Cómo crear facturas desde eventos de Google Calendar (Guía paso a paso)

2026-01-08

Este artículo fue traducido con IA

Si eres consultor, coach, terapeuta o cualquier profesional de servicios que factura por cita, conoces la rutina mensual: abrir el calendario, contar sesiones para cada cliente y luego crear facturas manualmente una por una. Es tedioso, consume tiempo y es propenso a errores.

¿Qué pasaría si tu calendario pudiera simplemente convertirse en tus facturas?

Eso es exactamente lo que hace la función “Crear desde Calendario” de Haiku.lt. En esta guía, te mostraré cómo transformar tus citas de Google Calendar en facturas profesionales en minutos, no horas.

¿Quién se beneficia de esta función?

Esta función es perfecta para cualquiera que facture por cita o sesión:

Consultores - Sesiones de estrategia, llamadas de asesoría, reuniones de proyecto
Coaches - Coaching de vida, coaching empresarial, asesoramiento profesional
Terapeutas y Psicólogos - Sesiones de terapia individual, sesiones grupales
Tutores y Profesores - Clases de idiomas, clases de música, tutoría académica
Entrenadores Personales - Sesiones de entrenamiento individuales, clases grupales
Profesores de Danza - Clases privadas, clases grupales
Profesionales de la Salud - Fisioterapia, terapia de masaje, medicina alternativa
Asesores Legales - Horas de consulta
Nutricionistas y Dietistas - Consultas con clientes

Si programas citas en Google Calendar y necesitas facturar por esas sesiones, esta función te ahorrará horas cada mes.

El Problema: Creación Manual de Facturas

Conoce a Sofia, una psicoterapeuta en Ámsterdam con una práctica ocupada. Atiende a unos 30 clientes por semana, ofreciendo sesiones de terapia individual y de pareja a diferentes tarifas.

Cada mes, Sofia enfrenta la misma tarea tediosa: revisar su calendario, contar sesiones para cada cliente y crear 25-30 facturas manualmente. Entre verificar historiales de citas, calcular cantidades e ingresar datos, le toma casi 2 horas.

Y no está sola. Ya seas instructor de yoga en Roma, coach empresarial en París o profesor de piano en Viena, si facturas por cita, has experimentado esta frustración.

La Solución: Automatización de Calendario a Factura

La integración de calendario de Haiku.lt convierte automáticamente tus eventos de Google Calendar en facturas. Aquí está la magia:

Cada título de evento único se convierte en una factura de cliente
El número de citas se convierte en la cantidad
Todos tus datos de facturación se precargan desde facturas anteriores
Revisas y personalizas antes de crear algo

Lo que solía tomar a Sofia 2 horas ahora toma 10 minutos.

Requisitos Previos: Qué Necesitas

Antes de comenzar, asegúrate de tener:

Una cuenta de Haiku.lt - Regístrate en haiku.lt (gratis hasta 500 facturas)
Google Calendar con tus citas - Usa nombres de clientes como títulos de eventos para mejores resultados
Permiso de Google Calendar - Otorgado cuando inicias sesión con Google

Importante: Haiku.lt no almacena tus datos de calendario. Solo obtiene títulos y fechas de eventos temporalmente para crear facturas. Tu calendario permanece privado.

Paso 1: Acceder a la Función

Después de iniciar sesión en Haiku.lt, verás tu panel. Busca el botón “Crear desde Calendario”. Haz clic en él para iniciar el asistente de 4 pasos.

La información del botón explica: “Crea múltiples facturas desde eventos de Google Calendar. Cada nombre de evento único se convierte en un comprador, y el número de ocurrencias se convierte en la cantidad.”

Paso 2: Configurar tu Importación de Calendario

La primera pantalla te pide configurar cómo se crearán las facturas. Revisemos cada campo:

Seleccionar Calendario

Elige qué Google Calendar contiene tus citas facturables. Si tienes múltiples calendarios, selecciona el que usas para rastrear sesiones de clientes. Tu calendario principal estará marcado como “(Principal)”.

Consejo profesional: Considera crear un calendario dedicado de “Sesiones Facturables” separado de tus citas personales. Esto hace que la facturación sea más limpia y rápida.

Rango de Fechas

Establece el período para el cual deseas crear facturas. El sistema usa por defecto el mes actual (primer al último día), pero puedes elegir cualquier rango de fechas.

A medida que ajustas las fechas, el sistema cuenta cuántos eventos existen en ese período y muestra el conteo. Si ves “No se encontraron eventos”, verifica tu selección de calendario y rango de fechas.

