Πώς να Δημιουργείτε Τιμολόγια από Εκδηλώσεις Google Calendar (Οδηγός Βήμα-Βήμα)

2026-01-08

Αυτό το άρθρο μεταφράστηκε με AI

Αν είστε σύμβουλος, προπονητής, ψυχοθεραπευτής ή κάποιος άλλος επαγγελματίας παροχής υπηρεσιών που χρεώνει με βάση τα ραντεβού, γνωρίζετε τη μηνιαία ρουτίνα: ανοίγετε το ημερολόγιό σας, μετράτε συνεδρίες για κάθε πελάτη, και στη συνέχεια δημιουργείτε τιμολόγια χειροκίνητα ένα-ένα. Είναι κουραστικό, χρονοβόρο και επιρρεπές σε σφάλματα.

Τι θα γινόταν αν το ημερολόγιό σας θα μπορούσε απλώς να γίνει τα τιμολόγιά σας;

Ακριβώς αυτό κάνει η λειτουργία “Δημιουργία από Ημερολόγιο” του Haiku.lt. Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας δείξω πώς να μετατρέψετε τα ραντεβού σας στο Google Calendar σε επαγγελματικά τιμολόγια σε λίγα λεπτά, όχι ώρες.

Ποιος Ωφελείται από Αυτήν τη Λειτουργία;

Αυτή η λειτουργία είναι ιδανική για οποιονδήποτε που χρεώνει με βάση τα ραντεβού ή τις συνεδρίες:

Σύμβουλοι - Στρατηγικές συνεδρίες, συμβουλευτικές κλήσεις, συναντήσεις έργων
Προπονητές - Προπόνηση ζωής, εργασιακή προπόνηση, συμβουλευτική καριέρας
Ψυχοθεραπευτές & Ψυχολόγοι - Ατομικές θεραπευτικές συνεδρίες, ομαδικές συνεδρίες
Καθηγητές & Δάσκαλοι - Μαθήματα γλωσσών, μαθήματα μουσικής, ακαδημαϊκό μάθημα
Προσωπικοί Προπονητές - Ατομικές συνεδρίες προπόνησης, ομαδικά μαθήματα
Δάσκαλοι Χορού - Ιδιωτικά μαθήματα, ομαδικά μαθήματα
Επαγγελματίες Υγείας - Φυσιοθεραπεία, μασάζ, εναλλακτική ιατρική
Νομικοί Σύμβουλοι - Ώρες συμβουλευτικής
Διατροφολόγοι & Δίαιτολόγοι - Συμβουλευτικές συνεδρίες με πελάτες

Αν προγραμματίζετε ραντεβού στο Google Calendar και πρέπει να χρεώσετε για αυτές τις συνεδρίες, αυτή η λειτουργία θα σας εξοικονομήσει ώρες κάθε μήνα.

Το Πρόβλημα: Χειροκίνητη Δημιουργία Τιμολογίων

Ας γνωρίσουμε τη Σοφία, μια ψυχοθεραπεύτρια στο Αμστερνταμ με μια πολυάσχολη πρακτική. Δέχεται περίπου 30 πελάτες την εβδομάδα, προσφέροντας τόσο ατομικές όσο και συνεδρίες ζευγαριών σε διαφορετικές τιμές.

Κάθε μήνα, η Σοφία αντιμετωπίζει την ίδια κουραστική εργασία: ανασκόπηση του ημερολογίου της, μέτρηση των συνεδριών για κάθε πελάτη και χειροκίνητη δημιουργία 25-30 τιμολογίων. Ανάμεσα στη ελεγχο των ιστορικών ραντεβού, τον υπολογισμό ποσοτήτων και την εισαγωγή δεδομένων, χρειάζεται σχεδόν 2 ώρες.

Και δεν είναι μόνη. Είτε είστε εκπαιδευτής yoga στη Ρώμη, σύμβουλος επιχειρήσεων στο Παρίσι, ή δάσκαλος πιάνου στη Βιέννη, αν χρεώνετε με βάση τα ραντεβού, θα έχετε ζήσει αυτή τη δυσαρέσκεια.

Η Λύση: Αυτοματοποίηση Ημερολογίου-σε-Τιμολόγιο

Η ενσωμάτωση του ημερολογίου του Haiku.lt μετατρέπει αυτόματα τα εκδηλώσεις του Google Calendar σας σε τιμολόγια. Εδώ είναι το μαγικό:

Κάθε μοναδικό όνομα εκδήλωσης γίνεται τιμολόγιο ενός πελάτη
Ο αριθμός των ραντεβού γίνεται η ποσότητα
Όλα τα δεδομένα τιμολόγησής σας προ-συμπληρώνονται από τα προηγούμενα τιμολόγια
Ελέγχετε και προσαρμόζετε πριν δημιουργήσετε τίποτα

Αυτό που παλιότερα χρειαζόταν 2 ώρες για τη Σοφία, τώρα χρειάζεται 10 λεπτά.

