Für Yoga-, Tanz- und Pilates-Lehrkräfte: Studios, Privatkunden und Workshops

Die meisten Yoga-, Pilates- und Tanzlehrkräfte führen drei Geschäfte gleichzeitig, ohne es zu merken. Das eine sind Gruppenstunden im Studio einer anderen Person — einmal im Monat an den Studiobetreiber abgerechnet. Das zweite sind Privatkunden, die direkt buchen — pro Sitzung oder im Paket. Das dritte sind die gelegentlichen Workshops oder Retreats — eine einzige große Rechnung mit Anzahlung, Teilzahlungen und manchmal einer Erstattungsposition.

Jeder zahlt anders, erwartet eine andere Rechnung — und steht doch identisch im Kalender.

Eglė kennenlernen

Eglė unterrichtet in zwei Studios in Kaunas und gibt nebenbei einige Einzelstunden in ihrem Heimstudio. Eine normale Woche umfasst etwa 12 Gruppenstunden in den Studios (25 € pro Stunde, monatlich abgerechnet), 8 Einzelstunden zu je 60 € und alle zwei Monate einen Workshop für 12 Teilnehmer zu je 90 €.

Drei Einnahmequellen, drei Rhythmen. Die Studiobetreiber wollen am Monatsersten eine saubere Rechnung mit Datum und Uhrzeit jeder gehaltenen Stunde. Privatkunden wollen eine Quittung am selben Tag. Workshop-Teilnehmer wollen die Rechnung in dem Moment, in dem sie sich anmelden — noch bevor sie überhaupt erscheinen.

Lange Zeit lief das alles in einer Excel-Datei mit einem Reiter pro Einnahmequelle, und am Monatsende wurden die Rechnungen jedes Mal neu geschrieben.

So sieht die Abrechnung wirklich aus

Die drei Quellen haben sehr unterschiedliche Papierformen:

• Studio-Rechnungen sind B2B. Eine Rechnung pro Studio und Monat, mit jeder Stunde nach Datum und Tarif aufgelistet. Der Studiobetreiber leitet sie an seine Buchhaltung weiter; fehlt eine Stunde oder taucht eine doppelt auf, merken Sie es eine Woche später an der falschen Überweisung.
• Einzelstunden sind B2C. Entweder direkt bezahlt oder pro Kunde monatlich abgerechnet. Manchen reicht eine Monatsübersicht; andere brauchen eine Rechnung pro Sitzung für ihren Arbeitgeber oder ihre Versicherung.
• Workshops sind Veranstaltungen. Eine Rechnung pro Teilnehmer im Moment der Anmeldung — für viele ist das die Anzahlung, die den Platz bestätigt. Wird der Workshop abgesagt oder springt jemand ab, folgt eine Gutschrift.

Die gemeinsame Zutat ist der Kalender: jede Stunde, jede Sitzung, jeder Workshop-Platz steht ohnehin dort. Die Arbeit besteht nur darin, das in die richtige Rechnung für den richtigen Empfänger zu übersetzen.

Wie Haiku in die Praxis einer Lehrkraft passt

Drei Teile von Haiku übernehmen den Hauptteil:

• Studio-Rechnungen aus dem Kalender massenhaft erstellen — am Monatsende Haiku auf den Vormonat richten, nach Studioname im Termintitel gruppieren, und eine Rechnung pro Studio fällt mit allen Stunden heraus. Derselbe Ablauf erfasst auch monatlich abgerechnete Privatkunden. Rechnungen aus Google Kalender erstellen.
• Einzelrechnung in unter einer Minute für einen neuen Privatkunden, eine Workshop-Anmeldung oder alles Unregelmäßige. Kundendaten werden für das nächste Mal gespeichert. Eine Rechnung erstellen.
• Alles aus dem eigenen Gmail senden, damit Studiobetreiber „Eglė Yoga” sehen statt eines No-Reply, und der Ordner „Gesendet” wird zur Belegspur, wenn ein Studio fragt: „Haben wir die Stunde am 12. Mai eigentlich bezahlt?” Gmail für den Rechnungsversand einrichten.

Ob Hatha, Ballett, Contemporary, Pilates Reformer oder ein Mix — derselbe Ablauf: Studios als monatliche B2B-Übersichten, Privatkunden und Workshops als Einzelrechnungen, alles aus einem Kalender gespeist.

Wann es nicht passt

Wer nur in einem Studio unterrichtet, das die gesamte Rechnungsstellung übernimmt, braucht kein zweites System — auch wenn die meisten Studios diese Aufgabe an die Lehrkraft zurückgeben. Liegt der Kalender außerhalb von Google, greift der Massenablauf nicht; Einzelrechnungen funktionieren weiterhin.

In 3 Schritten starten

1. Kostenlos auf haiku.lt registrieren und Google verbinden — 500 Rechnungen im kostenlosen Tarif decken ein ganzes Jahr gemischten Unterricht.
2. Je eine Rechnung pro Einnahmequelle erstellen — eine Monatsübersicht für ein Studio, eine Einzelstunde, eine Workshop-Anmeldung. Drei Vorlagen, die Haiku wiederverwendet.
3. Am Monatsende den Kalender-Assistenten ausführen, nach Studioname gruppiert. Erster Durchlauf: fünfzehn Minuten (Kalendernamen aufräumen); ab dem zweiten Monat: fünf.

Von „Habe ich das Studio schon abgerechnet?” zu „erledigt bis 9 Uhr”

Kostenlos auf haiku.lt registrieren und an den Stunden dieses Monats ausprobieren.

Fragen? E-Mail an dalius.dobravolskas@gmail.com.