Hoe Facturen Maken vanuit Google Agenda-evenementen (Stap-voor-Stap Handleiding)

Als je consultant, coach, therapeut of andere dienstverlener bent die per afspraak factureert, ken je de maandelijkse routine: je agenda openen, sessies tellen per klant, en vervolgens handmatig facturen maken, één voor één. Het is vervelend, tijdrovend en foutgevoelig.

Wat als je agenda gewoon je facturen zou kunnen worden?

Dat is precies wat Haiku.lt’s “Maken vanuit Agenda” functie doet. In deze handleiding laat ik je zien hoe je je Google Agenda-afspraken omzet in professionele facturen in minuten, niet uren.

Voor Wie is Deze Functie Geschikt?

Deze functie is perfect voor iedereen die per afspraak of sessie factureert:

• Consultants - Strategiesessies, adviesgesprekken, projectvergaderingen
• Coaches - Lifecoaching, businesscoaching, loopbaanbegeleiding
• Therapeuten & Psychologen - Individuele therapiesessies, groepssessies
• Bijlesleraren & Docenten - Taallessen, muzieklessen, bijles
• Personal Trainers - Eén-op-één trainingen, groepslessen
• Dansleraren - Privélessen, groepslessen
• Zorgprofessionals - Fysiotherapie, massagetherapie, alternatieve geneeskunde
• Juridische Adviseurs - Consultatieuren
• Voedingsdeskundigen & Diëtisten - Klantgesprekken

Als je afspraken inplant in Google Agenda en voor deze sessies moet factureren, bespaart deze functie je elke maand uren tijd.

Het Probleem: Handmatig Facturen Maken

Laten we Sofia ontmoeten, een psychotherapeut in Amsterdam met een drukke praktijk. Ze ziet ongeveer 30 cliënten per week en biedt zowel individuele als relatietherapie aan tegen verschillende tarieven.

Elke maand staat Sofia voor dezelfde vervelende taak: haar agenda doornemen, sessies tellen per klant, en 25-30 facturen handmatig maken. Tussen het controleren van afsprakengeschiedenis, hoeveelheden berekenen en gegevens invoeren, kost het haar bijna 2 uur.

En ze is niet de enige. Of je nu yogaleraar bent in Rome, businesscoach in Parijs, of pianoleraar in Wenen, als je per afspraak factureert, heb je deze frustratie ervaren.

De Oplossing: Agenda-naar-Factuur Automatisering

Haiku.lt’s agenda-integratie converteert automatisch je Google Agenda-evenementen naar facturen. Hier is de magie:

• Elke unieke evenementtitel wordt een klantfactuur
• Het aantal afspraken wordt de hoeveelheid
• Al je facturatiegegevens worden vooraf ingevuld uit eerdere facturen
• Je bekijkt en past aan voordat je iets aanmaakt

Wat Sofia vroeger 2 uur kostte, duurt nu 10 minuten.

Vereisten: Wat Je Nodig Hebt

Voordat je begint, zorg dat je hebt:

1. Een Haiku.lt account - Meld je aan op haiku.lt (gratis voor maximaal 500 facturen)
2. Google Agenda met je afspraken - Gebruik klantnamen als evenementtitels voor beste resultaten
3. Google Agenda-toestemming - Verleend wanneer je inlogt met Google

Belangrijk: Haiku.lt slaat je agenda-gegevens niet op. Het haalt alleen tijdelijk evenementtitels en datums op om facturen te maken. Je agenda blijft privé.

Stap 1: Toegang tot de Functie

Na het inloggen op Haiku.lt zie je je dashboard. Zoek de knop “Maken vanuit Agenda”. Klik erop om de wizard met 4 stappen te starten.

De tooltip van de knop legt uit: “Maak meerdere facturen vanuit Google Agenda-evenementen. Elke unieke evenementnaam wordt een koper, en het aantal voorkomens wordt de hoeveelheid.”

Stap 2: Configureer Je Agenda-import

Het eerste scherm vraagt je om te configureren hoe facturen worden gemaakt. Laten we elk veld doorlopen:

Selecteer Agenda

Kies welke Google Agenda je factureerbare afspraken bevat. Als je meerdere agenda’s hebt, selecteer dan degene waar je klantsessies bijhoudt. Je primaire agenda wordt gemarkeerd als “(Primary)”.