Προϋποθέσεις: Τι Χρειάζεστε

Πριν ξεκινήσετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε:

Λογαριασμό Haiku.lt - Εγγραφείτε στο haiku.lt (δωρεάν για έως 500 τιμολόγια)
Google Calendar με τα ραντεβού σας - Χρησιμοποιήστε τα ονόματα των πελατών ως τίτλοι εκδηλώσεων για καλύτερα αποτελέσματα
Άδεια Google Calendar - Χορηγείται όταν συνδέεστε με Google

Σημαντικό: Το Haiku.lt δεν αποθηκεύει τα δεδομένα του ημερολογίου σας. Μόνο αναζητά προσωρινά τίτλους εκδηλώσεων και ημερομηνίες για να δημιουργήσει τιμολόγια. Το ημερολόγιό σας παραμένει ιδιωτικό.

Βήμα 1: Πρόσβαση στη Λειτουργία

Αφού συνδεθείτε στο Haiku.lt, θα δείτε τον πίνακα ελέγχου σας. Αναζητήστε το κουμπί “Δημιουργία από Ημερολόγιο”. Κάντε κλικ για να εκκινήσετε τον οδηγό 4 βημάτων.

Η συμβουλή του κουμπιού εξηγεί: “Δημιουργήστε πολλαπλά τιμολόγια από εκδηλώσεις Google Calendar. Κάθε μοναδικό όνομα εκδήλωσης γίνεται αγοραστής, και ο αριθμός των περιπτώσεων γίνεται η ποσότητα.”

Βήμα 2: Διαμόρφωση της Εισαγωγής του Ημερολογίου σας

Η πρώτη οθόνη σας ζητά να διαμορφώσετε τον τρόπο δημιουργίας των τιμολογίων. Ας δούμε κάθε πεδίο:

Επιλέξτε Ημερολόγιο

Επιλέξτε ποιο Google Calendar περιέχει τα ραντεβού σας που χρεώνονται. Αν έχετε πολλαπλά ημερολόγια, επιλέξτε αυτό όπου παρακολουθείτε τις συνεδρίες των πελατών. Το κύριο ημερολόγιό σας θα επισημανθεί ως “(Κύριο)”.

Συμβουλή Pro: Σκεφτείτε να δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό ημερολόγιο “Συνεδρίες που Χρεώνονται” ξεχωριστό από τα προσωπικά σας ραντεβού. Αυτό κάνει την τιμολόγηση πιο καθαρή και γρήγορη.

Εύρος Ημερομηνιών

Ορίστε την περίοδο για την οποία θέλετε να δημιουργήσετε τιμολόγια. Το σύστημα προκαθορίζεται στον τρέχοντα μήνα (πρώτη έως τελευταία ημέρα), αλλά μπορείτε να επιλέξετε οποιοδήποτε εύρος ημερομηνιών.

Καθώς προσαρμόζετε τις ημερομηνίες, το σύστημα μετράει πόσες εκδηλώσεις υπάρχουν σε αυτήν την περίοδο και εμφανίζει τον αριθμό. Αν δείτε “Δεν βρέθηκαν εκδηλώσεις,” ξανελέγξτε την επιλογή του ημερολογίου και το εύρος ημερομηνιών.

Κοινό σχέδιο: Οι περισσότεροι επαγγελματίες εκδίδουν τιμολόγια μηνιαία, οπότε η επιλογή του προηγούμενου μήνα στην αρχή κάθε νέου μήνα λειτουργεί τέλεια.

Σειρά Τιμολογίων

Εισάγετε ένα όνομα σειράς για αυτά τα τιμολόγια (για παράδειγμα, “ΣΥΜΒΟΥΛΙΑ”, “ΘΕΡΑΠΕΙΑ”, “ΜΑΘΗΜΑΤΑ”). Αν έχετε δημιουργήσει τιμολόγια προηγουμένως, το σύστημα προτείνει τα πρόσφατα ονόματα σειρών σας.

Οι σειρές τιμολογίων σας βοηθούν να οργανώσετε τιμολόγια κατά τύπο ή έτος. Για παράδειγμα, “2026-ΠΡΟΠΟΝΗΣΗ” ή απλώς “ΣΥΝΕΔΡΙΕΣ”.

Πληροφορίες Πωλητή

Εισάγετε τα στοιχεία της επιχείρησής σας - το όνομά σας ή το όνομα της εταιρείας, διεύθυνση, ΑΦΜ και οποιαδήποτε άλλη πληροφορία που θέλετε στο τιμολόγιο. Αν έχετε δημιουργήσει τιμολόγια σε αυτήν τη σειρά, αυτό το πεδίο συμπληρώνεται αυτόματα με τα προηγούμενα σας στοιχεία.

Τιμολόγιο Εκδόθηκε Από

Εισάγετε το όνομα του ατόμου που εκδίδει το τιμολόγιο (συνήθως το όνομά σας). Όπως και το πεδίο του πωλητή, συμπληρώνεται αυτόματα από τα προηγούμενα τιμολόγιά σας.

