Come creare fatture da eventi di Google Calendar (Guida passo dopo passo)

2026-01-08

Questo articolo è stato tradotto con IA

Se sei un consulente, coach, terapeuta o qualsiasi altro professionista che fattura per appuntamento, conosci la routine mensile: aprire il calendario, contare le sessioni per ogni cliente e poi creare manualmente le fatture una per una. È tedioso, richiede tempo ed è soggetto a errori.

E se il tuo calendario potesse semplicemente diventare le tue fatture?

È esattamente ciò che fa la funzione “Crea da Calendario” di Haiku.lt. In questa guida, ti mostrerò come trasformare i tuoi appuntamenti di Google Calendar in fatture professionali in pochi minuti, non ore.

Chi beneficia di questa funzione?

Questa funzione è perfetta per chiunque fatturi per appuntamento o sessione:

Consulenti - Sessioni strategiche, chiamate di consulenza, riunioni di progetto
Coach - Life coaching, business coaching, consulenza di carriera
Terapeuti e Psicologi - Sessioni di terapia individuali, sessioni di gruppo
Tutor e Insegnanti - Lezioni di lingue, lezioni di musica, ripetizioni accademiche
Personal Trainer - Sessioni di allenamento individuali, lezioni di gruppo
Insegnanti di Danza - Lezioni private, lezioni di gruppo
Professionisti della Salute - Fisioterapia, massoterapia, medicina alternativa
Consulenti Legali - Ore di consulenza
Nutrizionisti e Dietologi - Consulenze con i clienti

Se programmi appuntamenti in Google Calendar e devi fatturare per quelle sessioni, questa funzione ti farà risparmiare ore ogni mese.

Il Problema: Creazione Manuale di Fatture

Conosci Sofia, una psicoterapeuta ad Amsterdam con uno studio molto frequentato. Vede circa 30 clienti a settimana, offrendo sessioni di terapia individuale e di coppia a tariffe diverse.

Ogni mese, Sofia affronta lo stesso compito tedioso: rivedere il suo calendario, contare le sessioni per ogni cliente e creare 25-30 fatture manualmente. Tra il controllo delle cronologie degli appuntamenti, il calcolo delle quantità e l’inserimento dei dati, ci vogliono quasi 2 ore.

E non è sola. Che tu sia un insegnante di yoga a Roma, un business coach a Parigi o un insegnante di pianoforte a Vienna, se fatturi per appuntamento, hai vissuto questa frustrazione.

La Soluzione: Automazione da Calendario a Fattura

L’integrazione del calendario di Haiku.lt converte automaticamente i tuoi eventi di Google Calendar in fatture. Ecco la magia:

Ogni titolo di evento unico diventa una fattura del cliente
Il numero di appuntamenti diventa la quantità
Tutti i tuoi dati di fatturazione vengono precompilati dalle fatture precedenti
Rivedi e personalizzi prima di creare qualsiasi cosa

Quello che una volta richiedeva a Sofia 2 ore ora richiede 10 minuti.

Prerequisiti: Cosa Ti Serve

Prima di iniziare, assicurati di avere:

Un account Haiku.lt - Registrati su haiku.lt (gratuito fino a 500 fatture)
Google Calendar con i tuoi appuntamenti - Usa i nomi dei clienti come titoli degli eventi per migliori risultati
Permesso Google Calendar - Concesso quando accedi con Google

Importante: Haiku.lt non memorizza i tuoi dati del calendario. Recupera solo titoli e date degli eventi temporaneamente per creare fatture. Il tuo calendario rimane privato.

Passo 1: Accedere alla Funzione

Dopo aver effettuato l’accesso a Haiku.lt, vedrai il tuo pannello. Cerca il pulsante “Crea da Calendario”. Cliccalo per avviare la procedura guidata in 4 passaggi.

Il tooltip del pulsante spiega: “Crea più fatture da eventi di Google Calendar. Ogni nome di evento unico diventa un acquirente e il numero di occorrenze diventa la quantità.”

