Eurooppalainen sähköinen laskutus selitettynä: Mitä pienten yritysten tulee tietää vuonna 2026

Jos johdat yritystä Euroopassa, olet todennäköisesti kuullut sähköisen laskutuksen vaatimuksista. Termi kuulostaa tekniseltä, määräykset vaihtelevat maittain ja määräajat jatkuvasti muuttuvat. Se on sekavaa. Tämä opas leikkaa monimutkaisuuden läpi ja selittää mitä sähköinen laskutus todella tarkoittaa freelancereille ja pienille yrityksille.

“Eurooppa” tässä kontekstissa viittaa EU+-maihin: kaikkiin 27 Euroopan unionin jäsenmaahan sekä tärkeimpiin kauppakumppaneihin (Yhdistynyt kuningaskunta, Sveitsi, Norja, Islanti ja Liechtenstein).

Hyvä uutinen? Useimmissa kuluttajille suuntautuvissa (B2C) tapahtumissa perinteiset PDF-laskut ovat edelleen täysin kelvollisia. Sähköisen laskutuksen vaatimukset kohdistuvat ensisijaisesti yritysten välisiin (B2B) transaktioihin, ja silloinkaan vaatimukset vaihtelevat merkittävästi maittain.

Mikä on sähköinen laskutus?

Sähköinen laskutus ei ole vain laskun lähettämistä sähköpostilla. Se viittaa strukturoituihin sähköisiin laskuihin, jotka noudattavat tiettyjä teknisiä standardeja ja joita tietokonejärjestelmät voivat automaattisesti käsitellä.

Perinteinen PDF-lasku on pohjimmiltaan digitaalinen kuva paperilaskusta. Ihminen voi lukea sen, mutta tietokone ei voi automaattisesti poimia dataa. Sähköinen lasku sitä vastoin sisältää strukturoitua dataa (yleensä XML-muodossa), jota kirjanpito-ohjelmistot voivat lukea, validoida ja käsitellä automaattisesti.

Eurooppalainen standardi sähköiselle laskutukselle on EN 16931, joka määrittelee yhteisen muodon laskudatalle kaikkien EU-jäsenmaiden kesken. Tämä standardi mahdollistaa laskujen vaihdon eri järjestelmien ja maiden välillä ilman manuaalista tietojen syöttöä.

Miksi EU ajaa sähköistä laskutusta?

EU:n motivaatio sähköisen laskutuksen vaatimiselle liittyy ensisijaisesti ALV-petosten torjuntaan. “ALV-vaje” (ero odotettujen ALV-tulojen ja todellisen keräyksen välillä) maksaa EU-maille arviolta 60 miljardia euroa vuosittain. Strukturoidut sähköiset laskut tekevät paljon vaikeammaksi luoda väärennettyjä laskuja tai piilottaa transaktioita veroviranomaisilta.

Petoksen ehkäisyn lisäksi sähköinen laskutus tarjoaa todellisia etuja yrityksille:

Nopeampi käsittely. Strukturoidut laskut voidaan automaattisesti tuoda kirjanpitojärjestelmiin, poistaen manuaalisen tietojen syötön ja vähentäen virheitä.

Nopeammat maksut. Kun laskut virtaavat suoraan asiakkaasi järjestelmään, ne käsitellään nopeammin. Ei enää laskuja odottamassa jonkun sähköpostilaatikossa manuaalista syöttöä varten.

Parempi kirjanpito. Digitaaliset laskut upotetulla datalla on helpompi etsiä, arkistoida ja hakea tarkastuksia varten.

Ympäristövaikutus. Vähemmän paperia, vähemmän fyysisiä postituksia, pienempi hiilijalanjälki.

EU:n ALV digitaalisessa ajassa (ViDA) -aloite, hyväksytty vuonna 2025, pyrkii tekemään sähköisestä laskutuksesta standardin kaikille B2B-transaktioille ympäri EU:n vuoteen 2030 mennessä.

B2B vs B2C: Mitä todella vaaditaan?

Tässä on tärkein asia ymmärtää: B2C-sähköistä laskutusta EI vaadita 30:ssä 32:sta eurooppalaisesta maasta.

Sähköisen laskutuksen vaatimukset, joista kuulet, koskevat lähes yksinomaan B2B-transaktioita (yritysten välisiä laskuja). Jos olet freelancer, joka laskuttaa kuluttajilta, tai pieni yritys, joka myy yksityishenkilöille, perinteiset PDF-laskut ovat edelleen täysin laillisia lähes kaikissa eurooppalaisissa maissa.

Vain kaksi maata vaatii B2C-sähköistä laskutusta:

• Italia - On vaatinut sähköistä laskutusta kaikissa transaktioissa (B2B, B2C ja B2G) vuodesta 2019
• Romania - B2B pakollinen tammikuusta 2024; B2C pakollinen tammikuusta 2026 5 päivän lähetysvaatimuksella

Mikään muu Euroopan maa (EU tai EU+) ei vaadi B2C-sähköistä laskutusta.

