Sådan opretter du fakturaer fra Google Kalender begivenheder (Trin-for-trin guide)

Hvis du er konsulent, coach, terapeut eller enhver anden serviceprofessionel, der fakturerer pr. aftale, kender du den månedlige rutine: åbn din kalender, tæl sessioner for hver klient, og opret derefter fakturaer manuelt én efter én. Det er trættende, tidskrævende og udsat for fejl.

Hvad nu hvis din kalender simpelthen kunne blive til dine fakturaer?

Det er præcis, hvad Haiku.lt’s “Opret fra Kalender”-funktion gør. I denne guide vil jeg vise dig, hvordan du omdanner dine Google Kalender-aftaler til professionelle fakturaer på minutter, ikke timer.

Hvem Har Gavn af Denne Funktion?

Denne funktion er perfekt til alle, der fakturerer pr. aftale eller session:

• Konsulenter - Strategisessioner, rådgivningsopkald, projektmøder
• Coaches - Life coaching, business coaching, karriererådgivning
• Terapeuter og Psykologer - Individuel terapi, gruppesessioner
• Lærere og Tutorer - Sprogundervisning, musikundervisning, akademisk vejledning
• Personlige Trænere - En-til-en træningssessioner, gruppetræning
• Danselærere - Private lektioner, gruppelektioner
• Sundhedsprofessionelle - Fysioterapi, massageterapi, alternativ medicin
• Juridiske Rådgivere - Konsultationstimer
• Ernæringseksperter og Diætister - Klientkonsultationer

Hvis du planlægger aftaler i Google Kalender og skal fakturere for disse sessioner, vil denne funktion spare dig timer hver måned.

Problemet: Manuel Fakturaoprettelse

Lad os møde Sofia, en psykoterapeut i Amsterdam med en travl praksis. Hun ser omkring 30 klienter om ugen og tilbyder både individuel terapi og parterapi til forskellige priser.

Hver måned står Sofia over for den samme trættende opgave: gennemgå sin kalender, tælle sessioner for hver klient og oprette 25-30 fakturaer manuelt. Mellem at tjekke aftalehistorik, beregne antal og indtaste data tager det hende næsten 2 timer.

Og hun er ikke alene. Uanset om du er yogainstruktør i Rom, business coach i Paris eller klaverlærer i Wien, hvis du fakturerer pr. aftale, har du oplevet denne frustration.

Løsningen: Kalender-til-Faktura Automatisering

Haiku.lt’s kalenderintegration konverterer automatisk dine Google Kalender-begivenheder til fakturaer. Her er magien:

• Hver unik begivenhedstitel bliver en klientfaktura
• Antallet af aftaler bliver mængden
• Alle dine faktureringsdata er udfyldt fra tidligere fakturaer
• Du gennemgår og tilpasser, før du opretter noget

Det, der plejede at tage Sofia 2 timer, tager nu 10 minutter.

Forudsætninger: Hvad Du Har Brug For

Før du starter, skal du sikre dig, at du har:

1. En Haiku.lt-konto - Tilmeld dig på haiku.lt (gratis for op til 500 fakturaer)
2. Google Kalender med dine aftaler - Brug klientnavne som begivenhedstitler for bedste resultater
3. Google Kalender-tilladelse - Givet, når du logger ind med Google

Vigtigt: Haiku.lt gemmer ikke dine kalenderdata. Den henter kun begivenhedstitler og datoer midlertidigt for at oprette fakturaer. Din kalender forbliver privat.

Trin 1: Få Adgang til Funktionen

Efter at have logget ind på Haiku.lt vil du se dit dashboard. Led efter knappen “Opret fra Kalender”. Klik på den for at starte guiden med 4 trin.

Knappens værktøjstip forklarer: “Opret flere fakturaer fra Google Kalender-begivenheder. Hvert unikt begivenhedsnavn bliver en køber, og antallet af forekomster bliver mængden.”

Trin 2: Konfigurer Din Kalenderimport

Det første skærmbillede beder dig om at konfigurere, hvordan fakturaer vil blive oprettet. Lad os gennemgå hvert felt:

Vælg Kalender

Vælg hvilken Google Kalender, der indeholder dine fakturerbare aftaler. Hvis du har flere kalendere, skal du vælge den, hvor du sporer klientsessioner. Din primære kalender vil være markeret som “(Primær)”.

Pro-tip: Overvej at oprette en dedikeret “Fakturerbare Sessioner”-kalender adskilt fra dine personlige aftaler. Dette gør fakturering renere og hurtigere.

Datointerval

Indstil perioden, som du vil oprette fakturaer for. Systemet er som standard indstillet til den aktuelle måned (første til sidste dag), men du kan vælge et hvilket som helst datointerval.

Når du justerer datoerne, tæller systemet, hvor mange begivenheder der findes i den periode, og viser antallet. Hvis du ser “Ingen begivenheder fundet”, skal du dobbelttjekke dit kalendervalg og datointerval.

Almindeligt mønster: De fleste professionelle fakturerer månedligt, så at vælge den foregående måned i begyndelsen af hver ny måned fungerer perfekt.

Fakturaserie

Indtast et serienavn for disse fakturaer (f.eks. “KONSULTATION”, “TERAPI”, “LEKTIONER”). Hvis du har oprettet fakturaer før, foreslår systemet dine seneste serienavne.

Fakturaserier hjælper dig med at organisere fakturaer efter type eller år. For eksempel “2026-COACHING” eller simpelthen “SESSIONER”.

Sælgerinformation

Indtast dine virksomhedsoplysninger - dit navn eller firmanavn, adresse, CVR-nummer og andre oplysninger, du ønsker på fakturaen. Hvis du tidligere har oprettet fakturaer i denne serie, udfyldes dette felt automatisk med dine tidligere oplysninger.

Faktura Udstedt Af

Indtast navnet på den, der udsteder fakturaen (normalt dit navn). Ligesom sælgerfeltet udfyldes dette automatisk fra dine tidligere fakturaer.

Linjepost-konfiguration

Konfigurer nu, hvad der vises på hver faktura som den fakturerbare service:

Linjepostnavn - Hvad du fakturerer for (f.eks. “Terapi Session”, “Konsultationstime”, “Klaverlektion”). Systemet husker dine tidligere linjeposter og foreslår dem.

Standardpris (pr. enhed) - Din standardpris pr. session. Indtast beløbet i din valuta (euro for eurozone-brugere).

Moms % - Hvis du er momsregistreret, skal du indtaste din momsprocent. Dette felt vises kun, hvis du har aktiveret moms i dine indstillinger.

Enhed - Måleenheden for din service. Standarden er “stk.”, som fungerer for det meste sessionsbaseret fakturering. Du kan også vælge “timer” eller andre enheder fra rullelisten.

Pro-tip: Når du begynder at skrive i Linjepostnavn, hvis du har brugt den post før, udfylder systemet automatisk pris, moms og enhed baseret på din historik. Dette sikrer konsistens.

Når alle påkrævede felter er udfyldt, og systemet finder mindst én kalenderbegivenhed, bliver “Næste”-knappen aktiv.

Trin 3: Gennemgå og Rediger Dine Fakturaer

Dette er, hvor magien sker. Systemet har grupperet dine kalenderbegivenheder efter titel og forberedt kladdefakturaer. Her er, hvad du vil se:

Hvordan Begivenheder Bliver til Fakturaer

Systemet analyserer dine kalenderbegivenheder og anvender denne logik:

• Grupperer begivenheder efter titel - Alle begivenheder med samme navn grupperes sammen
• Hver unik titel bliver én faktura - “Marie Dubois”-aftaler bliver én faktura til Marie
• Tæller forekomster - Hvis “Marie Dubois” vises 4 gange, er mængden 4
• Udelukker automatisk - Begivenheder uden titler og aftaler, du har afvist, springes over

Smart Forudfyldning

For hvert klientnavn kigger Haiku.lt på din fakturahistorik og udfylder automatisk:

• E-mailadresse
• Land
• CVR-nummer
• Foretrukket fakturasprog
• Sidste pris, du opkrævede dem for denne specifikke service

Dette er utroligt kraftfuldt. Hvis du opkrævede Marie €80 pr. session sidste måned og Pierre €100 pr. session (måske er han en erhvervsklient), husker systemet det og indstiller disse priser automatisk.

Gennemgangstabellen

Du vil se en tabel med én række pr. klient, der viser:

• Købernavn - Begivenhedstitlen fra din kalender (kan redigeres)
• Mængde - Antal aftaler (kan redigeres)
• E-mail - Klientens e-mail, hvis tidligere brugt (kan redigeres)
• Land - Klientens land (kan redigeres)
• CVR-nummer - Klientens CVR-nummer, hvis kendt (kan redigeres)
• Fakturasprog - Hvilket sprog til PDF’en, med 39 muligheder, herunder dansk, engelsk, tysk, fransk, spansk, italiensk, hollandsk, portugisisk og mere (kan redigeres)
• Pris (pr. enhed) - Prisen for denne specifikke klient (kan redigeres)

Alt kan redigeres. Du kan:

• Justere mængder, hvis du talte anderledes
• Opdatere e-mailadresser
• Ændre priser for specifikke klienter
• Indstille forskellige fakturasprog for internationale klienter
• Fjerne klienter, du ikke vil fakturere endnu
• Tilføje yderligere klienter manuelt med “+Tilføj Køber”-knappen

Eksempelscenarie: Sofia ser disse grupperede aftaler:

• Marie Dubois: 4 sessioner
• Jan de Vries: 4 sessioner
• Anna Schmidt: 5 sessioner
• Kombineret parterapi (Marie & Jan): 2 sessioner

Hun kan justere “Kombineret parterapi” for at dele mellem de to klienter eller lade den være som en separat faktura. Fleksibiliteten er din.

Hvis du opretter mere end 50 fakturaer, viser systemet en advarsel om, at det kan tage flere minutter. For de fleste brugere er batchstørrelser dog 10-30 fakturaer, som gennemføres meget hurtigt.

Når alt ser korrekt ud, skal du klikke på “Opret X Faktura(er)” for at fortsætte.

Trin 4: Oprettelse af Fakturaer

Systemet opretter nu dine fakturaer én efter én. Du vil se en statuslinje, der viser “Opretter faktura X af Y…”, mens den arbejder gennem din liste.

Bag kulisserne gør systemet følgende:

• Opretter hver faktura med et auto-inkrementerende nummer
• Genererer en professionel PDF
• Anvender dine PDF-stilpræferencer (du kan vælge mellem 5 stilarter i dine indstillinger)
• Kører alle automatiseringsregler, du har konfigureret
• Tjekker dine kontogrænser (gratis konti: 500 fakturaer i alt, Pro: ubegrænset)

For de fleste batches gennemføres dette på under 2 minutter. Større batches kan tage længere tid, men systemet fortsætter med at arbejde - du kan vente eller komme tilbage senere.

Hvis du er på den gratis plan og nærmer dig grænsen på 500 fakturaer, vil systemet advare dig, før du opretter fakturaer, der ville overstige din grænse.

Trin 5: Gennemgå Resultater

Succes! Det sidste skærmbillede viser dig, hvad der blev oprettet:

Oversigtsmerket viser: “X lykkedes, Y mislykkedes ud af Z i alt”

Succesfuldt Oprettede Fakturaer

Du vil se en tabel over alle oprettede fakturaer med:

• Serie og nummer (f.eks. “TERAPI-045”)
• Købernavn
• “Se”-link til at se fakturadetaljer

Kunne Ikke Oprette (hvis nogen)

Hvis nogle fakturaer ikke kunne oprettes (måske på grund af valideringsfejl eller grænse nået), vises de her med fejlmeddelelser, så du kan forstå, hvad der gik galt.

Næste Trin

Fra dette skærmbillede kan du:

• Tilbage til Dashboard - Vend tilbage til din hovedfakturaliste
• Opret Flere fra Kalender - Start guiden igen for et andet datointerval
• Brug Multi-Rediger til Send/Gem - Dette er kraftfuldt! Det fører dig til Multi-Rediger-guiden, hvor du kan:
  • Sende alle fakturaer via Gmail i én batch
  • Gemme alle PDF’er til Google Drev på én gang
  • Låse alle fakturaer efter afsendelse
  • Markere dem som betalt, når betalinger ankommer

Eksempel på Arbejdsgang i Den Virkelige Verden

Lad os se, hvordan Luca, en business coach i Milano, bruger denne funktion månedligt:

Lucas Setup

• Google Kalender: “Klient Coaching”-kalender adskilt fra personlig kalender
• Begivenhedsnavn: Klientnavn som begivenhedstitel (f.eks. “Startup Italia”, “Marco Rossi”)
• Faktureringscyklus: Første uge af hver måned for den foregående måned
• Priser: Standard €120/time, nogle VIP-klienter til €150/time

Lucas Månedlige Proces

Dag 1 af ny måned:

1. Åbner Haiku.lt, klikker “Opret fra Kalender”
2. Vælger “Klient Coaching”-kalender
3. Indstiller datointerval: Foregående måned (f.eks. 1.-31. december)
4. Konfigurerer:
   • Serie: “2026-COACHING”
   • Linjepost: “Business Coaching Session”
   • Standardpris: €120
   • Enhed: timer
5. Klikker “Næste”

Gennemgangsskærm:

6. Ser 18 fakturaer for 10 forskellige klienter
7. De fleste klienter har korrekt €120-pris (auto-udfyldt fra historik)
8. Justerer 2 VIP-klienter til €150 (systemet huskede dette fra sidste måned, men han dobbelttjekker)
9. Ændrer fakturasprog:
   • Italiensk for lokale klienter
   • Engelsk for internationale startup-klienter
10. Fjerner én testbegivenhed, der var i hans kalender
11. Klikker “Opret 17 Fakturaer”

Resultater:

12. Alle 17 fakturaer oprettet succesfuldt på omkring 90 sekunder
13. Klikker “Brug Multi-Rediger til Send/Gem”
14. Vælger alle fakturaer, sender dem via Gmail med hans brugerdefinerede skabelon
15. Gemmer alle PDF’er til sin “2026 Fakturaer”-mappe i Google Drev

Samlet tid: 8 minutter fra start til slut

Tidligere manuel proces: Ville have taget 90-120 minutter

Månedlig tidsbesparelse: 82-112 minutter (omkring 17 timer om året!)

Pro-tips og Bedste Praksis

Kalenderorganisering

Brug konsekvent begivenhedsnavn: Sørg for, at hver klients begivenheder bruger nøjagtig samme navn. “Marie Dubois” og “marie dubois” behandles som forskellige klienter. Vælg en navnekonvention og hold dig til den.

Opret en dedikeret fakturerbar kalender: I stedet for at blande personlige og fakturerbare begivenheder skal du oprette en separat Google Kalender til klientsessioner. Dette gør funktionen renere og hurtigere at bruge.

Afvis begivenheder, du ikke vil fakturere: Hvis du har en pro bono-session eller et møde, der ikke skal faktureres, skal du afvise det i Google Kalender. Systemet udelukker automatisk begivenheder, du har afvist.

Brug kalenderfarver: Farvekod forskellige typer sessioner eller klientkategorier i Google Kalender. Selvom dette ikke påvirker faktureringen, hjælper det dig med visuelt at organisere din tidsplan.

Prisstrategier

Lad systemet huske klientspecifikke priser: Systemet gemmer den sidste pris, du brugte for hver klient- og linjepostkombination. Hvis du har trinvise priser (standardklienter til €80, premium til €100), udfyldes disse priser automatisk korrekt efter den første måned.

Indstil din standardpris for nye klienter: I konfigurationstrinnet gælder din standardpris for enhver klient, der ikke har en historik. Indstil den til din mest almindelige pris.

Gennemgå før oprettelse: Tjek altid gennemgangstabellen, før du klikker på opret. Det er din chance for at fange eventuelle planlægningsregelmæssigheder eller anvende særlige rabatter.

Batch-operationer

Efter at have oprettet kalenderfakturaer er Multi-Rediger-guiden din bedste ven:

Send alle på én gang: Vælg alle nyoprettede fakturaer, og send dem via Gmail i én handling. Du kan vælge forskellige e-mailskabeloner og tilpasse beskeden.

Gem til Google Drev: Batch-gem alle PDF’er til en specifik mappe i dit Google Drev til arkivering.

Lås fakturaer: Efter afsendelse skal du låse alle fakturaer på én gang for at forhindre utilsigtede redigeringer.

Spor betalinger: Når betalinger ankommer, skal du bruge Multi-Rediger til at markere flere fakturaer som betalt.

Flersprogsovervejelser

Hvis du arbejder med internationale klienter i hele Europa:

• Indstil sprog pr. klient: I gennemgangstrinnet kan du indstille hver faktura til et andet sprog
• 39 sprog understøttet: Alle EU-sprog plus norsk, serbisk, ukrainsk, tyrkisk og mere
• Sprog huskes: Når du har indstillet en klients foretrukne sprog, husker systemet det til næste gang

Eksempel: Elena, en yogainstruktør i Barcelona, underviser både lokale og udlændinge. Hendes spanske klienter får fakturaer på spansk (Español), hendes engelske studerende får engelske fakturaer, og hendes tyske klienter får tyske (Deutsch) fakturaer. Systemet husker hver persons præference.

Undgå Almindelige Fejl

Tjek begivenhedstitler før start: Gennemgå din kalender først. Hvis du ser inkonsekvent navngivning (nogle begivenheder siger “Klient: John”, og andre siger “John Smith”), skal du rydde op først for renere gruppering.

Gennemgå mængder: Før du klikker på opret, skal du bekræfte, at mængderne giver mening. Hvis en klient viser 12 sessioner, men du ved, de kun havde 4, skal du tjekke din kalender for duplikater eller forkert titler begivenheder.

Glem ikke e-mailadresser: Selvom det er valgfrit, sparer det tid senere, når du vil sende fakturaer, at have e-mailadresser i gennemgangstrinnet. Tilføj eventuelle manglende e-mails under gennemgangen.

Brug meningsfulde serienavne: I stedet for “2026-1” skal du bruge beskrivende serier som “2026-COACHING” eller “JAN-TERAPI”. Fremtidige dig vil sætte pris på klar organisation.

Ofte Stillede Spørgsmål

Sp: Gemmer Haiku.lt mine kalenderdata?

Sv: Nej. Kalenderdata hentes midlertidigt kun, når du bruger denne funktion. Kun begivenhedstitler og datoer læses for at beregne mængder. Dit kalenderindhold gemmes aldrig permanent, og Haiku.lt kan ikke få adgang til kalenderdata, medmindre du aktivt bruger denne funktion.

Sp: Hvad hvis jeg har tilbagevendende begivenheder i min kalender?

Sv: Perfekt! Tilbagevendende begivenheder udvides automatisk til individuelle forekomster. Hvis du har “Marie Dubois - Ugentlig Session”, der gentages hver tirsdag, tælles hver forekomst separat. Så 4 tirsdage = mængde på 4.

Sp: Kan jeg udelukke visse begivenheder uden at slette dem fra min kalender?

Sv: Ja, to måder: (1) Afvis begivenheden i Google Kalender - afviste begivenheder udelukkes automatisk, eller (2) Fjern simpelthen den klient fra gennemgangstabellen, før du klikker på opret.

Sp: Hvad hvis jeg har mere end 50 klienter på én måned?

Sv: Funktionen fungerer fint, selvom du vil se en advarsel om, at oprettelsen kan tage et par minutter. Hvis du har denne volumen regelmæssigt, skal du overveje at opgradere til Pro (€5/måned) for ubegrænsede fakturaer. Den gratis plan inkluderer 500 fakturaer i alt, som måske hurtigt løber ud med høj volumen.

Sp: Kan jeg bruge forskellige priser for forskellige klienter?

Sv: Absolut! Dette er en af de bedste funktioner. I gennemgangstrinnet kan hver klients pris redigeres. Systemet husker, hvad du opkrævede dem sidst, så hvis du har trinvise priser, udfyldes det automatisk korrekt efter den første måned.

Sp: Hvad med heldagsbegivenheder?

Sv: De er inkluderet og tæller som én forekomst hver. Systemet behandler heldagsbegivenheder på samme måde som tidsbestemte begivenheder til faktureringsformål.

Sp: Min kalender har aftaler i to forskellige kategorier (individuelle og gruppesessioner). Kan jeg håndtere begge?

Sv: Du kan køre guiden to gange - én gang for hver linjeposttype. Opret først fakturaer for “Individuel Terapi Session” til én pris, og kør den derefter igen for “Gruppe Terapi Session” til en anden pris. Eller du kan justere manuelt i gennemgangstrinnet.

Sp: Hvad hvis jeg lavede en fejl og vil slette fakturaerne?

Sv: Intet problem. Du kan slette fakturaer individuelt eller bruge Multi-Rediger-guiden til at vælge og slette flere fakturaer på én gang. Sørg bare for, at du ikke har sendt dem endnu, da sletning af sendte fakturaer kan forvirre klienter.

Ud Over Kalenderfakturaer: Andre Haiku.lt-funktioner

Når dine fakturaer er oprettet, skal du udforske disse funktioner:

Multi-Rediger-guide - Batch-operationer til afsendelse, låsning, markering som betalt og mere. Essentiel efter oprettelse af kalenderfakturaer.

Brugerdefinerede E-mailskabeloner - Design smukke faktura-e-mails med dit logo og brandfarver ved hjælp af MJML-skabeloner, eller vælg mellem 5 indbyggede skabeloner.

Google Drev-integration - Gem automatisk faktura-PDF’er til Google Drev med ét klik. Hold organiserede mapper efter måned eller klient.

JavaScript-automatisering - For avancerede brugere: skriv JavaScript-programmer til automatisk at udfylde feltet “Yderligere Information” med betalingsbetingelser, forfaldsdatoer eller betinget indhold.

39-sprogsstøtte - Opret fakturaer på ethvert europæisk sprog plus mange andre. Perfekt til internationalt arbejde.

Flervutastøtte - Fakturer i enhver af 150+ valutaer med korrekt formatering og symboler.

Statistik og Rapportering - Spor indkomst pr. klient, sammenlign perioder, analyser betalingsmønstre og eksporter til CSV til din revisor.

Konklusion: Spar Tid, Fakturer Mere

Hvis du fakturerer pr. aftale, er kalender-til-faktura-funktionen en game-changer. Det, der plejede at tage timer, tager nu minutter, og risikoen for underfakturering (at glemme at tælle en session) eller overfakturering (at tælle dobbelt) forsvinder praktisk talt.

Uanset om du er terapeut i Bruxelles, coach i Dublin eller danselærer i Lissabon, indeholder din kalender allerede dine faktureringsdata. Hvorfor indtaste det to gange?

Klar til at Prøve Det?

For Eksisterende Brugere: Log ind på Haiku.lt, og klik på “Opret fra Kalender” på dit dashboard. Hvis du ikke har givet kalendertilladelse endnu, bliver du bedt om at godkende igen.

Nye Brugere: Tilmeld dig gratis på haiku.lt (intet kreditkort påkrævet). Du får 500 fakturaer på den gratis plan, hvilket er nok til at teste denne funktion og se tidsbesparelserne for dig selv.

Spørgsmål? E-mail support på dalius.dobravolskas@gmail.com

Næste gang du står over for den månedlige faktureringsopgave, skal du huske: din kalender er allerede færdig. Konverter den bare til fakturaer, og kom tilbage til det, du gør bedst - at betjene dine klienter.

Flere nyttige guider:

• Sådan Sender Du Professionelle Fakturaer fra Din Gmail-Konto
• Fakturastyring for Freelancere
• Flersproget Fakturering i Europa