Cum să Creezi Facturi din Evenimente Google Calendar (Ghid Pas cu Pas)

Dacă ești consultant, coach, terapeut sau orice alt profesionist care facturează pe bază de întâlniri, cunoști rutina lunară: deschizi calendarul, numeri sesiunile pentru fiecare client, apoi creezi facturile manual una câte una. Este plictisitor, consumă timp și este predispus la erori.

Ce-ar fi dacă calendarul tău ar putea deveni pur și simplu facturile tale?

Exact asta face funcția “Creare din Calendar” a Haiku.lt. În acest ghid, voi arăta cum să transformi întâlnirile din Google Calendar în facturi profesionale în minute, nu ore.

Cine Beneficiază de Această Funcție?

Această funcție este perfectă pentru oricine facturează pe bază de întâlniri sau sesiuni:

• Consultanți - Sesiuni de strategie, apeluri de consultanță, întâlniri de proiect
• Coachi - Coaching de viață, coaching de business, consiliere de carieră
• Terapeuți și Psihologi - Sesiuni individuale de terapie, sesiuni de grup
• Tutori și Profesori - Lecții de limbi străine, lecții de muzică, meditații academice
• Antrenori Personali - Sesiuni individuale de antrenament, clase de grup
• Profesori de Dans - Lecții private, clase de grup
• Profesioniști din Sănătate - Fizioterapie, masaj terapeutic, medicină alternativă
• Consilieri Juridici - Ore de consultanță
• Nutriționiști și Dieteticieni - Consultații cu clienți

Dacă programezi întâlniri în Google Calendar și trebuie să facturezi pentru acele sesiuni, această funcție îți va economisi ore în fiecare lună.

Problema: Crearea Manuală a Facturilor

Să o cunoaștem pe Sofia, o psihoterapeută din Amsterdam cu o practică aglomerată. Ea vede aproximativ 30 de clienți pe săptămână, oferind sesiuni de terapie atât individuală, cât și pentru cupluri, la tarife diferite.

În fiecare lună, Sofia se confruntă cu aceeași sarcină plictisitoare: revizuirea calendarului, numărarea sesiunilor pentru fiecare client și crearea manuală a 25-30 de facturi. Între verificarea istoricului programărilor, calcularea cantităților și introducerea datelor, îi ia aproape 2 ore.

Și nu este singură. Fie că ești instructor de yoga în Roma, coach de business în Paris sau profesor de pian în Viena, dacă facturezi pe bază de întâlniri, ai experimentat această frustrare.

Soluția: Automatizarea Calendar-la-Factură

Integrarea cu calendarul Haiku.lt convertește automat evenimentele din Google Calendar în facturi. Iată magia:

• Fiecare titlu de eveniment unic devine o factură pentru client
• Numărul de programări devine cantitatea
• Toate datele tale de facturare sunt precompletate din facturile anterioare
• Revizuiești și personalizezi înainte de a crea ceva

Ceea ce obișnuia să îi ia Sofiei 2 ore acum durează 10 minute.

Condiții Prealabile: Ce Ai Nevoie

Înainte de a începe, asigură-te că ai:

1. Un cont Haiku.lt - Înscrie-te la haiku.lt (gratuit până la 500 de facturi)
2. Google Calendar cu programările tale - Folosește numele clienților ca titluri de evenimente pentru cele mai bune rezultate
3. Permisiune Google Calendar - Acordată când te autentifici cu Google

Important: Haiku.lt nu stochează datele calendarului tău. Preia doar titlurile și datele evenimentelor temporar pentru a crea facturi. Calendarul tău rămâne privat.

Pasul 1: Accesează Funcția

După autentificarea în Haiku.lt, vei vedea tabloul de bord. Caută butonul “Creare din Calendar”. Fă clic pe el pentru a lansa asistentul în 4 pași.

Indicatorul butonului explică: “Creează mai multe facturi din evenimente Google Calendar. Fiecare nume de eveniment unic devine un cumpărător, iar numărul de apariții devine cantitatea.”