Pro tip: Overweeg een aparte “Factureerbare Sessies” agenda aan te maken, gescheiden van je persoonlijke afspraken. Dit maakt factureren schoner en sneller.

Datumbereik

Stel de periode in waarvoor je facturen wilt maken. Het systeem gebruikt standaard de huidige maand (eerste tot laatste dag), maar je kunt elk datumbereik kiezen.

Terwijl je de datums aanpast, telt het systeem hoeveel evenementen er in die periode zijn en toont het aantal. Als je “Geen evenementen gevonden” ziet, controleer dan je agendaselectie en datumbereik.

Veelgebruikt patroon: De meeste professionals factureren maandelijks, dus aan het begin van elke nieuwe maand de vorige maand selecteren werkt perfect.

Factuurserie

Voer een serienaam in voor deze facturen (bijvoorbeeld “CONSULTING”, “THERAPIE”, “LESSEN”). Als je eerder facturen hebt gemaakt, suggereert het systeem je recente serienamen.

Factuurseries helpen je facturen te organiseren per type of jaar. Bijvoorbeeld “2026-COACHING” of simpelweg “SESSIES”.

Verkopersinformatie

Voer je bedrijfsgegevens in - je naam of bedrijfsnaam, adres, BTW-nummer en andere informatie die je op de factuur wilt. Als je eerder facturen in deze serie hebt gemaakt, wordt dit veld automatisch ingevuld met je vorige informatie.

Factuur Uitgegeven Door

Voer de naam in van wie de factuur uitgeeft (meestal je naam). Net als het verkopersveld, wordt dit automatisch ingevuld uit je vorige facturen.

Regelitem Configuratie

Configureer nu wat op elke factuur verschijnt als de factureerbare dienst:

Regelitem Naam - Waar je voor factureert (bijv. “Therapiesessie”, “Consult Uur”, “Pianoles”). Het systeem onthoudt je vorige regelitems en suggereert deze.

Standaardprijs (per eenheid) - Je standaardtarief per sessie. Voer het bedrag in je valuta in (euro’s voor gebruikers in de Eurozone).

BTW % - Als je BTW-plichtig bent, voer dan je BTW-percentage in. Dit veld verschijnt alleen als je BTW hebt ingeschakeld in je instellingen.

Eenheid - De meeteenheid voor je dienst. De standaard is “stuks” wat werkt voor de meeste sessie-gebaseerde facturering. Je kunt ook “uren” of andere eenheden uit het dropdown-menu kiezen.

Pro tip: Wanneer je begint te typen in Regelitem Naam, en je hebt dit item eerder gebruikt, vult het systeem automatisch de prijs, BTW en eenheid in op basis van je geschiedenis. Dit zorgt voor consistentie.

Zodra alle vereiste velden zijn ingevuld en het systeem ten minste één agenda-evenement vindt, wordt de “Volgende” knop actief.

Stap 3: Bekijk en Bewerk Je Facturen

Dit is waar de magie gebeurt. Het systeem heeft je agenda-evenementen gegroepeerd per titel en concept-facturen voorbereid. Dit is wat je zult zien:

Hoe Evenementen Facturen Worden

Het systeem analyseert je agenda-evenementen en past deze logica toe:

• Groepeert evenementen per titel - Alle evenementen met dezelfde naam worden gegroepeerd
• Elke unieke titel wordt één factuur - “Marie Dubois” afspraken worden één factuur voor Marie
• Telt voorkomens - Als “Marie Dubois” 4 keer voorkomt, is de hoeveelheid 4
• Sluit automatisch uit - Evenementen zonder titels en afspraken die je hebt geweigerd worden overgeslagen

Slim Vooraf Invullen

Voor elke klantnaam kijkt Haiku.lt naar je factuurgeschiedenis en vult automatisch in:

• E-mailadres
• Land
• BTW-nummer
• Voorkeurstaal voor factuur
• Laatste prijs die je hen in rekening hebt gebracht voor deze specifieke dienst

Dit is ongelooflijk krachtig. Als je Marie vorige maand €80 per sessie in rekening hebt gebracht en Pierre €100 per sessie (misschien is hij een zakelijke klant), onthoudt het systeem dit en stelt deze prijzen automatisch in.

