E-fakturowanie w UE wyjaśnione: co małe firmy muszą wiedzieć w 2026 roku

Jeśli prowadzisz firmę w Unii Europejskiej, prawdopodobnie słyszałeś o wymaganiach dotyczących e-fakturowania. Termin brzmi technicznie, przepisy różnią się w zależności od kraju, a terminy ciągle się zmieniają. To mylące. Ten przewodnik wyjaśnia, co e-fakturowanie naprawdę oznacza dla freelancerów i małych firm.

Dobra wiadomość? W przypadku większości transakcji B2C (firma-konsument) tradycyjne faktury PDF pozostają całkowicie ważne. Obowiązki e-fakturowania dotyczą głównie transakcji B2B (firma-firma), a nawet wtedy wymagania znacznie różnią się w zależności od kraju.

Czym jest e-fakturowanie?

E-fakturowanie to nie tylko wysyłanie faktury e-mailem. Odnosi się do ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, które są zgodne z określonymi standardami technicznymi i mogą być automatycznie przetwarzane przez systemy komputerowe.

Tradycyjna faktura PDF to w zasadzie cyfrowy obraz faktury papierowej. Człowiek może ją przeczytać, ale komputer nie może automatycznie wyodrębnić danych. E-faktura natomiast zawiera ustrukturyzowane dane (zwykle w formacie XML), które oprogramowanie księgowe może automatycznie odczytać, zweryfikować i przetworzyć.

Europejskim standardem e-fakturowania jest EN 16931, który definiuje wspólny format danych faktur we wszystkich państwach członkowskich UE. Standard ten umożliwia wymianę faktur między różnymi systemami i krajami bez ręcznego wprowadzania danych.

Dlaczego UE promuje e-fakturowanie?

Główną motywacją UE do wprowadzenia obowiązkowego e-fakturowania jest walka z oszustwami VAT. “Luka VAT” (różnica między oczekiwanymi wpływami z VAT a rzeczywistym poborem) kosztuje kraje UE szacunkowo 60 miliardów euro rocznie. Ustrukturyzowane e-faktury znacznie utrudniają tworzenie fałszywych faktur lub ukrywanie transakcji przed organami podatkowymi.

Poza zapobieganiem oszustwom, e-fakturowanie oferuje realne korzyści dla firm:

Szybsze przetwarzanie. Ustrukturyzowane faktury mogą być automatycznie importowane do systemów księgowych, eliminując ręczne wprowadzanie danych i redukując błędy.

Szybsze płatności. Gdy faktury trafiają bezpośrednio do systemu klienta, są przetwarzane szybciej. Koniec z fakturami czekającymi w skrzynce odbiorczej na ręczne wprowadzenie.

Lepsza dokumentacja. Cyfrowe faktury z osadzonymi danymi są łatwiejsze do wyszukiwania, archiwizowania i pobierania na potrzeby audytów.

Wpływ na środowisko. Mniej papieru, mniej fizycznych przesyłek, mniejszy ślad węglowy.

Inicjatywa UE “VAT w erze cyfrowej” (ViDA), przyjęta w 2025 roku, ma na celu uczynienie e-fakturowania standardem dla wszystkich transakcji B2B w całej UE do 2030 roku.

B2B vs B2C: co jest naprawdę wymagane?

Oto najważniejsza rzecz do zrozumienia: e-fakturowanie B2C NIE jest wymagane w 25 z 27 krajów UE.

Obowiązki e-fakturowania, o których słyszysz, dotyczą prawie wyłącznie transakcji B2B (faktur między firmami). Jeśli jesteś freelancerem wystawiającym faktury konsumentom lub małą firmą sprzedającą osobom prywatnym, tradycyjne faktury PDF pozostają całkowicie legalne w prawie wszystkich krajach UE.

Tylko dwa kraje wymagają e-fakturowania B2C:

• Włochy - Wymagają e-fakturowania dla wszystkich transakcji (B2B, B2C i B2G) od 2019 roku
• Rumunia - Wymaga e-fakturowania B2C od stycznia 2026

Dlaczego B2C jest generalnie zwolnione:

1. Konsumenci nie potrzebują ustrukturyzowanych faktur XML
2. Transakcje gotówkowe i środowiska detaliczne nie są praktyczne dla e-fakturowania
3. Oszustwa VAT występują głównie w łańcuchach dostaw B2B, nie w sprzedaży konsumenckiej
4. Ludzie po prostu wolą paragony PDF lub faktury papierowe

Jeśli sprzedajesz konsumentom w jakimkolwiek kraju UE oprócz Włoch lub Rumunii, możesz nadal używać standardowych faktur PDF bez problemów z compliance.

Co Haiku.lt obsługuje obecnie

Haiku.lt już zawiera możliwości e-fakturowania, które spełniają wymagania w kilku krajach UE.

Zgodność z EN 16931 przez CII/Factur-X

Każda faktura wygenerowana przez Haiku.lt zawiera osadzone ustrukturyzowane dane zgodne z formatem Cross Industry Invoice (CII), który jest w pełni zgodny z europejskim standardem EN 16931. To ten sam format używany przez ZUGFeRD (Niemcy) i Factur-X (Francja/Niemcy).

