E-facturatie in de EU uitgelegd: wat kleine bedrijven moeten weten in 2026

Als je een bedrijf runt in de Europese Unie, heb je waarschijnlijk gehoord over e-facturatie-eisen. De term klinkt technisch, de regelgeving verschilt per land en de deadlines veranderen voortdurend. Het is verwarrend. Deze gids legt uit wat e-facturatie werkelijk betekent voor freelancers en kleine bedrijven.

Het goede nieuws? Voor de meeste B2C-transacties (business-to-consumer) blijven traditionele PDF-facturen perfect geldig. E-facturatieverplichtingen richten zich voornamelijk op B2B-transacties (business-to-business), en zelfs daar variëren de eisen aanzienlijk per land.

Wat is e-facturatie?

E-facturatie is niet simpelweg een factuur per e-mail versturen. Het verwijst naar gestructureerde elektronische facturen die specifieke technische standaarden volgen en automatisch door computersystemen kunnen worden verwerkt.

Een traditionele PDF-factuur is in wezen een digitale afbeelding van een papieren factuur. Een mens kan deze lezen, maar een computer kan de gegevens niet automatisch extraheren. Een e-factuur daarentegen bevat gestructureerde data (meestal in XML-formaat) die boekhoudsoftware automatisch kan lezen, valideren en verwerken.

De Europese standaard voor e-facturatie is EN 16931, die een gemeenschappelijk formaat definieert voor factuurgegevens in alle EU-lidstaten. Deze standaard maakt de uitwisseling van facturen tussen verschillende systemen en landen mogelijk zonder handmatige gegevensinvoer.

Waarom stimuleert de EU e-facturatie?

De belangrijkste motivatie van de EU voor het verplicht stellen van e-facturatie is de bestrijding van btw-fraude. De “btw-kloof” (het verschil tussen verwachte btw-inkomsten en daadwerkelijke inning) kost EU-landen naar schatting 60 miljard euro per jaar. Gestructureerde e-facturen maken het veel moeilijker om valse facturen te creëren of transacties voor de belastingdienst te verbergen.

Naast fraudepreventie biedt e-facturatie echte voordelen voor bedrijven:

Snellere verwerking. Gestructureerde facturen kunnen automatisch in boekhoudsystemen worden geïmporteerd, waardoor handmatige gegevensinvoer wordt geëlimineerd en fouten worden verminderd.

Snellere betalingen. Wanneer facturen direct in het systeem van je klant terechtkomen, worden ze sneller verwerkt. Geen facturen meer die in iemands inbox wachten op handmatige invoer.

Betere administratie. Digitale facturen met ingesloten gegevens zijn gemakkelijker te doorzoeken, archiveren en op te halen voor audits.

Milieu-impact. Minder papier, minder fysieke verzendingen, kleinere CO2-voetafdruk.

Het EU-initiatief “Btw in het digitale tijdperk” (ViDA), aangenomen in 2025, streeft ernaar e-facturatie de standaard te maken voor alle B2B-transacties in de hele EU tegen 2030.

B2B vs B2C: wat is er daadwerkelijk vereist?

Dit is het belangrijkste om te begrijpen: B2C e-facturatie is NIET vereist in 25 van de 27 EU-landen.

De e-facturatieverplichtingen waar je over hoort, gelden bijna uitsluitend voor B2B-transacties (facturen tussen bedrijven). Als je een freelancer bent die factureert aan consumenten, of een klein bedrijf dat verkoopt aan particulieren, blijven traditionele PDF-facturen perfect legaal in bijna alle EU-landen.

Slechts twee landen vereisen B2C e-facturatie:

• Italië - Vereist e-facturatie voor alle transacties (B2B, B2C en B2G) sinds 2019
• Roemenië - Vereist B2C e-facturatie vanaf januari 2026

Waarom B2C over het algemeen is vrijgesteld:

1. Consumenten hebben geen gestructureerde XML-facturen nodig
2. Contante transacties en winkelomgevingen zijn niet praktisch voor e-facturatie
3. Btw-fraude vindt voornamelijk plaats in B2B-toeleveringsketens, niet bij consumentenverkopen
4. Mensen geven simpelweg de voorkeur aan PDF-bonnen of papieren facturen

Als je verkoopt aan consumenten in een EU-land behalve Italië of Roemenië, kun je standaard PDF-facturen blijven gebruiken zonder compliance-problemen.

Wat Haiku.lt vandaag ondersteunt

Haiku.lt bevat al e-facturatiemogelijkheden die voldoen aan de vereisten in verschillende EU-landen.

EN 16931-compliance via CII/Factur-X

Elke factuur die door Haiku.lt wordt gegenereerd, bevat ingesloten gestructureerde gegevens volgens het Cross Industry Invoice (CII)-formaat, dat volledig voldoet aan de Europese standaard EN 16931. Dit is hetzelfde formaat dat wordt gebruikt door ZUGFeRD (Duitsland) en Factur-X (Frankrijk/Duitsland).