De Beoordelingstabel

Je ziet een tabel met één rij per klant, met:

• Kopernaam - De evenementtitel uit je agenda (bewerkbaar)
• Hoeveelheid - Aantal afspraken (bewerkbaar)
• E-mail - E-mail van klant indien eerder gebruikt (bewerkbaar)
• Land - Land van klant (bewerkbaar)
• BTW-nummer - BTW-nummer van klant indien bekend (bewerkbaar)
• Factuurtaal - In welke taal de PDF, met 39 opties waaronder Engels, Duits, Frans, Spaans, Italiaans, Nederlands, Portugees en meer (bewerkbaar)
• Prijs (per eenheid) - Het tarief voor deze specifieke klant (bewerkbaar)

Alles is bewerkbaar. Je kunt:

• Hoeveelheden aanpassen als je anders hebt geteld
• E-mailadressen bijwerken
• Prijzen wijzigen voor specifieke klanten
• Verschillende factuurtalen instellen voor internationale klanten
• Klanten verwijderen die je nog niet wilt factureren
• Extra klanten handmatig toevoegen met de ”+ Koper Toevoegen” knop

Voorbeeldscenario: Sofia ziet deze gegroepeerde afspraken:

• Marie Dubois: 4 sessies
• Jan de Vries: 4 sessies
• Anna Schmidt: 5 sessies
• Gecombineerde relatiesessie (Marie & Jan): 2 sessies

Ze kan de “Gecombineerde relatiesessie” aanpassen om te splitsen tussen de twee klanten, of het als aparte factuur laten. De flexibiliteit is aan jou.

Als je meer dan 50 facturen maakt, toont het systeem een waarschuwing dat het enkele minuten kan duren. Voor de meeste gebruikers zijn batchgroottes echter 10-30 facturen die zeer snel worden voltooid.

Wanneer alles er goed uitziet, klik “Maak X Factuur/Facturen” om door te gaan.

Stap 4: Facturen Aanmaken

Het systeem maakt nu je facturen één voor één aan. Je ziet een voortgangsbalk met “Factuur X van Y aanmaken…” terwijl het door je lijst werkt.

Achter de schermen doet het systeem:

• Maakt elke factuur met een automatisch oplopend nummer
• Genereert een professionele PDF
• Past je PDF-stijlvoorkeuren toe (je kunt kiezen uit 5 stijlen in je instellingen)
• Voert eventuele automatiseringsregels uit die je hebt geconfigureerd
• Controleert je accountlimieten (gratis accounts: 500 facturen totaal, Pro: onbeperkt)

Voor de meeste batches is dit voltooid in minder dan 2 minuten. Grotere batches kunnen langer duren, maar het systeem blijft werken - je kunt wachten of later terugkomen.

Als je op het gratis plan zit en de limiet van 500 facturen nadert, waarschuwt het systeem je voordat je facturen maakt die je limiet zouden overschrijden.

Stap 5: Bekijk Resultaten

Succes! Het laatste scherm toont je wat er is gemaakt:

De samenvattingsbadge toont: “X geslaagd, Y mislukt van Z totaal”

Succesvol Aangemaakte Facturen

Je ziet een tabel van alle aangemaakte facturen met:

• Serie en nummer (bijv. “THERAPIE-045”)
• Kopernaam
• “Bekijk” link om de factuurdetails te zien

Niet Aangemaakt (indien van toepassing)

Als sommige facturen niet konden worden gemaakt (misschien door validatiefouten of limiet bereikt), worden ze hier getoond met foutmeldingen zodat je kunt begrijpen wat er mis ging.

