Creazione e modifica di fatture

Questo articolo copre la creazione e la modifica di fatture e come Haiku.lt aiuta con queste attività.

Creazione di fatture

Durante la creazione di una fattura, devi fornire le seguenti informazioni:

• Nome della serie - Il nome della serie è tipicamente composto da alcune lettere, come le tue iniziali o un’abbreviazione del nome della tua attività. È importante mantenere il nome della serie coerente per tutte le fatture relative alla stessa attività commerciale.

• Numero della serie - I numeri della serie dovrebbero essere sequenziali e Haiku.lt genererà automaticamente il prossimo numero di serie disponibile in base al nome della serie. Haiku.lt ti impedisce di creare fatture con numeri di serie duplicati.

• Data della fattura - La data in cui è stata creata la fattura. Nota che i numeri di serie devono essere sequenziali non solo per numero ma anche per data (ad es., la fattura n. 5 non può essere datata prima della fattura n. 4). Haiku.lt ti impedisce di creare fatture con date errate.

• Lingua - Attualmente Haiku.lt supporta lituano e inglese. Questa impostazione determina la lingua del PDF della fattura generato.

• Venditore - I dettagli della tua attività. Questo può includere:

  • Nome dell’attività o dell’individuo

  • Numero di identificazione fiscale o numero di registrazione dell’attività

  • Indirizzo

  • Indirizzo email

  • Numero di telefono

  • Numero di conto bancario

  Haiku.lt salverà queste informazioni nelle tue impostazioni e le compilerà automaticamente durante la creazione di fatture future.

• Acquirente - Informazioni sull’acquirente. Per i consumatori individuali che non hanno bisogno della fattura per scopi commerciali, potresti non aver bisogno di includere tutti i dettagli commerciali. Tuttavia, per sfruttare le funzionalità di Haiku.lt, ti consigliamo di includere almeno un nome e un indirizzo email o altre informazioni uniche sull’acquirente. Questo ti consente di trovare rapidamente fatture per acquirenti specifici e accelera la creazione di nuove fatture per clienti abituali.

• Emessa da - La persona che ha creato la fattura.

• Informazioni aggiuntive - Qui puoi specificare dettagli aggiuntivi che vuoi visualizzare sulla fattura, come le condizioni di pagamento.

• Note - Informazioni per il tuo uso interno che ti aiuteranno a trovare fatture in seguito. Queste informazioni non sono incluse nel PDF della fattura.

• Articoli - Infine, devi aggiungere i servizi o i prodotti.

Una volta inserite queste informazioni, puoi creare la fattura e verrà generato un file PDF che puoi inviare all’acquirente.

Modifica delle fatture

Con una fattura creata, puoi eseguire queste azioni:

• Modificare e salvare le modifiche - Se hai già inviato la fattura all’acquirente, è meglio non modificarla.

• Contrassegnare come pagata - Queste informazioni sono per la tua comodità per tenere rapidamente traccia se tutte le fatture emesse sono state pagate. Il sistema calcolerà quante fatture sono state pagate.

• Bloccare la fattura - Se hai inviato la fattura all’acquirente, puoi bloccarla per impedire ulteriori modifiche o eliminazioni.

• Eliminare - In generale, non dovresti eliminare fatture, specialmente se le hai inviate all’acquirente. Se ne elimini una, devi assicurarti che il numero di serie sia ancora utilizzato.

Fatture proforma

È importante sapere che le fatture proforma non sono documenti contabili nella maggior parte delle giurisdizioni. Per questo motivo, Haiku.lt non consente di utilizzare lo stesso nome di serie per le fatture proforma come per le fatture regolari. Haiku.lt esclude anche le fatture proforma da vari calcoli.

Le fatture proforma possono essere utili in situazioni in cui vuoi ricevere un pagamento o un pagamento parziale, ma non sei ancora certo della fattura finale. Ad esempio:

• Vuoi ricevere un pagamento anticipato prima di iniziare il lavoro.

• Non sei sicuro di ricevere il pagamento completo, ma vuoi informare il cliente dell’importo previsto della fattura. In questo caso, la fattura finale viene tipicamente emessa dopo aver ricevuto il pagamento per la fattura proforma.

Fatture di credito

A volte potresti dover emettere un rimborso perché un prodotto o servizio non ha soddisfatto le aspettative del cliente. In questa situazione, ovviamente non puoi eliminare la fattura originale (specialmente se devi solo rimborsare parte dell’importo della fattura). In tali casi, puoi emettere una fattura di credito.