Proforma-Rechnungen

Eine Proforma-Rechnung ist ein vorläufiges Dokument, das Sie dem Kunden vor der endgültigen Rechnung zusenden. Sie sieht einer regulären Rechnung sehr ähnlich und listet die Waren oder Leistungen mit ihren Preisen auf, gilt in den meisten Rechtsordnungen jedoch nicht als Buchhaltungsdokument. Dieser Artikel erklärt, wie Haikult Proforma-Rechnungen behandelt und wann ihr Einsatz sinnvoll ist.

Wie Haikult Proforma-Rechnungen verwaltet

Da Proforma-Rechnungen keine Buchhaltungsdokumente sind, hält Haikult sie klar von den regulären Rechnungen getrennt. Die wichtigste Regel: Ein Serienname kann nicht für beide Rechnungsarten verwendet werden. Wird ein Name bereits für eine Art genutzt, lässt Haikult ihn für die andere nicht zu. So vermischen sich die beiden Nummerierungsfolgen in Ihren Unterlagen nicht.

Proforma-Rechnungen werden außerdem aus verschiedenen Berechnungen ausgeschlossen — Summen, bezahlte Beträge und Umsatzkennzahlen basieren nur auf regulären Rechnungen. So spiegeln die angezeigten Zahlen die tatsächliche buchhalterische Realität wider und nicht offene oder spekulative Dokumente.

Wann Sie eine Proforma-Rechnung einsetzen

Proforma-Rechnungen sind nützlich, wenn Sie eine Zahlung oder Teilzahlung anfordern möchten, sich aber über die endgültige Rechnung noch nicht sicher sind. Zwei typische Fälle:

• Vorauszahlung — Sie möchten das Geld erhalten, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Die Proforma teilt dem Kunden Betrag und Zahlungsdaten mit; die reguläre Rechnung folgt nach Abschluss der Arbeit oder Zahlungseingang.

• Unsicherer Endbetrag — Sie möchten den Kunden vorab über die voraussichtliche Summe informieren, sind sich aber nicht sicher, ob die volle Zahlung eingehen wird. Die reguläre Rechnung wird nach Bezahlung der Proforma ausgestellt und gibt den tatsächlich erhaltenen Betrag wieder.