Comment créer des factures à partir d'événements Google Agenda (Guide étape par étape)

2026-01-08

Cet article a été traduit par IA

Si vous êtes consultant, coach, thérapeute ou tout autre professionnel de services qui facture par rendez-vous, vous connaissez la routine mensuelle : ouvrir votre agenda, compter les séances pour chaque client, puis créer manuellement des factures une par une. C’est fastidieux, chronophage et sujet aux erreurs.

Et si votre agenda pouvait simplement devenir vos factures ?

C’est exactement ce que fait la fonctionnalité “Créer depuis l’agenda” de Haiku.lt. Dans ce guide, je vais vous montrer comment transformer vos rendez-vous Google Agenda en factures professionnelles en quelques minutes, et non en heures.

Qui bénéficie de cette fonctionnalité ?

Cette fonctionnalité est parfaite pour quiconque facture par rendez-vous ou séance :

Consultants - Séances de stratégie, appels de conseil, réunions de projet
Coachs - Coaching de vie, coaching d’entreprise, conseil en carrière
Thérapeutes et Psychologues - Séances de thérapie individuelle, séances de groupe
Tuteurs et Enseignants - Cours de langues, cours de musique, tutorat académique
Entraîneurs Personnels - Séances d’entraînement individuelles, cours collectifs
Professeurs de Danse - Cours particuliers, cours collectifs
Professionnels de Santé - Physiothérapie, massothérapie, médecine alternative
Conseillers Juridiques - Heures de consultation
Nutritionnistes et Diététiciens - Consultations clients

Si vous planifiez des rendez-vous dans Google Agenda et devez facturer pour ces séances, cette fonctionnalité vous fera économiser des heures chaque mois.

Le Problème : Création Manuelle de Factures

Voici Sofia, une psychothérapeute à Amsterdam avec une pratique bien remplie. Elle reçoit environ 30 clients par semaine, offrant des séances de thérapie individuelle et de couple à des tarifs différents.

Chaque mois, Sofia fait face à la même tâche fastidieuse : examiner son agenda, compter les séances pour chaque client et créer 25-30 factures manuellement. Entre la vérification des historiques de rendez-vous, le calcul des quantités et la saisie des données, cela lui prend près de 2 heures.

Et elle n’est pas seule. Que vous soyez professeur de yoga à Rome, coach d’entreprise à Paris ou professeur de piano à Vienne, si vous facturez par rendez-vous, vous avez vécu cette frustration.

La Solution : Automatisation Agenda vers Facture

L’intégration d’agenda de Haiku.lt convertit automatiquement vos événements Google Agenda en factures. Voici la magie :

Chaque titre d’événement unique devient une facture client
Le nombre de rendez-vous devient la quantité
Toutes vos données de facturation sont pré-remplies depuis les factures précédentes
Vous examinez et personnalisez avant de créer quoi que ce soit

Ce qui prenait 2 heures à Sofia prend maintenant 10 minutes.

Prérequis : Ce Dont Vous Avez Besoin

Avant de commencer, assurez-vous d’avoir :

Un compte Haiku.lt - Inscrivez-vous sur haiku.lt (gratuit jusqu’à 500 factures)
Google Agenda avec vos rendez-vous - Utilisez les noms des clients comme titres d’événements pour de meilleurs résultats
Permission Google Agenda - Accordée lors de la connexion avec Google

Important : Haiku.lt ne stocke pas vos données d’agenda. Il ne récupère que les titres et dates d’événements temporairement pour créer les factures. Votre agenda reste privé.

Étape 1 : Accéder à la Fonctionnalité

Après vous être connecté à Haiku.lt, vous verrez votre tableau de bord. Recherchez le bouton “Créer depuis l’agenda”. Cliquez dessus pour lancer l’assistant en 4 étapes.

L’info-bulle du bouton explique : “Créez plusieurs factures à partir d’événements Google Agenda. Chaque nom d’événement unique devient un acheteur, et le nombre d’occurrences devient la quantité.”