Pasul 2: Configurează Importul din Calendar

Primul ecran te roagă să configurezi modul în care vor fi create facturile. Să parcurgem fiecare câmp:

Selectează Calendarul

Alege care Google Calendar conține programările tale facturabile. Dacă ai mai multe calendare, selectează-l pe cel în care urmărești sesiunile cu clienții. Calendarul tău principal va fi marcat ca “(Principal)”.

Sfat profesional: Consideră crearea unui calendar dedicat “Sesiuni Facturabile” separat de programările tale personale. Acest lucru face facturarea mai clară și mai rapidă.

Interval de Date

Stabilește perioada pentru care vrei să creezi facturi. Sistemul setează implicit luna curentă (de la prima până la ultima zi), dar poți alege orice interval de date.

Pe măsură ce ajustezi datele, sistemul numără câte evenimente există în acea perioadă și afișează numărul. Dacă vezi “Nu s-au găsit evenimente”, verifică din nou selecția calendarului și intervalul de date.

Model comun: Majoritatea profesioniștilor facturează lunar, astfel încât selectarea lunii anterioare la începutul fiecărei luni noi funcționează perfect.

Serie Factură

Introdu un nume de serie pentru aceste facturi (de exemplu, “CONSULTANTA”, “TERAPIE”, “LECTII”). Dacă ai creat facturi înainte, sistemul sugerează numele seriilor tale recente.

Seriile de facturi te ajută să organizezi facturile după tip sau an. De exemplu, “2026-COACHING” sau simplu “SESIUNI”.

Informații Vânzător

Introdu detaliile afacerii tale - numele tău sau numele companiei, adresa, codul fiscal și orice alte informații pe care le vrei pe factură. Dacă ai creat facturi în această serie înainte, acest câmp se completează automat cu informațiile tale anterioare.

Factură Emisă De

Introdu numele celui care emite factura (de obicei numele tău). Ca și câmpul vânzător, acesta se completează automat din facturile tale anterioare.

Configurarea Articolului de Linie

Acum configurează ceea ce apare pe fiecare factură ca serviciu facturabil:

Numele Articolului de Linie - Pentru ce facturezi (de ex., “Sesiune de Terapie”, “Oră de Consultanță”, “Lecție de Pian”). Sistemul își amintește articolele tale anterioare și le sugerează.

Preț Implicit (pe unitate) - Tariful tău standard pe sesiune. Introdu suma în moneda ta (euro pentru utilizatorii din zona euro).

TVA % - Dacă ești o afacere înregistrată pentru TVA, introdu procentul tău de TVA. Acest câmp apare doar dacă ai activat TVA în setările tale.

Unitate - Unitatea de măsură pentru serviciul tău. Valoarea implicită este “bucăți” care funcționează pentru majoritatea facturării bazate pe sesiuni. Poți alege și “ore” sau alte unități din meniul derulant.

Sfat profesional: Când începi să tastezi în Numele Articolului de Linie, dacă ai folosit acel articol înainte, sistemul completează automat prețul, TVA-ul și unitatea pe baza istoricului tău. Acest lucru asigură consistența.

Odată ce toate câmpurile necesare sunt completate și sistemul găsește cel puțin un eveniment în calendar, butonul “Următorul” devine activ.

Pasul 3: Revizuiește și Editează Facturile Tale

Aici se întâmplă magia. Sistemul a grupat evenimentele tale din calendar după titlu și a pregătit proiecte de facturi. Iată ce vei vedea:

Cum Devin Evenimentele Facturi

Sistemul analizează evenimentele din calendar și aplică această logică:

• Grupează evenimentele după titlu - Toate evenimentele cu același nume sunt grupate împreună
• Fiecare titlu unic devine o factură - Programările “Marie Dubois” devin o factură pentru Marie
• Numără aparițiile - Dacă “Marie Dubois” apare de 4 ori, cantitatea este 4
• Exclude automat - Evenimentele fără titluri și programările pe care le-ai refuzat sunt sărite

Completare Inteligentă

Pentru fiecare nume de client, Haiku.lt se uită în istoricul facturilor tale și completează automat:

• Adresa de email
• Țara
• Codul fiscal
• Limba preferată a facturii
• Ultimul preț pe care l-ai taxat pentru acest serviciu specific

Acest lucru este incredibil de puternic. Dacă ai taxat Marie 80 € pe sesiune luna trecută și Pierre 100 € pe sesiune (poate este un client corporativ), sistemul își amintește și stabilește automat aceste prețuri.