Patrón común: La mayoría de los profesionales facturan mensualmente, por lo que seleccionar el mes anterior al comienzo de cada mes nuevo funciona perfectamente.

Serie de Facturas

Ingresa un nombre de serie para estas facturas (por ejemplo, “CONSULTORÍA”, “TERAPIA”, “CLASES”). Si has creado facturas antes, el sistema sugiere tus nombres de series recientes.

Las series de facturas te ayudan a organizar facturas por tipo o año. Por ejemplo, “2026-COACHING” o simplemente “SESIONES”.

Información del Vendedor

Ingresa los detalles de tu negocio: tu nombre o nombre de empresa, dirección, ID fiscal y cualquier otra información que desees en la factura. Si has creado facturas en esta serie antes, este campo se completa automáticamente con tu información anterior.

Factura Emitida Por

Ingresa el nombre de quien emite la factura (generalmente tu nombre). Como el campo del vendedor, esto se completa automáticamente desde tus facturas anteriores.

Configuración de Línea de Artículo

Ahora configura qué aparece en cada factura como el servicio facturable:

Nombre de Línea de Artículo - Por qué estás facturando (ej. “Sesión de Terapia”, “Hora de Consultoría”, “Clase de Piano”). El sistema recuerda tus artículos anteriores y los sugiere.

Precio Predeterminado (por unidad) - Tu tarifa estándar por sesión. Ingresa el monto en tu moneda (euros para usuarios de la Eurozona).

IVA % - Si eres una empresa registrada para IVA, ingresa tu porcentaje de IVA. Este campo solo aparece si has habilitado el IVA en tu configuración.

Unidad - La unidad de medida para tu servicio. El predeterminado es “piezas” que funciona para la mayoría de facturación basada en sesiones. También puedes elegir “horas” u otras unidades del menú desplegable.

Consejo profesional: Cuando comienzas a escribir en Nombre de Línea de Artículo, si has usado ese artículo antes, el sistema completa automáticamente el precio, IVA y unidad basándose en tu historial. Esto garantiza consistencia.

Una vez que todos los campos requeridos estén completados y el sistema encuentre al menos un evento de calendario, el botón “Siguiente” se activa.

Paso 3: Revisar y Editar tus Facturas

Aquí es donde ocurre la magia. El sistema ha agrupado tus eventos de calendario por título y preparado borradores de facturas. Esto es lo que verás:

Cómo los Eventos se Convierten en Facturas

El sistema analiza tus eventos de calendario y aplica esta lógica:

Agrupa eventos por título - Todos los eventos con el mismo nombre se agrupan juntos
Cada título único se convierte en una factura - Las citas de “Marie Dubois” se convierten en una factura para Marie
Cuenta ocurrencias - Si “Marie Dubois” aparece 4 veces, la cantidad es 4
Excluye automáticamente - Eventos sin títulos y citas que has rechazado se omiten

Precompletado Inteligente

Para cada nombre de cliente, Haiku.lt busca en tu historial de facturas y completa automáticamente:

Dirección de correo electrónico
País
ID fiscal
Idioma de factura preferido
Último precio que les cobraste por este servicio específico

Esto es increíblemente poderoso. Si le cobraste a Marie 80 € por sesión el mes pasado y a Pierre 100 € por sesión (quizás es un cliente corporativo), el sistema lo recuerda y establece esos precios automáticamente.

La Tabla de Revisión

Verás una tabla con una fila por cliente, mostrando:

Nombre del Comprador - El título del evento de tu calendario (editable)
Cantidad - Número de citas (editable)
Correo Electrónico - Correo del cliente si se usó anteriormente (editable)
País - País del cliente (editable)
ID Fiscal - ID fiscal del cliente si se conoce (editable)
Idioma de Factura - Qué idioma para el PDF, con 39 opciones incluyendo inglés, alemán, francés, español, italiano, holandés, portugués y más (editable)
Precio (por unidad) - La tarifa para este cliente específico (editable)

Todo es editable. Puedes:

Ajustar cantidades si contaste diferente
Actualizar direcciones de correo electrónico
Cambiar precios para clientes específicos
Establecer diferentes idiomas de factura para clientes internacionales
Eliminar clientes que aún no deseas facturar
Agregar clientes adicionales manualmente con el botón ”+ Agregar Comprador”

Escenario de ejemplo: Sofia ve estas citas agrupadas:

Marie Dubois: 4 sesiones
Jan de Vries: 4 sesiones
Anna Schmidt: 5 sesiones
Sesión de pareja combinada (Marie y Jan): 2 sesiones

Puede ajustar la “Sesión de pareja combinada” para dividirla entre los dos clientes, o dejarla como una factura separada. La flexibilidad es tuya.

