Δημιουργία και Επεξεργασία Τιμολογίων

Αυτό το άρθρο καλύπτει τη δημιουργία, την επεξεργασία τιμολογίων και το πώς το Haiku.lt βοηθά με αυτές τις εργασίες.

Δημιουργία Τιμολογίων

Κατά τη δημιουργία τιμολογίου, πρέπει να παρέχετε τις ακόλουθες πληροφορίες:

• Όνομα σειράς - Το όνομα σειράς είναι συνήθως μερικά γράμματα, όπως τα αρχικά σας ή μια συντομογραφία του ονόματος της επιχείρησής σας. Είναι σημαντικό να διατηρείτε το όνομα σειράς σταθερό για όλα τα τιμολόγια που σχετίζονται με την ίδια επιχειρηματική δραστηριότητα.

• Αριθμός σειράς - Οι αριθμοί σειράς πρέπει να είναι διαδοχικοί, και το Haiku.lt θα δημιουργήσει αυτόματα τον επόμενο διαθέσιμο αριθμό σειράς με βάση το όνομα σειράς. Το Haiku.lt σας εμποδίζει να δημιουργήσετε τιμολόγια με διπλούς αριθμούς σειράς.

• Ημερομηνία τιμολογίου - Η ημερομηνία κατά την οποία δημιουργήθηκε το τιμολόγιο. Σημειώστε ότι οι αριθμοί σειράς πρέπει να είναι διαδοχικοί όχι μόνο κατά αριθμό αλλά και κατά ημερομηνία (π.χ., το τιμολόγιο #5 δεν μπορεί να χρονολογείται νωρίτερα από το τιμολόγιο #4). Το Haiku.lt σας εμποδίζει να δημιουργήσετε τιμολόγια με εσφαλμένες ημερομηνίες.

• Γλώσσα - Αυτή η ρύθμιση καθορίζει τη γλώσσα του τιμολογίου PDF που δημιουργείται.

• Πωλητής - Τα στοιχεία της επιχείρησής σας. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν:

  • Επωνυμία επιχείρησης ή όνομα ατόμου

  • Αριθμός φορολογικού μητρώου ή αριθμός μητρώου επιχείρησης

  • Διεύθυνση

  • Διεύθυνση email

  • Τηλέφωνο

  • Αριθμός τραπεζικού λογαριασμού

  Το Haiku.lt θα αποθηκεύσει αυτές τις πληροφορίες στις ρυθμίσεις σας και θα τις συμπληρώσει αυτόματα κατά τη δημιουργία μελλοντικών τιμολογίων.

• Αγοραστής - Πληροφορίες σχετικά με τον αγοραστή. Για ιδιώτες καταναλωτές που δεν χρειάζονται το τιμολόγιο για επαγγελματικούς σκοπούς, ενδέχεται να μην χρειάζεται να συμπεριλάβετε πλήρη επαγγελματικά στοιχεία. Ωστόσο, για να αξιοποιήσετε τις δυνατότητες του Haiku.lt, συνιστούμε να συμπεριλάβετε τουλάχιστον όνομα και διεύθυνση email ή άλλες μοναδικές πληροφορίες αγοραστή. Αυτό σας επιτρέπει να βρίσκετε γρήγορα τιμολόγια για συγκεκριμένους αγοραστές και επιταχύνει τη δημιουργία νέων τιμολογίων για τακτικούς πελάτες.

• Εκδόθηκε από - Το άτομο που δημιούργησε το τιμολόγιο.

• Πρόσθετες πληροφορίες - Εδώ μπορείτε να καθορίσετε πρόσθετες λεπτομέρειες που θέλετε να εμφανίζονται στο τιμολόγιο, όπως όροι πληρωμής.

• Σημειώσεις - Πληροφορίες για εσωτερική χρήση που θα σας βοηθήσουν να βρείτε τιμολόγια αργότερα. Αυτές οι πληροφορίες δεν περιλαμβάνονται στο τιμολόγιο PDF.

• Στοιχεία γραμμής - Τέλος, πρέπει να προσθέσετε τις υπηρεσίες ή τα προϊόντα.

Αφού εισαγάγετε αυτές τις πληροφορίες, μπορείτε να δημιουργήσετε το τιμολόγιο και ένα αρχείο PDF θα δημιουργηθεί που μπορείτε να στείλετε στον αγοραστή.

Επεξεργασία Τιμολογίων

Με ένα δημιουργημένο τιμολόγιο, μπορείτε να εκτελέσετε αυτές τις ενέργειες:

• Επεξεργασία και αποθήκευση αλλαγών - Εάν έχετε ήδη στείλει το τιμολόγιο στον αγοραστή, είναι καλύτερο να μην το τροποποιήσετε.

• Επισήμανση ως εξοφλημένο - Αυτές οι πληροφορίες είναι για τη διευκόλυνσή σας για να παρακολουθείτε γρήγορα εάν όλα τα εκδοθέντα τιμολόγια έχουν εξοφληθεί. Το σύστημα θα υπολογίσει πόσα τιμολόγια είναι εξοφλημένα.

• Κλείδωμα του τιμολογίου - Εάν έχετε στείλει το τιμολόγιο στον αγοραστή, μπορείτε να το κλειδώσετε για να αποτρέψετε περαιτέρω αλλαγές ή διαγραφή.

• Διαγραφή - Γενικά, δεν πρέπει να διαγράφετε τιμολόγια, ειδικά εάν τα έχετε στείλει στον αγοραστή. Εάν διαγράψετε ένα, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι ο αριθμός σειράς εξακολουθεί να χρησιμοποιείται.

Προτιμολόγια

Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι τα προτιμολόγια δεν είναι λογιστικά έγγραφα στις περισσότερες δικαιοδοσίες. Για αυτόν τον λόγο, το Haiku.lt δεν επιτρέπει τη χρήση του ίδιου ονόματος σειράς για προτιμολόγια όπως για κανονικά τιμολόγια. Το Haiku.lt επίσης εξαιρεί τα προτιμολόγια από διάφορους υπολογισμούς.

Τα προτιμολόγια μπορεί να είναι χρήσιμα σε καταστάσεις όπου θέλετε να λάβετε πληρωμή ή μερική πληρωμή, αλλά δεν είστε ακόμα βέβαιοι για το τελικό τιμολόγιο. Για παράδειγμα:

• Θέλετε να λάβετε προκαταβολή πριν ξεκινήσετε την εργασία.

• Δεν είστε σίγουροι εάν θα λάβετε την πλήρη πληρωμή, αλλά θέλετε να ενημερώσετε τον πελάτη για το αναμενόμενο ποσό τιμολογίου. Σε αυτήν την περίπτωση, το τελικό τιμολόγιο εκδίδεται συνήθως μετά τη λήψη της πληρωμής για το προτιμολόγιο.

Πιστωτικά Τιμολόγια

Μερικές φορές μπορεί να χρειαστεί να εκδώσετε επιστροφή χρημάτων επειδή ένα προϊόν ή υπηρεσία δεν κάλυψε τις προσδοκίες του πελάτη. Σε αυτήν την κατάσταση, προφανώς δεν μπορείτε να διαγράψετε το αρχικό τιμολόγιο (ειδικά εάν χρειάζεται να επιστρέψετε μόνο μέρος του ποσού του τιμολογίου). Σε τέτοιες περιπτώσεις, μπορείτε να εκδώσετε πιστωτικό τιμολόγιο.