Rechnungen bearbeiten und sperren

Sobald eine Rechnung erstellt ist, können Sie sie über die Rechnungsliste verwalten. Jede Rechnungskarte bietet Aktionen, mit denen Sie Zahlungen verfolgen, den Datensatz schützen und Fehler korrigieren können. Dieser Artikel erklärt, was jede Aktion bewirkt und wann sie sinnvoll ist.

Aktionen für eine Rechnung

Öffnen Sie die Rechnungsliste, um alle ausgestellten Rechnungen zu sehen. Auf jeder Karte werden die wichtigsten Angaben angezeigt und die unten beschriebenen Aktionen zur Verfügung gestellt.

• Bearbeiten und Änderungen speichern. Öffnen Sie die Rechnung, um beliebige Felder anzupassen — Käuferdaten, Positionen, Datum oder Notizen. Das Bearbeiten ist nützlich, um Tippfehler zu korrigieren, bevor Sie die Rechnung versenden. Wenn die Rechnung bereits an den Käufer gegangen ist, sollten Sie sie besser nicht mehr ändern, da der Käufer schon eine Kopie des Originals besitzt.

• Als bezahlt markieren. Verwenden Sie diese Aktion, sobald der Käufer die Rechnung beglichen hat. Sie dient vor allem Ihrer Übersicht: Auf einen Blick erkennen Sie, welche Rechnungen noch offen sind, und Haikult zählt anhand der Markierung, wie viele Ihrer ausgestellten Rechnungen bezahlt wurden.

• Rechnung sperren. Sobald Sie die Rechnung an den Käufer gesendet haben, sperren Sie sie, um weitere Änderungen oder Löschungen zu verhindern. Eine gesperrte Rechnung lässt sich weiterhin herunterladen und als bezahlt markieren, ihr Inhalt bleibt jedoch unveränderlich. Das ist der sicherste Weg, um zu gewährleisten, dass ein ausgestelltes Dokument im Nachhinein nicht verändert wird.

• Löschen. Rechnungen sollten nur selten gelöscht werden. Seriennummern müssen fortlaufend bleiben, also müssen Sie nach dem Löschen sicherstellen, dass die Seriennummer weiter verwendet wird — sonst entsteht eine Lücke in der Nummerierung, was im Allgemeinen nicht zulässig ist. Vermeiden Sie es, Rechnungen zu löschen, die Sie bereits an einen Käufer gesendet haben. Soll eine ausgestellte Rechnung rückgängig gemacht werden, ist meist eine Gutschriftsrechnung das passende Mittel.