Διαμόρφωση Στοιχείου Γραμμής

Τώρα διαμορφώστε τι εμφανίζεται σε κάθε τιμολόγιο ως χρεώσιμη υπηρεσία:

Όνομα Στοιχείου Γραμμής - Για τι χρεώνετε (π.χ., “Θεραπευτική Συνεδρία”, “Ώρα Συμβουλευτικής”, “Μάθημα Πιάνου”). Το σύστημα θυμάται τα προηγούμενα στοιχεία σας και τα προτείνει.

Προκαθορισμένη Τιμή (ανά μονάδα) - Το τυπικό σας ποσοστό ανά συνεδρία. Εισάγετε το ποσό στο νόμισμά σας (ευρώ για χρήστες της Ευρωζώνης).

ΦΠΑ % - Αν είστε καταχωρημένη επιχείρηση ΦΠΑ, εισάγετε το ποσοστό ΦΠΑ σας. Αυτό το πεδίο εμφανίζεται μόνο αν έχετε ενεργοποιήσει ΦΠΑ στις ρυθμίσεις σας.

Μονάδα - Η μονάδα μέτρησης της υπηρεσίας σας. Το προκαθορισμένο είναι “τεμάχια” που λειτουργεί για τις περισσότερες συνεδρίες που βασίζονται. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε “ώρες” ή άλλες μονάδες από το αναπτυσσόμενο μενού.

Συμβουλή Pro: Όταν αρχίσετε να πληκτρολογείτε Όνομα Στοιχείου Γραμμής, αν έχετε χρησιμοποιήσει αυτό το στοιχείο προηγουμένως, το σύστημα συμπληρώνει αυτόματα την τιμή, ΦΠΑ και μονάδα με βάση το ιστορικό σας. Αυτό διασφαλίζει συνέπεια.

Μόλις συμπληρωθούν όλα τα υποχρεωτικά πεδία και το σύστημα βρει τουλάχιστον μία εκδήλωση ημερολογίου, το κουμπί “Επόμενο” γίνεται ενεργό.

Βήμα 3: Ελέγξτε και Επεξεργαστείτε τα Τιμολόγιά σας

Εδώ συμβαίνει το μαγικό. Το σύστημα έχει ομαδοποιήσει τα εκδηλώσεις του ημερολογίου σας κατά όνομα και έχει προετοιμάσει τα προσχέδια τιμολογίων. Ορίστι τι θα δείτε:

Πώς Οι Εκδηλώσεις Γίνονται Τιμολόγια

Το σύστημα αναλύει τα εκδηλώσεις του ημερολογίου σας και εφαρμόζει αυτή τη λογική:

Ομαδοποιεί εκδηλώσεις κατά όνομα - Όλες οι εκδηλώσεις με το ίδιο όνομα ομαδοποιούνται μαζί
Κάθε μοναδικό όνομα γίνεται ένα τιμολόγιο - Τα ραντεβού “Marie Dubois” γίνονται ένα τιμολόγιο για τη Marie
Μετράει τις εμφανίσεις - Αν “Marie Dubois” εμφανίζεται 4 φορές, η ποσότητα είναι 4
Αυτόματα εξαιρεί - Οι εκδηλώσεις χωρίς τίτλους και τα ραντεβού που έχετε απορρίψει παραλείπονται

Έξυπνη Προ-Συμπλήρωση

Για κάθε όνομα πελάτη, το Haiku.lt εξετάζει το ιστορικό τιμολογίων σας και συμπληρώνει αυτόματα:

Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Χώρα
ΑΦΜ
Προτιμώμενη γλώσσα τιμολογίου
Τελευταία τιμή που της/του χρέωσατε για αυτήν τη συγκεκριμένη υπηρεσία

Αυτό είναι απίστευτα ισχυρό. Αν χρέωσατε τη Marie €80 ανά συνεδρία τον περασμένο μήνα και τον Pierre €100 ανά συνεδρία (ίσως είναι εταιρικός πελάτης), το σύστημα το θυμάται και ορίζει αυτές τις τιμές αυτόματα.

Πίνακας Ελέγχου

Θα δείτε έναν πίνακα με μία γραμμή ανά πελάτη, που δείχνει:

Όνομα Αγοραστή - Ο τίτλος της εκδήλωσης από το ημερολόγιό σας (επεξεργάσιμο)
Ποσότητα - Αριθμός ραντεβού (επεξεργάσιμο)
Ηλεκτρονική Διεύθυνση - Ηλεκτρονική διεύθυνση πελάτη αν χρησιμοποιήθηκε προηγουμένως (επεξεργάσιμο)
Χώρα - Χώρα του πελάτη (επεξεργάσιμο)
ΑΦΜ - ΑΦΜ του πελάτη αν γνωστό (επεξεργάσιμο)
Γλώσσα Τιμολογίου - Ποια γλώσσα για το PDF, με 39 επιλογές περιλαμβανομένων Αγγλικών, Γερμανικών, Γαλλικών, Ισπανικών, Ιταλικών, Ολλανδικών, Πορτογαλικών και άλλων (επεξεργάσιμο)
Τιμή (ανά μονάδα) - Το ποσοστό για αυτόν τον συγκεκριμένο πελάτη (επεξεργάσιμο)

