Facturen Maken en Bewerken

Dit artikel behandelt het aanmaken, bewerken van facturen en hoe Haiku.lt u hierbij helpt.

Facturen Maken

Bij het aanmaken van een factuur moet u de volgende informatie verstrekken:

• Serienaam - De serienaam bestaat typisch uit een paar letters, zoals uw initialen of een afkorting van uw bedrijfsnaam. Het is belangrijk om de serienaam consistent te houden voor alle facturen die gerelateerd zijn aan dezelfde bedrijfsactiviteit.

• Serienummer - Serienummers moeten opeenvolgend zijn, en Haiku.lt zal automatisch het volgende beschikbare serienummer genereren op basis van de serienaam. Haiku.lt voorkomt dat u facturen maakt met dubbele serienummers.

• Factuurdatum - De datum waarop de factuur is gemaakt. Let op dat serienummers niet alleen opeenvolgend moeten zijn in nummer maar ook in datum (bijvoorbeeld factuur #5 kan niet eerder gedateerd zijn dan factuur #4). Haiku.lt voorkomt dat u facturen maakt met onjuiste datums.

• Taal - Momenteel ondersteunt Haiku.lt Litouws en Engels. Deze instelling bepaalt de taal van de gegenereerde factuur-PDF.

• Verkoper - Uw bedrijfsgegevens. Dit kan het volgende omvatten:

  • Bedrijfs- of individuele naam

  • Belastingnummer of bedrijfsregistratienummer

  • Adres

  • E-mailadres

  • Telefoonnummer

  • Bankrekeningnummer

  Haiku.lt zal deze informatie opslaan in uw instellingen en automatisch invullen bij het aanmaken van toekomstige facturen.

• Koper - Informatie over de koper. Voor individuele consumenten die de factuur niet nodig hebben voor zakelijke doeleinden, hoeft u mogelijk geen volledige bedrijfsgegevens op te nemen. Om echter te profiteren van de functies van Haiku.lt, raden we aan om minstens een naam en e-mailadres of andere unieke koperinformatie op te nemen. Hierdoor kunt u snel facturen vinden voor specifieke kopers en versnelt het aanmaken van nieuwe facturen voor terugkerende klanten.

• Uitgegeven door - De persoon die de factuur heeft gemaakt.

• Extra informatie - Hier kunt u aanvullende details specificeren die u op de factuur wilt weergeven, zoals betalingsvoorwaarden.

• Notities - Informatie voor uw intern gebruik die u helpt facturen later terug te vinden. Deze informatie wordt niet opgenomen in de factuur-PDF.

• Regelitems - Ten slotte moet u de diensten of producten toevoegen.

Zodra u deze informatie heeft ingevoerd, kunt u de factuur aanmaken en wordt er een PDF-bestand gegenereerd dat u naar de koper kunt sturen.

Facturen Bewerken

Met een aangemaakte factuur kunt u deze acties uitvoeren:

• Bewerken en wijzigingen opslaan - Als u de factuur al naar de koper heeft gestuurd, is het beter om deze niet te wijzigen.

• Markeren als betaald - Deze informatie is voor uw gemak om snel bij te houden of alle uitgegeven facturen zijn betaald. Het systeem zal berekenen hoeveel facturen betaald zijn.

• De factuur vergrendelen - Als u de factuur naar de koper heeft gestuurd, kunt u deze vergrendelen om verdere wijzigingen of verwijdering te voorkomen.

• Verwijderen - Over het algemeen moet u facturen niet verwijderen, vooral niet als u ze naar de koper heeft gestuurd. Als u er een verwijdert, moet u ervoor zorgen dat het serienummer nog steeds wordt gebruikt.

Proformafacturen

Het is belangrijk om te weten dat proformafacturen in de meeste jurisdicties geen boekhoudkundige documenten zijn. Om deze reden staat Haiku.lt niet toe om dezelfde serienaam te gebruiken voor proformafacturen als voor gewone facturen. Haiku.lt sluit proformafacturen ook uit van verschillende berekeningen.

Proformafacturen kunnen nuttig zijn in situaties waarin u betaling of een gedeeltelijke betaling wilt ontvangen, maar nog niet zeker bent over de definitieve factuur. Bijvoorbeeld:

• U wilt een vooruitbetaling ontvangen voordat u aan het werk gaat.

• U bent er niet zeker van of u volledige betaling zult ontvangen, maar wilt de klant informeren over het verwachte factuurbedrag. In dit geval wordt de definitieve factuur typisch uitgegeven na ontvangst van betaling voor de proformafactuur.

Creditfacturen

Soms moet u mogelijk een terugbetaling doen omdat een product of dienst niet aan de verwachtingen van de klant voldeed. In deze situatie kunt u de oorspronkelijke factuur uiteraard niet verwijderen (vooral niet als u slechts een gedeelte van het factuurbedrag moet terugbetalen). In dergelijke gevallen kunt u een creditfactuur uitgeven.