E-Rechnung in der EU erklärt: Was kleine Unternehmen 2026 wissen müssen

Wenn Sie ein Unternehmen in der Europäischen Union führen, haben Sie wahrscheinlich von E-Rechnungsanforderungen gehört. Der Begriff klingt technisch, die Vorschriften variieren je nach Land, und die Fristen ändern sich ständig. Das ist verwirrend. Dieser Leitfaden erklärt, was E-Rechnung wirklich für Freiberufler und kleine Unternehmen bedeutet.

Die gute Nachricht? Für die meisten B2C-Transaktionen (Business-to-Consumer) bleiben traditionelle PDF-Rechnungen vollkommen gültig. E-Rechnungspflichten zielen hauptsächlich auf B2B-Transaktionen (Business-to-Business) ab, und selbst dort variieren die Anforderungen erheblich je nach Land.

Was ist E-Rechnung?

E-Rechnung bedeutet nicht einfach, eine Rechnung per E-Mail zu versenden. Es bezieht sich auf strukturierte elektronische Rechnungen, die bestimmten technischen Standards folgen und automatisch von Computersystemen verarbeitet werden können.

Eine traditionelle PDF-Rechnung ist im Wesentlichen ein digitales Abbild einer Papierrechnung. Ein Mensch kann sie lesen, aber ein Computer kann die Daten nicht automatisch extrahieren. Eine E-Rechnung hingegen enthält strukturierte Daten (normalerweise im XML-Format), die Buchhaltungssoftware automatisch lesen, validieren und verarbeiten kann.

Der europäische Standard für E-Rechnung ist EN 16931, der ein gemeinsames Format für Rechnungsdaten in allen EU-Mitgliedsstaaten definiert. Dieser Standard ermöglicht den Austausch von Rechnungen zwischen verschiedenen Systemen und Ländern ohne manuelle Dateneingabe.

Warum treibt die EU E-Rechnung voran?

Die Hauptmotivation der EU für die Einführung der E-Rechnungspflicht ist die Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug. Die „Mehrwertsteuerlücke” (die Differenz zwischen erwarteten Mehrwertsteuereinnahmen und tatsächlicher Erhebung) kostet EU-Länder geschätzte 60 Milliarden Euro jährlich. Strukturierte E-Rechnungen machen es viel schwieriger, gefälschte Rechnungen zu erstellen oder Transaktionen vor den Steuerbehörden zu verbergen.

Über die Betrugsprävention hinaus bietet E-Rechnung echte Vorteile für Unternehmen:

Schnellere Verarbeitung. Strukturierte Rechnungen können automatisch in Buchhaltungssysteme importiert werden, wodurch manuelle Dateneingabe eliminiert und Fehler reduziert werden.

Schnellere Zahlungen. Wenn Rechnungen direkt in das System Ihres Kunden fließen, werden sie schneller verarbeitet. Keine Rechnungen mehr, die im Posteingang liegen und auf manuelle Eingabe warten.

Bessere Aufzeichnungen. Digitale Rechnungen mit eingebetteten Daten sind einfacher zu suchen, zu archivieren und für Prüfungen abzurufen.

Umweltauswirkungen. Weniger Papier, weniger physische Sendungen, kleinerer CO2-Fußabdruck.

Die EU-Initiative „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter” (ViDA), die 2025 verabschiedet wurde, zielt darauf ab, E-Rechnung bis 2030 zum Standard für alle B2B-Transaktionen in der gesamten EU zu machen.

B2B vs. B2C: Was ist tatsächlich erforderlich?

Hier ist das Wichtigste zu verstehen: B2C-E-Rechnung ist in 25 von 27 EU-Ländern NICHT erforderlich.

Die E-Rechnungspflichten, von denen Sie hören, gelten fast ausschließlich für B2B-Transaktionen (Rechnungen zwischen Unternehmen). Wenn Sie als Freiberufler Rechnungen an Verbraucher stellen oder als kleines Unternehmen an Privatpersonen verkaufen, bleiben traditionelle PDF-Rechnungen in fast allen EU-Ländern vollkommen legal.

Nur zwei Länder verlangen B2C-E-Rechnung:

• Italien – Verlangt E-Rechnung für alle Transaktionen (B2B, B2C und B2G) seit 2019
• Rumänien – Verlangt B2C-E-Rechnung ab Januar 2026

Warum B2C generell ausgenommen ist:

1. Verbraucher brauchen keine strukturierten XML-Rechnungen
2. Bargeldtransaktionen und Einzelhandelsumgebungen sind für E-Rechnung unpraktisch
3. Mehrwertsteuerbetrug findet hauptsächlich in B2B-Lieferketten statt, nicht bei Verbraucherverkäufen
4. Menschen bevorzugen einfach PDF-Belege oder Papierrechnungen

Wenn Sie an Verbraucher in einem EU-Land außer Italien oder Rumänien verkaufen, können Sie weiterhin Standard-PDF-Rechnungen ohne Compliance-Probleme verwenden.

Was Haiku.lt heute unterstützt

Haiku.lt enthält bereits E-Rechnungsfunktionen, die Anforderungen in mehreren EU-Ländern erfüllen.

