Hur man skapar fakturor från Google Calendar-händelser (steg-för-steg-guide)

2026-01-08

Denna artikel är AI-översatt

Om du är konsult, coach, terapeut eller någon tjänsteproffs som fakturerar per möte känner du till den månatliga rutinen: öppna din kalender, räkna sessioner för varje klient och skapa sedan fakturor en efter en manuellt. Det är tråkigt, tidskrävande och benäget för fel.

Tänk om din kalender helt enkelt kunde bli dina fakturor?

Det är precis vad Haiku.lts funktion “Skapa från kalender” gör. I denna guide kommer jag att visa dig hur du omvandlar dina Google Calendar-möten till professionella fakturor på minuter, inte timmar.

Vem drar nytta av denna funktion?

Denna funktion är perfekt för alla som fakturerar per möte eller session:

Konsulter - Strategisessioner, rådgivningssamtal, projektmöten
Coaches - Livscoachning, affärscoachning, karriärrådgivning
Terapeuter & psykologer - Individuell terapi, gruppsessioner
Handledare & lärare - Språklektioner, musiklektioner, akademisk handledning
Personliga tränare - En-mot-en-träningssessioner, gruppklasser
Danslärare - Privatlektioner, gruppklasser
Sjukvårdspersonal - Fysioterapi, massageterapi, alternativ medicin
Juridiska rådgivare - Konsultationstimmar
Nutritionister & dietister - Klientkonsultationer

Om du schemalägger möten i Google Calendar och behöver fakturera för dessa sessioner kommer denna funktion att spara dig timmar varje månad.

Problemet: Manuellt fakturaskapande

Låt oss träffa Sofia, en psykoterapeut i Amsterdam med en livlig praktik. Hon ser cirka 30 klienter per vecka och erbjuder både individuell och parterapi till olika priser.

Varje månad står Sofia inför samma tråkiga uppgift: granska sin kalender, räkna sessioner för varje klient och skapa 25-30 fakturor manuellt. Mellan att kontrollera möteshistorik, beräkna antal och mata in data tar det henne nästan 2 timmar.

Och hon är inte ensam. Oavsett om du är yogainstruktör i Rom, affärscoach i Paris eller pianolärare i Wien, om du fakturerar per möte har du upplevt denna frustration.

Lösningen: Kalender-till-faktura-automatisering

Haiku.lts kalenderintegration konverterar automatiskt dina Google Calendar-händelser till fakturor. Här är magin:

Varje unik händelsetitel blir en klientfaktura
Antalet möten blir kvantiteten
All din faktureringsdata är förfylld från tidigare fakturor
Du granskar och anpassar innan du skapar något

Det som brukade ta Sofia 2 timmar tar nu 10 minuter.

Förutsättningar: Vad du behöver

Innan du börjar, se till att du har:

Ett Haiku.lt-konto - Registrera dig på haiku.lt (gratis för upp till 500 fakturor)
Google Calendar med dina möten - Använd klientnamn som händelsetitlar för bästa resultat
Google Calendar-behörighet - Beviljas när du loggar in med Google

Viktigt: Haiku.lt lagrar inte dina kalenderdata. Det hämtar endast händelsetitlar och datum tillfälligt för att skapa fakturor. Din kalender förblir privat.

Steg 1: Få åtkomst till funktionen

Efter att ha loggat in på Haiku.lt ser du din instrumentpanel. Leta efter knappen “Skapa från kalender”. Klicka på den för att starta 4-stegsguiden.

Knappens verktygstips förklarar: “Skapa flera fakturor från Google Calendar-händelser. Varje unikt händelsenamn blir en köpare, och antalet förekomster blir kvantiteten.”

Steg 2: Konfigurera din kalenderimport

Den första skärmen ber dig konfigurera hur fakturor ska skapas. Låt oss gå igenom varje fält:

Välj kalender

Välj vilken Google Calendar som innehåller dina fakturerbara möten. Om du har flera kalendrar, välj den där du spårar klientsessioner. Din primära kalender kommer att märkas som “(Primary)”.

Proffstips: Överväg att skapa en dedikerad “Fakturerbara sessioner”-kalender separat från dina personliga möten. Detta gör faktureringen renare och snabbare.

Datumintervall

Ställ in perioden för vilken du vill skapa fakturor. Systemet använder som standard den aktuella månaden (första till sista dagen), men du kan välja vilket datumintervall som helst.