Όλα είναι επεξεργάσιμα. Μπορείτε να:

Προσαρμόσετε τις ποσότητες αν μετρήσατε διαφορετικά
Ενημερώσετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Αλλάξετε την τιμολόγηση για συγκεκριμένους πελάτες
Ορίσετε διαφορετικές γλώσσες τιμολογίων για διεθνείς πελάτες
Αφαιρέσετε τους πελάτες που δεν θέλετε να τιμολογήσετε ακόμη
Προσθέσετε επιπλέον πελάτες χειροκίνητα με το κουμπί ”+ Προσθήκη Αγοραστή”

Παράδειγμα σεναρίου: Η Σοφία βλέπει αυτά τα ομαδοποιημένα ραντεβού:

Marie Dubois: 4 συνεδρίες
Jan de Vries: 4 συνεδρίες
Anna Schmidt: 5 συνεδρίες
Ενοποιημένη συνεδρία ζευγαριού (Marie & Jan): 2 συνεδρίες

Μπορεί να προσαρμόσει την “Ενοποιημένη συνεδρία ζευγαριού”, να διαιρεθεί μεταξύ των δύο πελατών, ή να την αφήσει ως ξεχωριστό τιμολόγιο. Η ευελιξία είναι δική σας.

Αν δημιουργείτε περισσότερα από 50 τιμολόγια, το σύστημα εμφανίζει ένα προειδοποιητικό μήνυμα ότι ενδέχεται να χρειαστεί αρκετά λεπτά. Για τους περισσότερους χρήστες, όμως, τα μεγέθη παρτίδας είναι 10-30 τιμολόγια που ολοκληρώνονται πολύ γρήγορα.

Όταν όλα φαίνονται σωστά, κάντε κλικ στο “Δημιουργία X Τιμολογίου(ων)” για να συνεχίσετε.

Βήμα 4: Δημιουργία Τιμολογίων

Το σύστημα δημιουργεί πλέον τα τιμολόγιά σας ένα-ένα. Θα δείτε μια γραμμή προόδου που εμφανίζει “Δημιουργία τιμολογίου X από Y…” καθώς καταργεί τη λίστα σας.

Στο παρασκήνιο, το σύστημα:

Δημιουργεί κάθε τιμολόγιο με έναν αυτόματα αυξανόμενο αριθμό
Δημιουργεί ένα επαγγελματικό PDF
Εφαρμόζει τις προτιμήσεις στυλ PDF σας (μπορείτε να επιλέξετε από 5 στυλ στις ρυθμίσεις σας)
Εκτελεί τυχόν κανόνες αυτοματοποίησης που έχετε διαμορφώσει
Ελέγχει τα όρια λογαριασμού σας (δωρεάν λογαριασμοί: 500 τιμολόγια συνολικά, Pro: απεριόριστα)

Για τις περισσότερες παρτίδες, ολοκληρώνεται σε λιγότερο από 2 λεπτά. Οι μεγαλύτερες παρτίδες μπορεί να χρειάσουν περισσότερο χρόνο, αλλά το σύστημα συνεχίζει να λειτουργεί - μπορείτε να περιμένετε ή να επιστρέψετε αργότερα.

Αν είστε στο δωρεάν σχέδιο και πλησιάζετε το όριο των 500 τιμολογίων, το σύστημα θα σας ειδοποιήσει πριν δημιουργήσει τιμολόγια που θα υπερβούν το όριό σας.

Βήμα 5: Ανασκόπηση των Αποτελεσμάτων

Επιτυχία! Η τελευταία οθόνη σας δείχνει τι δημιουργήθηκε:

Το σήμα περίληψης εμφανίζει: “X επιτυχής, Y αποτυχία από Z συνολικά”

Επιτυχώς Δημιουργημένα Τιμολόγια

Θα δείτε έναν πίνακα με όλα τα δημιουργημένα τιμολόγια με:

Σειρά και αριθμό (π.χ., “ΘΕΡΑΠΕΙΑ-045”)
Όνομα αγοραστή
Σύνδεσμο “Προβολή” για να δείτε τις λεπτομέρειες του τιμολογίου

Δεν Κατάφερα να Δημιουργήσω (αν υπάρχουν)

Αν δεν ήταν δυνατή η δημιουργία ορισμένων τιμολογίων (ίσως λόγω σφαλμάτων επικύρωσης ή λόγω φτάσιμου ορίου), εμφανίζονται εδώ με μηνύματα σφαλμάτων ώστε να κατανοήσετε τι συνέβη.