Étape 2 : Configurer Votre Importation d’Agenda

Le premier écran vous demande de configurer comment les factures seront créées. Passons en revue chaque champ :

Sélectionner l’Agenda

Choisissez quel Google Agenda contient vos rendez-vous facturables. Si vous avez plusieurs agendas, sélectionnez celui où vous suivez les séances clients. Votre agenda principal sera marqué “(Principal)”.

Conseil de pro : Envisagez de créer un agenda dédié “Séances Facturables” séparé de vos rendez-vous personnels. Cela rend la facturation plus propre et plus rapide.

Plage de Dates

Définissez la période pour laquelle vous souhaitez créer des factures. Le système utilise par défaut le mois en cours (du premier au dernier jour), mais vous pouvez choisir n’importe quelle plage de dates.

Lorsque vous ajustez les dates, le système compte combien d’événements existent dans cette période et affiche le nombre. Si vous voyez “Aucun événement trouvé”, vérifiez votre sélection d’agenda et la plage de dates.

Modèle courant : La plupart des professionnels facturent mensuellement, donc sélectionner le mois précédent au début de chaque nouveau mois fonctionne parfaitement.

Série de Factures

Entrez un nom de série pour ces factures (par exemple, “CONSEIL”, “THERAPIE”, “COURS”). Si vous avez créé des factures auparavant, le système suggère vos noms de séries récents.

Les séries de factures vous aident à organiser les factures par type ou par année. Par exemple, “2026-COACHING” ou simplement “SEANCES”.

Informations du Vendeur

Entrez les détails de votre entreprise - votre nom ou nom d’entreprise, adresse, numéro fiscal et toute autre information que vous souhaitez sur la facture. Si vous avez créé des factures dans cette série auparavant, ce champ se remplit automatiquement avec vos informations précédentes.

Facture Émise Par

Entrez le nom de celui qui émet la facture (généralement votre nom). Comme le champ vendeur, cela se remplit automatiquement depuis vos factures précédentes.

Configuration de la Ligne d’Article

Maintenant, configurez ce qui apparaît sur chaque facture comme service facturable :

Nom de la Ligne d’Article - Ce pour quoi vous facturez (par ex. “Séance de Thérapie”, “Heure de Conseil”, “Cours de Piano”). Le système se souvient de vos articles précédents et les suggère.

Prix par Défaut (par unité) - Votre tarif standard par séance. Entrez le montant dans votre devise (euros pour les utilisateurs de la zone euro).

TVA % - Si vous êtes une entreprise assujettie à la TVA, entrez votre pourcentage de TVA. Ce champ n’apparaît que si vous avez activé la TVA dans vos paramètres.

Unité - L’unité de mesure pour votre service. La valeur par défaut est “pièces” qui fonctionne pour la plupart de la facturation basée sur les séances. Vous pouvez également choisir “heures” ou d’autres unités dans le menu déroulant.

Conseil de pro : Lorsque vous commencez à taper dans Nom de la Ligne d’Article, si vous avez utilisé cet article auparavant, le système remplit automatiquement le prix, la TVA et l’unité en fonction de votre historique. Cela garantit la cohérence.

Une fois que tous les champs obligatoires sont remplis et que le système trouve au moins un événement d’agenda, le bouton “Suivant” devient actif.

Étape 3 : Examiner et Modifier Vos Factures

C’est là que la magie opère. Le système a regroupé vos événements d’agenda par titre et préparé des brouillons de factures. Voici ce que vous verrez :

Comment les Événements Deviennent des Factures

Le système analyse vos événements d’agenda et applique cette logique :

Regroupe les événements par titre - Tous les événements avec le même nom sont regroupés
Chaque titre unique devient une facture - Les rendez-vous “Marie Dubois” deviennent une facture pour Marie
Compte les occurrences - Si “Marie Dubois” apparaît 4 fois, la quantité est 4
Exclut automatiquement - Les événements sans titre et les rendez-vous que vous avez refusés sont ignorés

Pré-remplissage Intelligent

Pour chaque nom de client, Haiku.lt examine votre historique de factures et remplit automatiquement :

Adresse e-mail
Pays
Numéro fiscal
Langue de facture préférée
Dernier prix que vous leur avez facturé pour ce service spécifique

C’est incroyablement puissant. Si vous avez facturé 80 € par séance à Marie le mois dernier et 100 € par séance à Pierre (peut-être est-il un client d’entreprise), le système s’en souvient et définit ces prix automatiquement.