Passo 2: Configurare l’Importazione del Calendario

La prima schermata ti chiede di configurare come verranno create le fatture. Esaminiamo ogni campo:

Seleziona Calendario

Scegli quale Google Calendar contiene i tuoi appuntamenti fatturabili. Se hai più calendari, seleziona quello in cui tracci le sessioni dei clienti. Il tuo calendario principale sarà contrassegnato come “(Principale)”.

Consiglio da professionista: Considera di creare un calendario dedicato “Sessioni Fatturabili” separato dai tuoi appuntamenti personali. Questo rende la fatturazione più pulita e veloce.

Intervallo di Date

Imposta il periodo per cui desideri creare fatture. Il sistema utilizza per impostazione predefinita il mese corrente (dal primo all’ultimo giorno), ma puoi scegliere qualsiasi intervallo di date.

Mentre regoli le date, il sistema conta quanti eventi esistono in quel periodo e visualizza il conteggio. Se vedi “Nessun evento trovato”, controlla la selezione del calendario e l’intervallo di date.

Modello comune: La maggior parte dei professionisti fattura mensilmente, quindi selezionare il mese precedente all’inizio di ogni nuovo mese funziona perfettamente.

Serie di Fatture

Inserisci un nome di serie per queste fatture (ad esempio, “CONSULENZA”, “TERAPIA”, “LEZIONI”). Se hai creato fatture in precedenza, il sistema suggerisce i tuoi nomi di serie recenti.

Le serie di fatture ti aiutano a organizzare le fatture per tipo o anno. Ad esempio, “2026-COACHING” o semplicemente “SESSIONI”.

Informazioni del Venditore

Inserisci i dettagli della tua attività - il tuo nome o nome dell’azienda, indirizzo, partita IVA e qualsiasi altra informazione che desideri sulla fattura. Se hai creato fatture in questa serie in precedenza, questo campo si compila automaticamente con le tue informazioni precedenti.

Fattura Emessa Da

Inserisci il nome di chi emette la fattura (di solito il tuo nome). Come il campo venditore, questo si compila automaticamente dalle tue fatture precedenti.

Configurazione della Voce di Articolo

Ora configura cosa appare su ogni fattura come servizio fatturabile:

Nome della Voce di Articolo - Per cosa stai fatturando (es. “Sessione di Terapia”, “Ora di Consulenza”, “Lezione di Pianoforte”). Il sistema ricorda i tuoi articoli precedenti e li suggerisce.

Prezzo Predefinito (per unità) - La tua tariffa standard per sessione. Inserisci l’importo nella tua valuta (euro per gli utenti dell’Eurozona).

IVA % - Se sei un’azienda soggetta a IVA, inserisci la tua percentuale IVA. Questo campo appare solo se hai abilitato l’IVA nelle tue impostazioni.

Unità - L’unità di misura per il tuo servizio. L’impostazione predefinita è “pezzi” che funziona per la maggior parte della fatturazione basata su sessioni. Puoi anche scegliere “ore” o altre unità dal menu a discesa.

Consiglio da professionista: Quando inizi a digitare nel Nome della Voce di Articolo, se hai usato quell’articolo prima, il sistema compila automaticamente prezzo, IVA e unità in base alla tua cronologia. Questo garantisce coerenza.

Una volta che tutti i campi obbligatori sono compilati e il sistema trova almeno un evento del calendario, il pulsante “Avanti” diventa attivo.

Passo 3: Rivedere e Modificare le Tue Fatture

Qui è dove avviene la magia. Il sistema ha raggruppato i tuoi eventi del calendario per titolo e preparato bozze di fatture. Ecco cosa vedrai:

Come gli Eventi Diventano Fatture

Il sistema analizza i tuoi eventi del calendario e applica questa logica:

Raggruppa gli eventi per titolo - Tutti gli eventi con lo stesso nome vengono raggruppati insieme
Ogni titolo unico diventa una fattura - Gli appuntamenti “Marie Dubois” diventano una fattura per Marie
Conta le occorrenze - Se “Marie Dubois” appare 4 volte, la quantità è 4
Esclude automaticamente - Gli eventi senza titolo e gli appuntamenti che hai rifiutato vengono saltati

Precompilazione Intelligente

Per ogni nome di cliente, Haiku.lt cerca nella tua cronologia delle fatture e compila automaticamente:

Indirizzo email
Paese
Partita IVA
Lingua della fattura preferita
Ultimo prezzo che hai addebitato per questo servizio specifico

Questo è incredibilmente potente. Se hai addebitato a Marie 80 € per sessione il mese scorso e a Pierre 100 € per sessione (forse è un cliente aziendale), il sistema lo ricorda e imposta quei prezzi automaticamente.

