ES e. sąskaitų faktūrų reikalavimai: ką smulkusis verslas turi žinoti 2026 m.

Jei vykdote verslą Europos Sąjungoje, tikriausiai girdėjote apie e. sąskaitų faktūrų reikalavimus. Terminas skamba techniškai, reglamentai skiriasi priklausomai nuo šalies, o terminai nuolat keičiasi. Tai painu. Šis vadovas padės suprasti, ką e. sąskaitos faktūros iš tikrųjų reiškia laisvai samdomiems specialistams ir smulkiajam verslui.

Gera žinia? Daugumai B2C (verslas vartotojui) sandorių tradicinės PDF sąskaitos faktūros lieka visiškai teisėtos. E. sąskaitų faktūrų reikalavimai pirmiausia taikomi B2B (verslas verslui) sandoriams, o net ir tada reikalavimai labai skiriasi priklausomai nuo šalies.

Kas yra e. sąskaita faktūra?

E. sąskaita faktūra – tai ne tiesiog sąskaitos siuntimas el. paštu. Tai struktūrizuotos elektroninės sąskaitos faktūros, kurios atitinka konkrečius techninius standartus ir gali būti automatiškai apdorojamos kompiuterinėmis sistemomis.

Tradicinė PDF sąskaita faktūra iš esmės yra skaitmeninis popierinės sąskaitos vaizdas. Žmogus gali ją perskaityti, tačiau kompiuteris negali automatiškai išgauti duomenų. E. sąskaita faktūra, priešingai, turi struktūrizuotus duomenis (dažniausiai XML formatu), kuriuos apskaitos programinė įranga gali nuskaityti, patikrinti ir automatiškai apdoroti.

Europos e. sąskaitų faktūrų standartas yra EN 16931, kuris apibrėžia bendrą sąskaitų faktūrų duomenų formatą visose ES valstybėse narėse. Šis standartas leidžia keistis sąskaitomis faktūromis tarp skirtingų sistemų ir šalių be rankinio duomenų įvedimo.

Kodėl ES skatina e. sąskaitas faktūras?

Pagrindinė ES motyvacija įvesti privalomas e. sąskaitas faktūras – kova su PVM sukčiavimu. „PVM atotrūkis” (skirtumas tarp tikėtinų PVM pajamų ir faktinio surinkimo) ES šalims kasmet kainuoja apie 60 milijardų eurų. Struktūrizuotos e. sąskaitos faktūros žymiai apsunkina fiktyvių sąskaitų kūrimą ar sandorių slėpimą nuo mokesčių institucijų.

Be sukčiavimo prevencijos, e. sąskaitos faktūros teikia realią naudą verslui:

Greitesnis apdorojimas. Struktūrizuotos sąskaitos faktūros gali būti automatiškai importuojamos į apskaitos sistemas, pašalinant rankinį duomenų įvedimą ir sumažinant klaidas.

Greitesni mokėjimai. Kai sąskaitos faktūros tiesiogiai patenka į kliento sistemą, jos apdorojamos greičiau. Nebėra sąskaitų, laukiančių rankinio įvedimo kažkieno pašto dėžutėje.

Geresnis įrašų tvarkymas. Skaitmenines sąskaitas faktūras su įterptais duomenimis lengviau ieškoti, archyvuoti ir gauti auditams.

Poveikis aplinkai. Mažiau popieriaus, mažiau fizinių siuntų, mažesnis anglies pėdsakas.

ES iniciatyva „PVM skaitmeniniame amžiuje” (ViDA), priimta 2025 m., siekia, kad e. sąskaitos faktūros taptų standartu visiems B2B sandoriams visoje ES iki 2030 m.

B2B ir B2C: kokie iš tikrųjų reikalavimai?

Štai svarbiausia suprasti: B2C e. sąskaitos faktūros NEREIKALAUJAMOS 25 iš 27 ES šalių.