När du justerar datumen räknar systemet hur många händelser som finns under den perioden och visar antalet. Om du ser “Inga händelser hittades”, dubbelkolla ditt kalenderval och datumintervall.

Vanligt mönster: De flesta yrkesverksamma fakturerar månadsvis, så att välja föregående månad i början av varje ny månad fungerar perfekt.

Fakturaserie

Ange ett serienamn för dessa fakturor (till exempel “KONSULT”, “TERAPI”, “LEKTIONER”). Om du har skapat fakturor tidigare föreslår systemet dina senaste serienamn.

Fakturaserier hjälper dig att organisera fakturor efter typ eller år. Till exempel “2026-COACHING” eller helt enkelt “SESSIONER”.

Säljarinformation

Ange dina företagsuppgifter - ditt namn eller företagsnamn, adress, skatte-ID och annan information du vill ha på fakturan. Om du har skapat fakturor i denna serie tidigare fylls detta fält i automatiskt med din tidigare information.

Faktura utfärdad av

Ange namnet på vem som utfärdar fakturan (vanligtvis ditt namn). Liksom säljarfältet fylls detta i automatiskt från dina tidigare fakturor.

Radartikkelkonfiguration

Konfigurera nu vad som visas på varje faktura som den fakturerbara tjänsten:

Radartikelnamn - Vad du fakturerar för (t.ex. “Terapi session”, “Konsulttimme”, “Pianolektion”). Systemet kommer ihåg dina tidigare radartiklar och föreslår dem.

Standardpris (per enhet) - Din standardtaxa per session. Ange beloppet i din valuta (euro för användare i euroområdet).

Moms % - Om du är momsregistrerad, ange din momsprocent. Detta fält visas endast om du har aktiverat moms i dina inställningar.

Enhet - Måttenheten för din tjänst. Standardvärdet är “stycken” vilket fungerar för de flesta sessionsbaserad fakturering. Du kan också välja “timmar” eller andra enheter från rullgardinsmenyn.

Proffstips: När du börjar skriva i Radartikelnamn, om du har använt den artikeln tidigare, fyller systemet automatiskt i pris, moms och enhet baserat på din historik. Detta säkerställer konsekvens.

När alla obligatoriska fält är ifyllda och systemet hittar minst en kalenderhändelse blir knappen “Nästa” aktiv.

Steg 3: Granska och redigera dina fakturor

Det är här magin händer. Systemet har grupperat dina kalenderhändelser efter titel och förberett utkast till fakturor. Här är vad du kommer att se:

Hur händelser blir fakturor

Systemet analyserar dina kalenderhändelser och tillämpar denna logik:

Grupperar händelser efter titel - Alla händelser med samma namn grupperas tillsammans
Varje unik titel blir en faktura - “Marie Dubois”-möten blir en faktura för Marie
Räknar förekomster - Om “Marie Dubois” visas 4 gånger blir kvantiteten 4
Utesluter automatiskt - Händelser utan titlar och möten du har avböjt hoppas över

Smart förfyllnad

För varje klientnamn tittar Haiku.lt på din fakturahistorik och fyller automatiskt i:

E-postadress
Land
Skatte-ID
Föredraget fakturaspråk
Senaste pris du debiterade dem för denna specifika tjänst

Detta är otroligt kraftfullt. Om du debiterade Marie 80 € per session förra månaden och Pierre 100 € per session (kanske han är företagskund), kommer systemet ihåg och ställer in dessa priser automatiskt.

Granskningstabellen

Du ser en tabell med en rad per klient som visar:

Köparnamn - Händelsetiteln från din kalender (redigerbar)
Kvantitet - Antal möten (redigerbar)
E-post - Klientens e-post om tidigare använd (redigerbar)
Land - Klientens land (redigerbar)
Skatte-ID - Klientens skatte-ID om känt (redigerbar)
Fakturaspråk - Vilket språk för PDF:en, med 39 alternativ inklusive engelska, tyska, franska, spanska, italienska, nederländska, portugisiska med mera (redigerbar)
Pris (per enhet) - Taxan för denna specifika klient (redigerbar)

Allt är redigerbart. Du kan:

Justera kvantiteter om du räknade annorlunda
Uppdatera e-postadresser
Ändra prissättning för specifika klienter
Ställa in olika fakturaspråk för internationella klienter
Ta bort klienter du inte vill fakturera ännu
Lägga till ytterligare klienter manuellt med knappen ”+ Lägg till köpare”

Exempelscenario: Sofia ser dessa grupperade möten:

Marie Dubois: 4 sessioner
Jan de Vries: 4 sessioner
Anna Schmidt: 5 sessioner
Kombinerad parsession (Marie & Jan): 2 sessioner

Hon kan justera “Kombinerad parsession” för att dela mellan de två klienterna, eller lämna det som en separat faktura. Flexibiliteten är din.