La Tabella di Revisione

Vedrai una tabella con una riga per cliente, che mostra:

Nome dell’Acquirente - Il titolo dell’evento dal tuo calendario (modificabile)
Quantità - Numero di appuntamenti (modificabile)
Email - Email del cliente se utilizzata in precedenza (modificabile)
Paese - Paese del cliente (modificabile)
Partita IVA - Partita IVA del cliente se nota (modificabile)
Lingua della Fattura - Quale lingua per il PDF, con 39 opzioni tra cui inglese, tedesco, francese, spagnolo, italiano, olandese, portoghese e altro (modificabile)
Prezzo (per unità) - La tariffa per questo cliente specifico (modificabile)

Tutto è modificabile. Puoi:

Regolare le quantità se hai contato diversamente
Aggiornare gli indirizzi email
Modificare i prezzi per clienti specifici
Impostare diverse lingue di fattura per clienti internazionali
Rimuovere i clienti che non vuoi ancora fatturare
Aggiungere manualmente clienti aggiuntivi con il pulsante ”+ Aggiungi Acquirente”

Scenario di esempio: Sofia vede questi appuntamenti raggruppati:

Marie Dubois: 4 sessioni
Jan de Vries: 4 sessioni
Anna Schmidt: 5 sessioni
Sessione di coppia combinata (Marie e Jan): 2 sessioni

Può regolare la “Sessione di coppia combinata” per dividerla tra i due clienti, o lasciarla come fattura separata. La flessibilità è tua.

Se stai creando più di 50 fatture, il sistema mostra un avviso che potrebbe richiedere diversi minuti. Tuttavia, per la maggior parte degli utenti, le dimensioni dei lotti sono di 10-30 fatture che si completano molto rapidamente.

Quando tutto sembra corretto, clicca su “Crea X Fattura/e” per procedere.

Passo 4: Creazione delle Fatture

Il sistema ora crea le tue fatture una per una. Vedrai una barra di avanzamento che mostra “Creazione fattura X di Y…” mentre lavora sulla tua lista.

Dietro le quinte, il sistema:

Crea ogni fattura con un numero auto-incrementale
Genera un PDF professionale
Applica le tue preferenze di stile PDF (puoi scegliere tra 5 stili nelle tue impostazioni)
Esegue tutte le regole di automazione che hai configurato
Controlla i limiti del tuo account (account gratuiti: 500 fatture totali, Pro: illimitate)

Per la maggior parte dei lotti, questo si completa in meno di 2 minuti. Lotti più grandi potrebbero richiedere più tempo, ma il sistema continua a lavorare - puoi aspettare o tornare più tardi.

Se sei sul piano gratuito e ti stai avvicinando al limite di 500 fatture, il sistema ti avviserà prima di creare fatture che supererebbero il tuo limite.

Passo 5: Rivedere i Risultati

Successo! La schermata finale ti mostra cosa è stato creato:

Il badge di riepilogo visualizza: “X riuscite, Y fallite su Z totali”

Fatture Create con Successo

Vedrai una tabella di tutte le fatture create con:

Serie e numero (es. “TERAPIA-045”)
Nome dell’acquirente
Link “Visualizza” per vedere i dettagli della fattura

Fallimento nella Creazione (se presente)

Se alcune fatture non hanno potuto essere create (forse a causa di errori di convalida o limite raggiunto), vengono mostrate qui con messaggi di errore in modo che tu possa capire cosa è andato storto.

