Como criar faturas a partir de eventos do Google Agenda (Guia passo a passo)

2026-01-08

Este artigo foi traduzido por IA

Se você é consultor, coach, terapeuta ou qualquer outro profissional de serviços que cobra por consulta, você conhece a rotina mensal: abrir o calendário, contar sessões para cada cliente e depois criar faturas manualmente uma por uma. É tedioso, consome tempo e é propenso a erros.

E se o seu calendário pudesse simplesmente se tornar suas faturas?

É exatamente isso que o recurso “Criar do Calendário” do Haiku.lt faz. Neste guia, vou mostrar como transformar seus compromissos do Google Agenda em faturas profissionais em minutos, não horas.

Quem se beneficia deste recurso?

Este recurso é perfeito para qualquer pessoa que cobre por consulta ou sessão:

Consultores - Sessões de estratégia, chamadas de consultoria, reuniões de projeto
Coaches - Coaching de vida, coaching empresarial, aconselhamento de carreira
Terapeutas e Psicólogos - Sessões de terapia individual, sessões em grupo
Tutores e Professores - Aulas de idiomas, aulas de música, tutoria acadêmica
Personal Trainers - Sessões de treino individuais, aulas em grupo
Professores de Dança - Aulas particulares, aulas em grupo
Profissionais de Saúde - Fisioterapia, massoterapia, medicina alternativa
Consultores Jurídicos - Horas de consulta
Nutricionistas e Dietistas - Consultas com clientes

Se você agenda compromissos no Google Agenda e precisa faturar por essas sessões, este recurso economizará horas todos os meses.

O Problema: Criação Manual de Faturas

Conheça Sofia, uma psicoterapeuta em Amsterdã com uma prática movimentada. Ela atende cerca de 30 clientes por semana, oferecendo sessões de terapia individual e de casal a diferentes tarifas.

Todo mês, Sofia enfrenta a mesma tarefa tediosa: revisar seu calendário, contar sessões para cada cliente e criar 25-30 faturas manualmente. Entre verificar históricos de compromissos, calcular quantidades e inserir dados, leva quase 2 horas.

E ela não está sozinha. Seja você instrutor de yoga em Roma, coach empresarial em Paris ou professor de piano em Viena, se você cobra por consulta, você experimentou essa frustração.

A Solução: Automação de Calendário para Fatura

A integração de calendário do Haiku.lt converte automaticamente seus eventos do Google Agenda em faturas. Aqui está a mágica:

Cada título de evento único se torna uma fatura do cliente
O número de compromissos se torna a quantidade
Todos os seus dados de faturamento são pré-preenchidos de faturas anteriores
Você revisa e personaliza antes de criar qualquer coisa

O que costumava levar 2 horas para Sofia agora leva 10 minutos.

Pré-requisitos: O Que Você Precisa

Antes de começar, certifique-se de ter:

Uma conta Haiku.lt - Inscreva-se em haiku.lt (gratuito até 500 faturas)
Google Agenda com seus compromissos - Use nomes de clientes como títulos de eventos para melhores resultados
Permissão do Google Agenda - Concedida ao fazer login com Google

Importante: Haiku.lt não armazena seus dados de calendário. Ele apenas busca títulos e datas de eventos temporariamente para criar faturas. Seu calendário permanece privado.

Passo 1: Acessar o Recurso

Após fazer login no Haiku.lt, você verá seu painel. Procure o botão “Criar do Calendário”. Clique nele para iniciar o assistente de 4 etapas.

A dica de ferramenta do botão explica: “Crie múltiplas faturas a partir de eventos do Google Agenda. Cada nome de evento único se torna um comprador, e o número de ocorrências se torna a quantidade.”

Passo 2: Configurar sua Importação de Calendário

A primeira tela pede que você configure como as faturas serão criadas. Vamos percorrer cada campo:

Selecionar Calendário

Escolha qual Google Agenda contém seus compromissos faturáveis. Se você tem vários calendários, selecione aquele onde rastreia sessões de clientes. Seu calendário principal será marcado como “(Principal)”.

Dica profissional: Considere criar um calendário dedicado “Sessões Faturáveis” separado de seus compromissos pessoais. Isso torna o faturamento mais limpo e rápido.

Intervalo de Datas

Defina o período para o qual deseja criar faturas. O sistema usa como padrão o mês atual (primeiro ao último dia), mas você pode escolher qualquer intervalo de datas.

Conforme você ajusta as datas, o sistema conta quantos eventos existem nesse período e exibe a contagem. Se você ver “Nenhum evento encontrado”, verifique sua seleção de calendário e intervalo de datas.