Om du skapar fler än 50 fakturor visar systemet en varning om att det kan ta flera minuter. För de flesta användare är dock batchstorlekar 10-30 fakturor vilket slutförs mycket snabbt.

När allt ser korrekt ut, klicka på “Skapa X faktura/fakturor” för att fortsätta.

Steg 4: Skapa fakturor

Systemet skapar nu dina fakturor en efter en. Du ser en förloppsindikator som visar “Skapar faktura X av Y…” medan det arbetar genom din lista.

Bakom kulisserna gör systemet:

Skapar varje faktura med ett automatiskt ökande nummer
Genererar en professionell PDF
Tillämpar dina PDF-stilpreferenser (du kan välja mellan 5 stilar i dina inställningar)
Kör alla automationsregler du har konfigurerat
Kontrollerar dina kontogränser (gratiskonton: 500 fakturor totalt, Pro: obegränsat)

För de flesta batcher slutförs detta på under 2 minuter. Större batcher kan ta längre tid, men systemet fortsätter arbeta - du kan vänta eller komma tillbaka senare.

Om du är på gratisplanen och närmar dig 500-fakturasgränsen kommer systemet att varna dig innan du skapar fakturor som skulle överskrida din gräns.

Steg 5: Granska resultat

Framgång! Den sista skärmen visar dig vad som skapades:

Sammanfattningsmärket visar: “X lyckades, Y misslyckades av Z totalt”

Framgångsrikt skapade fakturor

Du ser en tabell över alla skapade fakturor med:

Serie och nummer (t.ex. “TERAPI-045”)
Köparnamn
“Visa”-länk för att se fakturadetaljer

Misslyckades att skapa (om några)

Om några fakturor inte kunde skapas (kanske på grund av valideringsfel eller nådd gräns), visas de här med felmeddelanden så att du kan förstå vad som gick fel.

Nästa steg

Från denna skärm kan du:

Tillbaka till instrumentpanelen - Återgå till din huvudfakturalista
Skapa fler från kalender - Starta guiden igen för ett annat datumintervall
Använd multiredigering för att skicka/spara - Detta är kraftfullt! Det tar dig till multiredigeringsguiden där du kan:
- Skicka alla fakturor via Gmail i en batch
- Spara alla PDF:er till Google Drive på en gång
- Låsa alla fakturor efter sändning
- Markera dem som betalda när betalningar anländer

Verkligt arbetsflödesexempel

Låt oss se hur Luca, en affärscoach i Milano, använder denna funktion månadsvis:

Lucas upplägg

Google Calendar: “Klientcoaching”-kalender separat från personlig kalender
Händelsenamngivning: Klientnamn som händelsetitel (t.ex. “Startup Italia”, “Marco Rossi”)
Faktureringscykel: Första veckan varje månad för föregående månad
Taxor: Standard 120 €/timme, några VIP-klienter på 150 €/timme

Lucas månatliga process

Dag 1 av ny månad:

Öppnar Haiku.lt, klickar på “Skapa från kalender”
Väljer “Klientcoaching”-kalender
Ställer in datumintervall: Föregående månad (t.ex. 1-31 december)
Konfigurerar:
- Serie: “2026-COACHING”
- Radartikel: “Affärscoachingssession”
- Standardpris: 120 €
- Enhet: timmar
Klickar på “Nästa”

Granskningsskärm:

Ser 18 fakturor för 10 olika klienter
De flesta klienter har korrekt 120 €-taxa (autofylld från historik)
Justerar 2 VIP-klienter till 150 € (systemet kom ihåg detta från förra månaden, men han dubbelkollar)
Ändrar fakturaspråk:
- Italienska för lokala klienter
- Engelska för internationella startupklienter
Tar bort en testhändelse som fanns i hans kalender
Klickar på “Skapa 17 fakturor”

Resultat:

Alla 17 fakturor skapade framgångsrikt på cirka 90 sekunder
Klickar på “Använd multiredigering för att skicka/spara”
Väljer alla fakturor, skickar dem via Gmail med sin anpassade mall
Sparar alla PDF:er till sin “2026 Fakturor”-mapp i Google Drive

Total tid: 8 minuter från start till slut

Tidigare manuell process: Skulle ha tagit 90-120 minuter

Månatlig tidsbesparing: 82-112 minuter (cirka 17 timmar per år!)

