Envoyer des factures

Après avoir créé une facture, vous devez la remettre à l’acheteur. Une méthode pratique consiste à envoyer le PDF par email, et Haiku.lt peut vous aider avec cela.

Haiku.lt utilise la capacité de Gmail à envoyer des emails depuis votre compte Gmail en votre nom. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez :

1. Accorder l’autorisation d’envoi d’email

Lors de la connexion à Haiku.lt, vous devez accorder l’autorisation d’envoyer des emails en votre nom via Google. Si vous ne l’avez pas fait initialement, déconnectez-vous et reconnectez-vous.

2. Paramètres d’email

Dans les Paramètres, vous pouvez configurer :

Objet de l’email

Personnalisez la ligne d’objet de l’email selon vos besoins. Vous pouvez utiliser ces variables :

• {{invoiceNo}} - numéro de facture (par exemple, INV/001)
• {{buyer}} - nom de l’acheteur
• {{seller}} - nom du vendeur
• {{price}} - montant de la facture avec devise
• {{invoiceDate}} - date de facture

Modèles d’email

Choisissez parmi ces modèles :

Texte brut - format de texte simple qui fonctionne parfaitement dans tous les clients de messagerie.

HTML simple - email HTML magnifiquement formaté utilisant la technologie MJML.

Avec logo - modèle HTML avec le logo de votre entreprise en haut.

Avec logo et prix - affiche en plus le montant de la facture dans l’email.

Avec logo, prix et informations supplémentaires - affiche également des informations supplémentaires.

Les modèles HTML utilisent le format MJML, qui garantit que les emails sont superbes sur tous les clients de messagerie. Si vous souhaitez créer votre propre modèle ou modifier un modèle existant, vous pouvez demander de l’aide à l’IA - décrivez simplement comment vous voulez que votre email apparaisse, et l’IA peut générer le code MJML pour vous.

Variables de modèle

Dans tous les modèles, vous pouvez utiliser ces valeurs :

Informations de base :

• {{issuer}} - personne qui a créé la facture
• {{invoiceNo}} - numéro de facture
• {{buyer}} - acheteur
• {{seller}} - vendeur
• {{price}} - montant de la facture
• {{extra}} - informations supplémentaires
• {{userNote}} - votre note
• {{emailNote}} - note dans l’email (saisie lors de l’envoi)
• {{email}} - email de l’acheteur

Dates :

• {{invoiceDate}} - date de facture
• {{created}} - date de création de la facture (identique à invoiceDate)

Détails de la facture :

• {{seriesName}} - nom de série de la facture (par exemple, “INV”)
• {{seriesId}} - numéro dans la série (par exemple, “001”)
• {{language}} - langue de la facture (“lt” ou “en”)

Logo :

• {{logoUrl}} - URL du logo

Couleurs de marque :

• {{brandPrimary}} - couleur primaire
• {{brandSecondary}} - couleur secondaire
• {{brandText}} - couleur du texte
• {{brandTextSecondary}} - couleur du texte secondaire
• {{brandBackground}} - couleur d’arrière-plan
• {{bodyBackground}} - couleur d’arrière-plan de la page
• {{backgroundSecondary}} - couleur d’arrière-plan secondaire

Modèles conditionnels

Vous pouvez utiliser les conditions Handlebars pour afficher du contenu uniquement lorsqu’une valeur existe :

{{#if extra}}
  <mj-text>Informations supplémentaires : {{extra}}</mj-text>
{{/if}}

Ceci est particulièrement utile lorsque vous souhaitez afficher un bloc d’informations supplémentaires uniquement lorsqu’il est réellement rempli.

Couleurs de marque et logo

Dans les paramètres, vous pouvez également :

• Télécharger votre logo
• Modifier les couleurs de marque

3. Envoyer la facture

1. Spécifiez l’adresse email de l’acheteur dans la facture
2. Cliquez sur le bouton “Envoyer la facture”
3. La facture sera marquée comme verrouillée et envoyée

La facture sera envoyée depuis votre compte Gmail en utilisant le modèle sélectionné.