Tabelul de Revizuire

Vei vedea un tabel cu un rând per client, arătând:

• Numele Cumpărătorului - Titlul evenimentului din calendar (editabil)
• Cantitatea - Numărul de programări (editabil)
• Email - Emailul clientului dacă a fost folosit anterior (editabil)
• Țara - Țara clientului (editabil)
• Cod Fiscal - Codul fiscal al clientului dacă este cunoscut (editabil)
• Limba Facturii - În ce limbă va fi PDF-ul, cu 39 de opțiuni inclusiv engleză, germană, franceză, spaniolă, italiană, olandeză, portugheză și multe altele (editabil)
• Preț (pe unitate) - Tariful pentru acest client specific (editabil)

Tot este editabil. Poți:

• Ajusta cantitățile dacă ai numărat diferit
• Actualiza adresele de email
• Schimba prețurile pentru clienți specifici
• Seta limbi diferite de factură pentru clienți internaționali
• Elimina clienți pe care nu vrei să îi facturezi încă
• Adăuga clienți suplimentari manual cu butonul ”+ Adaugă Cumpărător”

Exemplu de scenariu: Sofia vede aceste programări grupate:

• Marie Dubois: 4 sesiuni
• Jan de Vries: 4 sesiuni
• Anna Schmidt: 5 sesiuni
• Sesiune combinată pentru cupluri (Marie și Jan): 2 sesiuni

Ea poate ajusta “Sesiune combinată pentru cupluri” pentru a împărți între cei doi clienți sau pentru a o lăsa ca o factură separată. Flexibilitatea este a ta.

Dacă creezi mai mult de 50 de facturi, sistemul afișează un avertisment că poate dura mai multe minute. Pentru majoritatea utilizatorilor, totuși, dimensiunile loturilor sunt de 10-30 de facturi care se completează foarte rapid.

Când totul arată corect, fă clic pe “Creează X Factură/Facturi” pentru a continua.

Pasul 4: Crearea Facturilor

Sistemul creează acum facturile tale una câte una. Vei vedea o bară de progres arătând “Crearea facturii X din Y…” pe măsură ce lucrează prin lista ta.

În culise, sistemul:

• Creează fiecare factură cu un număr auto-incrementat
• Generează un PDF profesional
• Aplică preferințele tale de stil PDF (poți alege din 5 stiluri în setările tale)
• Rulează orice reguli de automatizare pe care le-ai configurat
• Verifică limitele contului tău (conturi gratuite: 500 de facturi în total, Pro: nelimitate)

Pentru majoritatea loturilor, aceasta se completează în mai puțin de 2 minute. Loturile mai mari pot dura mai mult, dar sistemul continuă să lucreze - poți aștepta sau reveni mai târziu.

Dacă ești pe planul gratuit și te apropii de limita de 500 de facturi, sistemul te va alerta înainte de a crea facturi care ar depăși limita ta.

Pasul 5: Revizuiește Rezultatele

Succes! Ecranul final îți arată ce a fost creat:

Insigna de rezumat afișează: “X au reușit, Y au eșuat din Z total”

Facturi Create cu Succes

Vei vedea un tabel cu toate facturile create cu:

• Serie și număr (de ex., “TERAPIE-045”)
• Numele cumpărătorului
• Link “Vezi” pentru a vedea detaliile facturii

Eșuat la Creare (dacă există)

Dacă anumite facturi nu au putut fi create (poate din cauza erorilor de validare sau a atingerii limitei), acestea sunt afișate aici cu mesaje de eroare astfel încât să poți înțelege ce a mers greșit.