Le Tableau de Révision

Vous verrez un tableau avec une ligne par client, affichant :

Nom de l’Acheteur - Le titre de l’événement de votre agenda (modifiable)
Quantité - Nombre de rendez-vous (modifiable)
E-mail - E-mail du client s’il a déjà été utilisé (modifiable)
Pays - Pays du client (modifiable)
Numéro Fiscal - Numéro fiscal du client s’il est connu (modifiable)
Langue de Facture - Quelle langue pour le PDF, avec 39 options incluant anglais, allemand, français, espagnol, italien, néerlandais, portugais et plus (modifiable)
Prix (par unité) - Le tarif pour ce client spécifique (modifiable)

Tout est modifiable. Vous pouvez :

Ajuster les quantités si vous avez compté différemment
Mettre à jour les adresses e-mail
Modifier les prix pour des clients spécifiques
Définir différentes langues de facture pour les clients internationaux
Supprimer les clients que vous ne souhaitez pas encore facturer
Ajouter manuellement des clients supplémentaires avec le bouton ”+ Ajouter un Acheteur”

Exemple de scénario : Sofia voit ces rendez-vous regroupés :

Marie Dubois : 4 séances
Jan de Vries : 4 séances
Anna Schmidt : 5 séances
Séance de couple combinée (Marie et Jan) : 2 séances

Elle peut ajuster la “Séance de couple combinée” pour la diviser entre les deux clients, ou la laisser comme facture séparée. La flexibilité vous appartient.

Si vous créez plus de 50 factures, le système affiche un avertissement indiquant que cela peut prendre plusieurs minutes. Cependant, pour la plupart des utilisateurs, les tailles de lots sont de 10-30 factures qui se complètent très rapidement.

Lorsque tout semble correct, cliquez sur “Créer X Facture(s)” pour continuer.

Étape 4 : Création des Factures

Le système crée maintenant vos factures une par une. Vous verrez une barre de progression indiquant “Création de la facture X sur Y…” pendant qu’il traite votre liste.

En coulisses, le système :

Crée chaque facture avec un numéro auto-incrémenté
Génère un PDF professionnel
Applique vos préférences de style PDF (vous pouvez choisir parmi 5 styles dans vos paramètres)
Exécute toutes les règles d’automatisation que vous avez configurées
Vérifie vos limites de compte (comptes gratuits : 500 factures au total, Pro : illimité)

Pour la plupart des lots, cela se termine en moins de 2 minutes. Les lots plus importants peuvent prendre plus de temps, mais le système continue de fonctionner - vous pouvez attendre ou revenir plus tard.

Si vous utilisez le plan gratuit et que vous approchez de la limite de 500 factures, le système vous alertera avant de créer des factures qui dépasseraient votre limite.

Étape 5 : Examiner les Résultats

Succès ! L’écran final vous montre ce qui a été créé :

Le badge de résumé affiche : “X réussies, Y échouées sur Z au total”

Factures Créées avec Succès

Vous verrez un tableau de toutes les factures créées avec :

Série et numéro (par ex. “THERAPIE-045”)
Nom de l’acheteur
Lien “Voir” pour voir les détails de la facture

Échec de Création (le cas échéant)

Si certaines factures n’ont pas pu être créées (peut-être en raison d’erreurs de validation ou de limite atteinte), elles sont affichées ici avec des messages d’erreur pour que vous puissiez comprendre ce qui s’est mal passé.

