjimo sąskaitos su jų užsakymo numeriu, automobilio valstybiniu numeriu ir darbo valandomis pagal užduotis. Vieniems reikia vienos sąskaitos per automobilį; kitiems — vienos sujungtos sąskaitos per mėnesį.
• Draudimo darbai nori kiekvienos detalės su katalogo numeriu, darbo pagal sutartą valandinį tarifą ir tvarkingo PVM išskaidymo. Kažko trūksta — paraiška grįžta atgal.

Dar prie viso to detalės ateina iš trijų tiekėjų, kainos kinta, ir antkainis tarp to, ką sumokate, ir to, ką paimate, yra visas žaidimas.

Kaip Haiku.lt tinka servisui

Trys Haiku.lt dalys gerai dengia mechaniko dieną:

• Po sąskaitą kiekvienam darbui su detalėmis ir darbu atskiromis eilutėmis, sukurtą per mažiau nei minutę. Kliento duomenys (parko sąskaita, draudimo brokeris, užklydęs klientas) išsaugomi automatiškai ir naudojami vėl. Kaip sukurti sąskaitą.
• 30 ar daugiau dienų atidėjimo terminas įdėtas į sąskaitą, mokėjimo data atspausdinta dokumente, o pavėluoti mokėjimai pažymimi automatiškai — be jokios lentelės, kas kiek skolingas. Mokėjimo terminai.
• Tiekėjų sąskaitos kaip išlaidos — įkelkite sankabos komplekto sąskaitos faktūros PDF’ą, Haiku.lt ištrauks tiekėją ir sumą. Po trijų mėnesių, kai draudimas paklaus apie detalės kainą, ir tiekėjo kvitas, ir jūsų sąskaita klientui randami per vieną paiešką. Išlaidų sekimas.

Tas pats srautas, ar servisas daro bendrus remontus, kėbulą, padangas ar specializuotą diagnostiką. Tas pats srautas, ar klientas — pensininkas su 15 metų hečbeku, ar logistikos įmonė su 40 mikroautobusų.

Kada tai netinka

Jei servisas yra prekybos atstovybės tinklo dalis su savo DMS, kuri jau išrašo sąskaitas, Haiku.lt nepakeis. Jei per savaitę darote mažiau nei 5 darbus ir priimate tik grynuosius, vesti apskaitą rankiniu būdų paprasčiau. Visur tarp — nepriklausomi servisai, darantys nuo 20 iki kelių šimtų darbų per mėnesį tarp užklydusių, parko ir draudimo — tai skirtumas tarp tvarkingo penktadienio popiečio ir netvarkingo sekmadienio vakaro, ieškant kvitų.

Pradžia per 3 žingsnius

1. Užsiregistruokite nemokamai haiku.lt — nemokamame plane yra 500 sąskaitų per metus, daugumai mažų servisų pakanka.
2. Sukurkite po vieną sąskaitą kiekvieno tipo klientui, kad pamatytumėte, kaip atrodo: užklydusio, parko su 30 dienų atidėjimu, draudimo darbas su detalių katalogo numeriais eilučių aprašymuose. Trys šablonai padengs 90% jūsų savaitės.
3. Įkelkite kitą tiekėjo važtaraštį į Išlaidų puslapį iš telefono. Detalių numeriai tampa surandami — kai brokeris kitą kartą paklaus apie antkainį, kaštų pusė per du paspaudimus.

Atgaukite penktadienio popietes

Užsiregistruokite nemokamai haiku.lt ir išbandykite šios savaitės darbuose.

Klausimai? Rašykite dalius.dobravolskas@gmail.com.