La facturation électronique dans l'UE expliquée : ce que les petites entreprises doivent savoir en 2026

Si vous dirigez une entreprise dans l’Union européenne, vous avez probablement entendu parler des exigences de facturation électronique. Le terme semble technique, les réglementations varient selon les pays et les délais changent constamment. C’est déroutant. Ce guide explique ce que la facturation électronique signifie vraiment pour les indépendants et les petites entreprises.

La bonne nouvelle ? Pour la plupart des transactions B2C (entreprise à consommateur), les factures PDF traditionnelles restent parfaitement valides. Les obligations de facturation électronique ciblent principalement les transactions B2B (entreprise à entreprise), et même là, les exigences varient considérablement selon les pays.

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique ne consiste pas simplement à envoyer une facture par e-mail. Elle désigne des factures électroniques structurées qui suivent des normes techniques spécifiques et peuvent être traitées automatiquement par des systèmes informatiques.

Une facture PDF traditionnelle est essentiellement une image numérique d’une facture papier. Un humain peut la lire, mais un ordinateur ne peut pas extraire automatiquement les données. Une facture électronique, en revanche, contient des données structurées (généralement au format XML) que les logiciels de comptabilité peuvent lire, valider et traiter automatiquement.

La norme européenne pour la facturation électronique est EN 16931, qui définit un format commun pour les données de facturation dans tous les États membres de l’UE. Cette norme permet l’échange de factures entre différents systèmes et pays sans saisie manuelle des données.

Pourquoi l’UE pousse-t-elle la facturation électronique ?

La principale motivation de l’UE pour imposer la facturation électronique est la lutte contre la fraude à la TVA. L’« écart de TVA » (la différence entre les recettes de TVA attendues et la collecte réelle) coûte aux pays de l’UE environ 60 milliards d’euros par an. Les factures électroniques structurées rendent beaucoup plus difficile la création de fausses factures ou la dissimulation de transactions aux autorités fiscales.

Au-delà de la prévention de la fraude, la facturation électronique offre de réels avantages aux entreprises :

Traitement plus rapide. Les factures structurées peuvent être automatiquement importées dans les systèmes comptables, éliminant la saisie manuelle et réduisant les erreurs.

Paiements plus rapides. Lorsque les factures arrivent directement dans le système de votre client, elles sont traitées plus rapidement. Plus de factures qui attendent dans une boîte de réception d’être saisies manuellement.

Meilleure tenue des dossiers. Les factures numériques avec données intégrées sont plus faciles à rechercher, archiver et récupérer pour les audits.

Impact environnemental. Moins de papier, moins d’envois physiques, empreinte carbone réduite.

L’initiative européenne « TVA à l’ère du numérique » (ViDA), adoptée en 2025, vise à faire de la facturation électronique la norme pour toutes les transactions B2B dans toute l’UE d’ici 2030.

B2B vs B2C : qu’est-ce qui est vraiment exigé ?

Voici le point essentiel à comprendre : la facturation électronique B2C N’EST PAS obligatoire dans 25 des 27 pays de l’UE.

Les obligations de facturation électronique dont vous entendez parler concernent presque exclusivement les transactions B2B (factures entre entreprises). Si vous êtes indépendant facturant des consommateurs, ou une petite entreprise vendant à des particuliers, les factures PDF traditionnelles restent parfaitement légales dans presque tous les pays de l’UE.

Seuls deux pays exigent la facturation électronique B2C :

• Italie – Exige la facturation électronique pour toutes les transactions (B2B, B2C et B2G) depuis 2019
• Roumanie – Exige la facturation électronique B2C à partir de janvier 2026

Pourquoi le B2C est généralement exempté :

1. Les consommateurs n’ont pas besoin de factures XML structurées
2. Les transactions en espèces et les environnements de vente au détail ne sont pas pratiques pour la facturation électronique
3. La fraude à la TVA se produit principalement dans les chaînes d’approvisionnement B2B, pas dans les ventes aux consommateurs
4. Les gens préfèrent simplement les reçus PDF ou les factures papier

Si vous vendez à des consommateurs dans n’importe quel pays de l’UE sauf l’Italie ou la Roumanie, vous pouvez continuer à utiliser des factures PDF standard sans problème de conformité.

Ce que Haiku.lt prend en charge aujourd’hui

Haiku.lt inclut déjà des capacités de facturation électronique qui répondent aux exigences de plusieurs pays de l’UE.

Conformité EN 16931 via CII/Factur-X

Chaque facture générée par Haiku.lt inclut des données structurées intégrées suivant le format Cross Industry Invoice (CII), qui est entièrement conforme à la norme européenne EN 16931. C’est le même format utilisé par ZUGFeRD (Allemagne) et Factur-X (France/Allemagne).