Prochaines Étapes

Depuis cet écran, vous pouvez :

Retour au Tableau de Bord - Retourner à votre liste principale de factures
Créer Plus depuis l’Agenda - Relancer l’assistant pour une autre plage de dates
Utiliser Multi-Édition pour Envoyer/Sauvegarder - C’est puissant ! Cela vous amène à l’assistant Multi-Édition où vous pouvez :
- Envoyer toutes les factures par Gmail en un seul lot
- Sauvegarder tous les PDF dans Google Drive en une fois
- Verrouiller toutes les factures après l’envoi
- Les marquer comme payées lorsque les paiements arrivent

Exemple de Flux de Travail Réel

Voyons comment Luca, un coach d’entreprise à Milan, utilise cette fonctionnalité chaque mois :

Configuration de Luca

Google Agenda : Agenda “Coaching Clients” séparé de l’agenda personnel
Nomination des événements : Nom du client comme titre d’événement (par ex. “Startup Italia”, “Marco Rossi”)
Cycle de facturation : Première semaine de chaque mois pour le mois précédent
Tarifs : Standard 120 €/heure, quelques clients VIP à 150 €/heure

Processus Mensuel de Luca

Jour 1 du nouveau mois :

Ouvre Haiku.lt, clique sur “Créer depuis l’agenda”
Sélectionne l’agenda “Coaching Clients”
Définit la plage de dates : Mois précédent (par ex. 1-31 décembre)
Configure :
- Série : “2026-COACHING”
- Ligne d’article : “Séance de Coaching d’Entreprise”
- Prix par défaut : 120 €
- Unité : heures
Clique sur “Suivant”

Écran de révision :

Voit 18 factures pour 10 clients différents
La plupart des clients ont le tarif correct de 120 € (pré-rempli depuis l’historique)
Ajuste 2 clients VIP à 150 € (le système s’en souvenait du mois dernier, mais il revérifie)
Modifie la langue de facture :
- Italien pour les clients locaux
- Anglais pour les clients internationaux de startups
Supprime un événement de test qui était dans son agenda
Clique sur “Créer 17 Factures”

Résultats :

Les 17 factures ont été créées avec succès en environ 90 secondes
Clique sur “Utiliser Multi-Édition pour Envoyer/Sauvegarder”
Sélectionne toutes les factures, les envoie par Gmail avec son modèle personnalisé
Sauvegarde tous les PDF dans son dossier “Factures 2026” dans Google Drive

Temps total : 8 minutes du début à la fin

Processus manuel précédent : Aurait pris 90-120 minutes

Gain de temps mensuel : 82-112 minutes (environ 17 heures par an !)

Conseils de Pro et Meilleures Pratiques

Organisation de l’Agenda

Utilisez une nomination d’événements cohérente : Assurez-vous que les événements de chaque client utilisent exactement le même nom. “Marie Dubois” et “marie dubois” sont traités comme des clients différents. Choisissez une convention de nommage et respectez-la.

Créez un agenda facturable dédié : Au lieu de mélanger événements personnels et facturables, créez un Google Agenda séparé pour les séances clients. Cela rend la fonctionnalité plus propre et plus rapide à utiliser.

Refusez les événements que vous ne voulez pas facturer : Si vous avez une séance pro bono ou une réunion qui ne doit pas être facturée, refusez-la dans Google Agenda. Le système exclut automatiquement les événements que vous avez refusés.

Utilisez les couleurs d’agenda : Codez par couleur différents types de séances ou catégories de clients dans Google Agenda. Bien que cela n’affecte pas la facturation, cela vous aide à organiser visuellement votre emploi du temps.

Stratégies de Prix

Laissez le système se souvenir des tarifs spécifiques aux clients : Le système stocke le dernier prix que vous avez utilisé pour chaque combinaison client et article. Si vous avez des prix échelonnés (clients standard à 80 €, premium à 100 €), après le premier mois, ces tarifs se remplissent automatiquement correctement.

Définissez votre tarif par défaut pour les nouveaux clients : Dans l’étape de configuration, votre prix par défaut s’applique à tout client qui n’a pas d’historique. Définissez-le à votre tarif le plus courant.

Examinez avant de créer : Vérifiez toujours le tableau de révision avant de cliquer sur créer. C’est votre chance de détecter les irrégularités de planification ou d’appliquer des remises spéciales.