Τα Επόμενα Βήματα

Από αυτήν την οθόνη, μπορείτε να:

Επιστροφή στο Πίνακα Ελέγχου - Επιστροφή στη κύρια λίστα τιμολογίων σας
Δημιουργία Περισσότερων από το Ημερολόγιο - Εκκίνηση του οδηγού ξανά για άλλο εύρος ημερομηνιών
Χρήση Ομαδικής Επεξεργασίας για Αποστολή/Αποθήκευση - Αυτό είναι ισχυρό! Σας μεταφέρει στον οδηγό Ομαδικής Επεξεργασίας όπου μπορείτε να:
- Αποστείλετε όλα τα τιμολόγια μέσω Gmail σε ένα πακέτο
- Αποθηκεύσετε όλα τα PDF στο Google Drive τη μία φορά
- Κλειδώστε όλα τα τιμολόγια μετά την αποστολή
- Επισημάνετε τα ως πληρωμένα όταν φτάσουν οι πληρωμές

Παράδειγμα Ροής Εργασίας στον Πραγματικό Κόσμο

Ας δούμε πώς ο Luca, σύμβουλος επιχειρήσεων στο Μιλάνο, χρησιμοποιεί αυτήν τη λειτουργία κάθε μήνα:

Ρύθμιση του Luca

Google Calendar: Ημερολόγιο “Κλιέντης Προπόνηση” ξεχωριστό από προσωπικό ημερολόγιο
Ονοματολογία Εκδηλώσεων: Όνομα πελάτη ως τίτλος εκδήλωσης (π.χ., “Startup Italia”, “Marco Rossi”)
Κύκλος Τιμολόγησης: Πρώτη εβδομάδα κάθε μήνα για τον προηγούμενο μήνα
Ποσοστό: Τυπικό €120/ώρα, ορισμένοι VIP πελάτες στις €150/ώρα

Μηνιαία Διαδικασία Luca

1η ημέρα νέου μήνα:

Ανοίγει το Haiku.lt, κάνει κλικ “Δημιουργία από Ημερολόγιο”
Επιλέγει ημερολόγιο “Κλιέντης Προπόνηση”
Ορίζει εύρος ημερομηνιών: Προηγούμενος μήνας (π.χ., 1-31 Δεκεμβρίου)
Διαμορφώνει:
- Σειρά: “2026-ΠΡΟΠΟΝΗΣΗ”
- Στοιχείο Γραμμής: “Συνεδρία Προπόνησης Επιχειρήσεων”
- Προκαθορισμένη Τιμή: €120
- Μονάδα: ώρες
Κάνει κλικ “Επόμενο”

Οθόνη Ελέγχου:

Βλέπει 18 τιμολόγια για 10 διαφορετικούς πελάτες
Οι περισσότεροι πελάτες έχουν σωστό ποσοστό €120 (αυτόματα συμπληρωμένο από ιστορικό)
Προσαρμόζει 2 VIP πελάτες στις €150 (το σύστημα το θυμόταν από τον προηγούμενο μήνα, αλλά ελέγχει ξανά)
Αλλάζει τη γλώσσα του τιμολογίου:
- Ιταλικά για τους τοπικούς πελάτες
- Αγγλικά για διεθνείς πελάτες startups
Αφαιρεί ένα δοκιμαστικό εκδήλωμα που ήταν στο ημερολόγιό του
Κάνει κλικ “Δημιουργία 17 Τιμολογίων”

Αποτελέσματα:

Όλα τα 17 τιμολόγια δημιουργήθηκαν με επιτυχία σε περίπου 90 δευτερόλεπτα
Κάνει κλικ “Χρήση Ομαδικής Επεξεργασίας για Αποστολή/Αποθήκευση”
Επιλέγει όλα τα τιμολόγια, τα αποστέλλει μέσω Gmail με το προσαρμοσμένο πρότυπό του
Αποθηκεύει όλα τα PDF στο φάκελό του “2026 Τιμολόγια” στο Google Drive

Συνολικός χρόνος: 8 λεπτά από αρχή έως τέλος

Προηγούμενη χειροκίνητη διαδικασία: Θα χρειαζόταν 90-120 λεπτά

Μηνιαία εξοικονόμηση χρόνου: 82-112 λεπτά (περίπου 17 ώρες ετησίως!)

Συμβουλές Pro και Βέλτιστες Πρακτικές

Οργάνωση Ημερολογίου

Χρησιμοποιήστε συνεπή ονοματολογία εκδηλώσεων: Βεβαιωθείτε ότι οι εκδηλώσεις κάθε πελάτη χρησιμοποιούν ακριβώς το ίδιο όνομα. Το “Marie Dubois” και “marie dubois” θεωρούνται διαφορετικοί πελάτες. Επιλέξτε μια σύμβαση ονοματολογίας και τηρήστε την.

Δημιουργήστε ένα ξεχωριστό χρεώσιμο ημερολόγιο: Αντί να αναμιγνύετε προσωπικές και χρεώσιμες εκδηλώσεις, δημιουργήστε ένα ξεχωριστό Google Calendar για τις συνεδρίες των πελατών. Αυτό κάνει τη λειτουργία πιο καθαρή και γρήγορη στη χρήση.

Απορρίψτε τις εκδηλώσεις που δεν θέλετε να χρεωθείτε: Αν έχετε μια συνεδρία pro bono ή μια συνάντηση που δεν πρέπει να χρεωθείτε, απορρίψτε την στο Google Calendar. Το σύστημα αυτόματα εξαιρεί τις εκδηλώσεις που έχετε απορρίψει.