Prossimi Passi

Da questa schermata, puoi:

Torna al Pannello - Ritorna alla tua lista principale di fatture
Crea Altre da Calendario - Avvia nuovamente la procedura guidata per un altro intervallo di date
Usa Multi-Modifica per Inviare/Salvare - Questo è potente! Ti porta alla procedura guidata Multi-Modifica dove puoi:
- Inviare tutte le fatture tramite Gmail in un unico lotto
- Salvare tutti i PDF su Google Drive in una volta
- Bloccare tutte le fatture dopo l’invio
- Contrassegnarle come pagate quando arrivano i pagamenti

Esempio di Flusso di Lavoro nel Mondo Reale

Vediamo come Luca, un business coach a Milano, utilizza questa funzione mensilmente:

Configurazione di Luca

Google Calendar: Calendario “Coaching Clienti” separato dal calendario personale
Denominazione degli eventi: Nome del cliente come titolo dell’evento (es. “Startup Italia”, “Marco Rossi”)
Ciclo di fatturazione: Prima settimana di ogni mese per il mese precedente
Tariffe: Standard 120 €/ora, alcuni clienti VIP a 150 €/ora

Processo Mensile di Luca

Giorno 1 del nuovo mese:

Apre Haiku.lt, clicca su “Crea da Calendario”
Seleziona il calendario “Coaching Clienti”
Imposta l’intervallo di date: Mese precedente (es. 1-31 dicembre)
Configura:
- Serie: “2026-COACHING”
- Voce di articolo: “Sessione di Business Coaching”
- Prezzo predefinito: 120 €
- Unità: ore
Clicca su “Avanti”

Schermata di revisione:

Vede 18 fatture per 10 clienti diversi
La maggior parte dei clienti ha la tariffa corretta di 120 € (precompilata dalla cronologia)
Regola 2 clienti VIP a 150 € (il sistema lo ricordava dal mese scorso, ma lui ricontrolla)
Modifica la lingua della fattura:
- Italiano per i clienti locali
- Inglese per i clienti internazionali di startup
Rimuove un evento di test che era nel suo calendario
Clicca su “Crea 17 Fatture”

Risultati:

Tutte le 17 fatture create con successo in circa 90 secondi
Clicca su “Usa Multi-Modifica per Inviare/Salvare”
Seleziona tutte le fatture, le invia tramite Gmail con il suo modello personalizzato
Salva tutti i PDF nella sua cartella “Fatture 2026” su Google Drive

Tempo totale: 8 minuti dall’inizio alla fine

Processo manuale precedente: Avrebbe richiesto 90-120 minuti

Risparmio di tempo mensile: 82-112 minuti (circa 17 ore all’anno!)

Consigli da Professionista e Migliori Pratiche

Organizzazione del Calendario

Usa una denominazione degli eventi coerente: Assicurati che gli eventi di ogni cliente utilizzino esattamente lo stesso nome. “Marie Dubois” e “marie dubois” vengono trattati come clienti diversi. Scegli una convenzione di denominazione e rispettala.

Crea un calendario fatturabile dedicato: Invece di mescolare eventi personali e fatturabili, crea un Google Calendar separato per le sessioni dei clienti. Questo rende la funzione più pulita e veloce da usare.

Rifiuta gli eventi che non vuoi fatturare: Se hai una sessione pro bono o un incontro che non dovrebbe essere fatturato, rifiutalo in Google Calendar. Il sistema esclude automaticamente gli eventi che hai rifiutato.

Usa i colori del calendario: Codifica per colore diversi tipi di sessioni o categorie di clienti in Google Calendar. Anche se questo non influisce sulla fatturazione, ti aiuta a organizzare visivamente il tuo programma.

Strategie di Prezzo

Lascia che il sistema ricordi le tariffe specifiche per cliente: Il sistema memorizza l’ultimo prezzo che hai utilizzato per ogni combinazione di cliente e articolo. Se hai prezzi scaglionati (clienti standard a 80 €, premium a 100 €), dopo il primo mese, queste tariffe si compilano automaticamente correttamente.

Imposta la tua tariffa predefinita per i nuovi clienti: Nel passaggio di configurazione, il tuo prezzo predefinito si applica a qualsiasi cliente che non ha una cronologia. Impostalo alla tua tariffa più comune.

