Für Nachhilfelehrkräfte: Viele kleine Stunden, viele Eltern, ein Kalender

Die Rechnungs-Mathematik einer Nachhilfekraft ist ungewöhnlich: kleine Beträge, viele Kunden, und eine dritte Partei — die Eltern — zahlt für die zweite — die Schülerin. Fünfundzwanzig Euro pro Stunde, vier Stunden die Woche, fünfzehn Schülerinnen. Das ist die Aktivität von sechzig Rechnungen im Monat bei Beträgen, die einzeln keine dreißig Minuten Tabellenarbeit rechtfertigen.

Die Reibung summiert sich. Genau wie der Eindruck der Eltern, jedes Mal wenn die PDF im Posteingang landet.

Vaida kennenlernen

Vaida gibt in Klaipėda Englisch-Nachhilfe — sie bereitet 14- bis 18-Jährige auf die Abiturprüfung vor und unterstützt einige Erwachsene, die ihr Englisch für die Arbeit auffrischen. Eine normale Woche: 20 Stunden mit 15 Schülerinnen, meist online über Google Meet, einige vor Ort in der Bibliothek oder bei der Schülerin zu Hause. Eine Stunde kostet 25 €.

Die meisten Schülerinnen buchen in Monatszyklen — die Eltern kaufen ein Achterpaket, das in zwei Wochen-Slots aufgebraucht wird. Einige zahlen pro Stunde. Eine Erwachsene läuft über das Firmenbudget und braucht alle zwei Wochen eine ordentliche Rechnung mit Firmen-USt-Nummer.

Dasselbe Muster gilt für Musiklehrkräfte mit Klavier- oder Gitarrenstunden und für Nachhilfe in Mathematik, Physik oder Chemie. Der Takt ist identisch: viele kleine Transaktionen, Eltern als Zahlende, Stundenpläne verschieben sich jede Woche.

So sieht die Abrechnung wirklich aus

Zwei Schmerzpunkte dominieren:

• Beträge sind klein, die Anzahl ist hoch. Vierzig Rechnungen zu 25 € sind derselbe Papierkram wie vier zu 250 € — nur dass vier still erduldet würden und vierzig zum Sonntagabend-Excel werden. Jede Rechnung braucht den Namen der Schülerin auf der Position, die Daten der Stunden, manchmal eine Notiz zu Ausfällen.
• Die Rechnung lesen die Eltern. Die Schülerin geht zum Unterricht, die PDF landet bei den Eltern, die sie prüfen und sich ein Bild davon machen, wie organisiert die Lehrkraft ist. Eine saubere, markenkonforme Rechnung am Monatsersten ist eine stille Form von Marketing — und eine schlampige genauso, nur andersherum. Viele Eltern reichen die Rechnung außerdem zur steuerlichen Berücksichtigung ein, also muss sie nach einem echten Dokument aussehen.

Der Takt hat noch eine Eigenheit: verschobene Stunden landen in der Rechnung des Folgemonats, nicht des ursprünglichen — die Rechnung muss zeigen, wann die Stunde stattgefunden hat, nicht wann sie gebucht wurde.

Wie Haiku in eine Nachhilfe-Praxis passt

Drei Teile von Haiku erledigen die Arbeit:

• Monatsrechnungen massenhaft aus dem Kalender erstellen — jede Stunde steht im Google Kalender; am Monatsende Haiku auf den Vormonat richten, nach Schüler- (oder Firmen-)Name gruppieren, und eine Rechnung pro Familie fällt mit datierten Stunden heraus. Die verschobene Stunde landet automatisch im richtigen Monat. Rechnungen aus Google Kalender erstellen.
• Einzelrechnung in unter einer Minute für ein vorab bezahltes Paket, eine neue Schülerin, die mitten im Monat startet, oder den Zweiwochen-Zyklus der erwachsenen Firmenkundin. Eine Rechnung erstellen.
• Aus dem eigenen Postfach via SMTP versenden, wenn Sie Outlook, iCloud, eine schulinterne Adresse oder einen anderen Anbieter als Gmail nutzen. Effekt derselbe: bei den Eltern erscheint „Vaida Nachhilfe” statt no-reply, und der Ordner „Gesendet” ist der Beleg, wenn jemand im Mai die „Rechnung vom März” sucht. E-Mail-Versand via SMTP einrichten.

Ob Sprachen, Musik oder Schulfächer — derselbe Ablauf: jede Stunde im Kalender, eine Rechnung pro Familie am Monatsende, gestaltet, damit der elterliche Posteingang sie wie ein echtes Dokument behandelt.

Wann es nicht passt

Wer über eine Schule oder eine Plattform unterrichtet, die die Abrechnung übernimmt, braucht das nicht — die meisten Nachhilfekräfte mit auch nur einer Handvoll Privatschülerinnen machen die Abrechnung jedoch selbst. Liegt der Unterricht nicht im Google Kalender, greift der Massenablauf nicht; Einzelrechnungen funktionieren weiterhin.

In 3 Schritten starten

1. Kostenlos auf haiku.lt registrieren und Google verbinden — 500 Rechnungen im kostenlosen Tarif decken ein Jahr mittlerer Auslastung.
2. Je eine Rechnung manuell pro Abrechnungstyp ausstellen — die Paketfamilie, die Monatsfamilie, die erwachsene Firmenkundin. Drei Vorlagen, die Haiku wiederverwendet.
3. Am Monatsende den Kalender-Assistenten ausführen, nach Schüler- oder Familiennamen gruppiert. Erster Monat: fünfzehn Minuten (Kalendernamen aufräumen); ab dem zweiten: fünf.

Vom Sonntags-Excel zu „erledigt vor der Mittagspause am Ersten”

Kostenlos auf haiku.lt registrieren und an den Stunden dieses Monats ausprobieren.

Fragen? E-Mail an dalius.dobravolskas@gmail.com.