Volgende Stappen

Vanaf dit scherm kun je:

• Terug naar Dashboard - Keer terug naar je hoofdfactuurlijst
• Meer Maken vanuit Agenda - Start de wizard opnieuw voor een ander datumbereik
• Gebruik Meervoudig Bewerken om Te Verzenden/Opslaan - Dit is krachtig! Het brengt je naar de Meervoudig Bewerken wizard waar je kunt:
  • Alle facturen verzenden via Gmail in één batch
  • Alle PDF’s tegelijk opslaan in Google Drive
  • Alle facturen vergrendelen na verzending
  • Ze als betaald markeren wanneer betalingen binnenkomen

Praktijkvoorbeeld Workflow

Laten we zien hoe Luca, een businesscoach in Milaan, deze functie maandelijks gebruikt:

Luca’s Opzet

• Google Agenda: “Klant Coaching” agenda gescheiden van persoonlijke agenda
• Evenementnamen: Klantnaam als evenementtitel (bijv. “Startup Italia”, “Marco Rossi”)
• Factureringscyclus: Eerste week van elke maand voor vorige maand
• Tarieven: Standaard €120/uur, sommige VIP-klanten €150/uur

Luca’s Maandelijks Proces

Dag 1 van nieuwe maand:

1. Opent Haiku.lt, klikt “Maken vanuit Agenda”
2. Selecteert “Klant Coaching” agenda
3. Stelt datumbereik in: Vorige maand (bijv. 1-31 december)
4. Configureert:
   • Serie: “2026-COACHING”
   • Regelitem: “Business Coaching Sessie”
   • Standaardprijs: €120
   • Eenheid: uren
5. Klikt “Volgende”

Beoordelingsscherm:

6. Ziet 18 facturen voor 10 verschillende klanten
7. Meeste klanten hebben correct €120 tarief (automatisch ingevuld uit geschiedenis)
8. Past 2 VIP-klanten aan naar €150 (het systeem onthoudt dit van vorige maand, maar hij controleert dubbel)
9. Wijzigt factuurtaal:
   • Italiaans voor lokale klanten
   • Engels voor internationale startup-klanten
10. Verwijdert één test-evenement dat in zijn agenda stond
11. Klikt “Maak 17 Facturen”

Resultaten:

12. Alle 17 facturen succesvol aangemaakt in ongeveer 90 seconden
13. Klikt “Gebruik Meervoudig Bewerken om Te Verzenden/Opslaan”
14. Selecteert alle facturen, verstuurt ze via Gmail met zijn aangepaste sjabloon
15. Slaat alle PDF’s op in zijn “2026 Facturen” map in Google Drive

Totale tijd: 8 minuten van begin tot eind

Vorige handmatige proces: Zou 90-120 minuten hebben geduurd

Maandelijkse tijdsbesparing: 82-112 minuten (ongeveer 17 uur per jaar!)

Pro Tips en Best Practices

Agenda-organisatie

Gebruik consistente evenementnamen: Zorg ervoor dat evenementen van elke klant exact dezelfde naam gebruiken. “Marie Dubois” en “marie dubois” worden behandeld als verschillende klanten. Kies een naamgevingsconventie en houd je eraan.

Maak een aparte factureerbare agenda: In plaats van persoonlijke en factureerbare evenementen te mengen, maak een aparte Google Agenda voor klantsessies. Dit maakt de functie schoner en sneller te gebruiken.

Weiger evenementen die je niet gefactureerd wilt hebben: Als je een pro bono sessie hebt of een vergadering die niet gefactureerd moet worden, weiger deze dan in Google Agenda. Het systeem sluit evenementen die je hebt geweigerd automatisch uit.

Gebruik agendakleuren: Kleurcodeer verschillende soorten sessies of klantcategorieën in Google Agenda. Hoewel dit geen invloed heeft op facturering, helpt het je je agenda visueel te organiseren.

Prijsstrategieën

Laat het systeem klantspecifieke tarieven onthouden: Het systeem slaat de laatste prijs op die je voor elke klant en regelitemcombinatie hebt gebruikt. Als je gelaagde prijzen hebt (standaard klanten €80, premium €100), worden deze tarieven na de eerste maand correct automatisch ingevuld.

Stel je standaardtarief in voor nieuwe klanten: In de configuratiestap geldt je standaardprijs voor elke klant die geen geschiedenis heeft. Stel deze in op je meest voorkomende tarief.

Bekijk voordat je aanmaakt: Controleer altijd de beoordelingstabel voordat je op aanmaken klikt. Het is je kans om planningsonregelmatigheden op te vangen of speciale kortingen toe te passen.

