Oprettelse og redigering af fakturaer

Denne artikel dækker oprettelse af fakturaer, redigering og hvordan Haiku.lt hjælper med disse opgaver.

Oprettelse af fakturaer

Når du opretter en faktura, skal du angive følgende information:

• Serienavn - Serienavnet er typisk et par bogstaver, såsom dine initialer eller en forkortelse af dit firmanavn. Det er vigtigt at holde serienavnet konsistent for alle fakturaer relateret til samme erhvervsaktivitet.

• Serienummer - Serienumre skal være fortløbende, og Haiku.lt vil automatisk generere det næste tilgængelige serienummer baseret på serienavnet. Haiku.lt forhindrer dig i at oprette fakturaer med duplikerede serienumre.

• Fakturadato - Datoen, hvor fakturaen blev oprettet. Bemærk, at serienumre skal være fortløbende ikke kun efter nummer, men også efter dato (f.eks. kan faktura #5 ikke være dateret tidligere end faktura #4). Haiku.lt forhindrer dig i at oprette fakturaer med forkerte datoer.

• Sprog - I øjeblikket understøtter Haiku.lt litauisk og engelsk. Denne indstilling bestemmer sproget for den genererede faktura-PDF.

• Sælger - Dine forretningsoplysninger. Dette kan omfatte:

  • Virksomheds- eller personnavn

  • Skatteidentifikationsnummer eller virksomhedsregistreringsnummer

  • Adresse

  • E-mailadresse

  • Telefonnummer

  • Bankkontonummer

  Haiku.lt vil gemme disse oplysninger i dine indstillinger og automatisk udfylde dem ved oprettelse af fremtidige fakturaer.

• Køber - Information om køberen. For privatpersoner, der ikke har brug for fakturaen til forretningsmæssige formål, behøver du måske ikke inkludere fulde forretningsoplysninger. Men for at udnytte Haiku.lt’s funktioner anbefaler vi at inkludere mindst et navn og en e-mailadresse eller andre unikke køberinformationer. Dette giver dig mulighed for hurtigt at finde fakturaer for specifikke købere og fremskynder oprettelsen af nye fakturaer til gentagne kunder.

• Udstedt af - Personen, der oprettede fakturaen.

• Yderligere information - Her kan du angive yderligere detaljer, du vil have vist på fakturaen, såsom betalingsbetingelser.

• Noter - Information til din interne brug, der vil hjælpe dig med at finde fakturaer senere. Denne information er ikke inkluderet i faktura-PDF’en.

• Linjeposter - Endelig skal du tilføje tjenesterne eller produkterne.

Når du har indtastet disse oplysninger, kan du oprette fakturaen, og en PDF-fil vil blive genereret, som du kan sende til køberen.

Redigering af fakturaer

Med en oprettet faktura kan du udføre disse handlinger:

• Rediger og gem ændringer - Hvis du allerede har sendt fakturaen til køberen, er det bedre ikke at ændre den.

• Marker som betalt - Denne information er til din bekvemmelighed for hurtigt at spore, om alle udstedte fakturaer er blevet betalt. Systemet vil beregne, hvor mange fakturaer der er betalt.

• Lås fakturaen - Hvis du har sendt fakturaen til køberen, kan du låse den for at forhindre yderligere ændringer eller sletning.

• Slet - Generelt bør du ikke slette fakturaer, især hvis du har sendt dem til køberen. Hvis du sletter en, skal du sikre dig, at serienummeret stadig bruges.

Proformafakturaer

Det er vigtigt at vide, at proformafakturaer ikke er regnskabsdokumenter i de fleste jurisdiktioner. Af denne grund tillader Haiku.lt ikke brug af det samme serienavn til proformafakturaer som til almindelige fakturaer. Haiku.lt udelukker også proformafakturaer fra forskellige beregninger.

Proformafakturaer kan være nyttige i situationer, hvor du vil modtage betaling eller en delvis betaling, men ikke er sikker på den endelige faktura. For eksempel:

• Du vil modtage en forudbetaling, før du begynder at arbejde.

• Du er ikke sikker på, om du vil modtage fuld betaling, men vil informere kunden om det forventede fakturabeløb. I dette tilfælde udstedes den endelige faktura typisk efter modtagelse af betaling for proformafakturaen.

Kreditfakturaer

Nogle gange skal du måske udstede en refusion, fordi et produkt eller en tjeneste ikke opfyldte kundens forventninger. I denne situation kan du åbenlyst ikke slette den oprindelige faktura (især hvis du kun skal refundere en del af fakturabeløbet). I sådanne tilfælde kan du udstede en kreditfaktura.