Padrão comum: A maioria dos profissionais fatura mensalmente, então selecionar o mês anterior no início de cada novo mês funciona perfeitamente.

Série de Faturas

Insira um nome de série para essas faturas (por exemplo, “CONSULTORIA”, “TERAPIA”, “AULAS”). Se você criou faturas antes, o sistema sugere seus nomes de série recentes.

As séries de faturas ajudam você a organizar faturas por tipo ou ano. Por exemplo, “2026-COACHING” ou simplesmente “SESSOES”.

Informações do Vendedor

Insira os detalhes do seu negócio - seu nome ou nome da empresa, endereço, ID fiscal e qualquer outra informação que deseje na fatura. Se você criou faturas nesta série antes, este campo é preenchido automaticamente com suas informações anteriores.

Fatura Emitida Por

Insira o nome de quem está emitindo a fatura (geralmente seu nome). Como o campo vendedor, isso é preenchido automaticamente de suas faturas anteriores.

Configuração de Item de Linha

Agora configure o que aparece em cada fatura como serviço faturável:

Nome do Item de Linha - Pelo que você está cobrando (ex. “Sessão de Terapia”, “Hora de Consultoria”, “Aula de Piano”). O sistema lembra seus itens anteriores e os sugere.

Preço Padrão (por unidade) - Sua tarifa padrão por sessão. Insira o valor na sua moeda (euros para usuários da Zona do Euro).

IVA % - Se você é uma empresa registrada para IVA, insira sua porcentagem de IVA. Este campo só aparece se você habilitou o IVA em suas configurações.

Unidade - A unidade de medida para seu serviço. O padrão é “peças” que funciona para a maioria do faturamento baseado em sessões. Você também pode escolher “horas” ou outras unidades do menu suspenso.

Dica profissional: Quando você começa a digitar no Nome do Item de Linha, se você usou esse item antes, o sistema preenche automaticamente o preço, IVA e unidade com base em seu histórico. Isso garante consistência.

Uma vez que todos os campos obrigatórios estejam preenchidos e o sistema encontre pelo menos um evento de calendário, o botão “Próximo” se torna ativo.

Passo 3: Revisar e Editar suas Faturas

É aqui que a mágica acontece. O sistema agrupou seus eventos de calendário por título e preparou rascunhos de faturas. Aqui está o que você verá:

Como os Eventos se Tornam Faturas

O sistema analisa seus eventos de calendário e aplica esta lógica:

Agrupa eventos por título - Todos os eventos com o mesmo nome são agrupados juntos
Cada título único se torna uma fatura - Compromissos “Marie Dubois” se tornam uma fatura para Marie
Conta ocorrências - Se “Marie Dubois” aparece 4 vezes, a quantidade é 4
Exclui automaticamente - Eventos sem títulos e compromissos que você recusou são ignorados

Pré-preenchimento Inteligente

Para cada nome de cliente, Haiku.lt procura em seu histórico de faturas e preenche automaticamente:

Endereço de e-mail
País
ID fiscal
Idioma de fatura preferido
Último preço que você cobrou deles por este serviço específico

Isso é incrivelmente poderoso. Se você cobrou de Marie 80 € por sessão no mês passado e de Pierre 100 € por sessão (talvez ele seja um cliente corporativo), o sistema lembra e define esses preços automaticamente.

A Tabela de Revisão

Você verá uma tabela com uma linha por cliente, mostrando:

Nome do Comprador - O título do evento do seu calendário (editável)
Quantidade - Número de compromissos (editável)
E-mail - E-mail do cliente se usado anteriormente (editável)
País - País do cliente (editável)
ID Fiscal - ID fiscal do cliente se conhecido (editável)
Idioma da Fatura - Qual idioma para o PDF, com 39 opções incluindo inglês, alemão, francês, espanhol, italiano, holandês, português e mais (editável)
Preço (por unidade) - A tarifa para este cliente específico (editável)

Tudo é editável. Você pode:

Ajustar quantidades se contou diferente
Atualizar endereços de e-mail
Alterar preços para clientes específicos
Definir diferentes idiomas de fatura para clientes internacionais
Remover clientes que ainda não deseja faturar
Adicionar clientes adicionais manualmente com o botão ”+ Adicionar Comprador”

Cenário de exemplo: Sofia vê estes compromissos agrupados:

Marie Dubois: 4 sessões
Jan de Vries: 4 sessões
Anna Schmidt: 5 sessões
Sessão de casal combinada (Marie e Jan): 2 sessões

Ela pode ajustar a “Sessão de casal combinada” para dividir entre os dois clientes, ou deixá-la como uma fatura separada. A flexibilidade é sua.