Pașii Următori

Din acest ecran, poți:

• Înapoi la Tabloul de Bord - Revino la lista principală de facturi
• Creează Mai Multe din Calendar - Pornește asistentul din nou pentru alt interval de date
• Folosește Editare Multiplă pentru Trimitere/Salvare - Acesta este puternic! Te duce la asistentul de Editare Multiplă unde poți:
  • Trimite toate facturile prin Gmail într-un singur lot
  • Salva toate PDF-urile în Google Drive dintr-o dată
  • Bloca toate facturile după trimitere
  • Marca-le ca plătite când sosesc plățile

Exemplu de Flux de Lucru din Lumea Reală

Să vedem cum folosește Luca, un coach de business din Milano, această funcție lunar:

Configurarea lui Luca

• Google Calendar: Calendar “Coaching Clienți” separat de calendarul personal
• Denumirea evenimentelor: Numele clientului ca titlu al evenimentului (de ex., “Startup Italia”, “Marco Rossi”)
• Ciclu de facturare: Prima săptămână a fiecărei luni pentru luna anterioară
• Tarife: Standard 120 €/oră, unii clienți VIP la 150 €/oră

Procesul Lunar al lui Luca

Ziua 1 a lunii noi:

1. Deschide Haiku.lt, face clic pe “Creare din Calendar”
2. Selectează calendarul “Coaching Clienți”
3. Stabilește intervalul de date: Luna anterioară (de ex., 1-31 decembrie)
4. Configurează:
   • Serie: “2026-COACHING”
   • Articol de linie: “Sesiune de Coaching de Business”
   • Preț implicit: 120 €
   • Unitate: ore
5. Face clic pe “Următorul”

Ecranul de revizuire:

6. Vede 18 facturi pentru 10 clienți diferiți
7. Majoritatea clienților au tariful corect de 120 € (completat automat din istoric)
8. Ajustează 2 clienți VIP la 150 € (sistemul și-a amintit acest lucru din luna trecută, dar el verifică din nou)
9. Schimbă limba facturii:
   • Italiană pentru clienți locali
   • Engleză pentru clienți startup internaționali
10. Elimină un eveniment de test care era în calendarul său
11. Face clic pe “Creează 17 Facturi”

Rezultate:

12. Toate cele 17 facturi create cu succes în aproximativ 90 de secunde
13. Face clic pe “Folosește Editare Multiplă pentru Trimitere/Salvare”
14. Selectează toate facturile, le trimite prin Gmail cu șablonul său personalizat
15. Salvează toate PDF-urile în dosarul său “Facturi 2026” din Google Drive

Timp total: 8 minute de la început până la sfârșit

Procesul manual anterior: Ar fi durat 90-120 de minute

Economie de timp lunară: 82-112 minute (aproximativ 17 ore pe an!)

Sfaturi Profesionale și Cele Mai Bune Practici

Organizarea Calendarului

Folosește denumiri consistente ale evenimentelor: Asigură-te că evenimentele fiecărui client folosesc exact același nume. “Marie Dubois” și “marie dubois” sunt tratate ca clienți diferiți. Alege o convenție de denumire și respectă-o.

Creează un calendar facturabil dedicat: În loc să amesteci evenimente personale și facturabile, creează un Google Calendar separat pentru sesiunile cu clienții. Acest lucru face funcția mai clară și mai rapidă de folosit.

Refuză evenimentele pe care nu vrei să le facturezi: Dacă ai o sesiune pro bono sau o întâlnire care nu ar trebui facturată, refuză-o în Google Calendar. Sistemul exclude automat evenimentele pe care le-ai refuzat.

Folosește culorile calendarului: Codifică cu culori diferite tipurile de sesiuni sau categoriile de clienți în Google Calendar. Deși acest lucru nu afectează facturarea, te ajută să îți organizezi vizual programul.

Strategii de Stabilire a Prețurilor

Lasă sistemul să își amintească tarifele specifice ale clienților: Sistemul stochează ultimul preț pe care l-ai folosit pentru fiecare combinație client și articol de linie. Dacă ai prețuri pe niveluri (clienți standard la 80 €, premium la 100 €), după prima lună, aceste tarife se completează automat corect.

Stabilește tariful tău implicit pentru clienți noi: În pasul de configurare, prețul tău implicit se aplică oricărui client care nu are un istoric. Stabilește-l la tariful tău cel mai comun.

