Opprette og redigere fakturaer

Denne artikkelen dekker fakturaopprettelse, redigering, og hvordan Haiku.lt hjelper med disse oppgavene.

Opprette fakturaer

Når du oppretter en faktura, må du oppgi følgende informasjon:

• Serienavn - Serienavnet er vanligvis noen få bokstaver, som dine initialer eller en forkortelse av bedriftsnavnet ditt. Det er viktig å holde serienavnet konsistent for alle fakturaer relatert til samme forretningsaktivitet.

• Serienummer - Serienumre skal være sekvensielle, og Haiku.lt vil automatisk generere neste tilgjengelige serienummer basert på serienavnet. Haiku.lt forhindrer deg fra å opprette fakturaer med dupliserte serienumre.

• Fakturadato - Datoen da fakturaen ble opprettet. Merk at serienumre må være sekvensielle ikke bare etter nummer, men også etter dato (f.eks. kan ikke faktura #5 være datert tidligere enn faktura #4). Haiku.lt forhindrer deg fra å opprette fakturaer med feil datoer.

• Språk - For øyeblikket støtter Haiku.lt litauisk og engelsk. Denne innstillingen bestemmer språket på den genererte faktura-PDF-en.

• Selger - Dine bedriftsdetaljer. Dette kan inkludere:

  • Bedrifts- eller personnavn

  • Skatteidentifikasjonsnummer eller bedriftsregistreringsnummer

  • Adresse

  • E-postadresse

  • Telefonnummer

  • Bankkontonummer

  Haiku.lt vil lagre denne informasjonen i innstillingene dine og automatisk fylle den ut ved opprettelse av fremtidige fakturaer.

• Kjøper - Informasjon om kjøperen. For private forbrukere som ikke trenger fakturaen til forretningsformål, trenger du kanskje ikke å inkludere fullstendige bedriftsdetaljer. Men for å dra nytte av Haiku.lts funksjoner, anbefaler vi å inkludere minst et navn og e-postadresse eller annen unik kjøperinformasjon. Dette lar deg raskt finne fakturaer for spesifikke kjøpere og fremskynder opprettelsen av nye fakturaer for gjentatte kunder.

• Utstedt av - Personen som opprettet fakturaen.

• Tilleggsinformasjon - Her kan du spesifisere ytterligere detaljer du ønsker å vise på fakturaen, som betalingsbetingelser.

• Notater - Informasjon for din interne bruk som vil hjelpe deg med å finne fakturaer senere. Denne informasjonen er ikke inkludert i faktura-PDF-en.

• Linjeoppføringer - Til slutt må du legge til tjenestene eller produktene.

Når du har lagt inn denne informasjonen, kan du opprette fakturaen og en PDF-fil vil bli generert som du kan sende til kjøperen.

Redigere fakturaer

Med en opprettet faktura kan du utføre disse handlingene:

• Redigere og lagre endringer - Hvis du allerede har sendt fakturaen til kjøperen, er det bedre å ikke endre den.

• Merke som betalt - Denne informasjonen er for din bekvemmelighet for raskt å spore om alle utstedte fakturaer har blitt betalt. Systemet vil beregne hvor mange fakturaer som er betalt.

• Låse fakturaen - Hvis du har sendt fakturaen til kjøperen, kan du låse den for å forhindre ytterligere endringer eller sletting.

• Slette - Generelt bør du ikke slette fakturaer, spesielt hvis du har sendt dem til kjøperen. Hvis du sletter en, må du sørge for at serienummeret fortsatt brukes.

Proformafakturaer

Det er viktig å vite at proformafakturaer ikke er regnskapsdokumenter i de fleste jurisdiksjoner. Av denne grunn tillater ikke Haiku.lt bruk av samme serienavn for proformafakturaer som for vanlige fakturaer. Haiku.lt ekskluderer også proformafakturaer fra diverse beregninger.

Proformafakturaer kan være nyttige i situasjoner der du ønsker å motta betaling eller en delbetaling, men ikke er sikker på den endelige fakturaen ennå. For eksempel:

• Du ønsker å motta en forskuddsbetaling før du starter arbeidet.

• Du er ikke sikker på om du vil motta full betaling, men ønsker å informere kunden om forventet fakturabeløp. I dette tilfellet utstedes vanligvis den endelige fakturaen etter å ha mottatt betaling for proformafakturaen.

Kreditfakturaer

Noen ganger kan du trenge å utstede en refusjon fordi et produkt eller en tjeneste ikke oppfylte kundens forventninger. I denne situasjonen kan du åpenbart ikke slette den opprinnelige fakturaen (spesielt hvis du bare trenger å refundere deler av fakturabeløpet). I slike tilfeller kan du utstede en kreditfaktura.