Opérations par Lots

Après avoir créé des factures d’agenda, l’assistant Multi-Édition est votre meilleur ami :

Envoyer tout en une fois : Sélectionnez toutes les factures nouvellement créées et envoyez-les par Gmail en une seule action. Vous pouvez choisir différents modèles d’e-mail et personnaliser le message.

Sauvegarder dans Google Drive : Sauvegardez tous les PDF en lot dans un dossier spécifique de votre Google Drive pour la tenue de registres.

Verrouiller les factures : Après l’envoi, verrouillez toutes les factures en une fois pour éviter les modifications accidentelles.

Suivre les paiements : Lorsque les paiements arrivent, utilisez Multi-Édition pour marquer plusieurs factures comme payées.

Considérations Multilingues

Si vous travaillez avec des clients internationaux à travers l’Europe :

Définissez la langue par client : Dans l’étape de révision, vous pouvez définir chaque facture dans une langue différente
39 langues supportées : Toutes les langues de l’UE plus norvégien, serbe, ukrainien, turc et plus
La langue est mémorisée : Une fois que vous définissez la langue préférée d’un client, le système s’en souvient pour la prochaine fois

Exemple : Elena, une professeure de yoga à Barcelone, enseigne aux locaux et aux expatriés. Ses clients espagnols reçoivent des factures en espagnol (Español), ses étudiants anglais reçoivent des factures en anglais, et ses clients allemands reçoivent des factures en allemand (Deutsch). Le système se souvient de la préférence de chaque personne.

Éviter les Erreurs Courantes

Vérifiez les titres d’événements avant de commencer : Examinez d’abord votre agenda. Si vous voyez une nomination incohérente (certains événements disent “Client : Jean” et d’autres disent “Jean Dupont”), nettoyez cela d’abord pour un regroupement plus propre.

Vérifiez les quantités : Avant de cliquer sur créer, vérifiez que les quantités ont du sens. Si un client affiche 12 séances mais que vous savez qu’il n’en a eu que 4, vérifiez votre agenda pour les doublons ou les événements mal nommés.

N’oubliez pas les adresses e-mail : Bien qu’optionnel, avoir des adresses e-mail dans l’étape de révision fait gagner du temps plus tard lorsque vous souhaitez envoyer des factures. Ajoutez les e-mails manquants pendant la révision.

Utilisez des noms de séries significatifs : Au lieu de “2026-1”, utilisez des séries descriptives comme “2026-COACHING” ou “JAN-THERAPIE”. Votre futur vous appréciera une organisation claire.

Questions Fréquemment Posées

Q : Haiku.lt stocke-t-il mes données d’agenda ?

R : Non. Les données d’agenda sont récupérées temporairement uniquement lorsque vous utilisez cette fonctionnalité. Seuls les titres et dates d’événements sont lus pour calculer les quantités. Le contenu de votre agenda n’est jamais stocké de façon permanente, et Haiku.lt ne peut pas accéder aux données d’agenda à moins que vous n’utilisiez activement cette fonctionnalité.

Q : Que se passe-t-il si j’ai des événements récurrents dans mon agenda ?

R : Parfait ! Les événements récurrents sont automatiquement étendus en occurrences individuelles. Si vous avez “Marie Dubois - Séance Hebdomadaire” qui se répète chaque mardi, chaque occurrence compte séparément. Donc 4 mardis = quantité de 4.

Q : Puis-je exclure certains événements sans les supprimer de mon agenda ?

R : Oui, de deux façons : (1) Refusez l’événement dans Google Agenda - les événements refusés sont automatiquement exclus, ou (2) Supprimez simplement ce client du tableau de révision avant de cliquer sur créer.

Q : Que se passe-t-il si j’ai plus de 50 clients en un mois ?

R : La fonctionnalité fonctionne bien, bien que vous verrez un avertissement indiquant que la création peut prendre quelques minutes. Si vous avez régulièrement ce volume, envisagez de passer à Pro (5 €/mois) pour des factures illimitées. Le plan gratuit inclut 500 factures au total, qui pourraient s’épuiser rapidement avec un volume élevé.

Q : Puis-je utiliser différents prix pour différents clients ?