E. sąskaitų faktūrų reikalavimai, apie kuriuos girdite, beveik išskirtinai taikomi B2B sandoriams (sąskaitoms faktūroms tarp įmonių). Jei esate laisvai samdomas specialistas, išrašantis sąskaitas vartotojams, arba smulkus verslas, parduodantis fiziniams asmenims, tradicinės PDF sąskaitos faktūros lieka visiškai teisėtos beveik visose ES šalyse.

Tik dvi šalys reikalauja B2C e. sąskaitų faktūrų:

• Italija – reikalauja e. sąskaitų faktūrų visiems sandoriams (B2B, B2C ir B2G) nuo 2019 m.
• Rumunija – reikalauja B2C e. sąskaitų faktūrų nuo 2026 m. sausio

Kodėl B2C paprastai atleidžiama:

1. Vartotojams nereikia struktūrizuotų XML sąskaitų faktūrų
2. Grynųjų pinigų sandoriai ir mažmeninės prekybos aplinka nepraktiški e. sąskaitoms faktūroms
3. PVM sukčiavimas daugiausia vyksta B2B tiekimo grandinėse, ne vartotojų pardavimuose
4. Žmonės tiesiog teikia pirmenybę PDF kvitams ar popierinėms sąskaitoms faktūroms

Jei parduodate vartotojams bet kurioje ES šalyje, išskyrus Italiją ar Rumuniją, galite toliau naudoti standartines PDF sąskaitas faktūras be jokių atitikties problemų.

Ką Haiku.lt palaiko šiandien

Haiku.lt jau turi e. sąskaitų faktūrų galimybes, kurios atitinka reikalavimus keliose ES šalyse.

EN 16931 atitiktis per CII/Factur-X

Kiekviena Haiku.lt sugeneruota sąskaita faktūra turi įterptus struktūrizuotus duomenis, atitinkančius Cross Industry Invoice (CII) formatą, kuris visiškai atitinka EN 16931 Europos standartą. Tai tas pats formatas, naudojamas ZUGFeRD (Vokietija) ir Factur-X (Prancūzija/Vokietija).

Kai atsisiunčiate ar siunčiate PDF sąskaitą faktūrą iš Haiku.lt, tai iš tikrųjų yra hibridinis dokumentas: jis atrodo kaip įprasta PDF žmonėms, bet turi įterptus XML duomenis, kuriuos apskaitos sistemos gali automatiškai išgauti ir apdoroti.

Tai reiškia, kad jūsų Haiku.lt sąskaitos faktūros jau atitinka e. sąskaitų faktūrų reikalavimus šalyse, kurios priima EN 16931 formatus.

Lietuvos i.SAF palaikymas

Lietuvoje registruotoms įmonėms Haiku.lt teikia visas i.SAF (Standartinė Audito Rinkmena) eksporto funkcijas. Galite sugeneruoti mėnesines PVM ataskaitas tiksliai tokiu formatu, kokio reikalauja VMI, vienu paspaudimu.

Daugiakalbystė ir daugiavaliutiškumas

Haiku.lt palaiko 32+ sąskaitų faktūrų kalbas (visas ES kalbas ir daugiau) bei kelias valiutas. Datos formatai, skaičių formatai ir kiti lokalizacijos elementai automatiškai prisitaiko pagal pasirinktą kalbą.

Kur Haiku.lt atitinka reikalavimus šiandien

Visiškai atitinka:

• Vokietija (priimamas ZUGFeRD/Factur-X)
• Lietuva (EN 16931 + i.SAF eksportas)
• Čekija (savanoriška, priimamas EN 16931)
• Estija (savanoriška, priimamas EN 16931)
• Liuksemburgas (savanoriška, priimamas EN 16931)

Tikėtina, kad atitinka (priimamas EN 16931):

• Austrija, Kroatija, Slovėnija, Latvija, Airija, Slovakija
• Šalys, kurios dar planuoja ir priims EN 16931

Dalinė atitiktis:

• Prancūzija (palaikoma CII/Factur-X, UBL formatas ruošiamas)

O šalys su platformų reikalavimais?

