Für Personal Trainer: Pakete, Laufkundschaft und Firmenkunden in einem Ablauf

Der Kalender eines Personal Trainers ist das Geschäft. Jeder blaue Block am Dienstag um 7 Uhr ist entweder eine Sitzung aus einem 10er-Paket, das jemand schon bezahlt hat, ein Laufkunde, der danach überweist, oder ein Termin im Rahmen eines Firmen-Wellness-Vertrags. Dieselbe Stunde, drei verschiedene Rechnungsflüsse.

Die meisten Trainer, mit denen wir sprechen, führen Tabellen darüber, welcher Kunde wie viele Sitzungen übrig hat — und eine zweite Tabelle, um zu wissen, welche Rechnungen geschickt wurden.

Justas kennenlernen

Justas trainiert seine Kunden in einem kleinen Studio in Vilnius. Rund 50 Sitzungen pro Woche zwischen Präsenz, Online und einem Firmenkunden (eine IT-Firma, die 80 Sitzungen für ihre Mitarbeiter vorausbezahlt hat, die nach eigenem Tempo abgerufen werden). Die Kundenbasis teilt sich grob so auf:

• 40 % Paketkunden — zahlen 450 € im Voraus für zehn Sitzungen, rufen sie nach Bedarf ab.
• 40 % Laufkunden oder wöchentliche Stammkunden — zahlen pro Sitzung oder werden monatlich abgerechnet.
• 20 % Firmenvertrag — eine Monatsrechnung über geleistete Sitzungen.

Früher führte er alles in einer Google-Tabelle, die neben der Faszienrolle lag. Das ging bei 20 Sitzungen pro Woche. Bei 50 begann er, Laufkunden zu vergessen, und stellte Paketkunden versehentlich zweimal eine Rechnung aus.

So sieht die Abrechnung wirklich aus

Das Coaching-Geschäft passt nicht in ein einziges Abrechnungsmodell:

• Pakete sind eine Rechnung, viele Sitzungen. Das 10er-Paket über 450 € wird einmal in Rechnung gestellt, am Verkaufstag. Die zehn Sitzungen in den folgenden zwei Monaten erzeugen keine neuen Rechnungen — stehen aber trotzdem im Kalender.
• Laufkunden sind sitzungsweise. Entweder direkt bezahlt (bar, Überweisung, Stripe) oder monatlich zusammengefasst.
• Firmenverträge sind Monatsübersichten. „Acht Sitzungen für Ihre Mitarbeiter im Mai à 45 € = 360 €, 30 Tage netto.”
• Der Kalender ist für alle drei derselbe. „Blöcke, für die noch abzurechnen ist” von „Blöcken, die schon bezahlt sind” zu trennen, geht ohne Farbcodierung kaum — und selbst mit Farben ist es Kopfarbeit.

Das Ergebnis ist die Abgleichsitzung am Sonntagabend: Laufkunden in Rechnung stellen, Pakete als verkauft markieren, Firmenstunden zählen. Zwei Stunden Niedrigwertarbeit mit hoher Fehlerquote.

Wie Haiku in ein Trainings-Business passt

Drei Teile von Haiku übernehmen die Hauptarbeit:

• Rechnungen aus dem Kalender massenhaft erstellen — einmal im Monat richtet sich Haiku auf den Vormonatskalender, schließt die Blöcke aktiver Pakete aus (Sie geben an, welche Kundennamen „vorausbezahlt” sind), und der Rest wird in einem Durchgang zu Rechnungen. Laufkunden und Firmenübersicht fallen aus demselben Ablauf heraus. Rechnungen aus Google Kalender erstellen.
• Einzelrechnung für einen neuen Paketverkauf in unter einer Minute — Position „10er-Personal-Training-Paket”, Preis 450 €, Kundendaten gespeichert für das unvermeidliche nächste Paket in drei Monaten. Eine Rechnung erstellen.
• Alles aus dem eigenen Gmail senden, damit die Rechnung von „Justas Coaching” kommt, nicht von No-Reply, und der Ordner „Gesendet” durchsuchbar ist, wenn ein Kunde fragt: „Hatte ich eigentlich eine Rechnung für Mai bekommen?” Gmail für den Rechnungsversand einrichten.

Ob Kraft, Kondition, Online-Coaching, Gruppentraining oder Firmen-Wellness — der Ablauf skaliert gleich: Paketverkäufe als Einzelrechnungen, wiederkehrende Sitzungen über den Kalender-Assistenten, Firmen als monatliche Sammelposition.

Wann es nicht passt

Haiku verfolgt nicht, wie viele Sitzungen in einem Paket noch übrig sind — das bleibt Aufgabe der Trainings-App oder der eigenen Notizen. Wer automatisches Paket-Tracking braucht, schaut auf eine dedizierte Buchungsplattform. Haiku deckt die Rechnungsseite sauber ab, und viele Trainer betreiben es parallel zum Buchungstool.

Wer weniger als 5 Sitzungen pro Woche hat oder nur Pakete verkauft (keine Laufkunden), ist mit der manuellen Variante einfacher dran.

In 3 Schritten starten

1. Kostenlos auf haiku.lt registrieren und Google verbinden — 500 Rechnungen im kostenlosen Tarif decken ein ganzes Jahr Solo-Coaching ab.
2. Je eine Rechnung pro Kundentyp erstellen — eine einzelne Laufkundensitzung, ein 10er-Paket und die monatliche Firmenübersicht. Drei Vorlagen, die Haiku dauerhaft wiederverwendet.
3. Den Kalender-Assistenten am Monatsende ausführen, dabei Kunden mit aktiven Paketen abwählen. Erster Durchlauf: zehn Minuten; ab dem zweiten Monat: fünf.

Den Sonntagabend zurückerobern

Kostenlos auf haiku.lt registrieren und an den Sitzungen dieses Monats ausprobieren.

Fragen? E-Mail an dalius.dobravolskas@gmail.com.