Rechnungen versenden

Nachdem Sie eine Rechnung erstellt haben, müssen Sie sie an den Käufer liefern. Eine bequeme Methode ist das Versenden der PDF per E-Mail, und Haiku.lt kann dabei helfen.

Haiku.lt unterstützt zwei Methoden zum E-Mail-Versand:

1. Versandmethode wählen

Gmail (OAuth)

Wenn Sie sich mit Google angemeldet haben, kann Haiku.lt E-Mails direkt von Ihrem Gmail-Konto über sicheres OAuth senden — keine Passwortfreigabe erforderlich. Bei der Anmeldung müssen Sie die Berechtigung erteilen, E-Mails in Ihrem Namen zu senden. Wenn Sie dies anfangs nicht getan haben, melden Sie sich ab und wieder an.

SMTP

Sie können E-Mails auch über einen beliebigen SMTP-Server senden. Dies funktioniert mit jedem E-Mail-Anbieter und ist die einzige Option für Nicht-Gmail-Nutzer.

Um SMTP zu konfigurieren, gehen Sie zu Einstellungen → E-Mail-Anbieter-Einstellungen:

1. Wenn Sie Gmail-Login verwenden, wählen Sie SMTP als Versandmethode.
2. Wählen Sie eine Anbieter-Voreinstellung, um die Servereinstellungen automatisch auszufüllen:
   • Gmail, Yahoo Mail, Outlook/Hotmail, Office 365, SendGrid, Mailgun oder Benutzerdefiniert
3. Füllen Sie die SMTP-Daten aus:
   • Host — SMTP-Serveradresse (z. B. smtp.gmail.com)
   • Port — typischerweise 587 (STARTTLS) oder 465 (SSL/TLS)
   • Sicherheit — STARTTLS aktualisiert eine unverschlüsselte Verbindung auf verschlüsselt; SSL/TLS ist von Anfang an verschlüsselt
   • Benutzername — Ihre E-Mail-Adresse
   • Passwort — Ihr E-Mail-Passwort oder ein app-spezifisches Passwort
   • Absenderadresse — die den Empfängern angezeigte Absenderadresse (z. B. Firmenname <sie@example.com>)
4. Klicken Sie auf Verbindung testen, um Ihre Einstellungen vor dem Speichern zu überprüfen.
5. Klicken Sie auf SMTP-Einstellungen speichern.

2. E-Mail-Einstellungen

In den Einstellungen können Sie Folgendes konfigurieren:

E-Mail-Betreff

Passen Sie die E-Mail-Betreffzeile an Ihre Bedürfnisse an. Sie können diese Variablen verwenden:

• {{invoiceNo}} - Rechnungsnummer (z. B. INV/001)
• {{buyer}} - Käufername
• {{seller}} - Verkäufername
• {{price}} - Rechnungsbetrag mit Währung
• {{invoiceDate}} - Rechnungsdatum

E-Mail-Vorlagen

Wählen Sie aus diesen Vorlagen:

Einfacher Text - einfaches Textformat, das perfekt in allen E-Mail-Clients funktioniert.

Einfaches HTML - schön formatierte HTML-E-Mail mit MJML-Technologie.

Mit Logo - HTML-Vorlage mit Ihrem Firmenlogo oben.

Mit Logo und Preis - zeigt zusätzlich den Rechnungsbetrag in der E-Mail an.

Mit Logo, Preis und zusätzlichen Informationen - zeigt auch zusätzliche Informationen an.

Mit Logo, Preis und E-Mail-Notiz - enthält eine optionale Notiz, die Sie vor dem Versand eingeben können.

Mit Positionen - zeigt eine vollständige Tabelle der Rechnungspositionen (Name, Menge, Stückpreis, Gesamt) sowie den Gesamtbetrag an.

HTML-Vorlagen verwenden das MJML-Format, das sicherstellt, dass E-Mails in allen E-Mail-Clients großartig aussehen. Wenn Sie Ihre eigene Vorlage erstellen oder eine vorhandene ändern möchten, können Sie KI um Hilfe bitten - beschreiben Sie einfach, wie Sie möchten, dass Ihre E-Mail aussieht, und KI kann den MJML-Code für Sie generieren.

Vorlagenvariablen

In allen Vorlagen können Sie diese Werte verwenden:

Grundinformationen:

• {{issuer}} - Person, die die Rechnung erstellt hat
• {{invoiceNo}} - Rechnungsnummer
• {{buyer}} - Käufer
• {{seller}} - Verkäufer
• {{price}} - Rechnungsbetrag
• {{extra}} - zusätzliche Informationen
• {{userNote}} - Ihre Notiz
• {{emailNote}} - Notiz in der E-Mail (während des Versands eingegeben)
• {{email}} - E-Mail des Käufers

Daten:

• {{invoiceDate}} - Rechnungsdatum
• {{created}} - Rechnungserstellungsdatum (gleich wie invoiceDate)

Rechnungsdetails:

• {{seriesName}} - Rechnungsserienname (z. B. “INV”)
• {{seriesId}} - Nummer in der Serie (z. B. “001”)
• {{language}} - Rechnungssprache (z. B. “de”)

Logo:

• {{logoUrl}} - Logo-URL

Markenfarben:

• {{brandPrimary}} - Primärfarbe
• {{brandSecondary}} - Sekundärfarbe
• {{brandText}} - Textfarbe
• {{brandTextSecondary}} - Sekundäre Textfarbe
• {{brandBackground}} - Hintergrundfarbe
• {{bodyBackground}} - Seitenhintergrundfarbe
• {{backgroundSecondary}} - Sekundäre Hintergrundfarbe

Positionen

Sie können Rechnungspositionen mit Handlebars {{#each lineItems}} durchlaufen:

{{#each lineItems}}
  {{name}} — {{amount}} {{unitSymbol}} × {{unitPrice}} = {{formattedPrice}}
{{/each}}

Jede Position stellt folgende Felder bereit:

• {{name}} - Artikelname
• {{amount}} - Menge
• {{unit}} - roher UN/ECE-Einheitscode (z. B. H87)
• {{unitName}} - Einheit in Langform, lokalisiert (z. B. “Stück”, “Kilogramm”)
• {{unitSymbol}} - Einheit in Kurzform, lokalisiert (z. B. “Stk”, “kg”)
• {{unitPrice}} - formatierter Preis pro Einheit (z. B. “€10,00”)
• {{formattedPrice}} - formatierter Zeilenbetrag — Menge × Stückpreis (z. B. “€30,00”)
• {{vat}} - Mehrwertsteuersatz (falls angegeben)
• {{vatcode}} - Mehrwertsteuercode (falls angegeben)

Bedingte Vorlagen

Sie können Handlebars-Bedingungen verwenden, um Inhalte nur anzuzeigen, wenn ein Wert vorhanden ist:

{{#if extra}}
  <mj-text>Zusätzliche Informationen: {{extra}}</mj-text>
{{/if}}

Dies ist besonders nützlich, wenn Sie einen zusätzlichen Informationsblock nur anzeigen möchten, wenn er tatsächlich ausgefüllt ist.

Markenfarben und Logo

In den Einstellungen können Sie auch:

• Ihr Logo hochladen
• Markenfarben ändern

3. Rechnung versenden

1. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Käufers in der Rechnung an
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Rechnung senden”
3. Die Rechnung wird als gesperrt markiert und versendet

Die Rechnung wird von Ihrem Gmail-Konto mit der ausgewählten Vorlage versendet.