Créer et modifier des factures

Cet article couvre la création, la modification de factures et comment Haiku.lt vous aide avec ces tâches.

Créer des factures

Lors de la création d’une facture, vous devez fournir les informations suivantes :

• Nom de série - Le nom de série est généralement composé de quelques lettres, comme vos initiales ou une abréviation du nom de votre entreprise. Il est important de garder le nom de série cohérent pour toutes les factures liées à la même activité commerciale.

• Numéro de série - Les numéros de série doivent être séquentiels, et Haiku.lt génèrera automatiquement le prochain numéro de série disponible en fonction du nom de série. Haiku.lt vous empêche de créer des factures avec des numéros de série en double.

• Date de facture - La date de création de la facture. Notez que les numéros de série doivent être séquentiels non seulement par numéro mais aussi par date (par exemple, la facture n°5 ne peut pas être datée avant la facture n°4). Haiku.lt vous empêche de créer des factures avec des dates incorrectes.

• Langue - Actuellement, Haiku.lt prend en charge le lituanien et l’anglais. Ce paramètre détermine la langue du PDF de facture généré.

• Vendeur - Les détails de votre entreprise. Cela peut inclure :

  • Nom de l’entreprise ou de l’individu

  • Numéro d’identification fiscale ou numéro d’enregistrement d’entreprise

  • Adresse

  • Adresse email

  • Numéro de téléphone

  • Numéro de compte bancaire

  Haiku.lt enregistrera ces informations dans vos paramètres et les remplira automatiquement lors de la création de futures factures.

• Acheteur - Informations sur l’acheteur. Pour les consommateurs individuels qui n’ont pas besoin de la facture à des fins commerciales, vous n’aurez peut-être pas besoin d’inclure tous les détails commerciaux. Cependant, pour profiter des fonctionnalités de Haiku.lt, nous recommandons d’inclure au moins un nom et une adresse email ou d’autres informations uniques sur l’acheteur. Cela vous permet de trouver rapidement des factures pour des acheteurs spécifiques et accélère la création de nouvelles factures pour les clients réguliers.

• Émis par - La personne qui a créé la facture.

• Informations supplémentaires - Ici, vous pouvez spécifier des détails supplémentaires que vous souhaitez afficher sur la facture, tels que les conditions de paiement.

• Notes - Informations pour votre usage interne qui vous aideront à trouver des factures plus tard. Ces informations ne sont pas incluses dans le PDF de la facture.

• Lignes d’articles - Enfin, vous devez ajouter les services ou produits.

Une fois que vous avez saisi ces informations, vous pouvez créer la facture et un fichier PDF sera généré que vous pourrez envoyer à l’acheteur.

Modifier des factures

Avec une facture créée, vous pouvez effectuer ces actions :

• Modifier et enregistrer les modifications - Si vous avez déjà envoyé la facture à l’acheteur, il est préférable de ne pas la modifier.

• Marquer comme payé - Ces informations sont pour votre commodité afin de suivre rapidement si toutes les factures émises ont été payées. Le système calculera combien de factures sont payées.

• Verrouiller la facture - Si vous avez envoyé la facture à l’acheteur, vous pouvez la verrouiller pour empêcher d’autres modifications ou suppressions.

• Supprimer - Généralement, vous ne devriez pas supprimer de factures, surtout si vous les avez envoyées à l’acheteur. Si vous en supprimez une, vous devez vous assurer que le numéro de série est toujours utilisé.

Factures proforma

Il est important de savoir que les factures proforma ne sont pas des documents comptables dans la plupart des juridictions. Pour cette raison, Haiku.lt ne permet pas d’utiliser le même nom de série pour les factures proforma que pour les factures régulières. Haiku.lt exclut également les factures proforma de divers calculs.

Les factures proforma peuvent être utiles dans des situations où vous souhaitez recevoir un paiement ou un paiement partiel, mais vous n’êtes pas encore certain de la facture finale. Par exemple :

• Vous souhaitez recevoir un acompte avant de commencer le travail.

• Vous n’êtes pas sûr de recevoir le paiement complet, mais vous voulez informer le client du montant de facture attendu. Dans ce cas, la facture finale est généralement émise après réception du paiement de la facture proforma.

Factures d’avoir

Parfois, vous devrez peut-être émettre un remboursement parce qu’un produit ou service n’a pas répondu aux attentes du client. Dans cette situation, vous ne pouvez évidemment pas supprimer la facture d’origine (surtout si vous devez uniquement rembourser une partie du montant de la facture). Dans de tels cas, vous pouvez émettre une facture d’avoir.