Skapa och redigera fakturor

Denna artikel täcker fakturaskapande, redigering och hur Haiku.lt hjälper till med dessa uppgifter.

Skapa fakturor

När du skapar en faktura måste du ange följande information:

• Serienamn - Serienamnet är vanligtvis några bokstäver, såsom dina initialer eller en förkortning av ditt företagsnamn. Det är viktigt att hålla serienamnet konsekvent för alla fakturor relaterade till samma affärsverksamhet.

• Serienummer - Serienummer bör vara sekventiella, och Haiku.lt kommer automatiskt att generera nästa tillgängliga serienummer baserat på serienamnet. Haiku.lt förhindrar dig från att skapa fakturor med dubbletter av serienummer.

• Fakturadatum - Datumet när fakturan skapades. Observera att serienummer måste vara sekventiella inte bara efter nummer utan även efter datum (t.ex. kan faktura #5 inte dateras tidigare än faktura #4). Haiku.lt förhindrar dig från att skapa fakturor med felaktiga datum.

• Språk - För närvarande stödjer Haiku.lt litauiska och engelska. Denna inställning bestämmer språket för den genererade faktura-PDF:en.

• Säljare - Dina företagsuppgifter. Detta kan inkludera:

  • Företags- eller personnamn

  • Skatteregistreringsnummer eller företagsregistreringsnummer

  • Adress

  • E-postadress

  • Telefonnummer

  • Bankkontonummer

  Haiku.lt kommer att spara denna information i dina inställningar och automatiskt fylla i den när du skapar framtida fakturor.

• Köpare - Information om köparen. För enskilda konsumenter som inte behöver fakturan för affärsändamål kanske du inte behöver inkludera fullständiga företagsuppgifter. Men för att dra nytta av Haiku.lts funktioner rekommenderar vi att du inkluderar åtminstone ett namn och e-postadress eller annan unik köparinformation. Detta låter dig snabbt hitta fakturor för specifika köpare och snabbar upp skapandet av nya fakturor för återkommande kunder.

• Utfärdad av - Personen som skapade fakturan.

• Ytterligare information - Här kan du ange ytterligare detaljer du vill visa på fakturan, såsom betalningsvillkor.

• Anteckningar - Information för din interna användning som kommer att hjälpa dig hitta fakturor senare. Denna information ingår inte i faktura-PDF:en.

• Radartiklar - Slutligen måste du lägga till tjänsterna eller produkterna.

När du har angett denna information kan du skapa fakturan och en PDF-fil kommer att genereras som du kan skicka till köparen.

Redigera fakturor

Med en skapad faktura kan du utföra dessa åtgärder:

• Redigera och spara ändringar - Om du redan har skickat fakturan till köparen är det bättre att inte ändra den.

• Markera som betald - Denna information är för din bekvämlighet för att snabbt spåra om alla utfärdade fakturor har betalats. Systemet kommer att beräkna hur många fakturor som är betalda.

• Lås fakturan - Om du har skickat fakturan till köparen kan du låsa den för att förhindra ytterligare ändringar eller radering.

• Radera - Generellt bör du inte radera fakturor, särskilt om du har skickat dem till köparen. Om du raderar en måste du se till att serienumret fortfarande används.

Proformafakturor

Det är viktigt att veta att proformafakturor inte är bokföringsdokument i de flesta jurisdiktioner. Av denna anledning tillåter Haiku.lt inte användning av samma serienamn för proformafakturor som för vanliga fakturor. Haiku.lt utesluter även proformafakturor från olika beräkningar.

Proformafakturor kan vara användbara i situationer där du vill ta emot betalning eller delbetalning, men inte är säker på den slutliga fakturan än. Till exempel:

• Du vill ta emot en förskottsbetalning innan du påbörjar arbetet.

• Du är inte säker på om du får full betalning, men vill informera kunden om det förväntade fakturabeloppet. I detta fall utfärdas den slutliga fakturan vanligtvis efter att ha tagit emot betalning för proformafakturan.

Kreditfakturor

Ibland kan du behöva utfärda en återbetalning eftersom en produkt eller tjänst inte uppfyllde kundens förväntningar. I denna situation kan du uppenbarligen inte radera den ursprungliga fakturan (särskilt om du bara behöver återbetala en del av fakturabeloppet). I sådana fall kan du utfärda en kreditfaktura.