Revizuiește înainte de creare: Verifică întotdeauna tabelul de revizuire înainte de a face clic pe creare. Este șansa ta de a prinde orice nereguli de programare sau de a aplica reduceri speciale.

Operațiuni în Lot

După crearea facturilor din calendar, asistentul de Editare Multiplă este cel mai bun prieten al tău:

Trimite toate deodată: Selectează toate facturile nou create și trimite-le prin Gmail într-o singură acțiune. Poți alege șabloane de email diferite și personaliza mesajul.

Salvează în Google Drive: Salvează în lot toate PDF-urile într-un folder specific din Google Drive pentru păstrarea înregistrărilor.

Blochează facturile: După trimitere, blochează toate facturile dintr-o dată pentru a preveni editările accidentale.

Urmărește plățile: Pe măsură ce sosesc plățile, folosește Editarea Multiplă pentru a marca mai multe facturi ca plătite.

Considerații Multi-Limbă

Dacă lucrezi cu clienți internaționali în toată Europa:

• Stabilește limba per client: În pasul de revizuire, poți seta fiecare factură într-o limbă diferită
• 39 de limbi suportate: Toate limbile UE plus norvegiană, sârbă, ucraineană, turcă și multe altele
• Limba este reținută: Odată ce setezi limba preferată a unui client, sistemul își amintește pentru data viitoare

Exemplu: Elena, instructoare de yoga în Barcelona, predă atât localnici, cât și expatriați. Clienții ei spanioli primesc facturi în spaniolă (Español), studenții ei englezi primesc facturi în engleză, iar clienții ei germani primesc facturi în germană (Deutsch). Sistemul își amintește preferința fiecărei persoane.

Evitarea Greșelilor Comune

Verifică titlurile evenimentelor înainte de a începe: Revizuiește mai întâi calendarul. Dacă vezi denumiri inconsistente (unele evenimente spun “Client: John” și altele spun “John Smith”), curăță-le mai întâi pentru o grupare mai clară.

Revizuiește cantitățile: Înainte de a face clic pe creare, verifică dacă cantitățile au sens. Dacă un client arată 12 sesiuni, dar știi că a avut doar 4, verifică calendarul pentru duplicate sau evenimente cu titluri incorecte.

Nu uita adresele de email: Deși opțional, având adrese de email în pasul de revizuire economisește timp mai târziu când vrei să trimiți facturi. Adaugă orice email lipsă în timpul revizuirii.

Folosește nume de serii semnificative: În loc de “2026-1”, folosește serii descriptive precum “2026-COACHING” sau “IAN-TERAPIE”. Tu viitorul vei aprecia organizarea clară.

Întrebări Frecvente

Î: Haiku.lt stochează datele calendarului meu?

R: Nu. Datele calendarului sunt preluate temporar doar când folosești această funcție. Doar titlurile și datele evenimentelor sunt citite pentru a calcula cantitățile. Conținutul calendarului tău nu este niciodată stocat permanent, iar Haiku.lt nu poate accesa datele calendarului decât dacă folosești activ această funcție.

Î: Ce se întâmplă dacă am evenimente recurente în calendarul meu?

R: Perfect! Evenimentele recurente sunt extinse automat la apariții individuale. Dacă ai “Marie Dubois - Sesiune Săptămânală” care se repetă în fiecare marți, fiecare apariție se numără separat. Deci 4 marți = cantitatea 4.

Î: Pot exclude anumite evenimente fără a le șterge din calendarul meu?

R: Da, în două moduri: (1) Refuză evenimentul în Google Calendar - evenimentele refuzate sunt automat excluse, sau (2) Pur și simplu elimină acel client din tabelul de revizuire înainte de a face clic pe creare.

Î: Ce se întâmplă dacă am mai mult de 50 de clienți într-o lună?

R: Funcția funcționează bine, deși vei vedea un avertisment că crearea poate dura câteva minute. Dacă ai acest volum în mod regulat, consideră upgradarea la Pro (5 €/lună) pentru facturi nelimitate. Planul gratuit include 500 de facturi în total, care ar putea fi epuizate rapid cu volum mare.

Î: Pot folosi prețuri diferite pentru clienți diferiți?