Mikään muu eurooppalainen maa (EU tai EU+) ei vaadi B2C-sähköistä laskutusta.

Miksi B2C on yleensä vapautettu:

1. Kuluttajat eivät tarvitse strukturoituja XML-laskuja
2. Käteistransaktiot ja vähittäiskauppaympäristöt ovat epäkäytännöllisiä sähköiselle laskutukselle
3. ALV-petokset tapahtuvat ensisijaisesti B2B-toimitusketjuissa, eivät kuluttajamyynnissä
4. Ihmiset yksinkertaisesti suosivat PDF-kuitteja tai paperilaskuja

Jos myyt kuluttajille missä tahansa eurooppalaisessa maassa Italian tai Romanian ulkopuolella, voit jatkaa tavallisten PDF-laskujen käyttöä ilman vaatimustenmukaisuusongelmia.

EU+ kattavuus: Euroopan unionin ulkopuolella

Vaikka useimmat sähköisen laskutuksen määräykset keskittyvät EU-maihin, tärkeimmät kauppakumppanit Euroopan talousalueella (ETA) ja Euroopan vapaakauppaliitossa (EFTA) omaksuvat myös yhteensopivia standardeja:

ETA/EFTA-maat:

• Norja - B2G pakollinen; B2B vapaaehtoinen mutta EN 16931 -yhteensopiva
• Islanti - B2G pakollinen; B2B vapaaehtoinen mutta EN 16931 -yhteensopiva
• Liechtenstein - Seuraa Sveitsin lähestymistapaa; EN 16931 -yhteensopiva
• Sveitsi - Ei pakollisia vaatimuksia, mutta ZUGFeRD/EN 16931 laajasti tuettu

Suuret kauppakumppanit:

• Yhdistynyt kuningaskunta - Ei pakollisia vaatimuksia; Peppol ja EN 16931 laajasti käytössä julkisella sektorilla

Nämä maat ovat yleensä yhteensopivia EU:n standardien kanssa, mikä tekee rajat ylittävästä laskutuksesta saumatonta EN 16931-muotoja tukevilla alustoilla kuten Haiku.lt.

Mitä Haiku.lt tukee tänään

Haiku.lt sisältää jo sähköisen laskutuksen kyvykkyydet, jotka täyttävät vaatimukset useissa EU-maissa.

EN 16931 -yhteensopivuus CII/Factur-X:n kautta

Jokainen Haiku.lt:n luoma lasku sisältää upotettua strukturoitua dataa Cross Industry Invoice (CII) -muodon mukaisesti, joka on täysin yhteensopiva EN 16931 -eurooppalaisen standardin kanssa. Tämä on sama muoto, jota käyttävät ZUGFeRD (Saksa) ja Factur-X (Ranska/Saksa).

Kun lataat tai lähetät PDF-laskun Haiku.lt:stä, se on itse asiassa hybrididokumentti: se näyttää normaalilta PDF:ltä ihmisille, mutta sisältää upotetun XML-datan, jonka kirjanpitojärjestelmät voivat automaattisesti poimia ja käsitellä.

Tämä tarkoittaa, että Haiku.lt-laskusi ovat jo sähköisen laskutuksen vaatimusten mukaisia maille, jotka hyväksyvät EN 16931 -muodot.

Liettuan i.SAF-tuki

Liettuassa rekisteröidyille yrityksille Haiku.lt tarjoaa täyden i.SAF (Standartine Audito Rinkmena) vientitoiminnon. Voit luoda kuukausittaiset ALV-raportit täsmälleen VMI:n (Valtion verotarkastus) vaatimassa muodossa yhdellä klikkauksella.

Monikielisyys ja monivaluutta

Haiku.lt tukee 32+ laskukieltä (kaikki EU:n kielet ja enemmän) ja useita valuuttoja. Päivämäärämuodot, numeromuodot ja muut lokalisointiyksityiskohdat mukautuvat automaattisesti valitun kielen mukaan.

Missä Haiku.lt on todennäköisesti vaatimusten mukainen tänään

Todennäköisesti yhteensopiva (luo EN 16931 -yhteensopivia muotoja):

• Saksa (ZUGFeRD/Factur-X hyväksytty)
• Liettua (EN 16931 + i.SAF-eksportit)
• Sveitsi (CII/Factur-X hyväksytty B2G:lle)
• Liechtenstein (EN 16931 hyväksytty)
• Tšekki (vapaaehtoinen, EN 16931 hyväksytty)
• Viro (vapaaehtoinen, EN 16931 hyväksytty)
• Luxemburg (vapaaehtoinen, EN 16931 hyväksytty)

B2G todennäköisesti yhteensopiva, B2B vapaaehtoinen:

• Norja (EN 16931 B2G:lle, vapaaehtoinen B2B:lle)
• Islanti (EN 16931 B2G:lle, vapaaehtoinen B2B:lle)

Todennäköisesti yhteensopiva (EN 16931 hyväksytty):

• Itävalta, Kroatia, Slovenia, Latvia, Irlanti, Slovakia, Yhdistynyt kuningaskunta
• Maat, jotka ovat vielä suunnitteluvaiheessa ja ottavat käyttöön EN 16931:n

Osittainen tuki:

• Ranska (CII/Factur-X tuettu, UBL-muoto tulossa)

Entä maat, joilla on alustavaatimuksia?