R : Absolument ! C’est l’une des meilleures fonctionnalités. Dans l’étape de révision, le prix de chaque client est modifiable. Le système se souvient de ce que vous leur avez facturé la dernière fois, donc si vous avez des prix échelonnés, cela se remplit automatiquement correctement après le premier mois.

Q : Qu’en est-il des événements d’une journée entière ?

R : Ils sont inclus et comptent chacun comme une occurrence. Le système traite les événements d’une journée entière de la même manière que les événements programmés à des fins de facturation.

Q : Mon agenda a des rendez-vous dans deux catégories différentes (séances individuelles et de groupe). Puis-je gérer les deux ?

R : Vous pouvez exécuter l’assistant deux fois - une fois pour chaque type d’article. Créez d’abord des factures pour “Séance de Thérapie Individuelle” à un tarif, puis exécutez-le à nouveau pour “Séance de Thérapie de Groupe” à un tarif différent. Ou vous pouvez ajuster manuellement dans l’étape de révision.

Q : Que se passe-t-il si j’ai fait une erreur et que je veux supprimer les factures ?

R : Pas de problème. Vous pouvez supprimer des factures individuellement ou utiliser l’assistant Multi-Édition pour sélectionner et supprimer plusieurs factures en une fois. Assurez-vous simplement de ne pas les avoir déjà envoyées, car supprimer des factures envoyées peut confondre les clients.

Au-delà des Factures d’Agenda : Autres Fonctionnalités de Haiku.lt

Une fois vos factures créées, explorez ces fonctionnalités :

Assistant Multi-Édition - Opérations par lots pour l’envoi, le verrouillage, le marquage comme payé et plus. Essentiel après avoir créé des factures d’agenda.

Modèles d’E-mail Personnalisés - Concevez de beaux e-mails de facture avec votre logo et vos couleurs de marque en utilisant des modèles MJML, ou choisissez parmi 5 modèles intégrés.

Intégration Google Drive - Sauvegardez automatiquement les PDF de factures dans Google Drive en un clic. Gardez des dossiers organisés par mois ou par client.

Automatisation JavaScript - Pour les utilisateurs avancés : écrivez des programmes JavaScript pour remplir automatiquement le champ “Informations Supplémentaires” avec les conditions de paiement, les dates d’échéance ou le contenu conditionnel.

Support de 39 Langues - Créez des factures dans n’importe quelle langue européenne plus beaucoup d’autres. Parfait pour le travail international.

Support Multi-Devises - Facturez dans n’importe laquelle des 150+ devises, avec un formatage et des symboles appropriés.

Statistiques et Rapports - Suivez les revenus par client, comparez les périodes, analysez les modèles de paiement et exportez en CSV pour votre comptable.

Conclusion : Gagnez du Temps, Facturez Plus

Si vous facturez par rendez-vous, la fonctionnalité agenda vers facture est révolutionnaire. Ce qui prenait des heures prend maintenant des minutes, et le risque de sous-facturation (oublier de compter une séance) ou de sur-facturation (compter deux fois) disparaît pratiquement.

Que vous soyez thérapeute à Bruxelles, coach à Dublin ou professeur de danse à Lisbonne, votre agenda contient déjà vos données de facturation. Pourquoi les saisir deux fois ?

Prêt à Essayer ?

Pour les Utilisateurs Existants : Connectez-vous à Haiku.lt et cliquez sur “Créer depuis l’agenda” sur votre tableau de bord. Si vous n’avez pas encore accordé la permission d’agenda, vous serez invité à vous réauthentifier.

Nouveaux Utilisateurs : Inscrivez-vous gratuitement sur haiku.lt (aucune carte de crédit requise). Vous obtenez 500 factures sur le plan gratuit, ce qui est amplement suffisant pour tester cette fonctionnalité et constater les économies de temps par vous-même.

Questions ? Support par e-mail à dalius.dobravolskas@gmail.com

La prochaine fois que vous ferez face à la tâche mensuelle de facturation, rappelez-vous : votre agenda est déjà terminé. Convertissez-le simplement en factures et retournez à ce que vous faites de mieux - servir vos clients.

Plus de guides utiles :