Für Reparaturtechniker: Ersatzteile, Arbeitszeit und Garantiebelege ohne Papierchaos

Das eigentliche Produkt einer Reparaturwerkstatt ist nicht die Reparatur selbst — sondern der Nachweis, dass sie dokumentiert ist. Das heute getauschte Handy-Display kann in acht Monaten mit einem Haarriss zurückkommen, und der Kunde will dann wissen, was eingebaut wurde, wann und zu welchem Preis. Ohne Rechnung kein Garantiegespräch.

Die meisten Techniker, mit denen wir sprechen, sind besser am Lötkolben als am Papierkram.

Tomas kennenlernen

Tomas betreibt eine kleine Werkstatt in einer Seitenstraße in Vilnius. Er erledigt rund acht Aufträge pro Tag — Handy-Displays, Laptop-Akkus, ein paar Hausgeräte-Einsätze pro Woche. Etwa ein Drittel der Kunden kommt von der Straße und zahlt sofort. Der Rest sind kleine Unternehmen oder von Versicherungen geschickte Kunden, die ein Zahlungsziel von 14 Tagen und eine ordentliche Rechnung mit Firmenangaben erwarten.

Früher schrieb er alles per Hand in einen Durchschreibe-Quittungsblock. Das funktionierte bei drei Aufträgen am Tag. Bei acht fingen die Garantiefragen an, ihn einzuholen: „Können Sie mir die Rechnung vom Februar schicken? Mein Display ist wieder gesprungen.” Eine halbe Stunde Suchen im Ordner für ein einziges PDF.

So sieht die Abrechnung wirklich aus

Jede Reparatur hat denselben Aufbau: ein oder zwei Ersatzteile (von zwei oder drei Lieferanten, mit Aufschlag) plus Arbeitszeit. Der Kunde will eine Rechnung mit beidem darauf. Die Werkstatt braucht denselben Eintrag durchsuchbar gespeichert, weil:

• Garantiefälle Wochen oder Monate später zurückkommen, und die Rechnung ist der einzige Nachweis, was verbaut wurde.
• Ersatzteilkosten getrennt erfasst werden müssen — was der Lieferant kostet und was dem Kunden berechnet wird — um zu wissen, ob eine Reparaturkategorie überhaupt rentabel ist.
• B2B-Kunden (kleine Büros, Versicherungen, Schulen) fast immer Zahlungsziele und eine USt-konforme Rechnung verlangen.

Eine Schublade voller Durchschriften reicht bis zu dem Jahr, in dem eine davon schnell gefunden werden muss.

Wie Haiku in eine Reparaturwerkstatt passt

Drei Teile von Haiku erledigen den Großteil:

• Pro Reparatur eine Rechnung in unter einer Minute erstellen — Ersatzteile als eigene Positionen, Arbeitszeit als eigene Position, Kundendaten aus früheren Aufträgen übernommen. Eine Rechnung erstellen.
• Zahlungsziel 7 oder 14 Tage für Geschäftskunden setzen, damit der Fälligkeitstermin auf der Rechnung steht und das System überfällige Zahlungen ohne zusätzliche Tabelle markiert. Fälligkeiten und Zahlungsziele.
• Lieferantenrechnungen als Ausgaben erfassen — PDF oder E-Rechnung hochladen, Haiku liest Betrag und Lieferant aus, und der Eintrag ist nach Ersatzteilname, Lieferant oder Datum durchsuchbar. Kommt später ein Garantiefall, sind Kundenrechnung und Lieferantenrechnung eine Suche entfernt. Ausgaben erfassen.

Ob die Werkstatt Hausgeräte, Handys, Laptops oder Industrieelektronik repariert — das Muster ist dasselbe: Ersatzteile plus Arbeit raus, Lieferantenkosten rein, alles dauerhaft durchsuchbar.

Wann es nicht passt

Wer weniger als 5 Reparaturen im Monat macht und nur Bargeld nimmt, ist mit einem Notizbuch tatsächlich schneller. Wenn die Werkstatt bereits ein eigenes Reparaturmanagementsystem mit Rechnungsstellung nutzt, braucht es kein zweites — auch wenn vielen davon eine echte Ausgabenerfassung fehlt und Haiku sich allein auf der Lieferantenseite trägt.

In 3 Schritten starten

1. Kostenlos auf haiku.lt registrieren — der kostenlose Tarif umfasst 500 Rechnungen, was für eine kleine Werkstatt mit Reserve reicht.
2. Erste Reparaturrechnung erstellen mit zwei Positionen: getauschtes Ersatzteil und Arbeitszeit. Die Kundendaten werden für das nächste Mal gespeichert.
3. Die nächste Lieferantenrechnung als PDF auf der Ausgabenseite hochladen. Sie ist ab jetzt nach Ersatzteilname durchsuchbar — und wenn Monate später ein Garantiefall kommt, sind beide Seiten einen Klick entfernt.

Montag zurückerobern

Kostenlos auf haiku.lt registrieren und an den Reparaturen dieser Woche ausprobieren.

Fragen? E-Mail an dalius.dobravolskas@gmail.com.