EN 16931-Konformität über CII/Factur-X

Jede von Haiku.lt generierte Rechnung enthält eingebettete strukturierte Daten im Cross Industry Invoice (CII)-Format, das vollständig dem europäischen Standard EN 16931 entspricht. Dies ist dasselbe Format, das von ZUGFeRD (Deutschland) und Factur-X (Frankreich/Deutschland) verwendet wird.

Wenn Sie eine PDF-Rechnung von Haiku.lt herunterladen oder senden, ist es tatsächlich ein Hybriddokument: Es sieht für Menschen wie eine normale PDF aus, enthält aber eingebettete XML-Daten, die Buchhaltungssysteme automatisch extrahieren und verarbeiten können.

Das bedeutet, dass Ihre Haiku.lt-Rechnungen bereits E-Rechnungskonform für Länder sind, die EN 16931-Formate akzeptieren.

Mehrsprachigkeit und Mehrwährung

Haiku.lt unterstützt 32+ Rechnungssprachen (alle EU-Sprachen und mehr) und mehrere Währungen. Datumsformate, Zahlenformate und andere Lokalisierungsdetails passen sich automatisch an die ausgewählte Sprache an.

Wo Haiku.lt heute konform ist

Vollständig konform:

• Deutschland (ZUGFeRD/Factur-X akzeptiert)
• Litauen (EN 16931 + i.SAF-Exporte)
• Tschechische Republik (freiwillig, EN 16931 akzeptiert)
• Estland (freiwillig, EN 16931 akzeptiert)
• Luxemburg (freiwillig, EN 16931 akzeptiert)

Wahrscheinlich konform (EN 16931 akzeptiert):

• Österreich, Kroatien, Slowenien, Lettland, Irland, Slowakei
• Länder in der Planungsphase, die EN 16931 übernehmen werden

Teilweise Konformität:

• Frankreich (CII/Factur-X unterstützt, UBL-Format kommt)

Was ist mit Ländern mit Plattformanforderungen?

Einige Länder verlangen, dass Rechnungen über bestimmte Regierungsplattformen eingereicht werden:

• Belgien verlangt das Peppol-Netzwerk
• Polen verlangt die KSeF-Plattform
• Italien verlangt SDI (Sistema di Interscambio)
• Griechenland verlangt die MyDATA-Plattform
• Spanien verlangt VeriFactu-Zertifizierung

Haiku.lt ist derzeit nicht mit diesen Plattformen integriert. Wenn Sie bedeutende B2B-Geschäfte in diesen Ländern tätigen, benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Lösungen für die Compliance.

Denken Sie jedoch daran: Wenn Sie Rechnungen an Verbraucher (B2C) in diesen Ländern stellen (außer Italien), bleiben Standard-PDF-Rechnungen gültig.

EU-E-Rechnungsanforderungen nach Land

Legende:

• Konform = Haiku.lt erfüllt alle Anforderungen
• Wahrscheinlich OK = EN 16931-Format sollte akzeptiert werden
• Teilweise = Einige Formate unterstützt, andere kommen
• Plattform benötigt = Erfordert Regierungsplattform-Integration, die noch nicht verfügbar ist

Zukünftige E-Rechnungsverbesserungen

Wir arbeiten aktiv daran, die E-Rechnungsfähigkeiten von Haiku.lt zu erweitern:

UBL 2.1-Formatunterstützung ist geplant, um die Kompatibilität mit Frankreich, Belgien und Spanien zu verbessern, die UBL neben CII akzeptieren oder verlangen.

Plattformintegrationen stehen auf unserer Roadmap. Wir beobachten die Anforderungen in Belgien (Peppol), Polen (KSeF) und anderen Ländern, um den besten Integrationsansatz zu ermitteln.

ViDA-Konformität – Wenn die EU ihre Vorschriften für „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter” finalisiert, werden wir sicherstellen, dass Haiku.lt den sich entwickelnden Anforderungen entspricht.

Wir sind bestrebt, die E-Rechnungs-Compliance für unsere Nutzer so nahtlos wie möglich zu gestalten. Unser Ziel ist es, die technische Komplexität zu handhaben, damit Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können.

Das Fazit

E-Rechnungsvorschriften können überwältigend erscheinen, aber hier ist, was für die meisten Freiberufler und kleinen Unternehmen wichtig ist:

1. B2C-Rechnungsstellung bleibt einfach. Wenn Sie Rechnungen an Verbraucher stellen, sind PDF-Rechnungen in 25 von 27 EU-Ländern gültig. Keine spezielle E-Rechnung erforderlich.

2. B2B-Anforderungen variieren je nach Land. Einige Länder akzeptieren EN 16931-Formate (die Haiku.lt bereits generiert), während andere bestimmte Plattformen verlangen.

3. Haiku.lt ist bereits konform für Deutschland, Litauen und mehrere andere EU-Länder. Für Länder wie Frankreich, die mehrere Formate akzeptieren, erweitern wir die Unterstützung.

4. Wir verbessern uns kontinuierlich. Die E-Rechnungsunterstützung wird erweitert, während wir neue Formate und Plattformintegrationen hinzufügen.

Für die meisten Nutzer sind die aktuellen Fähigkeiten von Haiku.lt mehr als ausreichend. Ihre Rechnungen enthalten bereits strukturierte Daten, die europäischen Standards entsprechen. Wenn sich die Anforderungen entwickeln, entwickeln wir uns mit.

Bereit, professionelle, konforme Rechnungen zu erstellen? Starten Sie auf haiku.lt.