Joissakin maissa vaaditaan laskujen lähettäminen tiettyjen viranomaisten alustojen kautta:

• Belgia vaatii Peppol-verkkoa
• Puola vaatii KSeF-alustaa
• Italia vaatii SDI:tä (Sistema di Interscambio)
• Kreikka vaatii MyDATA-alustaa
• Espanja vaatii VeriFactu-sertifikaattia

Haiku.lt ei tällä hetkellä integroidu näihin alustoihin. Jos teet merkittävää B2B-liiketoimintaa näissä maissa, saatat tarvita lisäratkaisuja vaatimustenmukaisuutta varten.

Muista kuitenkin: jos laskutat kuluttajia (B2C) näissä maissa (Italian ulkopuolella), tavalliset PDF-laskut ovat edelleen kelvollisia.

Eurooppalaisten maiden sähköisen laskutuksen vaatimukset

Selite:

• Todennäköisesti OK = EN 16931 -muodon pitäisi olla hyväksytty
• Osittainen = Jotkut muodot tuettu, toiset tulossa
• Alusta tarvitaan = Vaatii viranomaisen alustaintegrointia, jota ei vielä ole saatavilla
• B2G yhteensopiva = Yhteensopiva julkisen sektorin kanssa, vapaaehtoinen B2B:lle

Tulevat sähköisen laskutuksen parannukset

Työskentelemme aktiivisesti laajentaaksemme Haiku.lt:n sähköisen laskutuksen kyvykkyyksiä priorisoidun etenemissuunnitelman mukaisesti:

Kriittiset alustaintegraatiot (2026):

• Peppol-verkko (Belgia, laajempi EU-yhteensopivuus)
• KSeF (Puolan kansallinen järjestelmä)
• MyDATA (Kreikan kansallinen järjestelmä)
• SDI (Italian Sistema di Interscambio)

Muotolaajennukset:

• UBL 2.1 -tuki parantaaksemme yhteensopivuutta Ranskan, Belgian, Espanjan ja muiden maiden kanssa, jotka hyväksyvät tai vaativat UBL:n CII:n rinnalla

Pitkäaikainen ViDA-yhteensopivuus: Kun EU viimeistelee ALV digitaalisessa ajassa (ViDA) -säädöksiään, varmistamme että Haiku.lt pysyy vaatimusten mukaisena kehittyvien vaatimusten kanssa vuoteen 2030 ja sen jälkeen.

Olemme sitoutuneet tekemään sähköisen laskutuksen vaatimustenmukaisuudesta mahdollisimman saumatonta käyttäjillemme. Tavoitteemme on käsitellä tekninen monimutkaisuus, jotta voit keskittyä yrityksesi johtamiseen.

Lopputulos

Sähköisen laskutuksen säädökset voivat tuntua ylivoimaisilta, mutta tässä mitä on tärkeää useimmille freelancereille ja pienille yrityksille:

1. B2C-laskutus pysyy yksinkertaisena. Jos laskutat kuluttajilta, PDF-laskut ovat kelvollisia kaikissa Euroopan maissa paitsi Italiassa ja Romaniassa. Ei erikoista sähköistä laskutusta vaadita.

2. B2B-vaatimukset vaihtelevat maittain. Jotkut maat hyväksyvät EN 16931 -muodot (joita Haiku.lt jo luo), kun taas toiset vaativat tiettyjä alustoja.

3. Haiku.lt on todennäköisesti yhteensopiva Saksalle, Liettualle, Sveitsille, Liechtensteinille ja useille muille EU-maille, jotka hyväksyvät EN 16931 -muodot. Maissa kuten Ranska, jotka hyväksyvät useita muotoja, laajennamme tukea.

4. EU+ kattavuus sisältyy. Norja, Islanti, Liechtenstein, Sveitsi ja Yhdistynyt kuningaskunta tukevat EN 16931 -standardeja, mikä tekee rajat ylittävästä laskutuksesta saumatonta.

5. Parannamme jatkuvasti. Sähköisen laskutuksen tuki laajenee kun lisäämme uusia muotoja ja alustaintegrointeja.

Useimmille käyttäjille Haiku.lt:n nykyiset kyvykkyydet ovat enemmän kuin riittävät. Laskusi sisältävät jo strukturoitua dataa eurooppalaisten standardien mukaisesti. Kun vaatimukset kehittyvät, kehitymme niiden mukana.

Valmis luomaan ammattimaisia, vaatimusten mukaisia laskuja? Aloita osoitteessa haiku.lt.