Si estás creando más de 50 facturas, el sistema muestra una advertencia de que puede tomar varios minutos. Sin embargo, para la mayoría de los usuarios, los tamaños de lote son de 10-30 facturas que se completan muy rápidamente.

Cuando todo se vea correcto, haz clic en “Crear X Factura(s)” para proceder.

Paso 4: Crear Facturas

El sistema ahora crea tus facturas una por una. Verás una barra de progreso mostrando “Creando factura X de Y…” mientras trabaja en tu lista.

Entre bastidores, el sistema:

Crea cada factura con un número auto-incremental
Genera un PDF profesional
Aplica tus preferencias de estilo PDF (puedes elegir entre 5 estilos en tu configuración)
Ejecuta cualquier regla de automatización que hayas configurado
Verifica tus límites de cuenta (cuentas gratuitas: 500 facturas totales, Pro: ilimitadas)

Para la mayoría de los lotes, esto se completa en menos de 2 minutos. Los lotes más grandes pueden tomar más tiempo, pero el sistema sigue trabajando - puedes esperar o volver más tarde.

Si estás en el plan gratuito y te acercas al límite de 500 facturas, el sistema te alertará antes de crear facturas que excedan tu límite.

Paso 5: Revisar Resultados

¡Éxito! La pantalla final te muestra lo que se creó:

La insignia de resumen muestra: “X exitosas, Y fallidas de Z totales”

Facturas Creadas Exitosamente

Verás una tabla de todas las facturas creadas con:

Serie y número (ej. “TERAPIA-045”)
Nombre del comprador
Enlace “Ver” para ver los detalles de la factura

Falló al Crear (si hay)

Si algunas facturas no pudieron crearse (quizás debido a errores de validación o límite alcanzado), se muestran aquí con mensajes de error para que puedas entender qué salió mal.

Próximos Pasos

Desde esta pantalla, puedes:

Volver al Panel - Regresar a tu lista principal de facturas
Crear Más desde Calendario - Iniciar el asistente nuevamente para otro rango de fechas
Usar Edición Múltiple para Enviar/Guardar - ¡Esto es poderoso! Te lleva al asistente de Edición Múltiple donde puedes:
- Enviar todas las facturas por Gmail en un lote
- Guardar todos los PDFs en Google Drive a la vez
- Bloquear todas las facturas después de enviar
- Marcarlas como pagadas cuando lleguen los pagos

Ejemplo de Flujo de Trabajo en el Mundo Real

Veamos cómo Luca, un coach empresarial en Milán, usa esta función mensualmente:

Configuración de Luca

Google Calendar: Calendario de “Coaching de Clientes” separado del calendario personal
Nomenclatura de eventos: Nombre del cliente como título del evento (ej. “Startup Italia”, “Marco Rossi”)
Ciclo de facturación: Primera semana de cada mes para el mes anterior
Tarifas: Estándar 120 €/hora, algunos clientes VIP a 150 €/hora

Proceso Mensual de Luca

Día 1 del nuevo mes:

Abre Haiku.lt, hace clic en “Crear desde Calendario”
Selecciona calendario de “Coaching de Clientes”
Establece rango de fechas: Mes anterior (ej. 1-31 de diciembre)
Configura:
- Serie: “2026-COACHING”
- Línea de artículo: “Sesión de Coaching Empresarial”
- Precio predeterminado: 120 €
- Unidad: horas
Hace clic en “Siguiente”

Pantalla de revisión:

Ve 18 facturas para 10 clientes diferentes
La mayoría de los clientes tienen la tarifa correcta de 120 € (autocompletada del historial)
Ajusta 2 clientes VIP a 150 € (el sistema lo recordó del mes pasado, pero él lo verifica dos veces)
Cambia el idioma de factura:
- Italiano para clientes locales
- Inglés para clientes internacionales de startups
Elimina un evento de prueba que estaba en su calendario
Hace clic en “Crear 17 Facturas”

Resultados:

Las 17 facturas se crearon exitosamente en unos 90 segundos
Hace clic en “Usar Edición Múltiple para Enviar/Guardar”
Selecciona todas las facturas, las envía por Gmail con su plantilla personalizada
Guarda todos los PDFs en su carpeta “Facturas 2026” en Google Drive

Tiempo total: 8 minutos de principio a fin

Proceso manual anterior: Habría tomado 90-120 minutos

Ahorro de tiempo mensual: 82-112 minutos (¡aproximadamente 17 horas por año!)