R: Absolut! Aceasta este una dintre cele mai bune caracteristici. În pasul de revizuire, prețul fiecărui client este editabil. Sistemul își amintește ce i-ai taxat ultima dată, deci dacă ai prețuri pe niveluri, se completează automat corect după prima lună.

Î: Ce zici de evenimentele de o zi întreagă?

R: Sunt incluse și se numără ca o apariție fiecare. Sistemul tratează evenimentele de o zi întreagă la fel ca evenimentele cu oră pentru scopuri de facturare.

Î: Calendarul meu are programări în două categorii diferite (sesiuni individuale și de grup). Pot să le gestionez pe ambele?

R: Poți rula asistentul de două ori - o dată pentru fiecare tip de articol de linie. Mai întâi creează facturi pentru “Sesiune de Terapie Individuală” la un tarif, apoi rulează-l din nou pentru “Sesiune de Terapie de Grup” la un tarif diferit. Sau poți ajusta manual în pasul de revizuire.

Î: Ce se întâmplă dacă am făcut o greșeală și vreau să șterg facturile?

R: Nicio problemă. Poți șterge facturile individual sau poți folosi asistentul de Editare Multiplă pentru a selecta și șterge mai multe facturi dintr-o dată. Asigură-te doar că nu le-ai trimis încă, deoarece ștergerea facturilor trimise poate confunda clienții.

Dincolo de Facturile din Calendar: Alte Funcții Haiku.lt

Odată ce facturile tale sunt create, explorează aceste funcții:

Asistentul de Editare Multiplă - Operațiuni în lot pentru trimitere, blocare, marcare ca plătit și multe altele. Esențial după crearea facturilor din calendar.

Șabloane de Email Personalizate - Proiectează emailuri frumoase de facturi cu logo-ul tău și culorile brandului folosind șabloane MJML sau alege din 5 șabloane integrate.

Integrare Google Drive - Salvează automat PDF-urile facturilor în Google Drive cu un singur clic. Păstrează foldere organizate după lună sau client.

Automatizare JavaScript - Pentru utilizatori avansați: scrie programe JavaScript pentru a completa automat câmpul “Informații Adiționale” cu termeni de plată, date de scadență sau conținut condiționat.

Suport pentru 39 de Limbi - Creează facturi în orice limbă europeană plus multe altele. Perfect pentru munca internațională.

Suport Multi-Monedă - Facturează în oricare dintre 150+ monede, cu formatare și simboluri corespunzătoare.

Statistici și Raportare - Urmărește veniturile pe client, compară perioade, analizează modelele de plată și exportă în CSV pentru contabilul tău.

Concluzie: Economisește Timp, Facturează Mai Mult

Dacă facturezi pe bază de întâlniri, funcția calendar-la-factură este o schimbare majoră. Ceea ce obișnuia să ia ore acum durează minute, iar riscul de subfacturare (uitând să numeri o sesiune) sau suprafacturare (numărând dublu) practic dispare.

Fie că ești terapeut în Bruxelles, coach în Dublin sau profesor de dans în Lisabona, calendarul tău conține deja datele tale de facturare. De ce să le introduci de două ori?

Pregătit să o Încerci?

Pentru Utilizatorii Existenți: Autentifică-te în Haiku.lt și fă clic pe “Creare din Calendar” pe tabloul tău de bord. Dacă nu ai acordat încă permisiunea calendarului, vei fi solicitat să te reautentifici.

Utilizatori Noi: Înscrie-te gratuit la haiku.lt (nu este necesară cardul de credit). Primești 500 de facturi pe planul gratuit, ceea ce este suficient pentru a testa această funcție și a vedea singur economiile de timp.

Întrebări? Trimite un email la suport la dalius.dobravolskas@gmail.com

Data viitoare când te confrunți cu sarcina de facturare lunară, amintește-ți: calendarul tău este deja gata. Doar convertește-l în facturi și revino la ceea ce faci cel mai bine - servirea clienților tăi.

Mai multe ghiduri utile:

• Cum să Trimiți Facturi Profesionale din Contul Tău Gmail
• Gestionarea Facturilor pentru Freelanceri
• Facturare Multi-Limbă în Toată Europa