Proffstips och bästa praxis

Kalenderorganisation

Använd konsekvent händelsenamngivning: Se till att varje klients händelser använder exakt samma namn. “Marie Dubois” och “marie dubois” behandlas som olika klienter. Välj en namngivningskonvention och håll dig till den.

Skapa en dedikerad fakturerbar kalender: Istället för att blanda personliga och fakturerbara händelser, skapa en separat Google Calendar för klientsessioner. Detta gör funktionen renare och snabbare att använda.

Avböj händelser du inte vill fakturera: Om du har en pro bono-session eller ett möte som inte ska faktureras, avböj det i Google Calendar. Systemet utesluter automatiskt händelser du har avböjt.

Använd kalenderfärger: Färgkoda olika typer av sessioner eller klientkategorier i Google Calendar. Även om detta inte påverkar faktureringen hjälper det dig att visuellt organisera ditt schema.

Prissättningsstrategier

Låt systemet komma ihåg klientspecifika taxor: Systemet lagrar det senaste priset du använde för varje klient och radartikelkombination. Om du har differentierade priser (standardklienter på 80 €, premium på 100 €), efter första månaden fylls dessa taxor i automatiskt korrekt.

Ställ in din standardtaxa för nya klienter: I konfigurationssteget gäller ditt standardpris för alla klienter som inte har en historik. Ställ in det till din vanligaste taxa.

Granska innan du skapar: Kontrollera alltid granskningstabellen innan du klickar på skapa. Det är din chans att fånga eventuella schemaavvikelser eller tillämpa specialrabatter.

Batchoperationer

Efter att ha skapat kalenderfakturor är multiredigeringsguiden din bästa vän:

Skicka alla på en gång: Välj alla nyligen skapade fakturor och skicka dem via Gmail i en åtgärd. Du kan välja olika e-postmallar och anpassa meddelandet.

Spara till Google Drive: Batchspara alla PDF:er till en specifik mapp i din Google Drive för arkivering.

Låsa fakturor: Efter sändning, låsa alla fakturor på en gång för att förhindra oavsiktliga redigeringar.

Spåra betalningar: När betalningar anländer, använd multiredigering för att markera flera fakturor som betalda.

Flerspråksöverväganden

Om du arbetar med internationella klienter över hela Europa:

Ställ in språk per klient: I granskningssteget kan du ställa in varje faktura till ett annat språk
39 språk stöds: Alla EU-språk plus norska, serbiska, ukrainska, turkiska med mera
Språk kommer ihåg: När du ställer in en klients föredragna språk kommer systemet ihåg för nästa gång

Exempel: Elena, en yogainstruktör i Barcelona, undervisar både lokalbefolkning och expats. Hennes spanska klienter får fakturor på spanska (Español), hennes engelska studenter får engelska fakturor och hennes tyska klienter får tyska (Deutsch) fakturor. Systemet kommer ihåg varje persons preferens.

Undvika vanliga misstag

Kontrollera händelsetitlar innan du börjar: Granska din kalender först. Om du ser inkonsekvent namngivning (vissa händelser säger “Klient: John” och andra säger “John Smith”), rensa upp dessa först för renare gruppering.

Granska kvantiteter: Innan du klickar på skapa, verifiera att kvantiteterna är vettiga. Om en klient visar 12 sessioner men du vet att de bara hade 4, kontrollera din kalender för dubbletter eller felaktigt namngivna händelser.

Glöm inte e-postadresser: Även om det är valfritt, att ha e-postadresser i granskningssteget sparar tid senare när du vill skicka fakturor. Lägg till eventuella saknade e-postadresser under granskningen.

Använd meningsfulla serienamn: Istället för “2026-1”, använd beskrivande serier som “2026-COACHING” eller “JAN-TERAPI”. Framtida-du kommer att uppskatta tydlig organisation.

Vanliga frågor

F: Lagrar Haiku.lt mina kalenderdata?

S: Nej. Kalenderdata hämtas tillfälligt endast när du använder denna funktion. Endast händelsetitlar och datum läses för att beräkna kvantiteter. Ditt kalenderinnehåll lagras aldrig permanent, och Haiku.lt kan inte komma åt kalenderdata såvida du inte aktivt använder denna funktion.

F: Vad händer om jag har återkommande händelser i min kalender?

