Gutschriftsrechnungen

Eine Gutschriftsrechnung ist das Dokument, das Sie ausstellen, wenn Sie einem Kunden Geld zurückerstatten oder den Betrag einer zuvor ausgestellten Rechnung korrigieren müssen. Statt die ursprüngliche Rechnung zu ändern oder zu löschen, erstellen Sie ein neues Dokument, das sie — ganz oder teilweise — ausgleicht und Ihre Buchhaltung lückenlos hält.

Wann Sie eine Gutschriftsrechnung einsetzen

Der häufigste Fall ist eine Rückerstattung: Ein Produkt oder eine Dienstleistung hat die Erwartungen des Kunden nicht erfüllt, und Sie müssen einen Teil oder den gesamten gezahlten Betrag zurückgeben. Weitere typische Fälle sind die Korrektur eines Abrechnungsfehlers, ein nachträglich gewährter Rabatt oder die Stornierung einer bereits berechneten Bestellung.

Warum nicht einfach die ursprüngliche Rechnung löschen?

Sobald eine Rechnung an den Kunden gesendet wurde — und erst recht, wenn sie bereits in der Buchhaltung erfasst ist — kann sie in der Regel nicht mehr gelöscht werden. Das würde die fortlaufende Nummerierung, die die Buchhaltung verlangt, unterbrechen und eine Lücke hinterlassen, die Prüfer und Finanzbehörden nicht akzeptieren.

Bei Teilrückerstattungen ist das noch wichtiger. Wenn nur ein Teil des ursprünglichen Betrags zurückgegeben werden muss, ist Löschen ohnehin keine Option — der ursprüngliche Vorgang hat stattgefunden, und nur die Differenz muss rückgängig gemacht werden. Genau das hält eine Gutschriftsrechnung fest: den gutgeschriebenen Betrag, ohne die ursprüngliche Rechnung anzutasten.