Für Coaches: Premium-Positionierung, variable Sätze und ein Kalender, der alles weiß

Die Rechnung eines Coaches ist Teil des Produkts. Wer 180 € für eine Einzelsitzung zahlt, erwartet etwas anderes als eine Personalentwicklungsabteilung, die 4.800 € für ein sechsmonatiges Executive-Coaching abrechnet — und beide kaufen, auf je eigene Weise, ebenso sehr Vertrauen wie Zeit. Eine schludrig aus einer Excel-Vorlage gezogene Rechnung untergräbt das beim ersten Eindruck.

Die Buchhaltung darunter sieht derweil deutlich unordentlicher aus, als die Website vermuten lässt.

Andrius kennenlernen

Andrius ist Executive Coach in Vilnius — zwölf Jahre HR, dann vor vier Jahren in die Selbstständigkeit. Sein Kundenstamm verschiebt sich Monat für Monat: drei Retainer-Kunden in sechsmonatigen Engagements zu je 800 €/Monat, ein paar Einzel-Discovery-Sessions zu 180 €, gelegentlich halbtägige Workshops für L&D-Abteilungen zu 2.400 €.

Life Coaches, Business Coaches, Karrierecoaches haben dieselbe Form — andere Sprache, dieselbe Mathematik. Variable Sitzungssätze, ein Mix aus Einmal- und Stammkunden, eine Premium-Positionierung, die den Kontakt mit der Rechnungs-PDF überleben muss.

So sieht die Abrechnung wirklich aus

Die drei Ströme ziehen in unterschiedliche Richtungen:

• Retainer-Engagements werden zu einem festen Monatsdatum abgerechnet, oft im Voraus. Verträge über zwei bis zwölf Monate mit fest vereinbartem Satz; der Kalender regelt den Takt — aber wird eine Sitzung über die Monatsgrenze verschoben, muss man wissen, zu welcher Rechnung sie gehört.
• Einzelsitzungen werden über die Website oder per DM verkauft — im Voraus per Payment Link bezahlt, aber Firmenkunden wollen eine ordentliche Rechnung im Buchhaltungssystem, nicht nur eine Stripe-Quittung. Sie wollen die Bestellnummer auf der Position. Sie wollen sie binnen 48 Stunden, damit sie nicht aus dem Beschaffungsquartal rutscht.
• Workshops sind Projektarbeit. Eine Rechnung pro Kunde und Workshop, manchmal 50/50 auf zwei Monate aufgeteilt. Die PDF muss aussehen wie etwas: Ihr Logo, Ihre Farben, Ihre Domain im Absender — denn L&D-Käufer legen die Rechnung neben die von Agenturen, die das Zehnfache verlangen, und die optische Lücke darf nicht peinlich sein.

Premium-Positionierung ist fragil. Eine logolose Rechnung in Standardschrift aus einem gmail.com-Postfach ist eine schlechtere Unterschrift als gar keine.

Wie Haiku in eine Coaching-Praxis passt

Vier Teile von Haiku erledigen die Arbeit:

• Monatsrechnungen massenhaft aus dem Kalender erstellen — jede Retainer-Sitzung steht im Google Kalender; am Monatsende Haiku auf den Vormonat richten, nach Kundenname gruppieren, und eine Rechnung pro Retainer fällt mit allen Sitzungen heraus. Derselbe Ablauf erfasst Einzelsitzungen, die in den Monat fielen. Rechnungen aus Google Kalender erstellen.
• Einzelrechnung in unter einer Minute für einen L&D-Workshop, eine frische Discovery-Session oder alles Unregelmäßige — mit Bestellnummer auf der Position und vollständigen Firmendaten. Eine Rechnung erstellen.
• Aus der eigenen Domain via Gmail versenden, damit die Buchhaltung beim Kunden „andrius@andriuscoaching.com” sieht und nicht „no-reply@irgendein-tool”. Der Ordner „Gesendet” ist die Belegspur, wenn ein Einkäufer drei Monate später das Original anfordert. Gmail für den Rechnungsversand einrichten.
• Markenanpassung — Logo, Farbe, Fußzeile, Schrift — damit die PDF, die der L&D-Käufer öffnet, zur Website passt, auf der er sich angemeldet hat. Markenanpassung.

Ob Life-, Business-, Karriere- oder Executive Coach — derselbe Ablauf: Retainer über den Kalender, Einzelsitzungen und Workshops als Einzelrechnungen, alles im Look der Praxis.

Wann es nicht passt

Wenn Sie nur eine Engagement-Form über einen festen Vertrag mit einem Firmenkanal laufen lassen und ein Finance-Team in Ihrem Namen abrechnet, brauchen Sie das nicht. Sobald Sie selbst Rechnungen senden, sobald Ihr Name darauf steht, fangen Marke und Takt an, eine Rolle zu spielen.

In 3 Schritten starten

1. Kostenlos auf haiku.lt registrieren und Google verbinden — 500 Rechnungen im kostenlosen Tarif decken bei einer Einzelpraxis viele Jahre.
2. Logo hochladen und Markenfarben wählen — fünf Minuten Einrichtung, und ab sofort sieht jede Rechnung aus wie der Rest der Praxis.
3. Am Monatsende den Kalender-Assistenten für Retainer ausführen; Einzelsitzungen ausstellen, sobald sie reinkommen. Erster Monat: fünfzehn Minuten; ab dem zweiten: fünf.

Von „hoffentlich sieht das professionell genug aus” zu einer PDF, auf die man stolz ist

Kostenlos auf haiku.lt registrieren und die Retainer dieses Monats darüber laufen lassen.

Fragen? E-Mail an dalius.dobravolskas@gmail.com.