S: Perfekt! Återkommande händelser expanderas automatiskt till enskilda förekomster. Om du har “Marie Dubois - Veckolig session” som upprepas varje tisdag räknas varje förekomst separat. Så 4 tisdagar = kvantitet 4.

F: Kan jag utesluta vissa händelser utan att radera dem från min kalender?

S: Ja, på två sätt: (1) Avböj händelsen i Google Calendar - avböjda händelser utesluts automatiskt, eller (2) Ta helt enkelt bort den klienten från granskningstabellen innan du klickar på skapa.

F: Vad händer om jag har fler än 50 klienter på en månad?

S: Funktionen fungerar bra, även om du ser en varning om att skapandet kan ta några minuter. Om du har denna volym regelbundet, överväg att uppgradera till Pro (5 €/månad) för obegränsade fakturor. Gratisplanen inkluderar 500 fakturor totalt, vilket kan ta slut snabbt med hög volym.

F: Kan jag använda olika priser för olika klienter?

S: Absolut! Detta är en av de bästa funktionerna. I granskningssteget är varje klients pris redigerbart. Systemet kommer ihåg vad du debiterade dem senast, så om du har differentierade priser fylls det i automatiskt korrekt efter första månaden.

F: Vad händer med heldagshändelser?

S: De inkluderas och räknas som en förekomst var. Systemet behandlar heldagshändelser på samma sätt som tidsinställda händelser för faktureringsändamål.

F: Min kalender har möten i två olika kategorier (individuella och gruppsessioner). Kan jag hantera båda?

S: Du kan köra guiden två gånger - en gång för varje radartikeltyp. Skapa först fakturor för “Individuell terapi session” till en taxa, kör den sedan igen för “Gruppterapi session” till en annan taxa. Eller så kan du justera manuellt i granskningssteget.

F: Vad händer om jag gjorde ett misstag och vill radera fakturorna?

S: Inga problem. Du kan radera fakturor individuellt eller använda multiredigeringsguiden för att välja och radera flera fakturor på en gång. Se bara till att du inte har skickat dem ännu, eftersom radering av skickade fakturor kan förvirra klienter.

Bortom kalenderfakturor: Andra Haiku.lt-funktioner

När dina fakturor är skapade, utforska dessa funktioner:

Multiredigeringsguide - Batchoperationer för sändning, låsning, markering som betald med mera. Väsentlig efter att ha skapat kalenderfakturor.

Anpassade e-postmallar - Designa vackra faktura-e-postmeddelanden med din logotyp och varumärkesfärger med MJML-mallar, eller välj bland 5 inbyggda mallar.

Google Drive-integration - Spara automatiskt faktura-PDF:er till Google Drive med ett klick. Håll organiserade mappar efter månad eller klient.

JavaScript-automatisering - För avancerade användare: skriv JavaScript-program för att automatiskt fylla i fältet “Ytterligare information” med betalningsvillkor, förfallodatum eller villkorligt innehåll.

39-språksstöd - Skapa fakturor på vilket europeiskt språk som helst plus många andra. Perfekt för internationellt arbete.

Multivalutastöd - Fakturera i någon av 150+ valutor, med korrekt formatering och symboler.

Statistik & rapportering - Spåra inkomst per klient, jämför perioder, analysera betalninsmönster och exportera till CSV för din revisor.

Slutsats: Spara tid, fakturera mer

Om du fakturerar per möte är kalender-till-faktura-funktionen en spelväxlare. Det som brukade ta timmar tar nu minuter, och risken för underfakturering (glömma att räkna en session) eller överfakturering (dubbelräkning) försvinner praktiskt taget.

Oavsett om du är terapeut i Bryssel, coach i Dublin eller danslärare i Lissabon innehåller din kalender redan dina faktureringsdata. Varför mata in det två gånger?

Redo att prova?

För befintliga användare: Logga in på Haiku.lt och klicka på “Skapa från kalender” på din instrumentpanel. Om du inte har beviljat kalenderbehörighet ännu kommer du att uppmanas att omautentisera.

Nya användare: Registrera dig gratis på haiku.lt (inget kreditkort krävs). Du får 500 fakturor på gratisplanen, vilket är gott om för att testa denna funktion och se tidsbesparingarna själv.

Frågor? E-posta support på dalius.dobravolskas@gmail.com

Nästa gång du står inför den månatliga faktureringsuppgiften, kom ihåg: din kalender är redan klar. Konvertera den bara till fakturor och återgå till det du gör bäst - betjäna dina klienter.

Fler hjälpsamma guider: