Für Kfz-Mechaniker: Flotte, Versicherung und Laufkundschaft auf einem Rechnungsstapel

Eine Werkstatt ist eigentlich nicht ein Geschäft, sondern drei. Der Laufkunde, der bar für die Bremsen zahlt. Die Taxi- oder Lieferflotte, die am Montag vier Transporter abstellt und eine detaillierte Rechnung mit 30 Tagen Zahlungsziel erwartet. Der Versicherungsfall, bei dem jede Teilenummer, jede Arbeitsstunde und jede USt-Position von einem Dritten geprüft wird, der Sie nie gesehen hat.

Drei Geschäfte, drei Zahlungsrhythmen, ein Rechnungsstapel, der einer Prüfung standhalten muss.

Lukas kennenlernen

Lukas führt eine kleine Werkstatt am Stadtrand von Kaunas. Zwei Hebebühnen, drei Mechaniker und eine stabile Mischung: rund 60 % Privatfahrzeuge, 25 % eine kleine Lieferflotte, die schon lange Stammkunde ist, und 15 % Versicherungsarbeiten über zwei lokale Makler. Die Flotte zahlt zum Monatsende. Die Versicherungsaufträge zahlen, wenn der Makler die Unterlagen freigibt — meist nach sechs bis acht Wochen. Die Laufkundschaft zahlt, bevor sie wegfährt.

Sein altes System war ein Notizblock auf dem Tresen und eine Excel-Datei, die der Buchhalter jedes Quartal neu aufbaute. Das funktionierte bei zwei Autos am Tag. Bei acht fing es an zu lecken — eine fehlende Quittung für einen Kupplungssatz, eine abgelehnte Versicherungsrechnung, weil die Arbeitsstunden nicht je Aufgabe getrennt waren, ein Flottenkunde, der den falschen Betrag überwies, weil die Rechnung des Vormonats überschrieben worden war.

So sieht die Abrechnung wirklich aus

Jeder Auftrag hat denselben Aufbau — Teile plus Arbeit — aber der Papierkram drumherum ändert sich je Kundentyp:

• Laufkundschaft will eine einfache Rechnung, oft per E-Mail für die Garantie. Tempo zählt mehr als Detailtiefe.
• Flottenkunden wollen konsolidierte, detaillierte Rechnungen mit 30 Tagen Zahlungsziel, mit ihrer Bestellnummer, dem Kennzeichen und Arbeitsstunden je Aufgabe getrennt. Manche wollen eine Rechnung pro Fahrzeug, andere eine kombinierte Rechnung pro Monat.
• Versicherungsfälle wollen jedes Teil mit Katalognummer, Arbeit zum vereinbarten Stundensatz und eine saubere USt-Aufschlüsselung. Fehlt etwas, kommt der Antrag zurück.

Obendrein kommen Teile von drei Lieferanten, die Preise schwanken, und die Marge zwischen Einkauf und Verkauf ist das ganze Spiel.

Wie Haiku in eine Werkstatt passt

Drei Teile von Haiku passen sauber zum Tag eines Mechanikers:

• Eine Rechnung pro Auftrag mit Teilen und Arbeit als getrennte Positionen, in unter einer Minute geschrieben. Kundendaten (Flottenkonto, Versicherungsmakler, Laufkunde) werden automatisch gespeichert und beim nächsten Mal wiederverwendet. Eine Rechnung erstellen.
• Zahlungsziel 30 Tage oder mehr auf der Rechnung, Fälligkeitsdatum auf dem Dokument gedruckt, überfällige Rechnungen automatisch markiert — keine Tabelle, wer was schuldet. Fälligkeiten und Zahlungsziele.
• Lieferantenrechnungen als Ausgaben erfassen — laden Sie das PDF oder die E-Rechnung für den Kupplungssatz hoch, und Haiku liest Lieferant und Betrag aus. Drei Monate später, wenn ein Versicherungsmakler die Teilekosten anzweifelt, sind die Lieferantenrechnung und Ihre Kundenrechnung eine Suche entfernt. Ausgaben erfassen.

Derselbe Ablauf, ob die Werkstatt allgemeine Reparaturen, Karosserie, Reifen oder Diagnostik macht. Derselbe Ablauf, ob der Kunde ein Rentner mit einem 15 Jahre alten Kleinwagen ist oder eine Logistikfirma mit 40 Transportern.

Wann es nicht passt

Wenn die Werkstatt Teil einer Händlerkette mit eigenem DMS ist, das bereits Rechnungen schreibt, ersetzt Haiku das nicht. Wer weniger als 5 Aufträge pro Woche macht und nur Bargeld nimmt, fährt mit einem Notizbuch einfacher. Alles dazwischen — unabhängige Werkstätten mit 20 bis mehreren hundert Aufträgen pro Monat aus Laufkundschaft, Flotte und Versicherung — ist der Unterschied zwischen einem ruhigen Freitagnachmittag und einem chaotischen Sonntagabend auf Belegsuche.

In 3 Schritten starten

1. Kostenlos auf haiku.lt registrieren — der kostenlose Tarif umfasst 500 Rechnungen pro Jahr, das reicht den meisten kleinen Werkstätten.
2. Je eine Rechnung pro Kundentyp erstellen, um zu sehen, wie jede aussieht: ein schneller Laufkunde, eine Flottenrechnung mit 30 Tagen Zahlungsziel, ein Versicherungsauftrag mit Teilekatalognummern in den Positionsbeschreibungen. Die drei Vorlagen decken 90 % der Woche ab.
3. Die nächste Lieferantenrechnung als PDF auf die Ausgabenseite hochladen. Die Teilenummern werden durchsuchbar — wenn ein Makler das nächste Mal einen Aufschlag hinterfragt, ist die Kostenseite zwei Klicks entfernt.

Den Freitagnachmittag zurückerobern

Kostenlos auf haiku.lt registrieren und an den Aufträgen dieser Woche ausprobieren.

Fragen? E-Mail an dalius.dobravolskas@gmail.com.