Batchbewerkingen

Na het maken van agenda-facturen is de Meervoudig Bewerken wizard je beste vriend:

Alles tegelijk verzenden: Selecteer alle nieuw aangemaakte facturen en verzend ze via Gmail in één actie. Je kunt verschillende e-mailsjablonen kiezen en het bericht aanpassen.

Opslaan in Google Drive: Batch-sla alle PDF’s op naar een specifieke map in je Google Drive voor administratie.

Facturen vergrendelen: Na verzending, vergrendel alle facturen tegelijk om onbedoelde bewerkingen te voorkomen.

Betalingen bijhouden: Wanneer betalingen binnenkomen, gebruik Meervoudig Bewerken om meerdere facturen als betaald te markeren.

Meertalige Overwegingen

Als je werkt met internationale klanten in heel Europa:

• Stel taal per klant in: In de beoordelingsstap kun je elke factuur in een andere taal instellen
• 39 talen ondersteund: Alle EU-talen plus Noors, Servisch, Oekraïens, Turks en meer
• Taal wordt onthouden: Zodra je de voorkeurstaal van een klant hebt ingesteld, onthoudt het systeem dit voor de volgende keer

Voorbeeld: Elena, een yoga-instructeur in Barcelona, geeft les aan zowel lokale mensen als expats. Haar Spaanse klanten krijgen facturen in het Spaans (Español), haar Engelse studenten krijgen Engelse facturen, en haar Duitse klanten krijgen Duitse (Deutsch) facturen. Het systeem onthoudt de voorkeur van elke persoon.

Veelvoorkomende Fouten Vermijden

Controleer evenementtitels voordat je begint: Bekijk eerst je agenda. Als je inconsistente naamgeving ziet (sommige evenementen zeggen “Klant: John” en andere “John Smith”), maak die dan eerst schoon voor betere groepering.

Bekijk hoeveelheden: Voordat je op aanmaken klikt, verifieer dat de hoeveelheden kloppen. Als een klant 12 sessies toont maar je weet dat ze er maar 4 hadden, controleer je agenda op duplicaten of verkeerd getitelde evenementen.

Vergeet e-mailadressen niet: Hoewel optioneel, scheelt het tijd later wanneer je facturen wilt verzenden als je e-mailadressen in de beoordelingsstap hebt. Voeg ontbrekende e-mails toe tijdens beoordeling.

Gebruik betekenisvolle serienamen: In plaats van “2026-1”, gebruik beschrijvende series zoals “2026-COACHING” of “JAN-THERAPIE”. Je toekomstige zelf zal duidelijke organisatie waarderen.

Veelgestelde Vragen

V: Slaat Haiku.lt mijn agenda-gegevens op?

A: Nee. Agenda-gegevens worden alleen tijdelijk opgehaald wanneer je deze functie gebruikt. Alleen de evenementtitels en datums worden gelezen om hoeveelheden te berekenen. Je agenda-inhoud wordt nooit permanent opgeslagen, en Haiku.lt kan geen toegang krijgen tot agenda-gegevens tenzij je deze functie actief gebruikt.

V: Wat als ik terugkerende evenementen in mijn agenda heb?

A: Perfect! Terugkerende evenementen worden automatisch uitgebreid naar individuele voorkomens. Als je “Marie Dubois - Wekelijkse Sessie” hebt die elke dinsdag herhaalt, telt elk voorkomen afzonderlijk. Dus 4 dinsdagen = hoeveelheid van 4.

V: Kan ik bepaalde evenementen uitsluiten zonder ze uit mijn agenda te verwijderen?

A: Ja, op twee manieren: (1) Weiger het evenement in Google Agenda - geweigerde evenementen worden automatisch uitgesloten, of (2) Verwijder die klant eenvoudig uit de beoordelingstabel voordat je op aanmaken klikt.

V: Wat als ik meer dan 50 klanten in één maand heb?

A: De functie werkt prima, hoewel je een waarschuwing ziet dat aanmaken enkele minuten kan duren. Als je regelmatig dit volume hebt, overweeg dan upgraden naar Pro (€5/maand) voor onbeperkte facturen. Het gratis plan bevat in totaal 500 facturen, die snel op kunnen raken bij hoog volume.

V: Kan ik verschillende prijzen gebruiken voor verschillende klanten?

A: Absoluut! Dit is een van de beste functies. In de beoordelingsstap is de prijs van elke klant bewerkbaar. Het systeem onthoudt wat je hen vorige keer in rekening hebt gebracht, dus als je gelaagde prijzen hebt, wordt het na de eerste maand correct automatisch ingevuld.

V: Hoe zit het met dag-evenementen?

A: Ze worden meegenomen en tellen elk als één voorkomen. Het systeem behandelt dag-evenementen hetzelfde als getimede evenementen voor factureringsdoeleinden.

V: Mijn agenda heeft afspraken in twee verschillende categorieën (individuele en groepssessies). Kan ik beide afhandelen?

A: Je kunt de wizard twee keer uitvoeren - één keer voor elk regelitemtype. Maak eerst facturen voor “Individuele Therapiesessie” tegen één tarief, voer het dan opnieuw uit voor “Groepstherapiesessie” tegen een ander tarief. Of je kunt handmatig aanpassen in de beoordelingsstap.

V: Wat als ik een fout heb gemaakt en de facturen wil verwijderen?

A: Geen probleem. Je kunt facturen individueel verwijderen of de Meervoudig Bewerken wizard gebruiken om meerdere facturen tegelijk te selecteren en verwijderen. Zorg er alleen voor dat je ze nog niet hebt verzonden, want het verwijderen van verzonden facturen kan klanten verwarren.

Meer Dan Agenda-facturen: Andere Haiku.lt Functies

Zodra je facturen zijn gemaakt, verken deze functies:

Meervoudig Bewerken Wizard - Batchbewerkingen voor verzenden, vergrendelen, markeren als betaald en meer. Essentieel na het maken van agenda-facturen.

Aangepaste E-mailsjablonen - Ontwerp mooie factuur-e-mails met je logo en merkkleuren met MJML-sjablonen, of kies uit 5 ingebouwde sjablonen.

Google Drive Integratie - Sla automatisch factuur-PDF’s op in Google Drive met één klik. Houd georganiseerde mappen per maand of klant.

JavaScript Automatisering - Voor power users: schrijf JavaScript-programma’s om automatisch het veld “Aanvullende Informatie” in te vullen met betalingsvoorwaarden, vervaldatums of voorwaardelijke inhoud.

39-Talenondersteuning - Maak facturen in elke Europese taal plus vele andere. Perfect voor internationaal werk.

Meervaluta-ondersteuning - Factureer in een van de 150+ valuta’s, met correcte opmaak en symbolen.

Statistieken & Rapportage - Volg inkomsten per klant, vergelijk periodes, analyseer betalingspatronen en exporteer naar CSV voor je boekhouder.

Conclusie: Bespaar Tijd, Factureer Meer

Als je per afspraak factureert, is de agenda-naar-factuur functie een gamechanger. Wat vroeger uren duurde, duurt nu minuten, en het risico op onderfacturering (vergeten een sessie te tellen) of overfacturering (dubbeltellen) verdwijnt vrijwel.

Of je nu therapeut bent in Brussel, coach in Dublin, of dansleraar in Lissabon, je agenda bevat al je facturatiegegevens. Waarom zou je het twee keer invoeren?

Klaar om Het Te Proberen?

Voor Bestaande Gebruikers: Log in op Haiku.lt en klik “Maken vanuit Agenda” op je dashboard. Als je nog geen agenda-toestemming hebt verleend, wordt je gevraagd opnieuw te authenticeren.

Nieuwe Gebruikers: Meld je gratis aan op haiku.lt (geen creditcard vereist). Je krijgt 500 facturen op het gratis plan, wat genoeg is om deze functie te testen en de tijdsbesparing zelf te zien.

Vragen? E-mail support op dalius.dobravolskas@gmail.com

De volgende keer dat je voor de maandelijkse facturatietaak staat, onthoud: je agenda is al klaar. Converteer het gewoon naar facturen en ga terug naar waar je goed in bent - je klanten bedienen.

Meer handige handleidingen:

• Hoe Professionele Facturen Verzenden vanuit Je Gmail Account
• Factuurbeheer voor Freelancers
• Meertalige Facturering in Europa