Gdy pobierasz lub wysyłasz fakturę PDF z Haiku.lt, jest to właściwie dokument hybrydowy: wygląda jak normalny PDF dla ludzi, ale zawiera osadzone dane XML, które systemy księgowe mogą automatycznie wyodrębnić i przetworzyć.

To oznacza, że Twoje faktury Haiku.lt są już zgodne z e-fakturowaniem dla krajów akceptujących formaty EN 16931.

Wielojęzyczność i wielowalutowość

Haiku.lt obsługuje ponad 32 języki faktur (wszystkie języki UE i więcej) oraz wiele walut. Formaty dat, formaty liczb i inne szczegóły lokalizacji automatycznie dostosowują się do wybranego języka.

Gdzie Haiku.lt jest zgodne obecnie

W pełni zgodne:

• Niemcy (ZUGFeRD/Factur-X akceptowany)
• Litwa (EN 16931 + eksporty i.SAF)
• Czechy (dobrowolne, EN 16931 akceptowany)
• Estonia (dobrowolne, EN 16931 akceptowany)
• Luksemburg (dobrowolne, EN 16931 akceptowany)

Prawdopodobnie zgodne (EN 16931 akceptowany):

• Austria, Chorwacja, Słowenia, Łotwa, Irlandia, Słowacja
• Kraje wciąż w fazie planowania, które przyjmą EN 16931

Częściowa zgodność:

• Francja (CII/Factur-X obsługiwane, format UBL wkrótce)

A co z krajami z wymaganiami platformowymi?

Niektóre kraje wymagają, aby faktury były przesyłane przez określone platformy rządowe:

• Belgia wymaga sieci Peppol
• Polska wymaga platformy KSeF
• Włochy wymagają SDI (Sistema di Interscambio)
• Grecja wymaga platformy MyDATA
• Hiszpania wymaga certyfikacji VeriFactu

Haiku.lt obecnie nie integruje się z tymi platformami. Jeśli prowadzisz znaczące działania B2B w tych krajach, możesz potrzebować dodatkowych rozwiązań dla zgodności.

Pamiętaj jednak: jeśli wystawiasz faktury konsumentom (B2C) w tych krajach (z wyjątkiem Włoch), standardowe faktury PDF pozostają ważne.

Wymagania e-fakturowania w UE według kraju

Legenda:

• Zgodne = Haiku.lt spełnia wszystkie wymagania
• Prawdopodobnie OK = Format EN 16931 powinien być akceptowany
• Częściowe = Niektóre formaty obsługiwane, inne wkrótce
• Potrzebna platforma = Wymaga integracji z platformą rządową, która nie jest jeszcze dostępna

Przyszłe ulepszenia e-fakturowania

Aktywnie pracujemy nad rozszerzeniem możliwości e-fakturowania Haiku.lt:

Obsługa formatu UBL 2.1 jest planowana w celu poprawy kompatybilności z Francją, Belgią i Hiszpanią, które akceptują lub wymagają UBL obok CII.

Integracje platform są w naszych planach. Monitorujemy wymagania w Belgii (Peppol), Polsce (KSeF) i innych krajach, aby określić najlepsze podejście do integracji.

Zgodność z ViDA – W miarę finalizowania przez UE przepisów “VAT w erze cyfrowej” upewnimy się, że Haiku.lt pozostanie zgodne z ewoluującymi wymaganiami.

Jesteśmy zobowiązani do uczynienia zgodności z e-fakturowaniem jak najbardziej płynną dla naszych użytkowników. Naszym celem jest zajęcie się złożonością techniczną, abyś mógł skupić się na prowadzeniu swojej firmy.

Podsumowanie

Przepisy dotyczące e-fakturowania mogą wydawać się przytłaczające, ale oto co ma znaczenie dla większości freelancerów i małych firm:

1. Fakturowanie B2C pozostaje proste. Jeśli wystawiasz faktury konsumentom, faktury PDF są ważne w 25 z 27 krajów UE. Nie jest wymagane specjalne e-fakturowanie.

2. Wymagania B2B różnią się w zależności od kraju. Niektóre kraje akceptują formaty EN 16931 (które Haiku.lt już generuje), podczas gdy inne wymagają określonych platform.

3. Haiku.lt jest już zgodne dla Niemiec, Litwy i kilku innych krajów UE. Dla krajów takich jak Francja, które akceptują wiele formatów, rozszerzamy wsparcie.

4. Ciągle się doskonalimy. Wsparcie dla e-fakturowania będzie się rozszerzać w miarę dodawania nowych formatów i integracji platform.

Dla większości użytkowników obecne możliwości Haiku.lt są więcej niż wystarczające. Twoje faktury już zawierają ustrukturyzowane dane zgodne z europejskimi standardami. W miarę ewolucji wymagań będziemy ewoluować razem z nimi.

Gotowy do tworzenia profesjonalnych, zgodnych faktur? Zacznij na haiku.lt.