Se você está criando mais de 50 faturas, o sistema mostra um aviso de que pode levar vários minutos. No entanto, para a maioria dos usuários, os tamanhos de lote são de 10-30 faturas que são concluídas muito rapidamente.

Quando tudo parecer correto, clique em “Criar X Fatura(s)” para prosseguir.

Passo 4: Criando Faturas

O sistema agora cria suas faturas uma por uma. Você verá uma barra de progresso mostrando “Criando fatura X de Y…” enquanto trabalha em sua lista.

Nos bastidores, o sistema:

Cria cada fatura com um número auto-incrementado
Gera um PDF profissional
Aplica suas preferências de estilo de PDF (você pode escolher entre 5 estilos em suas configurações)
Executa quaisquer regras de automação que você configurou
Verifica seus limites de conta (contas gratuitas: 500 faturas totais, Pro: ilimitadas)

Para a maioria dos lotes, isso é concluído em menos de 2 minutos. Lotes maiores podem levar mais tempo, mas o sistema continua trabalhando - você pode esperar ou voltar mais tarde.

Se você está no plano gratuito e se aproximando do limite de 500 faturas, o sistema alertará você antes de criar faturas que excederiam seu limite.

Passo 5: Revisar Resultados

Sucesso! A tela final mostra o que foi criado:

O emblema de resumo exibe: “X bem-sucedidas, Y falhas de Z totais”

Faturas Criadas com Sucesso

Você verá uma tabela de todas as faturas criadas com:

Série e número (ex. “TERAPIA-045”)
Nome do comprador
Link “Ver” para ver os detalhes da fatura

Falha ao Criar (se houver)

Se algumas faturas não puderam ser criadas (talvez devido a erros de validação ou limite atingido), elas são mostradas aqui com mensagens de erro para que você possa entender o que deu errado.

Próximos Passos

A partir desta tela, você pode:

Voltar ao Painel - Retornar à sua lista principal de faturas
Criar Mais do Calendário - Iniciar o assistente novamente para outro intervalo de datas
Usar Multi-Edição para Enviar/Salvar - Isso é poderoso! Leva você ao assistente Multi-Edição onde você pode:
- Enviar todas as faturas via Gmail em um lote
- Salvar todos os PDFs no Google Drive de uma vez
- Bloquear todas as faturas após o envio
- Marcá-las como pagas quando os pagamentos chegarem

Exemplo de Fluxo de Trabalho do Mundo Real

Vamos ver como Luca, um coach empresarial em Milão, usa este recurso mensalmente:

Configuração de Luca

Google Agenda: Calendário “Coaching de Clientes” separado do calendário pessoal
Nomenclatura de eventos: Nome do cliente como título do evento (ex. “Startup Italia”, “Marco Rossi”)
Ciclo de faturamento: Primeira semana de cada mês para o mês anterior
Tarifas: Padrão 120 €/hora, alguns clientes VIP a 150 €/hora

Processo Mensal de Luca

Dia 1 do novo mês:

Abre Haiku.lt, clica em “Criar do Calendário”
Seleciona calendário “Coaching de Clientes”
Define intervalo de datas: Mês anterior (ex. 1-31 de dezembro)
Configura:
- Série: “2026-COACHING”
- Item de linha: “Sessão de Coaching Empresarial”
- Preço padrão: 120 €
- Unidade: horas
Clica em “Próximo”

Tela de revisão:

Vê 18 faturas para 10 clientes diferentes
A maioria dos clientes tem a tarifa correta de 120 € (pré-preenchida do histórico)
Ajusta 2 clientes VIP para 150 € (o sistema lembrou do mês passado, mas ele verifica novamente)
Altera o idioma da fatura:
- Italiano para clientes locais
- Inglês para clientes internacionais de startups
Remove um evento de teste que estava em seu calendário
Clica em “Criar 17 Faturas”

Resultados:

Todas as 17 faturas criadas com sucesso em cerca de 90 segundos
Clica em “Usar Multi-Edição para Enviar/Salvar”
Seleciona todas as faturas, as envia via Gmail com seu modelo personalizado
Salva todos os PDFs em sua pasta “Faturas 2026” no Google Drive

Tempo total: 8 minutos do início ao fim

Processo manual anterior: Teria levado 90-120 minutos

Economia de tempo mensal: 82-112 minutos (cerca de 17 horas por ano!)