Consejos Profesionales y Mejores Prácticas

Organización del Calendario

Usa nomenclatura de eventos consistente: Asegúrate de que los eventos de cada cliente usen exactamente el mismo nombre. “Marie Dubois” y “marie dubois” se tratan como clientes diferentes. Elige una convención de nomenclatura y manténla.

Crea un calendario facturable dedicado: En lugar de mezclar eventos personales y facturables, crea un Google Calendar separado para sesiones de clientes. Esto hace que la función sea más limpia y rápida de usar.

Rechaza eventos que no quieras facturar: Si tienes una sesión pro bono o una reunión que no debe facturarse, recházala en Google Calendar. El sistema excluye automáticamente los eventos que has rechazado.

Usa colores de calendario: Codifica por colores diferentes tipos de sesiones o categorías de clientes en Google Calendar. Aunque esto no afecta la facturación, te ayuda a organizar visualmente tu agenda.

Estrategias de Precios

Deja que el sistema recuerde tarifas específicas por cliente: El sistema almacena el último precio que usaste para cada combinación de cliente y artículo. Si tienes precios escalonados (clientes estándar a 80 €, premium a 100 €), después del primer mes, estas tarifas se autocompletan correctamente.

Establece tu tarifa predeterminada para nuevos clientes: En el paso de configuración, tu precio predeterminado se aplica a cualquier cliente que no tenga historial. Establécelo en tu tarifa más común.

Revisa antes de crear: Siempre verifica la tabla de revisión antes de hacer clic en crear. Es tu oportunidad de detectar irregularidades en la programación o aplicar descuentos especiales.

Operaciones por Lotes

Después de crear facturas de calendario, el asistente de Edición Múltiple es tu mejor amigo:

Enviar todo de una vez: Selecciona todas las facturas recién creadas y envíalas por Gmail en una acción. Puedes elegir diferentes plantillas de correo electrónico y personalizar el mensaje.

Guardar en Google Drive: Guarda todos los PDFs en lote en una carpeta específica en tu Google Drive para mantenimiento de registros.

Bloquear facturas: Después de enviar, bloquea todas las facturas a la vez para evitar ediciones accidentales.

Rastrear pagos: A medida que llegan los pagos, usa Edición Múltiple para marcar múltiples facturas como pagadas.

Consideraciones Multilingües

Si trabajas con clientes internacionales en toda Europa:

Establece idioma por cliente: En el paso de revisión, puedes establecer cada factura en un idioma diferente
39 idiomas soportados: Todos los idiomas de la UE más noruego, serbio, ucraniano, turco y más
El idioma se recuerda: Una vez que estableces el idioma preferido de un cliente, el sistema lo recuerda para la próxima vez

Ejemplo: Elena, una instructora de yoga en Barcelona, enseña tanto a locales como a expatriados. Sus clientes españoles reciben facturas en español, sus estudiantes ingleses reciben facturas en inglés, y sus clientes alemanes reciben facturas en alemán (Deutsch). El sistema recuerda la preferencia de cada persona.

Evitar Errores Comunes

Verifica los títulos de eventos antes de comenzar: Revisa tu calendario primero. Si ves nomenclatura inconsistente (algunos eventos dicen “Cliente: Juan” y otros dicen “Juan García”), limpia eso primero para una agrupación más limpia.

Revisa las cantidades: Antes de hacer clic en crear, verifica que las cantidades tengan sentido. Si un cliente muestra 12 sesiones pero sabes que solo tuvo 4, verifica tu calendario para duplicados o eventos titulados incorrectamente.

No olvides las direcciones de correo electrónico: Aunque opcional, tener direcciones de correo electrónico en el paso de revisión ahorra tiempo más tarde cuando quieras enviar facturas. Agrega cualquier correo faltante durante la revisión.

Usa nombres de series significativos: En lugar de “2026-1”, usa series descriptivas como “2026-COACHING” o “ENE-TERAPIA”. Tu yo futuro apreciará la organización clara.

Preguntas Frecuentes

P: ¿Haiku.lt almacena mis datos de calendario?

R: No. Los datos del calendario se obtienen temporalmente solo cuando usas esta función. Solo los títulos y fechas de eventos se leen para calcular cantidades. El contenido de tu calendario nunca se almacena permanentemente, y Haiku.lt no puede acceder a los datos del calendario a menos que estés usando activamente esta función.

P: ¿Qué pasa si tengo eventos recurrentes en mi calendario?

R: ¡Perfecto! Los eventos recurrentes se expanden automáticamente a ocurrencias individuales. Si tienes “Marie Dubois - Sesión Semanal” repitiéndose cada martes, cada ocurrencia cuenta por separado. Entonces 4 martes = cantidad de 4.