Lorsque vous téléchargez ou envoyez une facture PDF depuis Haiku.lt, il s’agit en fait d’un document hybride : il ressemble à un PDF normal pour les humains, mais contient des données XML intégrées que les systèmes comptables peuvent automatiquement extraire et traiter.

Cela signifie que vos factures Haiku.lt sont déjà conformes à la facturation électronique pour les pays qui acceptent les formats EN 16931.

Multilingue et multidevise

Haiku.lt prend en charge plus de 32 langues de facturation (toutes les langues de l’UE et plus) et plusieurs devises. Les formats de date, les formats de nombre et autres détails de localisation s’ajustent automatiquement en fonction de la langue sélectionnée.

Où Haiku.lt est conforme aujourd’hui

Entièrement conforme :

• Allemagne (ZUGFeRD/Factur-X accepté)
• Lituanie (EN 16931 + exports i.SAF)
• République tchèque (volontaire, EN 16931 accepté)
• Estonie (volontaire, EN 16931 accepté)
• Luxembourg (volontaire, EN 16931 accepté)

Probablement conforme (EN 16931 accepté) :

• Autriche, Croatie, Slovénie, Lettonie, Irlande, Slovaquie
• Pays encore en phase de planification qui adopteront EN 16931

Conformité partielle :

• France (CII/Factur-X pris en charge, format UBL à venir)

Qu’en est-il des pays avec des exigences de plateforme ?

Certains pays exigent que les factures soient soumises via des plateformes gouvernementales spécifiques :

• La Belgique exige le réseau Peppol
• La Pologne exige la plateforme KSeF
• L’Italie exige SDI (Sistema di Interscambio)
• La Grèce exige la plateforme MyDATA
• L’Espagne exige la certification VeriFactu

Haiku.lt ne s’intègre actuellement pas à ces plateformes. Si vous faites des affaires B2B significatives dans ces pays, vous pourriez avoir besoin de solutions supplémentaires pour la conformité.

Cependant, n’oubliez pas : si vous facturez des consommateurs (B2C) dans ces pays (sauf l’Italie), les factures PDF standard restent valides.

Exigences de facturation électronique dans l’UE par pays

Légende :

• Conforme = Haiku.lt répond à toutes les exigences
• Probablement OK = Le format EN 16931 devrait être accepté
• Partiel = Certains formats pris en charge, d’autres à venir
• Plateforme nécessaire = Nécessite une intégration de plateforme gouvernementale pas encore disponible

Futures améliorations de facturation électronique

Nous travaillons activement à étendre les capacités de facturation électronique de Haiku.lt :

Prise en charge du format UBL 2.1 est prévue pour améliorer la compatibilité avec la France, la Belgique et l’Espagne, qui acceptent ou exigent UBL en plus de CII.

Intégrations de plateformes sont dans notre feuille de route. Nous surveillons les exigences en Belgique (Peppol), en Pologne (KSeF) et dans d’autres pays pour déterminer la meilleure approche d’intégration.

Conformité ViDA – À mesure que l’UE finalisera ses réglementations « TVA à l’ère du numérique », nous nous assurerons que Haiku.lt reste conforme aux exigences en évolution.

Nous nous engageons à rendre la conformité à la facturation électronique aussi fluide que possible pour nos utilisateurs. Notre objectif est de gérer la complexité technique pour que vous puissiez vous concentrer sur votre activité.

Conclusion

Les réglementations de facturation électronique peuvent sembler accablantes, mais voici ce qui compte pour la plupart des indépendants et petites entreprises :

1. La facturation B2C reste simple. Si vous facturez des consommateurs, les factures PDF sont valides dans 25 des 27 pays de l’UE. Pas de facturation électronique spéciale requise.

2. Les exigences B2B varient selon les pays. Certains pays acceptent les formats EN 16931 (que Haiku.lt génère déjà), tandis que d’autres exigent des plateformes spécifiques.

3. Haiku.lt est déjà conforme pour l’Allemagne, la Lituanie et plusieurs autres pays de l’UE. Pour les pays comme la France qui acceptent plusieurs formats, nous étendons notre prise en charge.

4. Nous nous améliorons continuellement. La prise en charge de la facturation électronique s’étendra à mesure que nous ajouterons de nouveaux formats et intégrations de plateformes.

Pour la plupart des utilisateurs, les capacités actuelles de Haiku.lt sont plus que suffisantes. Vos factures contiennent déjà des données structurées conformes aux normes européennes. À mesure que les exigences évoluent, nous évoluerons avec elles.

Prêt à créer des factures professionnelles et conformes ? Commencez sur haiku.lt.