Facturación electrónica en la UE: lo que las pequeñas empresas necesitan saber en 2026

Si diriges un negocio en la Unión Europea, probablemente hayas oído hablar de los requisitos de facturación electrónica. El término suena técnico, las regulaciones varían según el país y los plazos cambian constantemente. Es confuso. Esta guía explica qué significa realmente la facturación electrónica para autónomos y pequeñas empresas.

¿La buena noticia? Para la mayoría de las transacciones B2C (empresa a consumidor), las facturas PDF tradicionales siguen siendo perfectamente válidas. Los mandatos de facturación electrónica se dirigen principalmente a las transacciones B2B (empresa a empresa), e incluso entonces, los requisitos varían significativamente según el país.

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica no es simplemente enviar una factura por correo electrónico. Se refiere a facturas electrónicas estructuradas que siguen estándares técnicos específicos y pueden ser procesadas automáticamente por sistemas informáticos.

Una factura PDF tradicional es esencialmente una imagen digital de una factura en papel. Un humano puede leerla, pero un ordenador no puede extraer automáticamente los datos. Una factura electrónica, por el contrario, contiene datos estructurados (generalmente en formato XML) que el software de contabilidad puede leer, validar y procesar automáticamente.

El estándar europeo para facturación electrónica es EN 16931, que define un formato común para datos de facturas en todos los estados miembros de la UE. Este estándar permite el intercambio de facturas entre diferentes sistemas y países sin entrada manual de datos.

¿Por qué impulsa la UE la facturación electrónica?

La principal motivación de la UE para exigir la facturación electrónica es combatir el fraude del IVA. La “brecha del IVA” (la diferencia entre los ingresos esperados por IVA y la recaudación real) cuesta a los países de la UE aproximadamente 60 mil millones de euros anuales. Las facturas electrónicas estructuradas dificultan mucho la creación de facturas falsas u ocultar transacciones a las autoridades fiscales.

Más allá de la prevención del fraude, la facturación electrónica ofrece beneficios reales para las empresas:

Procesamiento más rápido. Las facturas estructuradas pueden importarse automáticamente a los sistemas contables, eliminando la entrada manual de datos y reduciendo errores.

Pagos más rápidos. Cuando las facturas fluyen directamente al sistema de tu cliente, se procesan más rápido. No más facturas esperando en la bandeja de entrada a ser introducidas manualmente.

Mejor mantenimiento de registros. Las facturas digitales con datos integrados son más fáciles de buscar, archivar y recuperar para auditorías.

Impacto ambiental. Menos papel, menos envíos físicos, menor huella de carbono.

La iniciativa de la UE “IVA en la era digital” (ViDA), adoptada en 2025, tiene como objetivo hacer de la facturación electrónica el estándar para todas las transacciones B2B en toda la UE para 2030.

B2B vs. B2C: ¿qué se requiere realmente?

Esto es lo más importante de entender: la facturación electrónica B2C NO es obligatoria en 25 de los 27 países de la UE.

Los mandatos de facturación electrónica de los que oyes hablar son casi exclusivamente para transacciones B2B (facturas entre empresas). Si eres autónomo facturando a consumidores, o una pequeña empresa vendiendo a particulares, las facturas PDF tradicionales siguen siendo perfectamente legales en casi todos los países de la UE.

Solo dos países requieren facturación electrónica B2C:

• Italia - Requiere facturación electrónica para todas las transacciones (B2B, B2C y B2G) desde 2019
• Rumanía - Requiere facturación electrónica B2C desde enero de 2026

Por qué el B2C generalmente está exento:

1. Los consumidores no necesitan facturas XML estructuradas
2. Las transacciones en efectivo y los entornos minoristas no son prácticos para la facturación electrónica
3. El fraude del IVA ocurre principalmente en cadenas de suministro B2B, no en ventas al consumidor
4. La gente simplemente prefiere recibos PDF o facturas en papel

Si vendes a consumidores en cualquier país de la UE excepto Italia o Rumanía, puedes seguir usando facturas PDF estándar sin problemas de cumplimiento.

Lo que Haiku.lt soporta hoy

Haiku.lt ya incluye capacidades de facturación electrónica que cumplen los requisitos en varios países de la UE.

Cumplimiento EN 16931 vía CII/Factur-X

Cada factura generada por Haiku.lt incluye datos estructurados integrados siguiendo el formato Cross Industry Invoice (CII), que cumple totalmente con el estándar europeo EN 16931. Este es el mismo formato utilizado por ZUGFeRD (Alemania) y Factur-X (Francia/Alemania).