Χρησιμοποιήστε χρώματα ημερολογίου: Κωδικοποιήστε με χρώμα διαφορετικούς τύπους συνεδριών ή κατηγορίες πελατών στο Google Calendar. Ενώ αυτό δεν επηρεάζει την τιμολόγηση, σας βοηθά να οργανώσετε οπτικά το πρόγραμμά σας.

Στρατηγίες Τιμολόγησης

Αφήστε το σύστημα να θυμάται τα ποσοστά που είναι συγκεκριμένα ανά πελάτη: Το σύστημα αποθηκεύει την τελευταία τιμή που χρησιμοποιήσατε για κάθε συνδυασμό πελάτη και στοιχείου. Αν έχετε διαβαθμισμένη τιμολόγηση (τυπικοί πελάτες €80, premium €100), μετά τον πρώτο μήνα, αυτές οι τιμές συμπληρώνονται αυτόματα σωστά.

Ορίστε την προκαθορισμένη τιμή σας για νέους πελάτες: Στο βήμα διαμόρφωσης, η προκαθορισμένη τιμή σας εφαρμόζεται σε οποιονδήποτε πελάτη που δεν έχει ιστορικό. Ορίστε την στο πιο συνηθισμένο ποσοστό σας.

Ελέγξτε πριν δημιουργήσετε: Ελέγχετε πάντα τον πίνακα ελέγχου πριν κάνετε κλικ στη δημιουργία. Είναι η ευκαιρία σας να ανακαλύψετε τυχόν ανωμαλίες στο πρόγραμμα ή να εφαρμόσετε ειδικές εκπτώσεις.

Ομαδικές Λειτουργίες

Μετά τη δημιουργία τιμολογίων ημερολογίου, ο οδηγός Ομαδικής Επεξεργασίας είναι ο καλύτερος φίλος σας:

Αποστείλετε όλα τα στοιχεία με μία κίνηση: Επιλέξτε όλα τα πρόσφατα δημιουργημένα τιμολόγια και αποστείλετε τα μέσω Gmail σε μία ενέργεια. Μπορείτε να επιλέξετε διαφορετικά πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να προσαρμόσετε το μήνυμα.

Αποθηκεύστε στο Google Drive: Συλλογικά αποθηκεύστε όλα τα PDF σε ένα συγκεκριμένο φάκελο στο Google Drive σας για αρχειοθέτηση.

Κλειδώστε τα τιμολόγια: Μετά την αποστολή, κλειδώστε όλα τα τιμολόγια τη μία φορά για να αποφύγετε ατυχείς δημιουργίες.

Παρακολουθήστε τις πληρωμές: Καθώς φτάσουν οι πληρωμές, χρησιμοποιήστε Ομαδική Επεξεργασία για να επισημάνετε πολλαπλά τιμολόγια ως πληρωμένα.

Εκτιμήσεις Πολυγλωσσίας

Αν εργάζεστε με διεθνείς πελάτες σε όλη την Ευρώπη:

Ορίστε τη γλώσσα ανά πελάτη: Στο βήμα ελέγχου, μπορείτε να ορίσετε κάθε τιμολόγιο σε διαφορετική γλώσσα
39 γλώσσες υποστηρίζονται: Όλες οι γλώσσες ΕΕ συν Νορβηγικά, Σερβικά, Ουκρανικά, Τουρκικά και άλλα
Η γλώσσα θυμάται: Μόλις ορίσετε την προτιμώμενη γλώσσα ενός πελάτη, το σύστημα τη θυμάται για την επόμενη φορά

Παράδειγμα: Η Elena, εκπαιδεύτρια yoga στη Βαρκελώνη, διδάσκει τόσο ντόπιους όσο και αποδήμους. Οι ισπανικοί πελάτες της λαμβάνουν τιμολόγια στα Ισπανικά (Español), οι αγγλικοί μαθητές της λαμβάνουν αγγλικά τιμολόγια, και οι γερμανικοί πελάτες της λαμβάνουν γερμανικά τιμολόγια (Deutsch). Το σύστημα θυμάται την προτίμηση κάθε ατόμου.

Αποφυγή Συνηθών Σφαλμάτων

Ελέγξτε τους τίτλους εκδηλώσεων πριν ξεκινήσετε: Αναθεωρήστε πρώτα το ημερολόγιό σας. Αν δείτε ασύμβατη ονοματολογία (ορισμένες εκδηλώσεις λένε “Πελάτης: Γιάννης” και άλλες λένε “Γιάννης Παπαδόπουλος”), καθαρίστε πρώτα για καθαρότερη ομαδοποίηση.

Αναθεώρηση ποσοτήτων: Πριν κάνετε κλικ στη δημιουργία, επαληθεύστε ότι οι ποσότητες έχουν νόημα. Αν ένας πελάτης εμφανίζει 12 συνεδρίες αλλά ξέρετε ότι είχε μόνο 4, ελέγξτε το ημερολόγιό σας για διπλότυπα ή εσφαλμένα ονοματολογία εκδηλώσεων.