Kai kurios šalys reikalauja, kad sąskaitos faktūros būtų pateikiamos per konkrečias vyriausybines platformas:

• Belgija reikalauja Peppol tinklo
• Lenkija reikalauja KSeF platformos
• Italija reikalauja SDI (Sistema di Interscambio)
• Graikija reikalauja MyDATA platformos
• Ispanija reikalauja VeriFactu sertifikavimo

Haiku.lt šiuo metu neturi integracijos su šiomis platformomis. Jei vykdote reikšmingą B2B verslą šiose šalyse, gali prireikti papildomų sprendimų atitikčiai užtikrinti.

Tačiau atminkite: jei išrašote sąskaitas faktūras vartotojams (B2C) šiose šalyse (išskyrus Italiją), standartinės PDF sąskaitos faktūros lieka teisėtos.

ES e. sąskaitų faktūrų reikalavimai pagal šalį

Legenda:

• Atitinka = Haiku.lt atitinka visus reikalavimus
• Tikėtina OK = EN 16931 formatas turėtų būti priimamas
• Dalinė = Kai kurie formatai palaikomi, kiti ruošiami
• Reikia platformos = Reikia vyriausybinės platformos integracijos, kuri dar neprieinama

Būsimi e. sąskaitų faktūrų patobulinimai

Aktyviai dirbame plėsdami Haiku.lt e. sąskaitų faktūrų galimybes:

UBL 2.1 formato palaikymas planuojamas siekiant pagerinti suderinamumą su Prancūzija, Belgija ir Ispanija, kurios priima arba reikalauja UBL kartu su CII.

Platformų integracijos yra mūsų planuose. Stebime reikalavimus Belgijoje (Peppol), Lenkijoje (KSeF) ir kitose šalyse, kad nustatytume geriausią integracijos būdą.

ViDA atitiktis – kai ES užbaigs savo „PVM skaitmeniniame amžiuje” reglamentus, užtikrinsime, kad Haiku.lt atitiktų besikeičiančius reikalavimus.

Esame įsipareigoję padaryti e. sąskaitų faktūrų atitiktį kuo sklandesnę mūsų vartotojams. Mūsų tikslas – tvarkyti techninį sudėtingumą, kad galėtumėte susitelkti į savo verslo vykdymą.

Išvados

E. sąskaitų faktūrų reglamentai gali atrodyti bauginantys, bet štai kas svarbu daugumai laisvai samdomų specialistų ir smulkiojo verslo:

1. B2C sąskaitų faktūrų išrašymas lieka paprastas. Jei išrašote sąskaitas faktūras vartotojams, PDF sąskaitos faktūros galioja 25 iš 27 ES šalių. Specialių e. sąskaitų faktūrų nereikia.

2. B2B reikalavimai skiriasi pagal šalį. Kai kurios šalys priima EN 16931 formatus (kuriuos Haiku.lt jau generuoja), o kitos reikalauja konkrečių platformų.

3. Haiku.lt jau atitinka reikalavimus Vokietijoje, Lietuvoje ir keliose kitose ES šalyse. Šalyse kaip Prancūzija, kurios priima kelis formatus, plečiame palaikymą.

4. Nuolat tobulėjame. E. sąskaitų faktūrų palaikymas plėsis, kai pridėsime naujus formatus ir platformų integracijas.

Daugumai vartotojų dabartinės Haiku.lt galimybės yra daugiau nei pakankamos. Jūsų sąskaitos faktūros jau turi struktūrizuotus duomenis, atitinkančius Europos standartus. Reikalavimams keičiantis, keisimės ir mes.

Pasiruošę kurti profesionalias, atitinkančias reikalavimus sąskaitas faktūras? Pradėkite haiku.lt.