Rivedi prima di creare: Controlla sempre la tabella di revisione prima di cliccare su crea. È la tua opportunità per rilevare irregolarità nella pianificazione o applicare sconti speciali.

Operazioni in Lotti

Dopo aver creato fatture da calendario, la procedura guidata Multi-Modifica è il tuo migliore amico:

Invia tutto in una volta: Seleziona tutte le fatture appena create e inviale tramite Gmail in una sola azione. Puoi scegliere diversi modelli di email e personalizzare il messaggio.

Salva su Google Drive: Salva in batch tutti i PDF in una cartella specifica nel tuo Google Drive per la conservazione dei registri.

Blocca le fatture: Dopo l’invio, blocca tutte le fatture in una volta per prevenire modifiche accidentali.

Traccia i pagamenti: Man mano che arrivano i pagamenti, usa Multi-Modifica per contrassegnare più fatture come pagate.

Considerazioni Multilingue

Se lavori con clienti internazionali in tutta Europa:

Imposta la lingua per cliente: Nel passaggio di revisione, puoi impostare ogni fattura in una lingua diversa
39 lingue supportate: Tutte le lingue dell’UE più norvegese, serbo, ucraino, turco e altro
La lingua viene ricordata: Una volta impostata la lingua preferita di un cliente, il sistema la ricorda per la prossima volta

Esempio: Elena, un’insegnante di yoga a Barcellona, insegna sia a locali che a espatriati. I suoi clienti spagnoli ricevono fatture in spagnolo (Español), i suoi studenti inglesi ricevono fatture in inglese e i suoi clienti tedeschi ricevono fatture in tedesco (Deutsch). Il sistema ricorda la preferenza di ogni persona.

Evitare Errori Comuni

Controlla i titoli degli eventi prima di iniziare: Rivedi prima il tuo calendario. Se vedi una denominazione incoerente (alcuni eventi dicono “Cliente: Giovanni” e altri dicono “Giovanni Rossi”), pulisci prima per un raggruppamento più pulito.

Rivedi le quantità: Prima di cliccare su crea, verifica che le quantità abbiano senso. Se un cliente mostra 12 sessioni ma sai che ne ha avute solo 4, controlla il tuo calendario per duplicati o eventi denominati in modo errato.

Non dimenticare gli indirizzi email: Anche se opzionale, avere indirizzi email nel passaggio di revisione fa risparmiare tempo più tardi quando vuoi inviare fatture. Aggiungi eventuali email mancanti durante la revisione.

Usa nomi di serie significativi: Invece di “2026-1”, usa serie descrittive come “2026-COACHING” o “GEN-TERAPIA”. Il tuo io futuro apprezzerà un’organizzazione chiara.

Domande Frequenti

D: Haiku.lt memorizza i miei dati del calendario?

R: No. I dati del calendario vengono recuperati temporaneamente solo quando usi questa funzione. Solo i titoli e le date degli eventi vengono letti per calcolare le quantità. I contenuti del tuo calendario non vengono mai memorizzati permanentemente e Haiku.lt non può accedere ai dati del calendario a meno che tu non stia utilizzando attivamente questa funzione.

D: Cosa succede se ho eventi ricorrenti nel mio calendario?

R: Perfetto! Gli eventi ricorrenti vengono automaticamente espansi in occorrenze individuali. Se hai “Marie Dubois - Sessione Settimanale” che si ripete ogni martedì, ogni occorrenza conta separatamente. Quindi 4 martedì = quantità di 4.

D: Posso escludere determinati eventi senza eliminarli dal mio calendario?

R: Sì, in due modi: (1) Rifiuta l’evento in Google Calendar - gli eventi rifiutati vengono automaticamente esclusi, o (2) Rimuovi semplicemente quel cliente dalla tabella di revisione prima di cliccare su crea.

D: Cosa succede se ho più di 50 clienti in un mese?

R: La funzione funziona bene, anche se vedrai un avviso che la creazione potrebbe richiedere alcuni minuti. Se hai regolarmente questo volume, considera l’aggiornamento a Pro (5 €/mese) per fatture illimitate. Il piano gratuito include 500 fatture totali, che potrebbero esaurirsi rapidamente con un volume elevato.