Dicas Profissionais e Melhores Práticas

Organização do Calendário

Use nomenclatura de eventos consistente: Certifique-se de que os eventos de cada cliente usem exatamente o mesmo nome. “Marie Dubois” e “marie dubois” são tratados como clientes diferentes. Escolha uma convenção de nomenclatura e siga-a.

Crie um calendário faturável dedicado: Em vez de misturar eventos pessoais e faturáveis, crie um Google Agenda separado para sessões de clientes. Isso torna o recurso mais limpo e rápido de usar.

Recuse eventos que não deseja faturar: Se você tem uma sessão pro bono ou uma reunião que não deve ser faturada, recuse-a no Google Agenda. O sistema exclui automaticamente eventos que você recusou.

Use cores do calendário: Codifique por cor diferentes tipos de sessões ou categorias de clientes no Google Agenda. Embora isso não afete o faturamento, ajuda você a organizar visualmente sua agenda.

Estratégias de Preços

Deixe o sistema lembrar tarifas específicas de clientes: O sistema armazena o último preço que você usou para cada combinação de cliente e item. Se você tem preços escalonados (clientes padrão a 80 €, premium a 100 €), após o primeiro mês, essas tarifas são preenchidas automaticamente corretamente.

Defina sua tarifa padrão para novos clientes: Na etapa de configuração, seu preço padrão se aplica a qualquer cliente que não tenha histórico. Defina-o para sua tarifa mais comum.

Revise antes de criar: Sempre verifique a tabela de revisão antes de clicar em criar. É sua chance de detectar irregularidades de agendamento ou aplicar descontos especiais.

Operações em Lote

Após criar faturas de calendário, o assistente Multi-Edição é seu melhor amigo:

Enviar tudo de uma vez: Selecione todas as faturas recém-criadas e envie-as via Gmail em uma ação. Você pode escolher diferentes modelos de e-mail e personalizar a mensagem.

Salvar no Google Drive: Salve em lote todos os PDFs em uma pasta específica no seu Google Drive para manutenção de registros.

Bloquear faturas: Após o envio, bloqueie todas as faturas de uma vez para evitar edições acidentais.

Rastrear pagamentos: Conforme os pagamentos chegam, use Multi-Edição para marcar várias faturas como pagas.

Considerações Multilíngues

Se você trabalha com clientes internacionais em toda a Europa:

Defina o idioma por cliente: Na etapa de revisão, você pode definir cada fatura para um idioma diferente
39 idiomas suportados: Todos os idiomas da UE mais norueguês, sérvio, ucraniano, turco e mais
O idioma é lembrado: Uma vez que você define o idioma preferido de um cliente, o sistema lembra para a próxima vez

Exemplo: Elena, uma instrutora de yoga em Barcelona, ensina tanto locais quanto expatriados. Seus clientes espanhóis recebem faturas em espanhol (Español), seus alunos ingleses recebem faturas em inglês, e seus clientes alemães recebem faturas em alemão (Deutsch). O sistema lembra a preferência de cada pessoa.

Evitando Erros Comuns

Verifique títulos de eventos antes de começar: Revise seu calendário primeiro. Se você ver nomenclatura inconsistente (alguns eventos dizem “Cliente: João” e outros dizem “João Silva”), limpe isso primeiro para um agrupamento mais limpo.

Revise quantidades: Antes de clicar em criar, verifique se as quantidades fazem sentido. Se um cliente mostra 12 sessões mas você sabe que ele teve apenas 4, verifique seu calendário para duplicatas ou eventos com títulos incorretos.

Não esqueça endereços de e-mail: Embora opcional, ter endereços de e-mail na etapa de revisão economiza tempo depois quando você quer enviar faturas. Adicione quaisquer e-mails faltantes durante a revisão.

Use nomes de série significativos: Em vez de “2026-1”, use séries descritivas como “2026-COACHING” ou “JAN-TERAPIA”. Seu eu futuro apreciará uma organização clara.

Perguntas Frequentes

P: O Haiku.lt armazena meus dados de calendário?

R: Não. Os dados do calendário são buscados temporariamente apenas quando você usa este recurso. Apenas os títulos e datas de eventos são lidos para calcular quantidades. O conteúdo do seu calendário nunca é armazenado permanentemente, e o Haiku.lt não pode acessar dados do calendário a menos que você esteja usando ativamente este recurso.

P: E se eu tiver eventos recorrentes no meu calendário?

