Für Kosmetikerinnen und Nageldesignerinnen: Brautpakete, Markendeals und Produktlinien

Die Buchhaltung eines Beauty-Studios wirkt vom Stuhl aus ruhig: stetige Stammkundschaft mit Kartenzahlung, ein Trinkgeldglas, ein Terminal, das den Tag zusammenrechnet. Die eigentliche Komplexität liegt in drei Taschen — den Brautbuchungen mit Anzahlung, der Kosmetikmarke, die für Instagram-Posts mit ihrem Gel bezahlt, und der kleinen Produktlinie, die Sie an der Theke weiterverkaufen.

Drei stille B2B-Papierquellen in dem, was wie ein B2C-Geschäft aussieht.

Gabija kennenlernen

Gabija führt ein Nagel- und Augenbrauenstudio in Panevėžys, arbeitet vier Tage allein und holt sich samstags eine Teilzeitkollegin dazu. Laufkundschaft und Wiederbuchungen füllen die Wochentage — etwa 12 Kunden am Tag, 25-40 € pro Behandlung.

Samstage sind anders. Eine Brautparty zahlt einen Monat vorher 50 % Anzahlung und den Rest am Hochzeitstag. Ein koreanischer Kosmetik-Distributor schickt Produktpakete und zahlt 200 € pro Reel, in dem sie das Gel verwendet. Und das Regal an der Tür — Handcremes, ein Eigenmarken-Nagelöl, ein Maniküre-Starter-Set — wird alle sechs Wochen bei einem Lieferanten nachbestellt, dessen Rechnung immer als PDF kommt.

Der Alltag wird per Karte bezahlt. Das interessante Geld bringt Papierkram mit.

So sieht die Abrechnung wirklich aus

Jede Tasche hat ihre Eigenheiten:

• Brautpakete sind geteilte Zahlungen. Anzahlungsrechnung am Tag der Buchung, Restzahlungsrechnung (oder USt-Beleg) am Hochzeitstag. Sagt die Braut ab, greift die Teilrückerstattung und es folgt eine Gutschrift.
• Markenkooperationen sind B2B mit ausländischen Firmen — der koreanische Distributor will eine englische Rechnung mit seiner Registriernummer, Zahlung per SEPA. Der Kampagnen-Hashtag muss auf der Rechnung stehen. Ihre Buchhaltung schließt am 25., also muss die Rechnung vorher ankommen.
• Produkt-Weiterverkauf hat zwei Seiten. Eingehend: die monatliche Nachbestell-PDF des Lieferanten, voller USt-Positionen, die in die Ausgaben gehören. Ausgehend: Walk-in-Produkt-Verkäufe laufen übers Terminal, aber ein Salon, der eine Kiste Ihres Eigenmarken-Öls zum Weiterverkauf bestellt, will eine ordentliche B2B-Rechnung.

Diese drei Ströme zusammen sind vielleicht sechs bis acht Rechnungen im Monat. Zu wenig, als dass sich etwas von selbst automatisiert, zu viel, um es am Monatsende von Hand zu erledigen.

Wie Haiku in die Buchhaltung einer Kosmetikerin passt

Drei Teile von Haiku übernehmen den Hauptteil:

• Einzelrechnung in unter einer Minute für eine Brautanzahlung, eine Markenkooperation oder eine Großhandelsbestellung. Kundendaten und Positionsvorlagen sind gespeichert — die Anzahlungsrechnung von heute ist formgleich mit der vom nächsten Monat, nur die Daten ändern sich. Eine Rechnung erstellen.
• Aus dem eigenen Gmail senden, damit der koreanische Distributor „Gabija Beauty” sieht statt eines No-Reply, und Sie im selben Thread den Instagram-Statistik-Screenshot anhängen können. Der Ordner „Gesendet” ist die Belegspur, wenn ein Kampagnen-Manager ein halbes Jahr später fragt: „Haben wir das eigentlich abgeschlossen?” Gmail für den Rechnungsversand einrichten.
• Lieferanten-PDFs in die Ausgaben weiterleiten — wenn der Produktlieferant die monatliche Nachbestell-PDF schickt, in Haiku ablegen, und Summen, Daten und USt landen im Ausgabenprotokoll. Die Wareneinsatzposition des Betriebs ist aufgeschlüsselt, ohne Tabellenarbeit. Ausgaben automatisch erfassen.

Ob das Studio mehr auf Nägel, Wimpern, Brauen oder Haut setzt — der Ablauf ist derselbe: Stammkundschaft bleibt am Terminal, die wenigen Papierkram-Ereignisse pro Monat liegen in Haiku, Lieferanten-PDFs landen dort automatisch.

Wann es nicht passt

Wenn ausschließlich Laufkundschaft an der Kasse zahlt und nie eine Firma in Rechnung gestellt wird, brauchen Sie das nicht — der Terminalbericht reicht. Die erste Brautanzahlung, das erste Markenpaket oder die erste Großhandelsbestellung ändert das.

In 3 Schritten starten

1. Kostenlos auf haiku.lt registrieren und Gmail verbinden — 500 Rechnungen im kostenlosen Tarif decken bei diesem Studiomaßstab viele Jahre.
2. Die nächste Brautanzahlung oder Markenkooperationsrechnung über Haiku ausstellen — die Vorlage wird gespeichert, die nächste dauert zwanzig Sekunden.
3. Die Lieferanten-PDFs dieses Monats an die Ausgaben-Mailadresse weiterleiten. Nachbestellung, Miete, Gel-Großhändler — die Summen erscheinen aufgeschlüsselt, fertig für die Buchhaltung.

Aus drei Seitenfächern wird eine ordentliche Schublade

Kostenlos auf haiku.lt registrieren und das nächste Brautpaket darüber laufen lassen.

Fragen? E-Mail an dalius.dobravolskas@gmail.com.