Μην ξεχάσετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Ενώ είναι προαιρετικό, η ύπαρξη διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο βήμα ελέγχου εξοικονομεί χρόνο αργότερα όταν θέλετε να αποστείλετε τιμολόγια. Προσθέστε τυχόν ηλεκτρονικές διευθύνσεις που λείπουν κατά τη διάρκεια του ελέγχου.

Χρησιμοποιήστε ονοματικές σειρές: Αντί για “2026-1”, χρησιμοποιήστε περιγραφικές σειρές όπως “2026-ΠΡΟΠΟΝΗΣΗ” ή “ΙΑΝ-ΘΕΡΑΠΕΙΑ”. Ο μελλοντικός εσάς θα εκτιμήσει τη σαφή οργάνωση.

Συχνές Ερωτήσεις

Ε: Το Haiku.lt αποθηκεύει τα δεδομένα του ημερολογίου μου;

Α: Όχι. Τα δεδομένα του ημερολογίου λαμβάνονται προσωρινά μόνο όταν χρησιμοποιείτε αυτήν τη λειτουργία. Διαβάζονται μόνο οι τίτλοι εκδηλώσεων και οι ημερομηνίες για τον υπολογισμό των ποσοτήτων. Το περιεχόμενο του ημερολογίου σας δεν αποθηκεύεται ποτέ μόνιμα, και το Haiku.lt δεν μπορεί να έχει πρόσβαση στα δεδομένα του ημερολογίου εκτός αν χρησιμοποιείτε ενεργά αυτήν τη λειτουργία.

Ε: Τι γίνεται αν έχω επαναλαμβανόμενες εκδηλώσεις στο ημερολόγιό μου;

Α: Τέλεια! Οι επαναλαμβανόμενες εκδηλώσεις επεκτείνονται αυτόματα σε μεμονωμένες εμφανίσεις. Αν έχετε “Marie Dubois - Εβδομαδιαία Συνεδρία” που επαναλαμβάνεται κάθε Τρίτη, κάθε εμφάνιση μετράται ξεχωριστά. Άρα 4 Τρίτες = ποσότητα 4.

Ε: Μπορώ να εξαιρέσω συγκεκριμένες εκδηλώσεις χωρίς να τις διαγράψω από το ημερολόγιό μου;

Α: Ναι, δύο τρόποι: (1) Απορρίψτε την εκδήλωση στο Google Calendar - οι απορριφθείσες εκδηλώσεις εξαιρούνται αυτόματα, ή (2) Απλώς αφαιρέστε τον πελάτη από τον πίνακα ελέγχου πριν κάνετε κλικ στη δημιουργία.

Ε: Τι γίνεται αν έχω περισσότερους από 50 πελάτες σε έναν μήνα;

Α: Η λειτουργία λειτουργεί καλά, αν και θα δείτε ένα προειδοποιητικό μήνυμα ότι η δημιουργία ενδέχεται να χρειαστεί αρκετά λεπτά. Αν έχετε αυτό το όγκο τακτικά, σκεφτείτε να αναβαθμίσετε σε Pro (€5/μήνα) για απεριόριστα τιμολόγια. Το δωρεάν σχέδιο περιλαμβάνει 500 τιμολόγια συνολικά, το οποίο ενδέχεται να εξαντληθεί γρήγορα με μεγάλο όγκο.

Ε: Μπορώ να χρησιμοποιήσω διαφορετικές τιμές για διαφορετικούς πελάτες;

Α: Απολύτως! Αυτή είναι μία από τις καλύτερες λειτουργίες. Στο βήμα ελέγχου, η τιμή κάθε πελάτη είναι επεξεργάσιμη. Το σύστημα θυμάται τι τους/της χρέωσατε τελευταία φορά, οπότε αν έχετε διαβαθμισμένη τιμολόγηση, συμπληρώνεται αυτόματα σωστά μετά τον πρώτο μήνα.

Ε: Τι γίνεται με τις εκδηλώσεις καθ’ όλη την ημέρα;

Α: Περιλαμβάνονται και μετράνται ως μία εμφάνιση η καθεμία. Το σύστημα αντιμετωπίζει τις εκδηλώσεις καθ’ όλη την ημέρα με τον ίδιο τρόπο όπως τα χρονοδιαγραμματισμένα εκδηλώσεις για σκοπούς τιμολόγησης.

Ε: Το ημερολόγιό μου έχει ραντεβού σε δύο διαφορετικές κατηγορίες (ατομικές και ομαδικές συνεδρίες). Μπορώ να χειριστώ και τα δύο;

Α: Μπορείτε να εκτελέσετε τον οδηγό δύο φορές - μία φορά για κάθε τύπο στοιχείου. Πρώτα δημιουργήστε τιμολόγια για “Ατομική Θεραπευτική Συνεδρία” σε ένα ποσοστό, στη συνέχεια εκτελέστε ξανά για “Ομαδική Θεραπευτική Συνεδρία” σε διαφορετικό ποσοστό. Ή μπορείτε να προσαρμόσετε χειροκίνητα στο βήμα ελέγχου.