D: Posso usare prezzi diversi per clienti diversi?

R: Assolutamente! Questa è una delle migliori funzionalità. Nel passaggio di revisione, il prezzo di ogni cliente è modificabile. Il sistema ricorda cosa hai addebitato loro l’ultima volta, quindi se hai prezzi scaglionati, si compila automaticamente correttamente dopo il primo mese.

D: Che dire degli eventi di un’intera giornata?

R: Sono inclusi e contano ciascuno come un’occorrenza. Il sistema tratta gli eventi di un’intera giornata allo stesso modo degli eventi programmati ai fini della fatturazione.

D: Il mio calendario ha appuntamenti in due categorie diverse (sessioni individuali e di gruppo). Posso gestire entrambi?

R: Puoi eseguire la procedura guidata due volte - una volta per ogni tipo di articolo. Crea prima fatture per “Sessione di Terapia Individuale” a una tariffa, quindi eseguila di nuovo per “Sessione di Terapia di Gruppo” a una tariffa diversa. Oppure puoi regolare manualmente nel passaggio di revisione.

D: Cosa succede se ho fatto un errore e voglio eliminare le fatture?

R: Nessun problema. Puoi eliminare le fatture individualmente o utilizzare la procedura guidata Multi-Modifica per selezionare ed eliminare più fatture contemporaneamente. Assicurati solo di non averle già inviate, poiché eliminare fatture inviate potrebbe confondere i clienti.

Oltre le Fatture da Calendario: Altre Funzionalità di Haiku.lt

Una volta create le tue fatture, esplora queste funzionalità:

Procedura Guidata Multi-Modifica - Operazioni in lotti per invio, blocco, contrassegno come pagato e altro. Essenziale dopo aver creato fatture da calendario.

Modelli Email Personalizzati - Progetta bellissime email di fattura con il tuo logo e i colori del brand utilizzando modelli MJML, o scegli tra 5 modelli integrati.

Integrazione Google Drive - Salva automaticamente i PDF delle fatture su Google Drive con un clic. Mantieni cartelle organizzate per mese o cliente.

Automazione JavaScript - Per utenti esperti: scrivi programmi JavaScript per compilare automaticamente il campo “Informazioni Aggiuntive” con termini di pagamento, date di scadenza o contenuti condizionali.

Supporto per 39 Lingue - Crea fatture in qualsiasi lingua europea più molte altre. Perfetto per il lavoro internazionale.

Supporto Multi-Valuta - Fattura in qualsiasi delle oltre 150 valute, con formattazione e simboli appropriati.

Statistiche e Report - Traccia le entrate per cliente, confronta i periodi, analizza i modelli di pagamento ed esporta in CSV per il tuo commercialista.

Conclusione: Risparmia Tempo, Fattura di Più

Se fatturi per appuntamento, la funzione da calendario a fattura è rivoluzionaria. Quello che una volta richiedeva ore ora richiede minuti, e il rischio di sotto-fatturazione (dimenticare di contare una sessione) o sovra-fatturazione (contare due volte) praticamente scompare.

Che tu sia un terapeuta a Bruxelles, un coach a Dublino o un insegnante di danza a Lisbona, il tuo calendario contiene già i tuoi dati di fatturazione. Perché inserirli due volte?

Pronto a Provare?

Per Utenti Esistenti: Accedi a Haiku.lt e clicca su “Crea da Calendario” sul tuo pannello. Se non hai ancora concesso il permesso del calendario, ti verrà richiesto di riautenticarti.

Nuovi Utenti: Registrati gratuitamente su haiku.lt (non è richiesta carta di credito). Ottieni 500 fatture sul piano gratuito, che è abbondante per testare questa funzione e vedere il risparmio di tempo da solo.

Domande? Supporto via email a dalius.dobravolskas@gmail.com

La prossima volta che affronti il compito mensile di fatturazione, ricorda: il tuo calendario è già fatto. Convertilo semplicemente in fatture e torna a quello che fai meglio - servire i tuoi clienti.

Altre guide utili: