Tworzenie i edycja faktur

Ten artykuł obejmuje tworzenie faktur, edycję i sposób, w jaki Haiku.lt pomaga w tych zadaniach.

Tworzenie faktur

Podczas tworzenia faktury musisz podać następujące informacje:

• Nazwa serii - Nazwa serii to zazwyczaj kilka liter, takich jak Twoje inicjały lub skrót nazwy firmy. Ważne jest, aby zachować spójność nazwy serii dla wszystkich faktur związanych z tą samą działalnością biznesową.

• Numer serii - Numery serii powinny być sekwencyjne, a Haiku.lt automatycznie wygeneruje następny dostępny numer serii na podstawie nazwy serii. Haiku.lt uniemożliwia tworzenie faktur z duplikatami numerów serii.

• Data faktury - Data utworzenia faktury. Należy pamiętać, że numery serii muszą być sekwencyjne nie tylko według numeru, ale także według daty (np. faktura #5 nie może mieć daty wcześniejszej niż faktura #4). Haiku.lt uniemożliwia tworzenie faktur z nieprawidłowymi datami.

• Język - Obecnie Haiku.lt obsługuje język litewski i angielski. To ustawienie określa język generowanego pliku PDF faktury.

• Sprzedawca - Szczegóły Twojej firmy. Może to obejmować:

  • Nazwę firmy lub osoby

  • Numer identyfikacji podatkowej lub numer rejestracyjny firmy

  • Adres

  • Adres e-mail

  • Numer telefonu

  • Numer konta bankowego

  Haiku.lt zapisze te informacje w Twoich ustawieniach i automatycznie wypełni je podczas tworzenia przyszłych faktur.

• Kupujący - Informacje o kupującym. Dla indywidualnych konsumentów, którzy nie potrzebują faktury do celów biznesowych, możesz nie musieć podawać pełnych szczegółów firmy. Jednak aby skorzystać z funkcji Haiku.lt, zalecamy podanie przynajmniej nazwy i adresu e-mail lub innych unikalnych informacji o kupującym. Pozwala to na szybkie znajdowanie faktur dla konkretnych kupujących i przyspiesza tworzenie nowych faktur dla stałych klientów.

• Wystawił - Osoba, która utworzyła fakturę.

• Dodatkowe informacje - Tutaj możesz określić dodatkowe szczegóły, które chcesz wyświetlić na fakturze, takie jak warunki płatności.

• Notatki - Informacje do użytku wewnętrznego, które pomogą Ci później znaleźć faktury. Te informacje nie są uwzględniane w pliku PDF faktury.

• Pozycje - Na koniec musisz dodać usługi lub produkty.

Po wprowadzeniu tych informacji możesz utworzyć fakturę, a plik PDF zostanie wygenerowany i możesz go wysłać do kupującego.

Edycja faktur

Z utworzoną fakturą możesz wykonać następujące działania:

• Edytuj i zapisz zmiany - Jeśli już wysłałeś fakturę do kupującego, lepiej jej nie modyfikować.

• Oznacz jako opłaconą - Ta informacja jest dla Twojej wygody, aby szybko śledzić, czy wszystkie wystawione faktury zostały opłacone. System obliczy, ile faktur jest opłaconych.

• Zablokuj fakturę - Jeśli wysłałeś fakturę do kupującego, możesz ją zablokować, aby zapobiec dalszym zmianom lub usunięciu.

• Usuń - Ogólnie nie powinieneś usuwać faktur, zwłaszcza jeśli wysłałeś je do kupującego. Jeśli usuniesz jedną, musisz upewnić się, że numer serii jest nadal używany.

Faktury pro forma

Ważne jest, aby wiedzieć, że faktury pro forma nie są dokumentami księgowymi w większości jurysdykcji. Z tego powodu Haiku.lt nie pozwala na używanie tej samej nazwy serii dla faktur pro forma co dla zwykłych faktur. Haiku.lt wyklucza również faktury pro forma z różnych obliczeń.

Faktury pro forma mogą być przydatne w sytuacjach, w których chcesz otrzymać płatność lub częściową płatność, ale nie jesteś jeszcze pewien końcowej faktury. Na przykład:

• Chcesz otrzymać zaliczkę przed rozpoczęciem pracy.

• Nie jesteś pewien, czy otrzymasz pełną płatność, ale chcesz poinformować klienta o oczekiwanej kwocie faktury. W tym przypadku ostateczna faktura jest zazwyczaj wystawiana po otrzymaniu płatności za fakturę pro forma.

Faktury korygujące

Czasami może być konieczne wystawienie zwrotu, ponieważ produkt lub usługa nie spełniły oczekiwań klienta. W tej sytuacji oczywiście nie możesz usunąć oryginalnej faktury (zwłaszcza jeśli musisz zwrócić tylko część kwoty faktury). W takich przypadkach możesz wystawić fakturę korygującą.