R: Perfeito! Eventos recorrentes são automaticamente expandidos para ocorrências individuais. Se você tem “Marie Dubois - Sessão Semanal” repetindo toda terça-feira, cada ocorrência conta separadamente. Então 4 terças = quantidade de 4.

P: Posso excluir certos eventos sem excluí-los do meu calendário?

R: Sim, de duas maneiras: (1) Recuse o evento no Google Agenda - eventos recusados são automaticamente excluídos, ou (2) Simplesmente remova esse cliente da tabela de revisão antes de clicar em criar.

P: E se eu tiver mais de 50 clientes em um mês?

R: O recurso funciona bem, embora você veja um aviso de que a criação pode levar alguns minutos. Se você tem esse volume regularmente, considere atualizar para Pro (5 €/mês) para faturas ilimitadas. O plano gratuito inclui 500 faturas totais, que pode acabar rapidamente com alto volume.

P: Posso usar preços diferentes para clientes diferentes?

R: Absolutamente! Esta é uma das melhores características. Na etapa de revisão, o preço de cada cliente é editável. O sistema lembra o que você cobrou deles na última vez, então se você tem preços escalonados, ele preenche automaticamente corretamente após o primeiro mês.

P: E quanto a eventos de dia inteiro?

R: Eles estão incluídos e contam como uma ocorrência cada. O sistema trata eventos de dia inteiro da mesma forma que eventos agendados para fins de faturamento.

P: Meu calendário tem compromissos em duas categorias diferentes (sessões individuais e em grupo). Posso lidar com ambos?

R: Você pode executar o assistente duas vezes - uma vez para cada tipo de item. Primeiro crie faturas para “Sessão de Terapia Individual” a uma tarifa, depois execute novamente para “Sessão de Terapia em Grupo” a uma tarifa diferente. Ou você pode ajustar manualmente na etapa de revisão.

P: E se eu cometer um erro e quiser excluir as faturas?

R: Sem problema. Você pode excluir faturas individualmente ou usar o assistente Multi-Edição para selecionar e excluir várias faturas de uma vez. Apenas certifique-se de que você ainda não as enviou, já que excluir faturas enviadas pode confundir os clientes.

Além das Faturas de Calendário: Outros Recursos do Haiku.lt

Uma vez que suas faturas estejam criadas, explore estes recursos:

Assistente Multi-Edição - Operações em lote para envio, bloqueio, marcação como pago e mais. Essencial após criar faturas de calendário.

Modelos de E-mail Personalizados - Projete belos e-mails de fatura com seu logo e cores de marca usando modelos MJML, ou escolha entre 5 modelos integrados.

Integração com Google Drive - Salve automaticamente PDFs de faturas no Google Drive com um clique. Mantenha pastas organizadas por mês ou cliente.

Automação JavaScript - Para usuários avançados: escreva programas JavaScript para preencher automaticamente o campo “Informações Adicionais” com termos de pagamento, datas de vencimento ou conteúdo condicional.

Suporte para 39 Idiomas - Crie faturas em qualquer idioma europeu mais muitos outros. Perfeito para trabalho internacional.

Suporte Multi-Moeda - Fature em qualquer uma das mais de 150 moedas, com formatação e símbolos apropriados.

Estatísticas e Relatórios - Rastreie receita por cliente, compare períodos, analise padrões de pagamento e exporte para CSV para seu contador.

Conclusão: Economize Tempo, Fature Mais

Se você cobra por consulta, o recurso de calendário para fatura é revolucionário. O que costumava levar horas agora leva minutos, e o risco de subfaturamento (esquecer de contar uma sessão) ou superfaturamento (contar duas vezes) praticamente desaparece.

Seja você um terapeuta em Bruxelas, um coach em Dublin ou um professor de dança em Lisboa, seu calendário já contém seus dados de faturamento. Por que digitá-los duas vezes?

Pronto para Experimentar?

Para Usuários Existentes: Faça login no Haiku.lt e clique em “Criar do Calendário” no seu painel. Se você ainda não concedeu permissão de calendário, será solicitado a reautenticar.

Novos Usuários: Inscreva-se gratuitamente em haiku.lt (não é necessário cartão de crédito). Você obtém 500 faturas no plano gratuito, o que é suficiente para testar este recurso e ver a economia de tempo por si mesmo.

Perguntas? Suporte por e-mail em dalius.dobravolskas@gmail.com

Na próxima vez que enfrentar a tarefa mensal de faturamento, lembre-se: seu calendário já está pronto. Simplesmente converta-o em faturas e volte ao que você faz de melhor - servir seus clientes.

Mais guias úteis: