Rechnungen erstellen und bearbeiten

Dieser Artikel behandelt die Erstellung, Bearbeitung von Rechnungen und wie Haiku.lt bei diesen Aufgaben hilft.

Rechnungen erstellen

Beim Erstellen einer Rechnung müssen Sie folgende Informationen angeben:

• Serienname - Der Serienname besteht typischerweise aus wenigen Buchstaben, wie Ihren Initialen oder einer Abkürzung Ihres Firmennamens. Es ist wichtig, den Seriennamen für alle Rechnungen, die sich auf dieselbe Geschäftstätigkeit beziehen, konsistent zu halten.

• Seriennummer - Seriennummern sollten fortlaufend sein, und Haiku.lt generiert automatisch die nächste verfügbare Seriennummer basierend auf dem Seriennamen. Haiku.lt verhindert, dass Sie Rechnungen mit doppelten Seriennummern erstellen.

• Rechnungsdatum - Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde. Beachten Sie, dass Seriennummern nicht nur nach Nummer, sondern auch nach Datum fortlaufend sein müssen (z. B. kann Rechnung #5 nicht früher datiert sein als Rechnung #4). Haiku.lt verhindert, dass Sie Rechnungen mit falschen Daten erstellen.

• Sprache - Derzeit unterstützt Haiku.lt verschiedene Sprachen. Diese Einstellung bestimmt die Sprache des generierten Rechnungs-PDFs.

• Verkäufer - Ihre Geschäftsdetails. Dies kann Folgendes umfassen:

  • Firmen- oder Einzelpersonenname

  • Steueridentifikationsnummer oder Handelsregisternummer

  • Adresse

  • E-Mail-Adresse

  • Telefonnummer

  • Bankkontonummer

  Haiku.lt speichert diese Informationen in Ihren Einstellungen und füllt sie automatisch aus, wenn Sie zukünftige Rechnungen erstellen.

• Käufer - Informationen über den Käufer. Für Privatverbraucher, die die Rechnung nicht für geschäftliche Zwecke benötigen, müssen Sie möglicherweise keine vollständigen Geschäftsdetails angeben. Um jedoch die Funktionen von Haiku.lt zu nutzen, empfehlen wir, mindestens einen Namen und eine E-Mail-Adresse oder andere eindeutige Käuferinformationen anzugeben. Dies ermöglicht es Ihnen, Rechnungen für bestimmte Käufer schnell zu finden und beschleunigt das Erstellen neuer Rechnungen für Stammkunden.

• Ausgestellt von - Die Person, die die Rechnung erstellt hat.

• Zusätzliche Informationen - Hier können Sie zusätzliche Details angeben, die Sie auf der Rechnung anzeigen möchten, wie z. B. Zahlungsbedingungen.

• Notizen - Informationen für Ihre interne Verwendung, die Ihnen helfen, Rechnungen später zu finden. Diese Informationen sind nicht im Rechnungs-PDF enthalten.

• Zeilenpositionen - Schließlich müssen Sie die Dienstleistungen oder Produkte hinzufügen.

Nachdem Sie diese Informationen eingegeben haben, können Sie die Rechnung erstellen und eine PDF-Datei wird generiert, die Sie an den Käufer senden können.

Rechnungen bearbeiten

Mit einer erstellten Rechnung können Sie folgende Aktionen durchführen:

• Bearbeiten und Änderungen speichern - Wenn Sie die Rechnung bereits an den Käufer gesendet haben, ist es besser, sie nicht zu ändern.

• Als bezahlt markieren - Diese Information dient Ihrer Bequemlichkeit, um schnell zu verfolgen, ob alle ausgestellten Rechnungen bezahlt wurden. Das System berechnet, wie viele Rechnungen bezahlt sind.

• Rechnung sperren - Wenn Sie die Rechnung an den Käufer gesendet haben, können Sie sie sperren, um weitere Änderungen oder Löschungen zu verhindern.

• Löschen - Im Allgemeinen sollten Sie Rechnungen nicht löschen, insbesondere wenn Sie sie an den Käufer gesendet haben. Wenn Sie eine löschen, müssen Sie sicherstellen, dass die Seriennummer weiterhin verwendet wird.

Proforma-Rechnungen

Es ist wichtig zu wissen, dass Proforma-Rechnungen in den meisten Rechtsordnungen keine Buchhaltungsdokumente sind. Aus diesem Grund erlaubt Haiku.lt nicht, denselben Seriennamen für Proforma-Rechnungen wie für reguläre Rechnungen zu verwenden. Haiku.lt schließt Proforma-Rechnungen auch von verschiedenen Berechnungen aus.

Proforma-Rechnungen können in Situationen nützlich sein, in denen Sie eine Zahlung oder eine Teilzahlung erhalten möchten, aber noch nicht sicher über die endgültige Rechnung sind. Zum Beispiel:

• Sie möchten eine Vorauszahlung erhalten, bevor Sie mit der Arbeit beginnen.

• Sie sind sich nicht sicher, ob Sie die vollständige Zahlung erhalten, möchten aber den Kunden über den erwarteten Rechnungsbetrag informieren. In diesem Fall wird die endgültige Rechnung typischerweise nach Erhalt der Zahlung für die Proforma-Rechnung ausgestellt.

Gutschriftsrechnungen

Manchmal müssen Sie möglicherweise eine Rückerstattung ausstellen, weil ein Produkt oder eine Dienstleistung die Erwartungen des Kunden nicht erfüllt hat. In dieser Situation können Sie die ursprüngliche Rechnung offensichtlich nicht löschen (insbesondere wenn Sie nur einen Teil des Rechnungsbetrags zurückerstatten müssen). In solchen Fällen können Sie eine Gutschriftsrechnung ausstellen.