Laskujen luominen ja muokkaaminen

Tämä artikkeli käsittelee laskujen luomista, muokkaamista ja sitä, miten Haiku.lt auttaa näissä tehtävissä.

Laskujen luominen

Kun luot laskun, sinun tulee antaa seuraavat tiedot:

• Sarjan nimi - Sarjan nimi on tyypillisesti muutama kirjain, kuten nimikirjaimesi tai yrityksesi nimen lyhenne. On tärkeää pitää sarjan nimi johdonmukaisena kaikille samaan liiketoimintaan liittyville laskuille.

• Sarjanumero - Sarjanumeroiden tulee olla peräkkäisiä, ja Haiku.lt luo automaattisesti seuraavan käytettävissä olevan sarjanumeron sarjan nimen perusteella. Haiku.lt estää sinua luomasta laskuja päällekkäisillä sarjanumeroilla.

• Laskun päivämäärä - Päivämäärä, jolloin lasku luotiin. Huomaa, että sarjanumeroiden tulee olla peräkkäisiä paitsi numeroltaan myös päivämäärältään (esim. lasku #5 ei voi olla päivätty aikaisemmaksi kuin lasku #4). Haiku.lt estää sinua luomasta laskuja virheellisillä päivämäärillä.

• Kieli - Tällä hetkellä Haiku.lt tukee useita kieliä mukaan lukien suomi ja englanti. Tämä asetus määrittää luodun lasku-PDF:n kielen.

• Myyjä - Yrityksesi tiedot. Tämä voi sisältää:

  • Yrityksen tai henkilön nimi

  • Y-tunnus tai yritysrekisterinumero

  • Osoite

  • Sähköpostiosoite

  • Puhelinnumero

  • Pankkitilinumero

  Haiku.lt tallentaa nämä tiedot asetuksiisi ja täyttää ne automaattisesti luodessasi tulevia laskuja.

• Ostaja - Ostajan tiedot. Yksityisille kuluttajille, jotka eivät tarvitse laskua liiketoimintatarkoituksiin, et ehkä tarvitse täydellisiä yritystietoja. Hyödyntääksesi kuitenkin Haiku.lt:n ominaisuuksia, suosittelemme sisällyttämään ainakin nimen ja sähköpostiosoitteen tai muun yksilöllisen ostajatiedon. Tämä mahdollistaa laskujen nopean etsimisen tietyille ostajille ja nopeuttaa uusien laskujen luomista vakioasiakkaille.

• Luonut - Henkilö, joka loi laskun.

• Lisätiedot - Tähän voit määrittää lisätiedot, jotka haluat näyttää laskussa, kuten maksuehdot.

• Muistiinpanot - Tietoa omaan sisäiseen käyttöösi, joka auttaa sinua löytämään laskut myöhemmin. Nämä tiedot eivät näy lasku-PDF:ssä.

• Laskurivit - Lopuksi sinun tulee lisätä palvelut tai tuotteet.

Kun olet syöttänyt nämä tiedot, voit luoda laskun ja PDF-tiedosto luodaan, jonka voit lähettää ostajalle.

Laskujen muokkaaminen

Luodulla laskulla voit suorittaa seuraavat toiminnot:

• Muokkaa ja tallenna muutokset - Jos olet jo lähettänyt laskun ostajalle, on parempi olla muokkaamatta sitä.

• Merkitse maksetuksi - Tämä tieto on käyttömukavuuttasi varten nopeaan seurantaan, onko kaikki myönnetyt laskut maksettu. Järjestelmä laskee kuinka monta laskua on maksettu.

• Lukitse lasku - Jos olet lähettänyt laskun ostajalle, voit lukita sen estääksesi lisämuokkaukset tai poistamisen.

• Poista - Yleisesti ottaen et saisi poistaa laskuja, erityisesti jos olet lähettänyt ne ostajalle. Jos poistat yhden, sinun on varmistettava, että sarjanumero on edelleen käytössä.

Pro forma -laskut

On tärkeää tietää, että pro forma -laskut eivät ole kirjanpitoasiakirjoja useimmissa lainkäyttöalueilla. Tästä syystä Haiku.lt ei salli saman sarjan nimen käyttämistä pro forma -laskuille kuin tavallisille laskuille. Haiku.lt jättää myös pro forma -laskut pois erilaisista laskelmista.

Pro forma -laskut voivat olla hyödyllisiä tilanteissa, joissa haluat saada maksun tai osamaksun, mutta et ole vielä varma lopullisesta laskusta. Esimerkiksi:

• Haluat saada ennakkomaksun ennen työn aloittamista.

• Et ole varma saatko täyden maksun, mutta haluat ilmoittaa asiakkaalle odotetusta laskusummasta. Tässä tapauksessa lopullinen lasku lähetetään tyypillisesti pro forma -laskun maksun vastaanottamisen jälkeen.

Hyvityslaskut

Joskus saatat joutua myöntämään hyvityksen, koska tuote tai palvelu ei vastannut asiakkaan odotuksia. Tässä tilanteessa et ilmiselvästi voi poistaa alkuperäistä laskua (varsinkin jos sinun tarvitsee hyvittää vain osa laskun summasta). Tällaisissa tapauksissa voit myöntää hyvityslaskun.