E-Mail-Vorlagen und Variablen

Wenn Haikult eine Rechnung per E-Mail verschickt, werden sowohl die Betreffzeile als auch der Nachrichtentext aus Vorlagen erzeugt, die Sie selbst steuern. Dieser Artikel deckt alle Teile dieses Vorlagensystems ab: Betreffanpassung, die mitgelieferten Textvorlagen, die vollständige Variablenreferenz sowie Schleifen und Bedingungen für eigene MJML-Vorlagen.

Wenn Sie den E-Mail-Versand noch nicht eingerichtet haben, beginnen Sie mit E-Mail-Einrichtung: Gmail (OAuth) oder E-Mail-Einrichtung: SMTP.

Wo konfiguriert wird

Alle Vorlageneinstellungen befinden sich auf der E-Mail-Einstellungsseite. Dort finden Sie den Betreff, die Vorlagenauswahl, das optionale Bearbeiten der Vorlagentexte sowie Logo und Markenfarben (siehe Markenanpassung).

Betreffzeile

Die Betreffzeile kann eine feste Zeichenkette sein oder eine Handlebars-artige Vorlage mit diesen Variablen:

• {{invoiceNo}} — Rechnungsnummer (z. B. INV/001)
• {{buyer}} — Käufername
• {{seller}} — Verkäufername
• {{price}} — Rechnungsbetrag mit Währung
• {{invoiceDate}} — Rechnungsdatum

Beispiel: Rechnung {{invoiceNo}} von {{seller}} — {{price}}.

Mitgelieferte Textvorlagen

Wählen Sie eine Vorlage je nachdem, wie reichhaltig die E-Mail wirken soll:

• Einfacher Text — schlichtes Textformat, das in jedem E-Mail-Client zuverlässig angezeigt wird.
• Einfaches HTML — formatierte HTML-Nachricht auf Basis von MJML.
• Mit Logo — HTML-Vorlage mit Ihrem Firmenlogo oben.
• Mit Logo und Preis — zeigt zusätzlich den Rechnungsbetrag.
• Mit Logo, Preis und Zusatzinformationen — zeigt zusätzlich das Feld mit Zusatzinformationen.
• Mit Logo, Preis und E-Mail-Notiz — enthält eine optionale Notiz, die Sie vor dem Versand eingeben.
• Mit Positionen — enthält eine vollständige Tabelle der Rechnungspositionen (Name, Menge, Stückpreis, Summe) plus Gesamtbetrag.

Alle HTML-Vorlagen verwenden das MJML-Format und werden in Gmail, Outlook, Apple Mail, mobilen Clients und weiteren E-Mail-Programmen sauber dargestellt. Wenn Sie eine eigene Vorlage möchten, können Sie MJML selbst schreiben oder ein KI-Werkzeug bitten, eine Vorlage anhand Ihrer Beschreibung zu erzeugen.

Vorlagenvariablen

Jede Vorlage — eingebaut oder eigen — hat Zugriff auf denselben Satz an Variablen.

Grundinformationen:

• {{issuer}} — Person, die die Rechnung erstellt hat
• {{invoiceNo}} — Rechnungsnummer
• {{buyer}} — Käufer
• {{seller}} — Verkäufer
• {{price}} — Rechnungsbetrag
• {{extra}} — Feld mit Zusatzinformationen
• {{userNote}} — interne Notiz der Rechnung
• {{emailNote}} — beim Versenden eingegebene Notiz
• {{email}} — E-Mail-Adresse des Käufers

Daten:

• {{invoiceDate}} — Rechnungsdatum
• {{created}} — Erstellungsdatum der Rechnung (identisch mit invoiceDate)

Rechnungsdetails:

• {{seriesName}} — Serienname (z. B. INV)
• {{seriesId}} — Nummer innerhalb der Serie (z. B. 001)
• {{language}} — Rechnungssprache (lt, en usw.)

Logo:

• {{logoUrl}} — URL Ihres hochgeladenen Logos

Markenfarben:

• {{brandPrimary}}, {{brandSecondary}} — Primär- und Sekundärfarbe der Marke
• {{brandText}}, {{brandTextSecondary}} — Text- und sekundäre Textfarbe
• {{brandBackground}}, {{bodyBackground}}, {{backgroundSecondary}} — Hintergrundfarben

Wie Sie diese setzen, steht unter Markenanpassung.

Schleife über Positionen

Um Rechnungspositionen im Mailtext aufzulisten, verwenden Sie Handlebars {{#each lineItems}}:

{{#each lineItems}}
  {{name}} — {{amount}} {{unitSymbol}} × {{unitPrice}} = {{formattedPrice}}
{{/each}}

Pro Durchlauf stehen folgende Felder bereit:

• {{name}} — Artikelname
• {{amount}} — Menge
• {{unit}} — roher UN/ECE-Einheitscode (z. B. H87)
• {{unitName}} — Einheit in Langform, lokalisiert (z. B. „Stück”, „Kilogramm”)
• {{unitSymbol}} — Einheit in Kurzform, lokalisiert (z. B. „Stk”, „kg”)
• {{unitPrice}} — formatierter Preis pro Einheit (z. B. €10,00)
• {{formattedPrice}} — formatierter Zeilenbetrag (Menge × Stückpreis)
• {{vat}} — Mehrwertsteuersatz, falls gesetzt
• {{vatcode}} — Mehrwertsteuercode, falls gesetzt

Bedingte Blöcke

Mit Handlebars {{#if}} zeigen Sie einen Block nur an, wenn der Wert gesetzt ist:

{{#if extra}}
  <mj-text>Zusätzliche Informationen: {{extra}}</mj-text>
{{/if}}

Besonders nützlich für optionale Felder wie extra, userNote und emailNote — so wirkt die E-Mail aufgeräumt, gleichgültig welche Felder ausgefüllt sind.

Siehe auch: E-Mail-Einrichtung: Gmail (OAuth), E-Mail-Einrichtung: SMTP, Markenanpassung.