Fatturazione elettronica nell'UE spiegata: cosa devono sapere le piccole imprese nel 2026

Se gestisci un’attività nell’Unione Europea, probabilmente hai sentito parlare dei requisiti di fatturazione elettronica. Il termine suona tecnico, le normative variano da paese a paese e le scadenze cambiano continuamente. È confuso. Questa guida spiega cosa significa realmente la fatturazione elettronica per liberi professionisti e piccole imprese.

La buona notizia? Per la maggior parte delle transazioni B2C (business-to-consumer), le fatture PDF tradizionali rimangono perfettamente valide. Gli obblighi di fatturazione elettronica riguardano principalmente le transazioni B2B (business-to-business), e anche in questo caso i requisiti variano significativamente da paese a paese.

Cos’è la fatturazione elettronica?

La fatturazione elettronica non significa semplicemente inviare una fattura via email. Si riferisce a fatture elettroniche strutturate che seguono standard tecnici specifici e possono essere elaborate automaticamente dai sistemi informatici.

Una fattura PDF tradizionale è essenzialmente un’immagine digitale di una fattura cartacea. Un essere umano può leggerla, ma un computer non può estrarre automaticamente i dati. Una fattura elettronica, al contrario, contiene dati strutturati (solitamente in formato XML) che il software di contabilità può leggere, validare ed elaborare automaticamente.

Lo standard europeo per la fatturazione elettronica è EN 16931, che definisce un formato comune per i dati delle fatture in tutti gli Stati membri dell’UE. Questo standard consente lo scambio di fatture tra sistemi e paesi diversi senza inserimento manuale dei dati.

Perché l’UE promuove la fatturazione elettronica?

La principale motivazione dell’UE per rendere obbligatoria la fatturazione elettronica è la lotta alle frodi IVA. Il “gap IVA” (la differenza tra le entrate IVA previste e l’effettiva riscossione) costa ai paesi dell’UE circa 60 miliardi di euro all’anno. Le fatture elettroniche strutturate rendono molto più difficile creare fatture false o nascondere transazioni alle autorità fiscali.

Oltre alla prevenzione delle frodi, la fatturazione elettronica offre vantaggi reali per le aziende:

Elaborazione più rapida. Le fatture strutturate possono essere importate automaticamente nei sistemi contabili, eliminando l’inserimento manuale dei dati e riducendo gli errori.

Pagamenti più veloci. Quando le fatture arrivano direttamente nel sistema del cliente, vengono elaborate più rapidamente. Niente più fatture in attesa nella casella di posta da inserire manualmente.

Migliore conservazione dei documenti. Le fatture digitali con dati incorporati sono più facili da cercare, archiviare e recuperare per gli audit.

Impatto ambientale. Meno carta, meno spedizioni fisiche, minore impronta di carbonio.

L’iniziativa dell’UE “IVA nell’era digitale” (ViDA), adottata nel 2025, mira a rendere la fatturazione elettronica lo standard per tutte le transazioni B2B in tutta l’UE entro il 2030.

B2B vs B2C: cosa è realmente richiesto?

Ecco la cosa più importante da capire: la fatturazione elettronica B2C NON è obbligatoria in 25 dei 27 paesi dell’UE.

Gli obblighi di fatturazione elettronica di cui senti parlare riguardano quasi esclusivamente le transazioni B2B (fatture tra aziende). Se sei un libero professionista che fattura ai consumatori, o una piccola impresa che vende a privati, le fatture PDF tradizionali rimangono perfettamente legali in quasi tutti i paesi dell’UE.

Solo due paesi richiedono la fatturazione elettronica B2C:

• Italia - Richiede la fatturazione elettronica per tutte le transazioni (B2B, B2C e B2G) dal 2019
• Romania - Richiede la fatturazione elettronica B2C da gennaio 2026

Perché il B2C è generalmente esente:

1. I consumatori non hanno bisogno di fatture XML strutturate
2. Le transazioni in contanti e gli ambienti retail non sono pratici per la fatturazione elettronica
3. Le frodi IVA si verificano principalmente nelle catene di fornitura B2B, non nelle vendite ai consumatori
4. Le persone preferiscono semplicemente ricevute PDF o fatture cartacee

Se vendi ai consumatori in qualsiasi paese dell’UE tranne Italia o Romania, puoi continuare a usare fatture PDF standard senza problemi di conformità.

Cosa supporta Haiku.lt oggi

Haiku.lt include già funzionalità di fatturazione elettronica che soddisfano i requisiti in diversi paesi dell’UE.

Conformità EN 16931 tramite CII/Factur-X

Ogni fattura generata da Haiku.lt include dati strutturati incorporati seguendo il formato Cross Industry Invoice (CII), che è pienamente conforme allo standard europeo EN 16931. È lo stesso formato utilizzato da ZUGFeRD (Germania) e Factur-X (Francia/Germania).

