Für Psychologinnen und Therapeutinnen: Wochenstunden, Monatsrechnungen, kein Drama

Eine Therapiepraxis läuft in einem stillen, vorhersehbaren Takt. Derselbe Klient zur selben Zeit jede Woche, monate- oder jahrelang. Fünfundzwanzig bis dreißig aktive Klienten auf der Liste. Die therapeutische Arbeit ist strukturiert; die Rechnungsarbeit ist es nicht — denn jeden Freitagnachmittag oder am Monatsersten landet sie als ein Klumpen Papierkram auf dem Tisch, der mit dem eigentlichen Zweck der Praxis nichts zu tun hat.

Muss er auch nicht.

Milda kennenlernen

Milda führt eine kleine psychotherapeutische Praxis in Vilnius — achtundzwanzig aktive Klienten, meist Wochensitzungen, einige im Zweiwochentakt. Ihre Woche läuft Montag bis Donnerstag mit Klienten, Freitag für Notizen, Supervision und den Teil der Arbeit, den niemand mitlehrt: Rechnungen.

Die Hälfte ihrer Klienten zahlt nach jeder Sitzung. Die andere Hälfte — überwiegend die langjährigen — möchte eine Rechnung am Monatsende mit allen Sitzungen aufgelistet, manchmal zur Erstattung über die Versicherung, manchmal einfach weil der Haushalt so funktioniert.

Ein einzelner Monat ergibt rund 110 Sitzungen. Bei 60 € pro Sitzung ist die Geld-Mathematik einfach. Die Papier-Mathematik hat ihr früher jedes erste Wochenende zweieinhalb Stunden gekostet.

So sieht die Abrechnung wirklich aus

Die Arbeit hat ein paar stille Zähne:

• Vertraulichkeit begrenzt die Rechnungsposition. Den meisten Klienten genügt „Therapiesitzung” als Positionstext; manche wollen nicht einmal das — sie bevorzugen „Beratung” oder „Professionelle Leistungen”. Die PDF darf niemals Diagnosecodes, Sitzungsnotizen oder mehr als Datum und Betrag enthalten.
• Verschiebungen und Ausfälle haben Regeln. Eine Ausfallgebühr, eine No-Show-Gebühr — diese müssen als eigene Position auf der Rechnung erscheinen, mit eigener Formulierung. Sie zu vergessen ist eine Sorte Problem; sie doppelt zu berechnen, eine deutlich größere.
• Zahlungsfristen sollen leise wirken. Manche Klienten zahlen sofort. Andere am 15. des Folgemonats, weil dann das Gehalt kommt. Eine klare Zeile „Zahlbar binnen 14 Tagen”, einmal in der Vorlage hinterlegt, vermeidet das unangenehme Gespräch, wenn jemand denkt, Zahlung sei nach Belieben.
• Versicherungs-Klienten wollen eine strukturierte Rechnung. Viele private Versicherer in der EU erstatten Psychotherapie, aber nur gegen eine formal korrekte Rechnung mit den richtigen Registernummern. Das Format selbst ist die Arbeit.

110 Sitzungen im Monat, 28 Monatsrechnungen, zweieinhalb Stunden Arbeit für 0 € Neuerlös.

Wie Haiku in eine Therapiepraxis passt

Vier Teile von Haiku erledigen die Arbeit:

• Monatsrechnungen massenhaft aus dem Kalender erstellen — jede Sitzung steht im Google Kalender; am Monatsende Haiku auf den Vormonat richten, nach Klientennamen gruppieren, und eine Rechnung pro Klient fällt mit datierten Sitzungen heraus. Der vertrauliche Positionstext wird einmal in der Vorlage gesetzt. Rechnungen aus Google Kalender erstellen.
• Einzelrechnung in unter einer Minute für die Erstsitzung eines neuen Klienten, eine einmalige Konsultation oder eine Ausfallgebühr außerhalb des regulären Ablaufs. Eine Rechnung erstellen.
• Aus dem eigenen Gmail senden, damit im Posteingang des Klienten „Milda Psychotherapie” steht statt no-reply, und der Ordner „Gesendet” die Belegspur ist, falls jemand Monate später sagt: „Die März-Rechnung habe ich nie bekommen.” Gmail für den Rechnungsversand einrichten.
• Zahlungsbedingungen einmal festlegen — „zahlbar 14 Tage nach Ausstellung” oder welche Regel auch immer — und die Zeile erscheint auf jeder Rechnung, so steht die Erwartung von Anfang an auf dem Papier. Fälligkeitsdaten und Zahlungsbedingungen.

Ob die Praxis psychologisch, psychotherapeutisch, paartherapeutisch oder coaching-nah ist — derselbe Ablauf: Sitzungen im Kalender, eine Rechnung pro Klient am Monatsende, aus der eigenen Adresse versendet, Zahlungsbedingungen ab der ersten Zeile auf der Seite.

Wann es nicht passt

Wer ausschließlich über eine Klinik arbeitet, die Klienten in seinem Namen abrechnet, braucht das nicht — sobald aber auch nur eine private Klientin dazukommt, liegt die Abrechnung wieder bei Ihnen.

In 3 Schritten starten

1. Kostenlos auf haiku.lt registrieren und Google verbinden — 500 Rechnungen im kostenlosen Tarif decken bei einer typischen Praxis mehr als ein Jahr.
2. Positionstext und Zahlungsbedingungen einmal hinterlegen — „Therapiesitzung” oder welche Formulierung passt, plus Ihre „zahlbar binnen X Tagen”. Jede Rechnung ab jetzt erbt beides.
3. Am Monatsende den Kalender-Assistenten ausführen, nach Klientennamen gruppiert. Erster Monat: fünfzehn Minuten; ab dem zweiten: fünf.

Vom Freitagabend-Papierkram zu einer Praxis, die am Montagmorgen anfängt

Kostenlos auf haiku.lt registrieren und an den Sitzungen dieses Monats ausprobieren.

Fragen? E-Mail an dalius.dobravolskas@gmail.com.