Criar e Editar Faturas

Este artigo aborda a criação, edição de faturas e como o Haiku.lt ajuda com estas tarefas.

Criar Faturas

Ao criar uma fatura, precisa de fornecer a seguinte informação:

• Nome da série - O nome da série é tipicamente algumas letras, como as suas iniciais ou uma abreviatura do nome do seu negócio. É importante manter o nome da série consistente para todas as faturas relacionadas com a mesma atividade empresarial.

• Número da série - Os números de série devem ser sequenciais, e o Haiku.lt gerará automaticamente o próximo número de série disponível com base no nome da série. O Haiku.lt impede-o de criar faturas com números de série duplicados.

• Data da fatura - A data em que a fatura foi criada. Note que os números de série devem ser sequenciais não apenas por número mas também por data (por exemplo, a fatura #5 não pode ter data anterior à fatura #4). O Haiku.lt impede-o de criar faturas com datas incorretas.

• Idioma - Atualmente o Haiku.lt suporta Lituano e Inglês. Esta configuração determina o idioma do PDF da fatura gerada.

• Vendedor - Os detalhes do seu negócio. Isto pode incluir:

  • Nome da empresa ou individual

  • Número de identificação fiscal ou número de registo da empresa

  • Morada

  • Endereço de email

  • Número de telefone

  • Número de conta bancária

  O Haiku.lt guardará esta informação nas suas configurações e preencherá automaticamente ao criar faturas futuras.

• Comprador - Informação sobre o comprador. Para consumidores individuais que não precisam da fatura para fins empresariais, pode não precisar de incluir detalhes empresariais completos. No entanto, para tirar partido das funcionalidades do Haiku.lt, recomendamos incluir pelo menos um nome e endereço de email ou outra informação única do comprador. Isto permite-lhe encontrar rapidamente faturas para compradores específicos e acelera a criação de novas faturas para clientes recorrentes.

• Emitido por - A pessoa que criou a fatura.

• Informação adicional - Aqui pode especificar detalhes adicionais que quer exibir na fatura, como condições de pagamento.

• Notas - Informação para o seu uso interno que o ajudará a encontrar faturas mais tarde. Esta informação não está incluída no PDF da fatura.

• Itens de linha - Finalmente, precisa de adicionar os serviços ou produtos.

Depois de inserir esta informação, pode criar a fatura e será gerado um ficheiro PDF que pode enviar ao comprador.

Editar Faturas

Com uma fatura criada, pode realizar estas ações:

• Editar e guardar alterações - Se já enviou a fatura ao comprador, é melhor não a modificar.

• Marcar como paga - Esta informação é para sua conveniência para rastrear rapidamente se todas as faturas emitidas foram pagas. O sistema calculará quantas faturas estão pagas.

• Bloquear a fatura - Se enviou a fatura ao comprador, pode bloqueá-la para prevenir alterações ou eliminação posteriores.

• Eliminar - Geralmente, não deve eliminar faturas, especialmente se as enviou ao comprador. Se eliminar uma, deve assegurar que o número de série continua a ser usado.

Faturas Proforma

É importante saber que as faturas proforma não são documentos contabilísticos na maioria das jurisdições. Por esta razão, o Haiku.lt não permite usar o mesmo nome de série para faturas proforma e para faturas regulares. O Haiku.lt também exclui faturas proforma de vários cálculos.

As faturas proforma podem ser úteis em situações onde quer receber pagamento ou um pagamento parcial, mas ainda não tem certeza sobre a fatura final. Por exemplo:

• Quer receber um pagamento adiantado antes de começar o trabalho.

• Não tem certeza se receberá o pagamento completo, mas quer informar o cliente sobre o valor esperado da fatura. Neste caso, a fatura final é tipicamente emitida após receber o pagamento da fatura proforma.

Faturas de Crédito

Por vezes pode precisar de emitir um reembolso porque um produto ou serviço não correspondeu às expectativas do cliente. Nesta situação, obviamente não pode eliminar a fatura original (especialmente se apenas precisa de reembolsar parte do valor da fatura). Nesses casos, pode emitir uma fatura de crédito.