Wanneer je een PDF-factuur van Haiku.lt downloadt of verstuurt, is het eigenlijk een hybride document: het ziet er voor mensen uit als een normale PDF, maar bevat ingesloten XML-gegevens die boekhoudsystemen automatisch kunnen extraheren en verwerken.

Dit betekent dat je Haiku.lt-facturen al e-facturatiecompliant zijn voor landen die EN 16931-formaten accepteren.

Meertalig en meerdere valuta’s

Haiku.lt ondersteunt 32+ factuurtalen (alle EU-talen en meer) en meerdere valuta’s. Datumformaten, getalformaten en andere lokalisatiedetails passen zich automatisch aan op basis van de geselecteerde taal.

Waar Haiku.lt vandaag compliant is

Volledig compliant:

• Duitsland (ZUGFeRD/Factur-X geaccepteerd)
• Litouwen (EN 16931 + i.SAF-exports)
• Tsjechië (vrijwillig, EN 16931 geaccepteerd)
• Estland (vrijwillig, EN 16931 geaccepteerd)
• Luxemburg (vrijwillig, EN 16931 geaccepteerd)

Waarschijnlijk compliant (EN 16931 geaccepteerd):

• Oostenrijk, Kroatië, Slovenië, Letland, Ierland, Slowakije
• Landen nog in planningsfase die EN 16931 zullen aannemen

Gedeeltelijke compliance:

• Frankrijk (CII/Factur-X ondersteund, UBL-formaat komt eraan)

Hoe zit het met landen met platformvereisten?

Sommige landen vereisen dat facturen worden ingediend via specifieke overheidsplatforms:

• België vereist het Peppol-netwerk
• Polen vereist het KSeF-platform
• Italië vereist SDI (Sistema di Interscambio)
• Griekenland vereist het MyDATA-platform
• Spanje vereist VeriFactu-certificering

Haiku.lt integreert momenteel niet met deze platforms. Als je significante B2B-zaken doet in deze landen, heb je mogelijk aanvullende oplossingen nodig voor compliance.

Onthoud echter: als je factureert aan consumenten (B2C) in deze landen (behalve Italië), blijven standaard PDF-facturen geldig.

EU e-facturatie-eisen per land

Legenda:

• Compliant = Haiku.lt voldoet aan alle vereisten
• Waarschijnlijk OK = EN 16931-formaat zou geaccepteerd moeten worden
• Gedeeltelijk = Sommige formaten ondersteund, andere komen eraan
• Platform nodig = Vereist overheidsplatformintegratie die nog niet beschikbaar is

Toekomstige e-facturatieverbeteringen

We werken actief aan het uitbreiden van de e-facturatiemogelijkheden van Haiku.lt:

UBL 2.1-formaatondersteuning is gepland om de compatibiliteit met Frankrijk, België en Spanje te verbeteren, die UBL naast CII accepteren of vereisen.

Platformintegraties staan op onze roadmap. We monitoren de vereisten in België (Peppol), Polen (KSeF) en andere landen om de beste integratieaanpak te bepalen.

ViDA-compliance – Naarmate de EU haar “Btw in het digitale tijdperk”-regelgeving finaliseert, zorgen we ervoor dat Haiku.lt voldoet aan de evoluerende vereisten.

We zijn toegewijd om e-facturatiecompliance zo naadloos mogelijk te maken voor onze gebruikers. Ons doel is de technische complexiteit te beheren zodat je je kunt concentreren op je bedrijf.

Conclusie

E-facturatieregelgeving kan overweldigend lijken, maar dit is wat belangrijk is voor de meeste freelancers en kleine bedrijven:

1. B2C-facturatie blijft eenvoudig. Als je factureert aan consumenten, zijn PDF-facturen geldig in 25 van de 27 EU-landen. Geen speciale e-facturatie vereist.

2. B2B-vereisten variëren per land. Sommige landen accepteren EN 16931-formaten (die Haiku.lt al genereert), terwijl andere specifieke platforms vereisen.

3. Haiku.lt is al compliant voor Duitsland, Litouwen en verschillende andere EU-landen. Voor landen zoals Frankrijk die meerdere formaten accepteren, breiden we de ondersteuning uit.

4. We verbeteren continu. E-facturatieondersteuning zal uitbreiden naarmate we nieuwe formaten en platformintegraties toevoegen.

Voor de meeste gebruikers zijn de huidige mogelijkheden van Haiku.lt meer dan voldoende. Je facturen bevatten al gestructureerde gegevens die voldoen aan Europese standaarden. Naarmate de vereisten evolueren, evolueren wij mee.

Klaar om professionele, compliant facturen te maken? Begin op haiku.lt.