P: ¿Puedo excluir ciertos eventos sin eliminarlos de mi calendario?

R: Sí, de dos formas: (1) Rechaza el evento en Google Calendar - los eventos rechazados se excluyen automáticamente, o (2) Simplemente elimina ese cliente de la tabla de revisión antes de hacer clic en crear.

P: ¿Qué pasa si tengo más de 50 clientes en un mes?

R: La función funciona bien, aunque verás una advertencia de que la creación puede tomar algunos minutos. Si tienes este volumen regularmente, considera actualizar a Pro (5 €/mes) para facturas ilimitadas. El plan gratuito incluye 500 facturas totales, que podría agotarse rápidamente con alto volumen.

P: ¿Puedo usar diferentes precios para diferentes clientes?

R: ¡Absolutamente! Esta es una de las mejores características. En el paso de revisión, el precio de cada cliente es editable. El sistema recuerda lo que les cobraste la última vez, así que si tienes precios escalonados, se autocompleta correctamente después del primer mes.

P: ¿Qué pasa con los eventos de todo el día?

R: Están incluidos y cuentan como una ocurrencia cada uno. El sistema trata los eventos de todo el día igual que los eventos programados para propósitos de facturación.

P: Mi calendario tiene citas en dos categorías diferentes (sesiones individuales y grupales). ¿Puedo manejar ambas?

R: Puedes ejecutar el asistente dos veces - una vez para cada tipo de artículo. Primero crea facturas para “Sesión de Terapia Individual” a una tarifa, luego ejecútalo nuevamente para “Sesión de Terapia Grupal” a una tarifa diferente. O puedes ajustar manualmente en el paso de revisión.

P: ¿Qué pasa si cometí un error y quiero eliminar las facturas?

R: No hay problema. Puedes eliminar facturas individualmente o usar el asistente de Edición Múltiple para seleccionar y eliminar múltiples facturas a la vez. Solo asegúrate de que no las hayas enviado todavía, ya que eliminar facturas enviadas puede confundir a los clientes.

Más allá de las Facturas de Calendario: Otras Características de Haiku.lt

Una vez que tus facturas estén creadas, explora estas características:

Asistente de Edición Múltiple - Operaciones por lotes para enviar, bloquear, marcar como pagado y más. Esencial después de crear facturas de calendario.

Plantillas de Correo Personalizadas - Diseña hermosos correos de facturas con tu logo y colores de marca usando plantillas MJML, o elige entre 5 plantillas integradas.

Integración con Google Drive - Guarda automáticamente PDFs de facturas en Google Drive con un clic. Mantén carpetas organizadas por mes o cliente.

Automatización con JavaScript - Para usuarios avanzados: escribe programas JavaScript para llenar automáticamente el campo “Información Adicional” con términos de pago, fechas de vencimiento o contenido condicional.

Soporte para 39 Idiomas - Crea facturas en cualquier idioma europeo más muchos otros. Perfecto para trabajo internacional.

Soporte Multi-Moneda - Factura en cualquiera de 150+ monedas, con formato y símbolos adecuados.

Estadísticas e Informes - Rastrea ingresos por cliente, compara períodos, analiza patrones de pago y exporta a CSV para tu contador.

Conclusión: Ahorra Tiempo, Factura Más

Si facturas por cita, la función de calendario a factura es un cambio de juego. Lo que solía tomar horas ahora toma minutos, y el riesgo de subfacturación (olvidar contar una sesión) o sobrefacturación (contar doble) prácticamente desaparece.

Ya seas terapeuta en Bruselas, coach en Dublín o profesor de danza en Lisboa, tu calendario ya contiene tus datos de facturación. ¿Por qué ingresarlos dos veces?

¿Listo para Probarlo?

Para Usuarios Existentes: Inicia sesión en Haiku.lt y haz clic en “Crear desde Calendario” en tu panel. Si aún no has otorgado permiso de calendario, se te pedirá que te reautentiques.

Nuevos Usuarios: Regístrate gratis en haiku.lt (no se requiere tarjeta de crédito). Obtienes 500 facturas en el plan gratuito, que es suficiente para probar esta función y ver el ahorro de tiempo por ti mismo.

¿Preguntas? Soporte por correo electrónico en dalius.dobravolskas@gmail.com

La próxima vez que enfrentes la tarea mensual de facturación, recuerda: tu calendario ya está listo. Simplemente conviértelo en facturas y vuelve a lo que mejor haces: servir a tus clientes.

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