Ε: Τι γίνεται αν έκανα λάθος και θέλω να διαγράψω τα τιμολόγια;

Α: Χωρίς πρόβλημα. Μπορείτε να διαγράψετε τιμολόγια ξεχωριστά ή να χρησιμοποιήσετε τον οδηγό Ομαδικής Επεξεργασίας για να επιλέξετε και να διαγράψετε πολλαπλά τιμολόγια τη μία φορά. Απλώς βεβαιωθείτε ότι δεν τα έχετε ήδη αποστείλει, καθώς η διαγραφή αποστειλμένων τιμολογίων ενδέχεται να συγχύσει τους πελάτες.

Πέρα από τα Τιμολόγια Ημερολογίου: Άλλες Λειτουργίες Haiku.lt

Μόλις δημιουργηθούν τα τιμολόγιά σας, εξερευνήστε αυτές τις λειτουργίες:

Οδηγός Ομαδικής Επεξεργασίας - Ομαδικές λειτουργίες για αποστολή, κλείδωμα, επισήμανση ως πληρωμένα και άλλα. Απαραίτητο μετά τη δημιουργία τιμολογίων ημερολογίου.

Προσαρμοσμένα Πρότυπα Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου - Σχεδιάστε όμορφα ηλεκτρονικά μηνύματα τιμολογίων με το λογότυπό σας και τα χρώματα της μάρκας χρησιμοποιώντας πρότυπα MJML, ή επιλέξτε από 5 ενσωματωμένα πρότυπα.

Ενσωμάτωση Google Drive - Αποθηκεύστε αυτόματα τα PDF τιμολογίων στο Google Drive με ένα κλικ. Διατηρήστε οργανωμένους φακέλους ανά μήνα ή πελάτη.

Αυτοματοποίηση JavaScript - Για προχωρημένους χρήστες: γράψτε προγράμματα JavaScript για αυτόματη συμπλήρωση του πεδίου “Πρόσθετες Πληροφορίες” με όρους πληρωμής, λήξη ή υπό όρους περιεχόμενο.

Υποστήριξη 39 Γλωσσών - Δημιουργήστε τιμολόγια σε οποιαδήποτε ευρωπαϊκή γλώσσα συν πολλές άλλες. Τέλειο για διεθνή εργασία.

Υποστήριξη Πολλαπλών Νομισμάτων - Χρεώστε σε οποιοδήποτε από 150+ νομίσματα, με σωστή μορφοποίηση και σύμβολα.

Στατιστικά & Αναφορές - Παρακολουθήστε τα έσοδα ανά πελάτη, συγκρίνετε τις περιόδους, αναλύστε τα σχέδια πληρωμών και εξάγετε σε CSV για τον λογιστή σας.

Συμπέρασμα: Εξοικονομήστε Χρόνο, Χρεώστε Περισσότερα

Αν χρεώνετε με βάση τα ραντεβού, η λειτουργία ημερολογίου-σε-τιμολόγιο είναι ένας αλλάξαντας του παιχνιδιού. Αυτό που χρειαζόταν ώρες τώρα χρειάζεται λεπτά, και ο κίνδυνος υποχρέωσης (ξεχνώντας να μετρήσετε μια συνεδρία) ή υπεραίσθησης (διπλή μέτρηση) πρακτικά εξαφανίζεται.

Είτε είστε θεραπευτής στις Βρυξέλλες, προπονητής στο Δουβλίνο ή δάσκαλος χορού στη Λισαβόνα - το ημερολόγιό σας ήδη περιέχει τα δεδομένα τιμολόγησης σας. Γιατί να τα εισάγετε δύο φορές;

Έτοιμοι να το Δοκιμάσετε;

Για Υπάρχοντες Χρήστες: Συνδεθείτε στο Haiku.lt και κάντε κλικ “Δημιουργία από Ημερολόγιο” στον πίνακα ελέγχου σας. Αν δεν έχετε ακόμη χορηγήσει άδεια ημερολογίου, θα σας προτραπεί να αυθεντικοποιηθείτε ξανά.

Νέοι Χρήστες: Εγγραφείτε δωρεάν στο haiku.lt (χωρίς απαίτηση πιστωτικής κάρτας). Λαμβάνετε 500 τιμολόγια στο δωρεάν σχέδιο, το οποίο είναι αρκετό για να δοκιμάσετε αυτήν τη λειτουργία και να δείτε μόνοι σας την εξοικονόμηση χρόνου.

Ερωτήσεις; Στείλτε email στο dalius.dobravolskas@gmail.com

Την επόμενη φορά που αντιμετωπίσετε τη μηνιαία εργασία τιμολόγησης, θυμηθείτε: το ημερολόγιό σας είναι ήδη έτοιμο. Απλώς μετατρέψτε το σε τιμολόγια και επιστρέψτε σε αυτό που κάνετε καλύτερα - την εξυπηρέτηση των πελατών σας.

Περισσότεροι χρήσιμοι οδηγοί: