Faturação eletrónica na UE explicada: o que as pequenas empresas precisam de saber em 2026

Se gere um negócio na União Europeia, provavelmente já ouviu falar dos requisitos de faturação eletrónica. O termo soa técnico, os regulamentos variam por país e os prazos mudam constantemente. É confuso. Este guia explica o que a faturação eletrónica realmente significa para freelancers e pequenas empresas.

A boa notícia? Para a maioria das transações B2C (empresa-consumidor), as faturas PDF tradicionais continuam perfeitamente válidas. Os mandatos de faturação eletrónica visam principalmente as transações B2B (empresa-empresa), e mesmo aí os requisitos variam significativamente por país.

O que é faturação eletrónica?

Faturação eletrónica não é simplesmente enviar uma fatura por email. Refere-se a faturas eletrónicas estruturadas que seguem padrões técnicos específicos e podem ser processadas automaticamente por sistemas informáticos.

Uma fatura PDF tradicional é essencialmente uma imagem digital de uma fatura em papel. Um humano pode lê-la, mas um computador não consegue extrair automaticamente os dados. Uma fatura eletrónica, por outro lado, contém dados estruturados (geralmente em formato XML) que software de contabilidade pode ler, validar e processar automaticamente.

O padrão europeu para faturação eletrónica é o EN 16931, que define um formato comum para dados de fatura em todos os estados membros da UE. Este padrão permite a troca de faturas entre diferentes sistemas e países sem entrada manual de dados.

Por que a UE está a promover a faturação eletrónica?

A principal motivação da UE para exigir faturação eletrónica é combater a fraude de IVA. A “lacuna do IVA” (a diferença entre as receitas de IVA esperadas e a cobrança real) custa aos países da UE cerca de 60 mil milhões de euros anualmente. Faturas eletrónicas estruturadas tornam muito mais difícil criar faturas falsas ou esconder transações das autoridades fiscais.

Além da prevenção de fraude, a faturação eletrónica oferece benefícios reais para empresas:

Processamento mais rápido. Faturas estruturadas podem ser automaticamente importadas para sistemas de contabilidade, eliminando entrada manual de dados e reduzindo erros.

Pagamentos mais rápidos. Quando as faturas chegam diretamente ao sistema do cliente, são processadas mais rapidamente. Acabaram-se as faturas a aguardar na caixa de entrada para serem introduzidas manualmente.

Melhor manutenção de registos. Faturas digitais com dados incorporados são mais fáceis de pesquisar, arquivar e recuperar para auditorias.

Impacto ambiental. Menos papel, menos envios físicos, menor pegada de carbono.

A iniciativa da UE “IVA na Era Digital” (ViDA), adotada em 2025, visa tornar a faturação eletrónica o padrão para todas as transações B2B em toda a UE até 2030.

B2B vs B2C: o que é realmente exigido?

Aqui está o mais importante a compreender: a faturação eletrónica B2C NÃO é obrigatória em 25 dos 27 países da UE.

Os mandatos de faturação eletrónica de que ouve falar são quase exclusivamente para transações B2B (faturas entre empresas). Se é freelancer a faturar consumidores, ou uma pequena empresa a vender a particulares, as faturas PDF tradicionais continuam perfeitamente legais em quase todos os países da UE.

Apenas dois países exigem faturação eletrónica B2C:

• Itália - Exige faturação eletrónica para todas as transações (B2B, B2C e B2G) desde 2019
• Roménia - Exige faturação eletrónica B2C a partir de janeiro de 2026

Por que o B2C está geralmente isento:

1. Os consumidores não precisam de faturas XML estruturadas
2. Transações em dinheiro e ambientes de retalho não são práticos para faturação eletrónica
3. A fraude de IVA ocorre principalmente em cadeias de fornecimento B2B, não em vendas a consumidores
4. As pessoas simplesmente preferem recibos PDF ou faturas em papel

Se vende a consumidores em qualquer país da UE exceto Itália ou Roménia, pode continuar a usar faturas PDF padrão sem problemas de conformidade.

O que o Haiku.lt suporta hoje

O Haiku.lt já inclui capacidades de faturação eletrónica que cumprem os requisitos em vários países da UE.

Conformidade EN 16931 via CII/Factur-X

Cada fatura gerada pelo Haiku.lt inclui dados estruturados incorporados seguindo o formato Cross Industry Invoice (CII), que está totalmente em conformidade com o padrão europeu EN 16931. Este é o mesmo formato usado pelo ZUGFeRD (Alemanha) e Factur-X (França/Alemanha).

Quando descarrega ou envia uma fatura PDF do Haiku.lt, é na verdade um documento híbrido: parece um PDF normal para humanos, mas contém dados XML incorporados que sistemas de contabilidade podem extrair e processar automaticamente.

Isto significa que as suas faturas Haiku.lt já estão em conformidade com faturação eletrónica para países que aceitam formatos EN 16931.

Multilingue e multimoeda

O Haiku.lt suporta mais de 32 idiomas de fatura (todos os idiomas da UE e mais) e múltiplas moedas. Formatos de data, formatos de número e outros detalhes de localização ajustam-se automaticamente com base no idioma selecionado.

Onde o Haiku.lt está em conformidade hoje

Totalmente conforme:

• Alemanha (ZUGFeRD/Factur-X aceite)
• Lituânia (EN 16931 + exportações i.SAF)
• República Checa (voluntário, EN 16931 aceite)
• Estónia (voluntário, EN 16931 aceite)
• Luxemburgo (voluntário, EN 16931 aceite)

Provavelmente conforme (EN 16931 aceite):

• Áustria, Croácia, Eslovénia, Letónia, Irlanda, Eslováquia
• Países ainda em fase de planeamento que adotarão EN 16931

Conformidade parcial:

• França (CII/Factur-X suportado, formato UBL em breve)

E os países com requisitos de plataforma?

Alguns países exigem que as faturas sejam submetidas através de plataformas governamentais específicas:

• Bélgica exige a rede Peppol
• Polónia exige a plataforma KSeF
• Itália exige SDI (Sistema di Interscambio)
• Grécia exige a plataforma MyDATA
• Espanha exige certificação VeriFactu

O Haiku.lt atualmente não integra com estas plataformas. Se faz negócios B2B significativos nestes países, pode precisar de soluções adicionais para conformidade.

No entanto, lembre-se: se fatura consumidores (B2C) nestes países (exceto Itália), as faturas PDF padrão continuam válidas.

Requisitos de faturação eletrónica na UE por país

Legenda:

• Conforme = Haiku.lt cumpre todos os requisitos
• Provavelmente OK = Formato EN 16931 deve ser aceite
• Parcial = Alguns formatos suportados, outros em breve
• Plataforma necessária = Requer integração com plataforma governamental ainda não disponível

Futuras melhorias de faturação eletrónica

Estamos a trabalhar ativamente para expandir as capacidades de faturação eletrónica do Haiku.lt:

Suporte ao formato UBL 2.1 está planeado para melhorar a compatibilidade com França, Bélgica e Espanha, que aceitam ou exigem UBL além de CII.

Integrações de plataformas estão no nosso roadmap. Estamos a monitorizar os requisitos na Bélgica (Peppol), Polónia (KSeF) e outros países para determinar a melhor abordagem de integração.

Conformidade ViDA – À medida que a UE finalizar os seus regulamentos “IVA na Era Digital”, garantiremos que o Haiku.lt permaneça conforme com os requisitos em evolução.

Estamos comprometidos em tornar a conformidade de faturação eletrónica o mais simples possível para os nossos utilizadores. O nosso objetivo é lidar com a complexidade técnica para que se possa concentrar no seu negócio.

Conclusão

Os regulamentos de faturação eletrónica podem parecer avassaladores, mas aqui está o que importa para a maioria dos freelancers e pequenas empresas:

1. A faturação B2C continua simples. Se fatura consumidores, as faturas PDF são válidas em 25 dos 27 países da UE. Não é necessária faturação eletrónica especial.

2. Os requisitos B2B variam por país. Alguns países aceitam formatos EN 16931 (que o Haiku.lt já gera), enquanto outros exigem plataformas específicas.

3. O Haiku.lt já está conforme para Alemanha, Lituânia e vários outros países da UE. Para países como França que aceitam múltiplos formatos, estamos a expandir o suporte.

4. Melhoramos continuamente. O suporte de faturação eletrónica expandir-se-á à medida que adicionamos novos formatos e integrações de plataformas.

Para a maioria dos utilizadores, as capacidades atuais do Haiku.lt são mais que suficientes. As suas faturas já contêm dados estruturados que cumprem os padrões europeus. À medida que os requisitos evoluem, evoluímos com eles.

Pronto para criar faturas profissionais e conformes? Comece em haiku.lt.