Cuando descargas o envías una factura PDF desde Haiku.lt, es en realidad un documento híbrido: parece un PDF normal para los humanos, pero contiene datos XML integrados que los sistemas contables pueden extraer y procesar automáticamente.

Esto significa que tus facturas de Haiku.lt ya cumplen con la facturación electrónica para países que aceptan formatos EN 16931.

Multiidioma y multimoneda

Haiku.lt soporta más de 32 idiomas para facturas (todos los idiomas de la UE y más) y múltiples monedas. Los formatos de fecha, formatos de números y otros detalles de localización se ajustan automáticamente según el idioma seleccionado.

Dónde Haiku.lt cumple hoy

Totalmente conforme:

• Alemania (ZUGFeRD/Factur-X aceptado)
• Lituania (EN 16931 + exportaciones i.SAF)
• República Checa (voluntario, EN 16931 aceptado)
• Estonia (voluntario, EN 16931 aceptado)
• Luxemburgo (voluntario, EN 16931 aceptado)

Probablemente conforme (EN 16931 aceptado):

• Austria, Croacia, Eslovenia, Letonia, Irlanda, Eslovaquia
• Países todavía en fase de planificación que adoptarán EN 16931

Cumplimiento parcial:

• Francia (CII/Factur-X soportado, formato UBL próximamente)

¿Qué pasa con los países con requisitos de plataforma?

Algunos países requieren que las facturas se envíen a través de plataformas gubernamentales específicas:

• Bélgica requiere la red Peppol
• Polonia requiere la plataforma KSeF
• Italia requiere SDI (Sistema di Interscambio)
• Grecia requiere la plataforma MyDATA
• España requiere certificación VeriFactu

Haiku.lt actualmente no se integra con estas plataformas. Si haces negocios B2B significativos en estos países, puedes necesitar soluciones adicionales para el cumplimiento.

Sin embargo, recuerda: si facturas a consumidores (B2C) en estos países (excepto Italia), las facturas PDF estándar siguen siendo válidas.

Requisitos de facturación electrónica en la UE por país

Leyenda:

• Conforme = Haiku.lt cumple todos los requisitos
• Probablemente OK = El formato EN 16931 debería ser aceptado
• Parcial = Algunos formatos soportados, otros próximamente
• Plataforma necesaria = Requiere integración con plataforma gubernamental aún no disponible

Futuras mejoras de facturación electrónica

Estamos trabajando activamente para expandir las capacidades de facturación electrónica de Haiku.lt:

Soporte del formato UBL 2.1 está planificado para mejorar la compatibilidad con Francia, Bélgica y España, que aceptan o requieren UBL junto con CII.

Integraciones de plataforma están en nuestra hoja de ruta. Estamos monitoreando los requisitos en Bélgica (Peppol), Polonia (KSeF) y otros países para determinar el mejor enfoque de integración.

Cumplimiento ViDA – A medida que la UE finalice sus regulaciones de “IVA en la era digital”, nos aseguraremos de que Haiku.lt cumpla con los requisitos en evolución.

Estamos comprometidos a hacer que el cumplimiento de facturación electrónica sea lo más fluido posible para nuestros usuarios. Nuestro objetivo es manejar la complejidad técnica para que puedas concentrarte en tu negocio.

Conclusión

Las regulaciones de facturación electrónica pueden parecer abrumadoras, pero esto es lo que importa para la mayoría de autónomos y pequeñas empresas:

1. La facturación B2C sigue siendo simple. Si facturas a consumidores, las facturas PDF son válidas en 25 de 27 países de la UE. No se requiere facturación electrónica especial.

2. Los requisitos B2B varían según el país. Algunos países aceptan formatos EN 16931 (que Haiku.lt ya genera), mientras que otros requieren plataformas específicas.

3. Haiku.lt ya cumple en Alemania, Lituania y varios otros países de la UE. Para países como Francia que aceptan múltiples formatos, estamos expandiendo el soporte.

4. Mejoramos continuamente. El soporte de facturación electrónica se expandirá a medida que añadamos nuevos formatos e integraciones de plataforma.

Para la mayoría de usuarios, las capacidades actuales de Haiku.lt son más que suficientes. Tus facturas ya contienen datos estructurados que cumplen los estándares europeos. A medida que evolucionen los requisitos, evolucionaremos con ellos.

¿Listo para crear facturas profesionales y conformes? Empieza en haiku.lt.