Quando scarichi o invii una fattura PDF da Haiku.lt, è in realtà un documento ibrido: sembra un normale PDF agli umani, ma contiene dati XML incorporati che i sistemi contabili possono automaticamente estrarre ed elaborare.

Questo significa che le tue fatture Haiku.lt sono già conformi alla fatturazione elettronica per i paesi che accettano i formati EN 16931.

Multilingua e multivaluta

Haiku.lt supporta oltre 32 lingue per le fatture (tutte le lingue dell’UE e altre) e multiple valute. I formati di data, i formati numerici e altri dettagli di localizzazione si adattano automaticamente in base alla lingua selezionata.

Dove Haiku.lt è conforme oggi

Pienamente conforme:

• Germania (ZUGFeRD/Factur-X accettato)
• Lituania (EN 16931 + esportazioni i.SAF)
• Repubblica Ceca (volontario, EN 16931 accettato)
• Estonia (volontario, EN 16931 accettato)
• Lussemburgo (volontario, EN 16931 accettato)

Probabilmente conforme (EN 16931 accettato):

• Austria, Croazia, Slovenia, Lettonia, Irlanda, Slovacchia
• Paesi ancora in fase di pianificazione che adotteranno EN 16931

Conformità parziale:

• Francia (CII/Factur-X supportato, formato UBL in arrivo)

E i paesi con requisiti di piattaforma?

Alcuni paesi richiedono che le fatture vengano inviate attraverso piattaforme governative specifiche:

• Il Belgio richiede la rete Peppol
• La Polonia richiede la piattaforma KSeF
• L’Italia richiede SDI (Sistema di Interscambio)
• La Grecia richiede la piattaforma MyDATA
• La Spagna richiede la certificazione VeriFactu

Haiku.lt attualmente non si integra con queste piattaforme. Se fai affari B2B significativi in questi paesi, potresti aver bisogno di soluzioni aggiuntive per la conformità.

Tuttavia, ricorda: se fatturi ai consumatori (B2C) in questi paesi (eccetto l’Italia), le fatture PDF standard rimangono valide.

Requisiti di fatturazione elettronica nell’UE per paese

Legenda:

• Conforme = Haiku.lt soddisfa tutti i requisiti
• Probabilmente OK = Il formato EN 16931 dovrebbe essere accettato
• Parziale = Alcuni formati supportati, altri in arrivo
• Piattaforma necessaria = Richiede integrazione con piattaforma governativa non ancora disponibile

Futuri miglioramenti della fatturazione elettronica

Stiamo lavorando attivamente per espandere le funzionalità di fatturazione elettronica di Haiku.lt:

Supporto del formato UBL 2.1 è pianificato per migliorare la compatibilità con Francia, Belgio e Spagna, che accettano o richiedono UBL oltre a CII.

Integrazioni di piattaforma sono nella nostra roadmap. Stiamo monitorando i requisiti in Belgio (Peppol), Polonia (KSeF) e altri paesi per determinare il miglior approccio all’integrazione.

Conformità ViDA – Man mano che l’UE finalizzerà le sue normative “IVA nell’era digitale”, ci assicureremo che Haiku.lt rimanga conforme ai requisiti in evoluzione.

Ci impegniamo a rendere la conformità alla fatturazione elettronica il più fluida possibile per i nostri utenti. Il nostro obiettivo è gestire la complessità tecnica in modo che possiate concentrarvi sulla vostra attività.

Conclusione

Le normative sulla fatturazione elettronica possono sembrare scoraggianti, ma ecco cosa conta per la maggior parte dei liberi professionisti e delle piccole imprese:

1. La fatturazione B2C rimane semplice. Se fatturi ai consumatori, le fatture PDF sono valide in 25 dei 27 paesi dell’UE. Nessuna fatturazione elettronica speciale richiesta.

2. I requisiti B2B variano da paese a paese. Alcuni paesi accettano i formati EN 16931 (che Haiku.lt già genera), mentre altri richiedono piattaforme specifiche.

3. Haiku.lt è già conforme per Germania, Lituania e diversi altri paesi dell’UE. Per paesi come la Francia che accettano più formati, stiamo espandendo il supporto.

4. Miglioriamo continuamente. Il supporto alla fatturazione elettronica si espanderà man mano che aggiungeremo nuovi formati e integrazioni di piattaforme.

Per la maggior parte degli utenti, le funzionalità attuali di Haiku.lt sono più che sufficienti. Le tue fatture contengono già dati strutturati conformi agli standard europei. Man mano che i requisiti evolvono, evolveremo con loro.

Pronto a creare fatture professionali e conformi? Inizia su haiku.lt.